如何做好办公室工作
本周日，接到老同学的电话，说我在办公室工作多年，对办公室工作了解的比较多，让我给他们的员工培训培训。还说把这事和我的一位老领导（二线后去他们公司工作）说了，那位老领导说，这事交给我没问题。实际上，我对办公室工作认识的也是比较肤浅，关键是一个责任心。但受老同学之托，就答应了下来。连日来，赶了一篇不称为经验的所谓文章，愿和大家一起分享。
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&如何做好办公室工作
办公室工作是一个综合性的工作，是上传下达、协调各方的“枢纽”，是对外服务的“窗口”，办公室主要承担着：会议接待，公文管理，车辆管理，值班值宿卫生，人事组织管理，福利待遇，公司保密等日常性的综合性的工作。它所处的要害和中枢部位，决定了办公室工作的重要性。办公室工作的好坏，直接影响到公司工作目标的实现及工作效率的高低，关系到公司的整体形象和对外声誉。
如何做好办公室工作？
我想最重要的一点就是，要有高度的责任感。由于办公室工作内容繁杂，事务性强，工作千头万绪，涉及方方面面，因此办公室人员必须树立高度的责任意识，正确对待自己的工作，以“企业发展我发展，我与企业共兴衰”的主人翁的责任感，以无私奉献的精神投入工作。如果没有认真负责的态度，是难以做好办公室工作的。
一要专心和细心。仔细研究办公室的各项职能，理清工作思路，做到有条不紊，细致周到，合理安排；工作中分清轻重缓急，统筹兼顾，做到紧张有序，快捷高效；要有前瞻性，工作提前安排，事前做好准备。要牢固树立办公室工作无小事，细节决定成败的观念。
二要耐心和热心。服务是办公室的一项重要工作，做服务工作一定要有耐心和热心。日常工作中做到彬彬有礼，热情周到，平时多观察，多思考，自觉查找工作中的漏洞和不足，不断改进。时刻牢记我是企业的一员，企业和我共兴衰，以主人翁的责任感对待自己的工作。
工作中要做到四勤：一是眼勤。平时注意多走走。像看看领导屋里缺啥，什么物品需要配置，哪些东西需要换洗，哪里卫生需要打扫等等。二是嘴勤，遇事多问问。有重要的信息要及时向领导汇报，有紧急的文件要及时提醒领导批阅，有重要的事情要及时提醒领导办理等等。要善于从领导的言谈或工作中去领会领导的意图，及时提供有效的服务。三是手勤。有用的资料多记记。比如：值班电话旁，放个记录本，随时做好记录，并把记录情况整理后及时向有关领导汇报。平时备一个记录便签，放在随时可以看到的醒目的位置，将每天的日常工作按照时间顺序写好，同时把近期应该完成的工作记录下来，作为备忘，完成一件划去一件，次日再记录，随时提醒自己的工作。像负责文秘的，平时要注意文字积累，把对公司有影响的事和数据随时记录下来，注意资料的收集，为档案的管理提供良好的先决条件。四是腿勤。平时注意多走走。公司各处勤转转，同事意见常听听。发现问题及时处理。
具体如何做好办公室工作？我想从以下几方面和大家共同探讨一下:
一、公文处理
&&&&公文，是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。公文是在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录功效的一种应用文体。企业里常用的公文主要有：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决定、决议、函、会议纪要等种类。
　(一)请示
请上级指示和批准，用“请示”。
& (二)报告
向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
& (三)指示
对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
& (四)布告、公告、通告
对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。
向国内外宣布重大事件，用“公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
& (五)批复
答复请示事项，用“批复”。
& (六)通知
传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
& (七)通报
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
&&(八)决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
(十)会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
&&&&具体写作要领要求分管文秘工作的根据各类文体的应用范围，参考有关例文进行写作。
&&&&我主要说一下公文的管理问题。所谓的公文管理，是指公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。
（一）收文处理
& 1、备好收文登记薄和文件传阅单。
收文登记薄里要反映出以下几个内容：收文日期、收文字号、收文标题、来文单位、紧急程度、密级、备注等内容；文件传阅单除了具有以上内容外，还要有文件内容、主任签批、领导批示、阅者签字、处理结果等内容。
2、收到文件后，及时登记，并填写文件传阅单，由分管公文处理的主任签批后，送呈相关领导办理。文件呈送过程是先送主要领导阅签，然后按领导批示办理。办理完的文件，及时填写处理结果后留存。
&&3、需要注意的事项。公文处理时必须做到及时、准确、安全。公文（包括电报）根据来文的紧急程度一般分特提、特急、加急、平急、平件5种。急件的办结时限分别为1天内、3天内、5天内、10天内。平件（常规公文）也要按正常速度及时办理。
文件传阅忌拖拉疲沓，拖泥带水。时间观念不强，是影响工作效率的主要因素。办公室的工作人员要切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。
（二）发文处理
、备好发文登记薄和文件签批单。
发文登记薄上要有以下内容：发文日期、发文字号、发文标题、紧急程度、密级、主送单位、备注等内容。文件签批单除了有以上内容外，还要有（主任）签批意见、领导审批意见、主题词等内容。
2、根据领导要求拟制公文，在领导签批后印发。
& 3、需要注意的事项。
文秘人员要根据行文要求，选用合适的文种。对文字材料要认真审核，确保质量关。特别是领导事情比较忙，没有时间再去仔细审核，我们更要认真地把好关，让领导签发文件时更放心。
办文办事既要严谨，又要高效、灵活。程序要严谨，效率要高效，方式要灵活。对于一些比较紧急的文件，如果领导不在家，或事情比较忙，不能及时批阅的，如果不涉及原则性问题的，我们可以通过电话请示领导同意后后先办理，从而赢得工作的主动权。
需要注意的是：收文和发文的流程是不一样的。收到的文件是在填写了传阅单，由主任签批后，先送主要领导阅签；而发出去的公文是逐级先由分管领导审签，再送主要领导签发（公司有特殊规定的除外）。也就是通常所说的“正传反签”。
（三）档案管理
档案管理是公文处理的一个重要组成部分。包括档案的收集，分类，立卷，归档，销毁等环节。
（1）档案收集。
档案材料除了包括公文管理中的收文和发文；还包括会议材料，照片、录音录像等影像资料；以及单位一年一度的人员基本情况，组织关系、人事关系和工资财务报表；对公司有重大影响的事件；一些重要的数据等等。存档材料应尽量留存原件。档案材料力争齐全。因此，档案管理工作者要做个“有心人”，平时注意随时收集资料，为档案的立卷归档做好充分的准备。
（2）档案分类
档案材料收集好后，按照档案的重要程度，以及时效性分为永久卷、长期卷（30年）、短期卷（10年）；在永久、长期、短期里再按部门、内容、业务项目等进行分类。档案分类力求切合实际，既方便存档，又便于查找。
（3）整理归档
分类后的档案材料，要认真进行整理。去掉金属钉，用专用档案绳按标准装订、裁剪，编号，并抄写档案目录后归档（装入专用的档案盒里）。
（4）文件销毁
没有存档价值的文件要定期到指定地点进行销毁，销毁的文件要有底可查，销毁时须有两人以上在场。
二、会议接待
（一）会务工作
会务工作是一项复杂的工作，也是办公室工作的一项重要内容。因此，在筹备组织过程中要慎之又慎，避免出现难以弥补的错误，给公司造成不良的影响。会议方案要细致，议程安排要周密，会议筹备要充分，会务分工要明确，会场布置要整齐等等。本着“细致、周密、协调”的原则，严密精细地组织会议。
&1、会前准备工作
（1） 明确职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
（2）&发出会议通知。包括会议名称、会期、时间、地点、与会人员范围、以及宣传报道工作等。
（3）印制会议材料。大型会议还要编好会议程序，印制会议议程，印制会议凭证（如出席证、列席证、工作证、请柬等），编组并提出小组召集人、讨论地点等。
（4）&做好会议发言、投票、发奖、集体照相等准备工作。
（5）&布置会场
包括会标悬挂，座次安排，桌椅摆放，音响录音录像花卉等等。
（6）准备签到薄，安排好负责维持会前秩序及签到人员。
（7）后勤服务
购买会议用品（纸笔、水果等）。大型会议还有对与会人员的食宿、车辆、医保、文化娱乐和安全保卫等做出安排。
2、会间组织工作
（1）检查会场。提前进入会场，认真反复检查会场准备情况，维持好会场秩序。
（2）会议签到。组织与会人员签到和材料分发工作。
（3）核实主席台领导（包括发言人）到会情况。按预定方案组织与会人员由前往后的顺序就坐，安排工作人员倒水等等。
（4）做好会议记录（包括录音录像等）。
3、会议善后工作
（1）检查会场，带回剩余材料和签到薄。
（2）做好剩余文件的收集归档工作。
（3）做好会议的宣传报道和督办工作。
（二）接待工作
接待工作是企业办公室工作系统的重要环节，接待工作水平高低能够集中反映一个企业的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，办公室接待工作必须做到热情周到、耐心细致、规范有序。
1、认真细致地做好接待前准备工作
&接待前做好充分的准备是保证接待工作圆满完成的前提。
（1）沟通情况，了解意图。
了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还应掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等。以便安排好餐饮、车辆，确定参观或会务类型及地点等各项工作。
（2）超前考虑，周密安排。
在了解掌握以上情况后，对接下来的接待工作进行充分考虑，主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、餐饮的安排、结束送行的礼节及其他有关注意事项等。
（3）细化任务 责任到人。
迅速召集办公室有关人员对接待工作进行详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务。包括：接待材料的撰写、打印；开会时所需的水果、茶水等接待物品进行准备（参照以上如何做好会务工作）；桌次的安排、餐饮的准备等等。
接待工作比较繁杂，每一个环节都直接或间接地影响到一个单位的整体形象，接待人员一定要细心，不能粗心大意、宁可备而不用，不可用而不备，否则就会在变化了的情况面前束手无策，出现极其被动的情况，造成严重的后果。如有时召开会议按通知要求有这么多人参加，准备了这么多的会场和桌椅，结果有些单位多派一些人参加，临时找人摆座椅弄得手忙脚乱，使与会人员不能按时就座。有时出席会议领导有变化，本来了解到一位领导出差未回，座牌就没有放，结果在临开会的几分钟这位领导突然来了，弄得措手不及，非常狼狈。不管怎么说这都是由于工作考虑不细造成的。所以说办会要经得起检验，办事要经得起核查。计划要周详，行动要谨慎。接待人员必须使自己养成细心再细心的工作习惯。
2、热情周到地做好接待中服务
&&&&在具体接待工作中，要安排好迎接、会务、餐饮、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。
（1）作为负责接待工作的责任人，在上级领导或兄弟单位领导确定的出发时间前，与其随行负责人员取得联系，以便得知领导何时出发，以防领导有什么重要事务推迟出发时间而作为接待单位不知道。如果通过联系确定领导已出发，作为接待负责人就要及时通知领导，让领导做好下楼接待准备。迎接领导时还要注意自身行走的位置、问候握手时的动作、介绍领导的顺序及会议座次的安排等。
（2）要注意会务过程中服务的细节，服务人员在倒水时，定点定时，每隔15分钟或半个小时到会议室倒水一次，作为接待负责人在会务期间，如发现那位领导水已喝完，要及时通知服务人员来倒水。
（3）餐饮要提前征求意见，及早安排。作为接待负责人要与来查、来访领导的随身人员及早进行沟通，了解他们一行中有无少数民族或其他注意事项，在安排餐饮时，更得心应手，更容易使到来人员感觉考虑的周到、服务的到位。
（4）注意送行时的礼节。各项活动、议程结束后，应安排好送行，提前通知司机到餐厅门口，等候领导。在领导上车前，握手送行，上车后，挥手告别，祝来查、来访人员一路顺风。还要注意必须等来查、来访人员乘坐的车辆启动后再离开。
3、及时全面地做好接待后总结
整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是领导最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，在接待成本最低的情况下，把接待工作做得更好。
三、其他工作
办公室除了公文管理，会议接待工作外，还承担着其他一些日常的事务性的工作。这些事情比较繁杂，看起来不大，可是做得不好，就会直接影响到一个单位的整体运转情况。因此，必须牢固树立办公室工作无小事的观念。
作为办公室工作的负责人，就要统筹兼顾，合理安排。制定完善机关管理制度，认真做好资金安排、会议服务、来客接待、车辆管护、办公用品采购等后勤服务工作，为公司正常运转提供可靠的保障。紧扣工作需要，创新机制，建章立制，开源节流，奖勤罚懒。调动方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。
细化日常管理工作。如排好值班值日表，确定带班领导及责任人，把工作落实到人，各负其责。
创新车辆管理体制。对车辆进行统一调度，实行定点修理，统一结算，预先审批制度等等。
除此之外，办公室还要完成领导随时交办的临时性的工作。
总之，办公室工作人员要树立大局意识、服务意识，团结协作。不懂的工作虚心向他人请教，不清楚的问题多向领导请示汇报，不让领导布置的工作延误，不让需要办理的文电积压，保证办公室正常高效运转。
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IP除了被互联网公司热捧外，也在令传统电影人“尴尬”。精益生产的精髓是企业生产系统不断创新和持续改善的过程。近两年，一批知名投资人开始选择离开老东家，自立门户。怎样才算成功的商业领袖？神华集团在海外项目中履行了全球企业公民责任的作为。记录了当下各类精英在商业社会中的奋斗、荣耀和挣扎。双赢理念已深入人心，想赢得更多的欲望却从未减弱。如今，综艺节目也站上了“互联网+”的风口。官方就业数据好转的同时，企业却传来了不太好的消息。中国企业在美国的投资、并购、经营中遇到了重重困难和挑战。
当前位置：&&&&&&如何才能让员工把工作做好？
如何才能让员工把工作做好？
作者:舒化鲁
如何才能让员工把工作做好？
管理的目的就是做好工作，做好工作也就是达成管理者所希望达成的目标，这也就是把事做成。如何才能让被管理者做好工作，这是管理学必须探索解答的问题。在此我们把对这一问题的解答概括起来，名之为管理成事定理，也就是对通过他人做好工作的条件作一个概括性界定。
海尔董事局主席兼CEO张瑞敏讲过一个典型：擦桌子。他说，擦桌子的工作是一项极其简单的工作，只要每天定期擦五遍就达成了好的要求，并由这个好的要求制定其岗位工作标准，每天擦五遍桌子。可是，如果没有外在监督，他第一天可能擦五遍，第二天可能只擦四遍了，第三天也就可能只擦三遍了，第四天也许只会擦两遍、一遍。第五天甚至会认为反正都差不多，不擦也没事，就干脆一遍也不擦了。张瑞敏认为这是中国人的特性。其实还不准确，应该说世界上所有人的特性都是如此，美国人、法国人、日本人也都不会例外。其差别仅仅在于中国人不喜欢有完整具体的行为约束，爱自作主张，会钻空子而已。有标准没有监督和约束，就不会有人不折不扣地按照标准行事。管理成事定理又可称之为执行力定理。一个组织，为什么没有执行力？就是因为应该由组织成员做到位、做好的工作，没有做到位、做好。一个组织执行力的高低，是直接与这个组织的成员把工作做到位、做好的整体程度正相关，与没有做到位、做好的工作的关键性程度负相关。管理成事定理的内涵可表述如下：要通过他人做好工作，不为他全面创造出能力素质、意志意愿、热情耐心、资源支持、评价标准、程序方法六个条件，是难以达成目的的。如何才能让员工把工作做好？概括起来就是能力素质、意志意愿、热情耐心、资源支持、评价标准、程序方法六个条件的满足。1、能力素质条件。对于任何一项工作，仅仅想做好，还远不能保证能做好。只有被管理者具备做好这一工作的能力素质，并且又愿意付出努力，这才可能把这一工作做好。这种能力素质包括心理特征、知识结构、技能水平和体能状况四个方面的内容。只有这四个方面的实际，完全与所要做的工作相适应，被管理者才有可能做好这一工作。能力素质条件是做好工作的前提条件，被管理者不具备相应的能力素质，单有一种美好的主观愿望是没有用的。并且这种能力素质，是一种硬约束，不具备就是不具备。如果没有充分多的时间让被管理者通过学习和修炼，提升能力素质，让他把要他承担的工作做好，就是绝对不可能的。2、志意愿条件。意志意愿条件的内涵是，被管理者只有具有把工作做好的意志动因，在主观动机上想做好工作，并愿为做好工作付出努力时，才可能把工作做好。这也就要求通过一定的方式，把本来不属于被管理者所寻求的目标，转化为被管理者希望达成的目标。至少转化成他所寻求的一种间接目标，使他明确地感觉到，做好这个工作也是他自己的意愿。要做好任何一件工作，哪怕是很简单的工作，就像前面所讲的擦桌子一样，如果做工作的人，没有想到要做好，也不愿意付出努力，那么，这个工作也就不可能做好。正是从这个意义上讲，意志意愿条件是通过他人做好工作的首要条件。3、热情耐心条件。这一条件的内涵是，只有保证他人在做好工作上具有稳定的意志意愿，并持续不断地进行努力，才有可能把工作做好。任何一项工作，只要反复的次数多，延续的时间长，就会使人的兴奋点转移，热情下降，意志松懈，进而导致放松要求，降低努力程度。这就不免导致本来很容易做好的工作，也难以做好。而现实中的工作一蹴而就的少，不可能像捎手帕一样简单、轻松地一次转手就完成了。更多的是不仅要付出不懈的努力，而且还要克服工作中可能出现的种种艰难险阻，甚至还要蒙受挫折。这就必须有不断的内在激励和外在激励，维持其热情耐心，稳定其意志指向，使被管理者形成坚忍不拔的毅力。4、评价标准条件。这一条件的内涵是，对做好工作的好的标准，必须事先有明确的界定，使管理者和被管理者双方都明确，对这特定工作进行评价判断的尺度是什么，怎样才算是好，怎样是不好，使被管理者有努力的方向和自我评价的依据，使之能自主把握工作的进程。如果没有事先约定的评价标准，被管理者仅仅通过自己的猜度和想象进行界定，这就不免与上司主管的要求发生背离，甚至南辕北辙，使本来完全可以做好的工作最终受挫，达不成目的。在现实中，人们总是想当然地假定下属员工完全明白这个好的评价标准，但往往他们自己也不甚明了。在对下属员工的工作绩效进行考核时，总是因为没有确切的评价标准而发生考核不准确、不客观的事。如果是这样，即使不会影响员工已完成的工作，也会因为考核评价不公正、不公平、不客观、不准确、不全面而影响他们对下一工作的努力程度。5、资源支持条件。这一条件的内涵是，做好工作必须具备相应外部资源的支持，其内容包括材料场地、设备工具、人员配合等等。这是他人做工作的能力素质要求之外的条件。任何一项工作，无论简单还是复杂，都必须授予对应于做好工作所必需的外部资源的支配、使用权，否则也就不可能做好工作。巧媳妇难为无米之炊，更是难为无锅、无水之炊。并且授权提供的外部资源支持，还必须与工作本身的要求相适应，只要任何一点不充分，也都会影响工作的最后质量。外部资源条件不具备，或者不充分，这不仅会增加做好工作的困难程度，而且可能直接降低员工做好工作的信心，使之产生挫折感。要让下属员工发挥主观能动性，但也必须有发挥主观能动性的外部条件，没有外部资源的支持，至少必须给予政策上的支持，政策也是一种资源。6、方法程序条件。这一条件的内涵是，做工作的人，必须清楚，运用什么样的方法程序才能圆满地完成工作。这一条件与能力素质条件有联系，但不完全相同。能力素质条件并不需要对具体工作的方法程序都有全面完整的掌握，而完成具体的工作却必须明确具体的方法程序，才能保证其效率。被管理者有对应的能力素质，事事都让他自己探索，寻求完成工作任务的方法程序，这就必然会降低效率。所以，这一条件要求，做好工作的方法程序，无论岗位员工是否原已把握，都必须事先做出界定。被管理者尽管可以通过改革创新找到更好、更有效率的方法程序，但事先界定的方法程序可起到对他的改革创新效果的约束作用。任何人都可以在做事的方法程序上创新，但必须保证能比事先约定的方法程序投入更少、效率更高。以上六个方面的条件，是一个整体，缺少任何一个方面都不可能通过他人做好工作。在现实中之所以有下属员工没有做好的工作，也就是因为作上司主管的，没有全面完整地为下属员工创造出做好工作的六个方面的条件。没有做好工作，其责任应该都在上司主管。所以海尔的80/20原则，强调下属员工没有做好工作，上司主管要承担80%的责任，其道理也就在此。如果要具体地定义什么是管理的话，为下属员工做好工作创造出对应的六个方面的条件就是管理。从这个意义上讲，下属员工的工作失误，上司主管，不仅要承担80%的责任，而且应该承担100%的责任。本文来源：价值中国
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