过时的差旅管理方法对公司产生哪些负面影响？|界面新闻 · JMedia无论是美国还是英国，许多企业仍在使用过时的人工管理差旅费用流程，这对于公司业务都会产生负面影响。由于这些过时的流程，企业需要面对和正确处理有关生产效率和法规遵从的问题，同时还需要确保一个可见的和准确的员工费用报告。
随着旅行和出差费用成为目前企业支出的最大部分之一，约占一个企业年度预算的10%。于是，那些能够帮助企业合理减少支出的工具和方法，便有着巨大的投资回报潜力。
对于那些定期审查并探索如何更好的削减成本的公司来说，差旅费用的有效控制将会促进成本的大大节约。然而现在许多公司仍然在聘请雇员，用过时的流程、效率低下的解决方案来做差旅费用的管理。
KDS(全球知名差旅预订与费用管理解决方案供应商，服务于全球多家跨国企业，总部位于法国)为了更好地了解公司关于差旅费用计划的态度和具体实施方案进行了调查，同时对在美国和英国的企业预订、管理工作、相关的差旅情况进行了深入了解。目前中国的差旅支出在2015年已经超过美国，达到2910亿美元，成为全球第一大差旅市场。中国企业正面临成本控制、效率提升、管理规范化等要求逐渐增强的趋势，商旅管理逐步被接受、普及率快速提升。
执惠根据报告内容对其中的主要内容进行了精心编辑整理，希望为国内的差旅行业带来一定的借鉴。
2016年3月KDS进行了这项调查，该调查共收集了1216份的有效反馈。旨在了解商务旅客在旅行预订和管理时的感受，另外也包括他们在提交旅游费用报告时的态度和行为。这项基于互联网的调查主要是针对在美国和英国18到65岁之间的商务人士。
主要研究成果（正文）
差旅费用报告的提交在绝大多数公司仍然处在人工处理的阶段，尽管有45%的受访者表示他们使用自动化的费用管理工具来提交费用报告（如图1），但仍然有高达41％的受访者使用电子表格的方式来提交他们的费用报告。
而在使用电子表格的这些受访者中，有47％的人说填写这些表格需要花费他们30分钟到1个小时的时间，另外有18％的受访者表示这可能会占用他们两个小时，甚至更长的时间；80％的受访者证实，他们完成并提交这些差旅费用表格是在8小时正常工作时间内。
由此可见，使用电子表格对于工作效率的影响显而易见。将时间花在这些报告上，会占用员工完成既定工作任务的时间；而这些生产力的损失积少成多，最终浪费的是雇主的时间和金钱。
旅途中消费收据的收集和管理
在差旅途中，许多商务旅客的任务之一就是要保存好他们的费用收据（如图3所示），73％的受访者是将所有收据放在同一个地方，比如钱包里，但这样存在丢失的机率，而不安全或者错误的保存方式会导致最后费用报销环节出现各种问题。只有11％的受访者表示，他们会选择使用在线工具来扫描和记录他们的差旅收据。
而在受访者中，74％的受访者递交差旅费用报告是按月或按季度进行的（如图4），这就需要员工在提交报告前很好的保存收据。另外，对于那些经常需要自己先垫付费用的员工来说，月度和季度的报销频率，可能会导致他们需要很长时间才能拿到报销费用。
费用报告的真实性
当谈到费用报告的真实性时，67%员工们普遍相信诚实是最好的原则，会坚持如实报告。不过，虽然绝大多数的受访者表示，会真实记录他们的实际里程（如图5），但也有近22％的受访者承认会适当的多报告一些里程（1到10英里）。 虽然这些是看似微不足道的里程数，但对于拥有许多员工的大型公司来说，差旅成本也会因此而迅速增加。
旅游预订的重要发现
旅游预订的过程可能导致员工生产力的下降，因为商务旅行的预订是一个复杂而耗时的过程，你需要研究航班，找到最好的酒店价格和其他相关的旅行选择（如图6），44％的受访者需要花费60分钟甚至更长的工作时间来研究和预订即将到来的商务旅行。调查中，有57%的美国受访者的年收入在5美元之间；54%的英国受访者收入在3英镑之间；可见，浪费生产力的成本非常高。
预订规范和偏好
谈到旅游预订，58%的受访者表示，他们公司的差旅政策是直接并经过明确沟通的；28%的受访者使用符合公司旅游预订政策的工具（如图9）；多数的调查受访者表示，有信心确保他们的预订是符合公司的差旅政策的。
然而，尽管74%的受访者希望所有的预订（航空，交通，酒店等）能够在同一个平台上完成（如图10），但仍有38％的人需要直接与旅游供应商沟通，来完成他们在旅行中所涉及到的每个元素预订，有34%的人通过差旅管理工具来预订（如图11）。
当被问及他们对于直接预订的偏好时，49％的受访者指出，是否便利是一个核心因素，另外有32％的人表示，给予更广泛的出行选择非常重要，有14%的人认为直接预订更便宜（如图12）。
但这些可能还有待加强，因为公司仍然在使用过时的旅游预订系统，这可能会导致糟糕的用户体验，有限的航班、地面和酒店类型选择。企业所提供的在线预订工具能够为旅客提供自动化进程，使之更有效、更容易的进行旅行计划的管理。但是为了推动合规性，企业还需要确保他们所提供的平台至少能够提供同样方便、好的用户体验。
商务旅行者的态度和行为是具有相似性和普遍性的
从这次来自英国和美国的受访者调查中可以看出，尽管他们有着不同的地理定位，但是他们的回应在很大程度上相似（如图13），商务旅行者的苦恼和趋势相似。
关于报销流程，有近42％的美国受访者和近41%的英国受访者仍然在使用电子表格提交费用报销；13%的美国受访者和18％的英国受访者在如何保存旅行收据方面存在苦恼。
当涉及到支出提交时，24%的美国受访者和25％的英国受访者承认会使用空白的出租车收据虚报差旅费。同样，美国受访者中超过20％、英国受访者中25％的人会报高大概1到10英里的里程在开支报告上。
当涉及到商务旅客是否愿意使用航空公司的应用程序来获取航班和登机口信息时，32%的美国受访者表示非常愿意使用这些工具；相比之下，英国受访者中只有10％愿意尝试。因此，美国企业使用应用程序来为员工提供差旅预订的解决方案便显得更加重要。
调查结果表明，无论是美国还是英国，许多企业仍在使用过时的人工管理差旅费用流程，这对于公司业务都会产生负面影响。由于这些过时的流程，企业需要面对和正确处理有关生产效率和法规遵从的问题，同时还需要确保一个可见的和准确的员工费用报告。而这也使我们意识到建立一个为企业审查旅行费用管理的自动化流程是多么重要。
作者徐黎阳，执惠旅游分析师，执惠驻德国柏林办公室负责人。
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0界面JMedia联盟成员执惠旅游是基于移动互联网的O2O文化旅游营销服务及文化旅游产品服务提供商，以内容营销为载体，参与文化旅游产品生产及再加个环节并向中高端消费者提供深度的旅游产品和服务。相关文章您至少需输入5个字评论()差旅管理定义/差旅管理
差旅管理是指当一家企业的出差费用达到一定规模时，专业的差旅管理服务供应商通过对企业的差旅活动进行整体考察分析，提供咨询意见，然后共同改进流程，并且通过利用差旅管理服务供应商所拥有的资源使企业差旅成本最小化，实现对差旅成本的控制，并提供差旅全程的服务。目前，中国较为领先的差旅管理服务供应商是差旅通198网（网址：/ ），相比传统的差旅解决手段，差旅通198网独创了B2B+B2C在线服务解决方案，利用先进的信息技术及业务管理模型，对差旅活动进行全过程的管理、监控、&数据分析并实施持续优化策略，从而为服务企业提供完善、快捷、方便、经济的差旅服务，为企业节约费用、减轻企业行政人员和财务人员的负担，为企业管理层提供差旅管理报告以利于差旅费用的控制和提升整个企业的管理水平。
中国企业差旅管理的现状/差旅管理
早在几年前，中国的企业已经开始了解差旅管理的概念。差旅成本作为第二大可控成本，远比排在第一位的员工薪酬更容易控制和管理。但是由于企业内部机制以及差旅管理习惯的问题，现在的绝大多数企业依然沿用传统的差旅管理模式。不仅不能科学的计算差旅的支出，造成财务管理上的一个空洞，而且非常耗时耗力，无论是人事管理者、财务管理者还是出差的具体工作者都需要进行私下的协调，无形中形成了巨大的浪费，而且一旦出差的员工将精力分散到差旅日程的安排上，不仅会影响到他们的具体工作效果，而且会严重影响经常出差的员工的工作热情。因此，企业对差旅管理的优化升级，不仅仅是对企业经营成本的有效控制，更是对企业整体管理水平的提升。 因此，差旅管理是一个系统的概念，"差旅管理"绝不等于"节省差旅费用"，节省费用仅仅是其中最基本的一个方面。作为企业来说，最主要的是完善内部的整套管理流程。传统的差旅管理之所以很难控制和操作，就是因为计划性、条理性差，人员分工不明晰，对差旅过程的监督不力，总结归纳提升的力度非常不足。随着企业的发展，这样落后的差旅管理模式必然会阻碍企业整体管理框架的构建，企业对"差旅"的投入也会陷入盲目的境地。对于差旅消耗很大的企业来说，这无疑是一种恶性循环，因为差旅涉及的范围并不小--人事行政、财务、具体执行部门，没有合理的设计和科学的管理，要统筹好这一切确实不容易。 对于企业来说，任何一个环节的优化和改进，都是为了整体效益的提高，因此在考虑差旅管理的时候也需要多方面衡量。现在国际上比较流行的做法是将差旅外包，交给专业的差旅管理公司或者服务商来进行操作。对于差旅消耗比较大的企业来说，这样的方式是最经济实惠的，效果也最好。企业需要投入的仅仅是一定的管理费用（通常是年费的形式），但是获得的可以是差旅策划、差旅安排、差旅分析等等一系列专业服务。这种"差旅管家"式的服务最大的亮点就是帮助企业养成良好的管理习惯。 不过从目前市场上已经存在的"差旅管家"来看，虽然其经营理念和对企业的具体服务在本质上是相同的，但是，企业本身的实力、资源掌控能力、专业程度等方面的因素则会影响到其具体操作流程以及软件和服务的售价。所以企业在旅管理服务商时需要进行一些细致地考察调研，横向比较每个服务商所提供的服务有哪些优缺点，以及是否适合本企业的差旅安排。
差旅管理节省方案/差旅管理
通过专业、可靠的商务旅行服务管理商可以全程控制帮助企业降低差旅成本。例如国内知名的差旅管理服务提供商：就能够利用先进的信息技术及业务管理模型，对差旅活动进行全过程的管理、监控、数据分析并实施持续优化策略，从而为服务企业提供完善、快捷、方便、经济的差旅服务，为企业节约费用、减轻企业行政人员和财务人员的负担，为企业管理层提供差旅管理报告以利于差旅费用的控制和提升整个企业的管理水平。具体节省方案如下：&&机票节省方案&&酒店节省方案&相关费用节省&·严格执行机票差旅政策
·追踪差旅政策的执行情况
·航空协议优化整合
·优先推荐最优行程
·未使用机票提醒·严格执行酒店差旅政策·追踪差旅政策的执行情况
·优化协议酒店体系
·优先推荐性价比高的酒店
·酒店比价系统&·24小时服务热线免长途费
·专职服务团队节省人力成本
·多渠道服务模式节省时间成本
·专业差旅管理节省管理成本
·统一采购节省采购成本
差旅管理特点/差旅管理
1，旅行社在企事业中所扮演的角色差异。差旅管理的核心在于差旅管理咨询活动为企业“量身定做”的差旅管理制度。在企业&历史&信息及管理目标分析的基础上，建立合理化、系统化的差旅管理制度。并要建立稳定的供求关系，成立专门的服务小组，在这里，旅行社类似于公司的旅行管理部。旅行社一般的商务旅游业务与企业之间的联系是短暂的，是一种短期的委托与被委托之间的关系。
2，旅行社赢利模式差异。在差旅管理中，旅行社的收入是从客户收取服务费，而这服务费的多少与整个协议期间帮客户节省了多少差旅费用有关。而旅行社的一般商务旅游业务收入主要来自代理销售机票酒店的差价。
3，旅游产品个性化程度有差异。旅行社从事的差旅管理是深入到企事业内部，是一种更个性化的“管家式服务”，大到某一政府机构全年的差旅费用预算，小到某一次出差过程中客人喜欢住郊区还是市区宾馆，旅行社都必须顾及到。而一般的商务旅游产品没有这么细致化。
如何制定完善的差旅制度/差旅管理
企业差旅政策的制定必须体现出公司差旅费用支出的具体原则，涉及到旅行安排、付款方式、差旅开销及支出的处理程序等。在差旅政策中应有以下条款：员工出差的审批、出差员工的职责、旅行指南、交通工具的选择、机票和酒店预订系统选择、住宿标准、员工安全及保险条款、同行家属费用条款、信用卡和现金使用条款、出差餐饮条款、电话费及出租车费条款、报销程序条款、可以选用的差旅行程预订系统、协议酒店名单、协议航空公司名单等，差旅政策条款应尽量细化以方便嵌入差旅预订系统，从而保证良好的执行效果。
在制定差旅政策时还应注意以下问题/差旅管理
1.差旅政策的制定要在分析以往差旅费用的基础之上；
2.差旅政策制定要在节约成本和员工满意度之间找到平衡；
3.差旅政策的制定应体现企业文化；
4.在差旅政策的制定上要细致入微；
5.对企业员工进行差旅政策的培训，确保差旅政策的顺利实施。
提供差旅管理的几点建议/差旅管理
1.建立一套体现企业文化、人性化的差旅政策；
2.任命专人负责差旅管理，行使差旅管理职责；
3.选择适合企业的差旅管理公司；
4.制定信用卡计划；
5.选择自助式差旅管理模式；
6.对差旅费支出进行事后分析，做成每月报表。
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