二、电子文件的特性
（一）电子文件是数字化的信息形态 电子文件是在计算机系统中产生和处理，其信息形态是数字化的。
（二）电子文件对设备的依赖性 电子文件从形成、传输、存储到读取都是通过计算机系统实现的，所以电子文件与计算机系统各种设备，有着密不可分的关系。也可说计算机系统是生成电子文件的前提和基础。离开计算机系统的软硬件平台，电子文件既看不见也摸不着，这就决定了电子文件对设备的依赖性。 （三）电子文件载体的非直读性 存储在载体上的电子文件，在制作时是把可识别的文字、图形等输入到计算机系统转换成二进制数码来表示，因而不能直接读出其内容，必须有相应的计算机系统将载体上的编码序列取出，然后转换成人们能够识别的形式，输出在显示屏上或打印在纸上。
（四）电子文件的信息与载体相分离性
纸质文件的内容与载体是不可分离的整体。电子文件则不然，其内容存储位置不是固定的，而且可变化，甚至可从一载体转换到另一载体，但其内容信息却不发生任何变化。同样，还可通过网络系统传送给远方的接收者。 （五）电子文件物理结构与逻辑结构关系的复杂性
文件的物理结构是指内容存储在载体上的位置及其分布情况，如文件的正文、图形、批示、附件等各自在载体上的存储位置。文件的逻辑结构则是指其自身的结构，如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图标号等。对于纸质文件来说，一般不用特意区分文件的物理结构与逻辑结构，因为它们是一致的。对于电子文件来说，其物理结构与逻辑结构往往是不一致的。
电子文件在传输、载体转换等处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可保持不变。电子文件的逻辑结构通常需要有专门数据予以描述，当然这些数据是隐含的、无特殊需要而不显示出来。正是由于这些原因，电子文件的物理结构与逻辑结构之间关系比纸质文件复杂。
（六）电子文件对元数据的依赖性
元数据是关于数据的数据，如电子文件的上下文关系和结构的描述就是元数据。对于纸质文件来说，元数据往往直接体现在其形态上，如印好的文件，纸上的文字、图形排列有序，一目了然。 （七）电子文件信息的共享性及不安全性
对于一份纸质文件来说，通常只能在某时某地让能够接触到它的人阅读。而电子文件不受这种限制，因为电子文件的处理环境是计算机及其网络技术，如果不特意采取措施，则可做到在网络的任何终端上都可读取存于网络某一存储器上的电子文件。电子文件由于不受载体传递的限制，所以对其众多信息获得者来说，产生了一种共享感觉，从而摆脱了时间和空间的制约。随着网络化的推进，极为重要的网络系统安全问题已日益突出，可以说网络系统的不安全性已成为制约其发展的最大障碍。 （八）电子文件的高保真性
纸质文件复制或缩微品拷贝，都不可避免地出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题。而电子文件复制，由于是数字化信息处理，几乎完全不存在上述问题。这是由数字信息本身特性和所采取的各种技术措施决定的。如光盘被复制时，采取了较完善的技术措施，所出现的误码率能做到小于十的负十四次方，完全可以做到复制的电子文件与原来的电子文件无区别。
（九）电子文件的易修改性
电子文件易被增删改，主要是由计算机的内存储器、磁带、磁盘、可擦写光盘等存储载体的可重写性决定的；另一原因是计算机的存储器，除磁带外都具有随机读写功能，即载体中任何部位的信息都可被直接定位读写。信息的写入不仅可任意定位，直接写在指定位置，而且被增加的信息多于留出空间，还可自动将多出部分写在其他地方，用逻辑指针链接好，读取时不会发生差错。
三、电子文件及电子档案的管理原则 (一)确保电子文件及电子档案的原始性、完整性、有效性和安全 档案在法律上的凭证作用是基于它内容的原始性。对于纸质档案来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，借助形式的原始性可证实和确认内容的原始性，原始性体现为内容和形式的统一，原件成为集两种原始性于一身的统一体。所以，纸质档案管理，特别强调原件。 电子文件及电子档案的内容和形式是相对独立的，不仅内容易于修改，而且失去了固定形式。 因此，电子文件及电子档案无原件可言，对它们的原始性需要赋予新的解释。对一份电子文件或电子档案，只要它的内容是原来的，是原作者撰写或制作出来的，而且从未修改过，我们就应承认它是原始的，不管它的形式如何变化。电子文件及电子档案的原始性，与纸质文件及纸质档案原件的主要区别在于它抛弃了形式的原始性，仅以所含信息的真实，即内容的原始性为唯一标准。从电子文件形成时起我们就应有严格的管理制度和技术措施，以确保其原始性、完整性、有效性和安全。
(二)实行全过程管理
为确保电子文件及电子档案的原始性、完整性、有效性和安全，必须对电子文件的形成、收集积累、鉴定、整理、归档及归档后形成电子档案的管理、开发利用等，实行全过程管理，以确保电子文件至电子档案管理工作的连续性。
(三)掌握电子文件至电子档案的管理环节
纸质文件至纸质档案的管理环节是：收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁等。电子文件至电子档案的管理环节，必须在纸质文件至纸质档案管理环节的基础上，增加三个重要环节：一是参与电子文件的形成，使形成的电子文件真实可靠且可保存；二是建立电子档案数据库，以便于安全保管和开发利用；三是电子档案的长期保存，因为电子档案要得到长期保存，必须要采取各种有效措施。
(四)确保电子文件归档的质量
电子文件的特性决定了电子文件归档决不能套用纸质文件归档的办法。为了保证电子档案的质量，应根据电子文件的具体情况，明确电子文件的归档时间和归档范围；明确规定电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式以及被操作数据和检测数据等的归档要求与处置方法。归档的电子文件同时还存在内容相同的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致，以免发生混乱。具有永久保存价值的电子文件，如没有纸质拷贝件或缩微品，考虑到电子文件现在还没有好的长期保存方法，还要求必须制成纸质拷贝件或缩微品，归档时，必须将电子文件同制成的纸质拷贝件或缩微品一并归档。
(五)我国电子档案应采取集中管理模式
国际上对电子档案的管理有多种模式，概括起来有以下三种类型：一是分散管理模式，电子档案都由文件形成部门保管和长期保存，档案管理部门负责制定管理政策，从事电子档案管理的监督、检查和审计等工作；二是统一领导、分级管理模式，文件形成部门按照档案管理部门制定的电子文件归档要求和办法，将经过收集整理后的归档电子文件移交档案管理部门集中管理；三是分散与集中相结合的管理模式，大量的电子文件及需要短期保存的电子档案，由文件形成部门按照档案管理部门提出的要求和办法保存，并接受档案管理部门的监督、检查和审计，将重要的需要长期保存的电子档案移交档案管理部门集中保存。我国档案工作长期实行统一领导、分级管理原则，积累了丰富的实践经验，电子档案也不应例外，应采取统一领导、分级管理模式。
四、电子档案的管理
电子档案不同于纸质档案，电子档案的特性决定了其管理的复杂性、艰巨性。要采取有效措施，确保电子档案安全可靠，并始终处于可存取、可用和可理解的状态。
(一)电子档案管理对设备的要求
计算机系统是电子档案不可分割的组成部分，管理电子档案离不开相应的计算机软硬件设备。档案管理部门应根据自己所保存的或将要接收保存的电子档案需要，配置计算机软硬件设备。如建立电子档案数据库，配置相应的数据库设备和数据库管理系统；建立电子档案及其相关信息的管理系统，为此就需要配置相应的计算机软硬件及外部设备，对各种信息进行有效管理与利用；建立电子档案计算机网络系统，以档案管理部门的电子档案数据库为中心，用网络技术将立档单位和用户与档案管理部门联系起来构成一个有机整体；建立温湿度、洁净度按标准控制、并远离强磁场的电子档案存储载体的保存库等。
(二)电子档案管理对保存的要求
1．保证电子档案的可存取性
电子档案的输出，必须要通过计算机软硬件平台并借助于某些检索工具才能得以实现。而且检索工具的选择，在逻辑关系处理上要同电子档案形成时编排的逻辑关系相一致，同时还要保证软硬件平台与电子档案所依靠的相关技术相一致，只有这样才能确保电子档案的转换与输出。电子档案来自各立档单位，往往是在不同的计算机系统上形成，其内容格式及数据结构也不尽一致。这种差异必然会使电子档案读取时所采用的技术设备有所不同。因此，为了电子档案能在利用时得以准确输出，就必须将与之有关的技术设备及数据结构定义等加以保存，以保证电子档案的可存取性。这种方法虽然比较直接，但却会给电子档案保存带来很多复杂问题。还可采用其他一些方法解决电子档案的可存取性问题。
2．保证电子档案的可用性
电子档案的可用性，是指其存储在载体上或数据库内的信息，能够通过计算机系统以人们可以识别的形式读取。这就对电子档案的存储载体和数据库安全及其保管和维护提出了严格的要求。
3．保证电子档案的可理解性
一份电子档案的内容要完全被理解，就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括一些相关文件的名称、电子档案中所引用参考资料的出处、在自然语言中不常用的词语解释、必要的与电子档案内容相关的背景信息注释等。这些信息应在归档前的整理阶段进行收集，并将这些信息组成相关文件系列加以保存，随同电子档案一并向档案管理部门移交，以便在利用电子档案时查考，保证电子档案的可理解性。
(三)电子档案管理对载体性能的要求
电子档案是需要长期或永久保存的，应选择性能稳定、检索方便，存取容易的载体，同时还要考虑载体“寿命”的长短。计算机辅助设计、辅助制造的产品，可存储在一次写入式光盘上；办公自动化形成的电子档案，可选择只读式或一次写入式光盘和磁带作为存储载体。对需要永久保存的特别重要的电子档案，为稳妥和安全起见，可适时制作纸质或缩微品的备份件。
(四)电子档案管理对真实性及专利权限的维护
档案管理部门要从管理制度上、技术措施上下功夫，千方百计地保护电子档案的真实性，不能使立档单位移交到档案管理部门的电子档案内容有任何改变。有专利权限要求的电子档案，要填写《使用权限保护单》。已批准有专利保护的电子档案，要在检索工具、目录、载体上进行标识。档案管理部门应严格执行《使用权限保护单》中有关注意事项及密钥规定等，维护专利权限。 第十章
档案法制工作
第一节 档案法律法规的概念与类型 一、档案法律法规的概念 档案法律法规是指由国家制定或认可，并以强制力保证其实施的调整档案事务社会关系的行为规范的总合。它既包括全国人民代表大会常务委员会制定的有关档案事务方面的专门法律――《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)，也包括国务院、具有立法权的地方各级人民代表大会常务委员会和地方各级人民政府以及国家档案行政管理部门或其他具有行政管理职能的国家行政机关制定的关于国家或地方管理档案事务的各种档案法规、规章。此外，还包括非专门档案法律法规中有关档案事务方面的条款。 二、档案法律法规的类型 根据制发机关和法律效力的不同，档案法律法规可以划分为档案法律、行政法规、地方性法规及规章四种类型。 (一)档案法律
它是由全国人民代表大会及其常务委员会制定，并由国家主席签署主席令予以公布的。该类型主要包括《档案法》这一专门性的档案法律和其他法律中有关档案事务方面的条款。
其他法律中也有涉及档案事务的条款。如《中华人民共和国刑法》(以下简称《刑法》)第一百六十二条（日全国人大常委会发布的《中华人民共和国刑法修正案》对《刑法》第一百六十二条作了补充修改)、第三百二十九条；《中华人民共和国会计法》第二十三条、第三十七条、第四十四条等有关内容的规定。档案法律的效力高于档案行政法规、地方性法规及规章。
(二)档案行政法规 根据日第九届全国人民代表大会第三次会议通过的《中华人民共和国立法法》(简称《立法法》)的有关规定，行政法规应由国务院依宪法、法律制定；应由国务院组织起草；由总理签署国务院令公布。该类型档案行政法规也包括两种，即专门的档案行政法规和其他行政法规中涉及档案事务的条款。
在《立法法》发布、施行前已经国务院批准，由国家档案局局长或国家有关行政机关签署命令发布的专门性的档案行政法规，包括《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《档案法实施办法》)、《全国档案馆设置原则和布局方案》、《科学技术档案工作条例》等。
其他行政法规中也有涉及档案事务的条款。如《中华人民共和国统计法实施细则》第十九条和第二十二条、《婚姻登记管理条例》第二十一条等有关内容的规定。档案行政法规的效力高于地方性档案法规和规章。
(三)地方性档案法规
根据《立法法》的有关规定，它是由省、自治区、直辖市人民代表大会常务委员会以及较大的市(包括省、自治区政府所在地的市，国务院批准的较大的市以及经济特区所在地的市)的人民代表大会常务委员会制定的。省、自治区、直辖市人民代表大会常务委员会制定的地方性法规由常务委员会发布公告予以公布；较大的市的人民代表大会常务委员会制定的地方性法规报经批准后，由较大的市的人民代表大会常务委员会发布公告予以公布。 日，北京市第十届人民代表大会常务委员会第四十次会议通过了《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》，根据日北京市第十一届人民代表大会常务委员会第二十八次会议《关于修改的决定》作了相应的修正，并重新公布施行。
(四)档案规章
它包括国务院部门档案规章和地方政府档案规章。根据《立法法》的有关规定，国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构，可以依法在本部门的权限内制定规章；涉及两个以上国务院部门权限范围的事项，应当提请国务院制定行政法规或者由国务院有关部门联合制定规章；部门规章应当经部务会议或者委员会会议决定，并由部门首长签署命令予以公布。
在《立法法》发布、施行前由国家档案局、国家有关行政机关及国家档案局与国家有关行政机关或部门依据法定权限制定的档案规章，已有120多部。如《各级国家档案馆收集档案范围的规定》、《普通高等学校档案管理办法》及《会计档案管理办法》等。
根据《立法法》的有关规定，省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以依法(法律、行政法规、本级地方性法规)制定规章；地方政府规章应当经政府常务会议或者全体会议决定，并由省长或者自治区主席或者市长签署命令予以公布。
省、自治区人民政府制定的档案规章的效力高于本行政区域内较大的市的人民政府制定的档案规章。国务院部门档案规章之间、部门档案规章与地方政府档案规章之间具有同等效力，在各自权限范围内施行。国务院有关部门档案规章、国务院部门档案规章与地方政府档案规章对某一事项的规定不一致时，提请国务院裁决。 第二节 档案法律法规调整的内容与作用
一、档案法律法规调整的内容
依法管理档案和档案工作的范围主要包括以下五个方面：
(一)关于档案和档案工作的基本问题
1．依法管理档案的范围
《档案法》第二条明确规定了依法管理档案的范围，即“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 2．加强对档案工作的领导
档案法律法规明确规定了县级以上各级人民政府与机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对档案工作的领导，为档案工作的开展提供基本的保障条件。
3．档案工作的基本原则
《档案法》第五条和《北京市实施办法》第六条都规定了档案工作的基本原则，即“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。” 4．公民在档案事务中的义务与权利
宪法第三十三条第三款规定：“任何公民享有宪法和法律规定的权利，同时必须履行宪法和法律规定的义务。”根据《档案法》、《档案法实施办法》及《北京市实施办法》的有关规定，任何公民在档案事务方面都应履行下列两项主要义务：
(1)保护档案的义务；(2)接受档案行政管理部门行政执法的义务
任何公民在档案事务中都享有下列四项权利：
(1)依法利用国家档案的权利；(2)处理和优先利用属于自己所有档案的权利；(3)公布自己所有档案的权利；(4)隐私权
(二)关于档案机构的职责和档案工作人员的任职条件依据档案法律法规规定，我国档案机构包括：国家及地方各级人民政府的档案行政管理部门；中央及地方各级各类档案馆；机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案机构。 1．国家档案行政管理部门的主要职责
国家档案行政管理部门为国家档案局。依据《档案法》第六条第一款的规定，国家档案局应该履行下列职责：(1)根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；(2)组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施；(3)对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处档案违法行为；(4)对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作，实施监督、指导；(5)组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训；(6)组织、开展档案工作的国际交流活动。 2．县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门的职责
依据《档案法》第六条第二款的规定，县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门应该履行下列职责：(1)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；(2)制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；(3)监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；(4)组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。
《北京市实施办法》第七条第一款、第二款规定，市和区、县档案行政管理部门具有“组织档案行政执法检查，依法查处档案违法行为”的职责。
3．各级国家档案馆的职责
各级国家档案馆包括综合档案馆和专门档案馆。综合档案馆，即中央和地方的国家档案馆，是集中保存、管理档案的文化事业机构。专门档案馆，按照日经国务院批准，由国家档案局发布实施的《全国档案馆设置原则和布局方案》中的规定，是指收集和管理某一专门领域或某种特殊载体形态档案的事业机构。如收集、管理全国范围内具有重要历史价值和艺术价值的照片档案或其复制件的中国照片档案馆；收集、管理有关城市规划、建设及管理方面的具有永久保存价值的档案或其复制件及有关资料的城市建设档案馆。
依照《档案法》第八条的规定，国家档案馆应该承担下列工作任务：(1)收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；(2)对所保存的档案严格按照规定整理和保管；(3)采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。 4．机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案机构的职责 依据《档案法》第七条的规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应该履行下列职责：(1)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；(2)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；(3)统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；(4)监督、指导所属机构的档案工作。档案业务知识题选
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