加班：如何做好加班管理
如何做好加班管理
& 北京盈科（上海）律师事务所& 唐付强
　　加班，是指劳动者根据用人单位的要求，在八小时之外、休息日、法定节日等时间从事生产或工作，通俗地说，就是在应该休息的时间工作。实践中，几乎每个用人单位都会安排员工加班，处于弱势的劳动者往往会接受单位的加班安排或者主动自愿加班以完成工作，由于双方对加班各有不同的利益取向，因此加班争议成为劳动争议中最常见的类型。
　　一些用人单位缺乏规范统一的加班管理制度，面对加班工资争议多有败诉记录，蝴蝶效应导致员工集体跟风要求用人单位支付加班工资。一个个鲜活的案例进入我们的视野，不断地给我们敲响警钟，如何做好加班管理已经成为摆在用人单位的一个现实课题。笔者认为，只有未雨绸缪，事前建立规范完善的加班管理制度才可以最大限度地降低加班争议风险，避免潜在的加班工资争议风险，并营造良好的劳资关系。做好加班管理，单位可以从以下七个方面进行。
　　一、特殊工时制审批与告知　　我们国家的工时制度可以分为三类：标准工时制、综合计算工时制和不定时工作制。其中标准工时制在工作时间上有三项要求：（1）每日工作不超过8小时；（2）每周工作不超过40小时；（3）每周至少休息1天。关于加班工资支付有三项标准：（1）平时加班1.5倍加班工资；（2）休息日加班不能安排补休的2倍加班工资；（3）法定节假日加班3倍加班工资。标准工时制在工作时间上的限制比较严格，而且企业支付的经济成本较大。
对于一些岗位，用人单位可以依法申请实行综合计算工时制或不定时工时制，实行这两种工时制，用人单位可以安排员工集中工作、集中休息，绕开标准工时制对工作时间的严苛规定，可以灵活合理安排员工在休息日或法定节假日休息，有效避开标准工时制对休息日加班和法定节假日加班工资计算的系数限制，最大限度地控制加班成本、为企业解套。
　　综合计算工时工作制是采用以周、月、季、年等为周期综合计算工作时间的工时制度。根据相关规定，企业对符合下列条件之一的职工，可实行综合计算工时工作制：（1）交通、铁路、邮电、水运、航空、渔业等行业中因工作性质特殊，需连续作业的职工；（2）地质及资源勘探、建筑、制盐、制糖、旅游等受季节和自然条件限制的行业的部分职工；（3）因受季节条件限制，淡旺季节明显的瓜果、蔬菜等食品加工单位和服装生产单位，及宾馆、餐馆的餐厅和娱乐场所的服务员等可实现综合计算工时工作制；（4）其他适合实行综合计算工时工作制的职工。综合计算工时制加班工资的计算，与标准工时有所不同。对于综合计算工时制，如果在整个综合计算周期内的实际工作时间总数不超过该周期的法定标准工作时间总数，只是该综合计算周期内的某一具体日（或周、或月、或季）超过法定标准工作时间，其超过部分不应视为延长工作时间。如果再计算周期内超过法定标准时间的，则超过部分作为加班时间，并支付1.5倍的加班工资。另外，综合工时制法定节假日加班工资的支付同标准工时制，支付3倍。&&
　　不定时工作制是指企业因工作情况特殊采用不确定工作时间的工时制度。根据相关规定，下列人员可以实行不定时工时制：（1）企业中的高级管理人员、外勤人员、推销人员、部分值班人员和其他因工作无法按标准工作时间衡量的职工；（2）企业中的长途运输人员、出租汽车司机和铁路、港口、仓库的部分装卸人员以及因工作性质特殊，需机动作业的职工；（3）因生产特点、工作特殊需要或职责范围的关系，如企业消防和化救值班人员，以及值班驾驶员，可以实行不定时工作制；（4）其他因生产特点、工作特殊需要或职责范围的关系，适合实行不定时工作制的职工。根据劳动部的规定，实行不定时工时制的平时、休息日和者法定节假日加班都不需要支付加班工资，不过有部分省市规定不定时工时制法定节假日加班的也需要支付3倍加班工资，如上海、深圳。
　　单位申请实行综合计算工时制或者不定时工时制得到劳动行政部门的批复后还需要将批复告知劳动者，具体的告知方式，实践中一些企业采用发布公告的方式进行告知，笔者建议，从证据保全的角度考虑，可以采用合同约定或者让员工签收告知单的方式进行告知。
　　二、就餐时间做特殊约定　　实践中，曾经发生过劳动者要求认定就餐时间属于工作时间并要求单位支付加班费的案例。就餐时间是否属于工作时间，法律并无明文规定，主要由用人单位与劳动者在劳动合同中自由约定，或者由企业在规章制度中做出规定，在劳资双方未对就餐休息时间是否算作工作时间的情况下，仲裁部门和法院一般根据实际实际情况，判定员工的实际用餐时间与工作时间，对用餐时间与工作时间做出适当平衡。从控制加班工资的角度出发，笔者建议，用人单位应在劳动合同约定或规章制度中明确规定就餐休息时间不算作工作时间。
　　三、加建立加班审批制度　　加班审批制度是指除了用人单位安排加班外，劳动者由于工作原因需要加班的，必须提前填写加班申请单，经过相关负责人批准后方可加班的一种严格控制加班的管理制度。一般情况下，如果用人单位没有设立加班审批制度，那么双方发生争议，只要考勤记录中显示劳动者的劳动者离开单位与达到单位之间的时间差超过法定工作时间，则超出部分即可以认定为加班。如果用人单位设立了加班审批制度，而员工没有经过相关的审批程序进行自愿加班的，即使考勤记录显示出在劳动者离开单位与达到单位之间的时间差超过法定工作时间，只能够认定劳动者在这段时间内是在公司内，而无法表明超过法定标准的这段时间是在加班，因此，不能认定为加班。部分地区的审判指导意见也对此进行了明确，如《江苏省高级人民法院、江苏省劳动争议仲裁委员会关于审理劳动争议案件的指导意见》（苏高法审委[2009]47号）第26条规定，用人单位有明确的加班审批制度，劳动者仅以电子考勤记录主张存在加班事实的，不予支持。
　　加班审批制度可以降低法律风险，但加班审批制度的设计应当科学合理，不能变成吞噬员工加班的妖法，对员工申请加班的理由，结合用人单位工作安排情况严格审核：对正常工作时间无法完成应当完成的正常工作量的加班申请，尽量不予批准；对工作量大确实无法在正常工作时间完成的加班申请，可以批准。
　　笔者建议，用人单位应当在劳动合同明确约定加班审批制度，明确未经申请审批的自愿加班，企业不支付劳动报酬，并在员工签收的规章制度中规定加班申请审批的条件、流程、权限等具体操作措施，有效控制懒散员工磨洋工蹭取加班工资的不良现象。
　　四、约定加班工资基数　　加班工资的计算通常涉及到加班工资的计算基数和加班工资计算系数两大变量。加班工资的计算除了计算系数（1.5倍、2倍、3倍）的影响外，还有加班工资计算基数的影响。较高的加班工资计算基数必然导致加班工资总额的上涨，加班工资计算系数为法定的，不允许用人单位和劳动者在法定的基准之下进行约定，因此在无法降低加班工资计算系数的前提下，降低加班工资基数便成为控制假扮成本的有效法宝。将加班工资的计算基数做限定后，即使员工确实存有加班，由于计算基数降低，因此总的加班工资金额也会随之降低。我国部分地区的地方性规定允许劳动合同双方约定加班工资的计算基数，用人单位应当充分利用法律给予的自由操作空间。不过，即使各地允许对加班工资进行约定的，加班工资的计算基数也不得低于当地政府规定的最低工资标准。
关于加班工资计算基数的约定形式，笔者建议在劳动合同中进行约定。
　　五、休息日加班尽量安排调休　　《劳动法》第44条规定，休息日安排劳动者工作又不能安排补休的，支付不低于工资的百分之二百的工资报酬。从法条可以看出，在员工休息日加班的情况下，是安排补休还是支付2倍加班工资，用人单位具有决定权，也就是说单位想给员工补休就补休，想给员工补钱就补钱。笔者建议，用人单位应建立加班调休制度，在员工有累计加班工时的情况下，企业应尽量选择调休以对冲加班工资的支付，同时对调休使用的期限设定一定期限限制，对超过规定期限不使用的调休则作废。
　　对于工作日加班和法定节假日加班能否安排补休，多数地区要求用人单位必须支付加班费，但个别地区的地方性法规允许在一定条件下安排补休。《吉林省企业工资支付暂行规定》第16条规定，企业依法在工作日安排劳动者延长工作时间的，按照不低于劳动合同约定的劳动者本人小时工资标准的150%支付加班工资。若劳动者和企业协商一致，对劳动者实行补休且补休时间不少于加班时间的，则可不支付加班工资。企业依法安排劳动者在法定休假日工作的，按照不低于劳动合同约定的劳动者本人日或小时工资标准的300%支付加班工资。除劳动者本人同意补休且企业安排补休时间不少于加班时间的三倍以外，企业不得以安排补休替代支付加班工资。《厦门市企业工资支付条例》第15条规定，用人单位安排劳动者在法定休假日工作的，按照不低于劳动者本人日工资或者小时工资的百分之三百支付工资报酬。劳动者本人要求安排补休的，用人单位可以安排补休而不支付加班工资，补休时间不少于加班时间的三倍。
　　六、建立值班制度并约定值班待遇　　值班是指劳动者根据用人单位的要求，在正常工作日之外担负一定的非生产性的责任，主要是因单位安全、消防、假日等需要担任单位临时安排或制度安排的与劳动者本职工作无关的值班。由于值班人员从事的是费非生产性的工作任务，用人单位无需支付加班工资。
　　因此，认定加班还是值班，主要看劳动者是否继续在原来的岗位上工作，或者是否有具体的生产或经营任务。如果劳动者继续在原来的岗位上工作或者有具体的生产或经营任务，则应当认定为加班，而如果不是继续在原来的工作岗位也没有具体的生产或经营任务，则应当认定为值班。如果单位安排劳动者从事与其本职工作有关的值班任务，但值班期间可以休息，也不能认定为加班。
　　对此，各地裁判指导意见也进行了明确，如《上海市高级人民法院关于审理劳动争议案件若干问题的解答》规定，以下情形中，劳动者要求单位支付加班待遇的，劳动争议处理机构不予支持：一是因单位安全、消防、假日等需要担任单位临时安排或制度安排的与劳动者本职工作无关的值班；二是单位安排劳动者从事与其本职工作有关的值班任务，但值班期间可以休息的。此种情形下，劳动者只可要求单位按规章制度、集体合同、单项集体协议、劳动合同或惯例等支付相应待遇。
　　笔者建议，用人单位应对适合的岗位和时间可建立值班制度，在规章制度规定值班的情形、值班的安排、值班的待遇。
　　七、离职时做好离职结算　　劳动者离职时，用人单位一般都会与劳动者进行离职结算，笔者建议就劳动者在职期间包括加班工资支付在内的所有工资支付事项做一清算，并写明双方无其他任何争议。做完这样的离职清算后，根据最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（三）法释〔2010〕12号第十条之规定“劳动者与用人单位就解除或者终止劳动合同办理相关手续、支付工资报酬、加班费、经济补偿或者赔偿金等达成的协议，不违反法律、行政法规的强制性规定，且不存在欺诈、胁迫或者乘人之危情形的，应当认定有效。”
如果劳动者再邀请用人单位支付加班工资，劳动仲裁机构和法院一般就很难再会支持劳动者的请求。当然，离职结算的形式可以根据每个单位的具体操作而定，可以是以离职协议形式，也可以是专门的离职结算单，也可以是在离职交接单。
　　综上，对已经产生的加班工资争议，即使专业律师事后介入仲裁、诉讼程序也只能就个案解决问题，无法规避企业长久积聚的潜在风险。笔者认为，用人单位可以根据自身操作综合运用上述加班管理措施，制订制度化的规范，并在实际操作中灵活运用，使加班管理成为用人单位与员工普遍遵守的常态，避免潜在的劳动争议，才是长久之道。
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