在信息化建设中引入&监理制&来避免&豆腐渣&、&半拉子&工程，已经成为许多政府部门和企业的共识。尤其是北京市政府先行一步于今年颁布了《北京市信息工程监理管理办法》，要求市政府所管理的信息化工程和市财政支持的信息化工程从8月1日开始要有专业的IT监理公司介入。这标志着我国信息化开始走向科学化、专业化。但随之而来也引发了一系列问题：信息化监理到底该怎么做?如何界定和权衡监理公司、用户、IT厂商三方利益?监理过程中出了问题，该怎么办?，如此等等。针对以上话题，来自政府、企业的近20位信息化主管共同参与讨论，大家一致认为：信息化监理需要规范化、法制化和资质认证。
　　监理需要规范
　　在信息化建设中引入&监理制&来避免&豆腐渣&、&半拉子&工程，已经成为许多政府部门和企业的共识。但不少信息主管表示：由于信息系统监理的职责是什么、监理的主要目的是什么、怎么评价监理效果等等一系列问题没有规范，因此目前实施监理还有一些顾虑，希望能尽快制定监理标准。原北京市信息中心主任华平澜表示，只有使监理更加规范化，才能更好地推进监理工作，才能使信息系统的建设更加顺利。
　　针对究竟该从哪些方面规范监理制，大家提出了许多有益的建议，总结如下：
　　首先是监理从哪里介入?原国家信息中心主任李正男认为，信息系统建设的核心是业务应用，因此监理制需要从应用方面有一个规范。但这比较难，因为业务需求是不断变化的，另外信息技术变化也特别快，因此监理内容也要跟着需求的变化而变化。怎么在监理过程中适应这种变化?这需要针对信息系统的特点找出一套合理的办法。
　　其次是监理的范畴是什么?是监理整个信息工程的全过程，还是监理工程中的某个阶段?信息主管们对这个问题有不同的看法。原吉通公司总工马如山认为，从咨询、需求分析、设计、实施和相关后续工作来看，信息系统建设是阶段性的，所以只要合同规定比较清晰，监理不一定非得从工程初期就介入。国家环保总局信息中心主任王桥则表示，目前，国家大型的信息化系统建设首先都要找咨询，咨询的作用很大，甚至有时候可以代表用户去招标，并有权利来否决厂商的方案。因此信息系统建设第一步非常需要咨询服务，包括系统怎么建，设备怎么买等。如果监理公司能够兼顾咨询，会更加适合用户需要。而作为一家以监理业务为主的厂商，肯思捷公司也表达了自己的看法，既能做咨询，也能做监理，甚至还能做高水准的设计和培训等，这要求监理公司的实力相当强。
　　实际上，信息化工程各个阶段的要求不一样，深度不一样，侧重点也不一样，所以监理要充分考虑到这些情况，根据用户的具体需求来确定什么时候介入。而监理介入的阶段不同，它的职责和方法就不一样，提供的服务也就不一样。
　　其三是监理收费多少最合适?不少信息主管表示，就目前而言，监理费用是有上限的，超过这个上限，公司领导可能就承受不了，所以建议监理公司在监理业务发展的初期，不要以赢利为主要目的，而是要根据监理市场的发展慢慢来。西城区信息化办公室主任郑玉冰建议，监理公司可以对收费进行灵活控制，比如系统集成采用一个收费标准，而应用系统采用另外一个收费标准。
　　另外，在监理过程中还涉及到一些问题，如哪些该管、哪些不该管，哪些该检测、哪些不该检测等。当监理代表甲方行使监理的义务时，往往会碰到很多知识产权问题，乙方可能因技术保密而不让检测，这也是实际过程中应该解决的问题。
　　让监理有法可依
　　监理主要代表甲方的利益，对乙方的工程实施进行监督，怎么权衡和处理三方的利益关系是监理中一个重要问题。不能甲方怎么说监理就怎么说，或者乙方怎么说监理也怎么说。监理实际上是站在第三方，是一个执法的角色，按照法律、科学、标准、经验、按照技术来办事。因此不少信息主管表示：制定信息系统工程监理相关法律、法规，为监理提供相关法律保障，才能使监理尽快完善起来。尤其是国家应该法律规定，具有政府背景的信息化工程必须要有监理或其他行业某种规模以上的必须要有监理。
　　环保总局信息中心主任王桥认为，在实施项目中，监理能不能对乙方具有有效的约束力非常重要。如果监理公司要约束乙方的一些行为，就一定要有相应的法律、法规作为依据，而目前可以作为监理的依据实在不多，这是监理行业发展的一个难题。据原中石油信息中心副主任陈建新介绍，在信息化建设过程中，有不少工程，因为没有必要的法律做保证，产生了工期拖长、投资追加等严重问题，打击了企业信息化积极性，所以信息化监理的法制化很重要。而西城区信息化办公室主任郑玉冰则表示，如《国家采购法》正式实行之后，各个政府部门的招标就相当分散了，原来是建设部拿建设工程，剩下的都由地方财政部门一揽子进行招标，而按照《国家采购法》规定，除了列入采购名单的硬件设备之外，都由各主管部门负责，所以作为信息系统建设的潜在用户，非常关注监理的相关法律、法规建设。
　　显而易见，用户对信息化监理的需求非常强烈，而监理制度只有尽快法制化，使之有法可依，才能保护用户的投资。如果无法可依，出了问题，没法解决，势必影响监理的效果和信息化建设，监理要维护用户的利益也就成了一句空谈。
　　监理需要资质认证
　　不少信息主管认为，信息化建设本身就比较复杂，涉及的问题也很多，因此信息化监理对监理公司的要求就比较高，尤其是对人才资源的要求很高，做监理的人才水平一定要高，必须能判断出工程建设中出现的问题，需要有丰富的工作经验和比甲乙双方都要强的管理能力。而通过对监理公司进行资质认证，促进监理公司的规范化发展，才能促进整个监理市场的良性循环。另外，监理工作需要面对的一个比较重要的问题是知识产权，甲乙双方都有很多自己企业的相关机密，如技术专利等，这也需要监理行业有一个非常规范、非常严格的资质认证，来保护监理公司的知识产权。
　　从监理行业发展的角度上来讲，原吉通公司总工马如山认为，应该本着宁缺毋滥的原则，尽管目前需要发展监理，但如果监理公司没有相关的经验是不行的，所以需要对监理公司进行严格的资质审查，如建立定期的审查制度等。
　　而北京市信息化办公室顾问沈亚城表示，做监理很不容易，监理需要站在中立的第三方的角度为用户服务，因此IT厂商要回避既做系统集成又做监理，如果做系统集成就不能作监理。
　　背景资料
　　中国电子标准化研究所副所长林宁介绍，在国家信息办和国家标准管理委员会直接领导下，信息化系统监理规范化项目正在制定中，并且是作为电子政务标准化项目的一个子项目而提出的。标准制定工作由中国电子标准化研究所承担，参加单位有北京市信息办、上海市信息办和CCID，参加单位有24家，还有其他单位将要参加。预计在今年年底，监理规范就要完成，经过试用和修改后，将上升为国家标准。
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赛迪监理：教你如何进行信息化档案管理
档案是国家机构、社会组织或个人活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。信息化工程建设自立项阶段即产生各种类型的与工程相关的文档，且贯穿项目的整个生命周期。它是项目建设过程和建设成果的真实记录，后续通过有效的文档归档，一方面可以使项目管理
发布时间： 16:53&&&&&&&&来源：&&&&&&&&作者：赛迪监理 岳小溪
【赛迪网讯】档案是国家机构、社会组织或个人活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。信息化工程建设自立项阶段即产生各种类型的与工程相关的文档，且贯穿项目的整个生命周期。它是项目建设过程和建设成果的真实记录，后续通过有效的文档归档，一方面可以使项目管理过程更加规范，另一方面是对工程开展的“凭证”，是项目建设、运行维护甚至是升级改造的重要依据与参考。在项目参建方不断加强项目具体建设的同时，强化过程中的文档及档案管理对项目实际开展及验收工作都有重要的意义。北京赛迪工业和信息化工程监理有限公司（以下简称“赛迪监理”）作为国家信息化项目的专业第三方项目建设咨询与管理单位，在文档/档案管理方面有丰富的经验，以下就项目开展过程中存在的档案管理问题及解决方式进行分析。
1、工程档案存在的问题有哪些
?档案管理标准与规定缺失，造成档案管理无序混乱
档案管理的标准与规定即信息系统工程建设中的档案管理专项规程，其具体可包含《项目档案管理办法》、《文件归档范围及保存期限表》、《归档文件分类编码表》等等。在实际的工程管理中，由于项目管理人员的管理能力、对国家政策的认知程度、对工程开展的意义理解程度不同，导致工程中队档案管理的重视程度不一，导致工程专项档案部分的工作开展参差不齐。建设单位档案管理部门在缺失工程档案管理办法的情况系下，依靠文书档案的管理方法很难对工程档案进行有效的分类与归档。工程最终形成的档案杂乱无章，比如，同一案卷内有图纸、有资料、有建设单位自身的工程来往批复文件、有系统后期的试运行及验收资料。整体表现为先后混乱、分类混乱、轻重混乱。完整性、准确性、规范性无从考证，单从档案的查询与调阅而言，就更是难上加难。
?档案管理规定于项目管理的落实重视程度不一，导致档案管理质量低下
信息化项目自身的技术、经济、管理特点决定了管理规模及组织的复杂性，项目管理面向的对象包含信息系统工程使用的用户、参与项目建设的单位等等，各自有自身工作重点与范围且存在工作界面衔接，表现为参与者众多且存在流动性，工作开展过程的界面交互频繁与沟通协调工作较多。面对众多的参建单位，在档案管理标准与规定不明确的前提下，工程文档产生的形式混乱，档案的真伪与价值大小那一区别，同时也不能较为明确的体现出不同工作范围的内部关联；而在有统一标准的基础上，缺乏必要的档案管理培训等措施，也会导致参建单位对标准的理解与执行程度不一的情况，造成文档的完整性、准确性、规范性参差不齐，无法形成高质量的档案。建立必要的档案管理监督检查机制，并明确必要的档案管理人员，是重大信息系统工程档案专项建设的必要手段。
?声像、电子文档等归档管理混乱，入档率低
伴随着办公自动化程度的提高以及工程管理信息化手段的多样，影像、录音、图片、电子文档等记录方式在档案中的比重越来越大。工程记录的载体及记录形成的过程多存在于电脑硬盘，且以上载体几乎记录了工程建设的所有活动。虽然相关规定对电子类文档提出了具体的要求，但是具体要求在实际建设中的落实程度相较于纸质文档，情况更差，在工程管理中，多见于此类文档集中刻盘整体存放，多数的电子文档仍留存与个人手中或者电脑内，时间长了很可能会导致资料的遗失。
2、信息化项目档案管理
在明确国家、地方、行业对信息化项目档案管理的基础上，建立明确的档案管理规范，在实际项目开展中，进行积极的文档搜集归档工作，并选择合适的时机，邀请档案专家对文档/档案管理工作进行专家审核，在一定程度上能够保证档案验收及工程文档/档案对项目的有效支撑。
2.1档案管理的依据
信息系统工程项目的档案建设与管理依据，分为国家级、地方级、行业级等多种类型。信息系统工程项目档案建设与管理的主要依据如下：
?《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）
?《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T ）
?《国家电子政务工程建设项目管理暂行办法》
?《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》
?《电子文件归档与管理规范》（GB/T ）
?计算机软件需求规格说明规范（GB/T ）
?信息处理数据流程图 程序流程图 系统流程图 程序网络图和系统资源图的文件编制符号及预定（GB/T ）
?计算机软件文档编制规范（GB/T ）
?计算机软件测试文档编制规范（GB/T ）
?软件文档管理指南（GB/T ）
?信息技术软件工程术语（GB/T ）
?《信息化工程监理规范》（GB/T ）
2.2工程档案管理体系
依托工程的项目管理体系，针对信息系统工程建设，为了保证工程的档案管理，需要制定工程档案专项管理体系，其包括但不限于《项目档案管理办法》、《文件归档范围及保存期限表》、《归档文件分类编码表》几个方面。在完成建设后，需要根据工程开展的实际情况进行优化调整，以保证与工程的契合度。以下对各部分建设予以说明。
?档案管理办法
档案管理办法应包含对档案管理办法的依据、归档范围、档案分类体系、档案质量要求、档案整理要求、档案组卷(装盒)要求、组卷注意事项、卷内文件的排列、电子档案管理、案卷装订、档案的验收、档案的归属与流向等进行必要的说明。
?文档归档范围及保存期限表
工程管理的文档归档范围及保存期限表的编制需要充分结合国家相关法律法规及项目的实际建设情况，相关的规定可参考《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法（档发3号文）》中的《国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表》，按照一定的规则罗列出需要归档的文件名称和保管期限。档案验收作为信息系统工程验收的重要构成部分，形成验收文档清单，是保证工程顺利通过验收的基本。结合重大信息系统工程的建设内容复杂性，验收文档清单需要明确各类项目提交的主要文档清单。
?归档文件分类编码表
形成有效的归档文件分类编码表有利于项目管理，便于档案的使用。常用的工程文档可以采用3级或4级分类体系，第一级（大类）按照项目管理的大门类进行划分，包括项目前期文件、项目管理文件、项目实施文件、财务文件、监理文件和验收文件等。第二类分类，可根据项目规模进行取舍，根据参建单位划分第二分类。第三类分级，充分考虑到文档构成的数量规模，进行项目管理文件和项目实施文件进行划分。对项目管理文件，可以划分为3类，即综合管理类文件、招标投标类文件和合同类文件；对实施文件，可以按照承建单位或者单项合同进行分类，每一个合同是一类。第四类分类是按照具体内容进行划分，是最小的分类单元，也是档案的组卷单位。对于项目前期文件，其小类包括项目建议书阶段、可行性研究报告阶段和初步设计阶段3个小类，每一小类下包含该阶段的所有相关工作文件；对于综合管理文件，按照文件的内容和文种划分为成立项目管理机构、项目管理制度、项目管理计划、会议文件、工程简报、项目管理月报、通知、签报与请示、图片与视频等9个小类；对于招标投标文件，按照每一项招标认为划分为一个小类，例如监理招标师一个小类，集成招标也是一个小类等。
对于具体的文件编码可以采用4级或者5级的方式进行编码，每层之间用“-”分割，所有文档均按照如下规则进行编码，具体含义如下：
XXXX-YYYY -ZZZZ-UUUU-WWWW
表 1 编码构成及解释图
具体指意如下所示：在无需填写莫一项符号时，用00表示空缺。
（1）工程缩写XXXX
此为针对工程整体的缩写。
（2）文档类型缩写YYYY
工程以“项目前期文件”、“项目管理文件”、“项目实施文件”、“财务文件”、“监理文件”、“验收文件”为二级分类，分别取简写以表征。工程中由建设、监理单位批准后该代码即可使用。
（3）承建单位缩写ZZZZ
单位缩写由承建单位在合同签订后报建设、监理单位审批，应确保承建单位报送的缩写代码在工程中唯一，工程中由建设、监理单位批准后该代码即可使用。如果一个承建单位承担多个单项的建设，需要在其后增加分系统缩写。
（4）文档类别缩写UUUU
工程在项目管理文件栏，针对不同承建单位，做“综合管理文件”、“招标投标文件”、“合同文件”的分类；在项目实施文件栏，针对不同承建单位，做“总集成项目”、“XX系统开发项目”、“设备采购项目”等的分类（具体按照系统建设的内容做分类）；在财务文件栏，针对不同承建单位，做“集成项目”、“开发项目1”等的分类；在监理文件下不做分类；在验收文件下不做分类。
（5）文档名称缩写WWWW
在文档类别缩写下，对应具体的文档名称，如项目前期文件下直接对应“项目建议书阶段”、“可行性研究报告阶段”、“初步设计阶段”分别对应四位缩写以表征以上阶段。
在完成以上规范或要求编制的基础上，对参建单位进行必要的宣贯，并加以过程执行的监督，才能在一定程度上保证文档搜集、整理及归档的顺利。以下对文档的全过程管理做详细阐述。
2.3档案管理于信息系统各阶段的管理要点
?信息系统工程前期阶段文档管理方法与要点
自工程立项阶段，项目管理机构就应将档案工作作为工程建设的重要组成部分，与档案管理部门形成有效的沟通，着手开展文档材料的收集和整理工作。根据工程建设的内容、参建单位的构成、工程系统的划分，成立工程的档案管理小组，配置足够的工作力量及资源保证档案工作的开展。制定工程档案工作计划，明确档案工作管理体系及相关的规范、归档标准、质量标准、监督保障举措以保证承建单位、监理单位及档案管理小组在文件的形成、积累、整理、归档的过程中有据可依。在招标文件中，将文档的编制能力或要求作为选择参建单位的依据之一。
在参建单位开展工作之前，通过培训的方式向各参建单位明确档案管理的标准，对人员配备较多的承建单位，要求成立文档质量校核小组，对对外提交的文档做针对性质量内部校准。必要时可制定绩效考核机制，对参建单位进行考评或者经济奖惩。提高各参建单位对档案工作的认识，已达到统一档案工作标准规范的目的，为项目实施阶段大量文件材料的归档打好基础。
?信息系统工程实施阶段文档管理方法与要点
实施阶段的档案管理以实时监控为主要手段，将档案管理工作于工程建设质量放置于同等重要地位。项目管理机构在检查工程质量、进度的同时，同步检查档案资料的形成、管理情况。可以合同的付款节点为依据，将档案管理的质量作为付款节点的影响要素之一，保证节点式的文档管理监控。在完成了文档的搜集后，推行阶段性的归档制度，即移送档案人员进行预立卷，并统一存放，以保证文档的完整与安全。
积极利用监理单位的文档/档案管理经验，在其完成自身文件的积累、整理和归档外，项目管理部门可要求其负责监督检查其他承建单位的文件形成管理情况。即将文件编制和档案整理质量作为工程质量监理工作的内容之一，对承建单位进行监督管理。
对承建单位提交的文件材料不完整、不准确、不符合规范要求的，明确监理的审核权，并有权要求承建单位做修改，对于不及时修改的，监理单位制止其进入下一步工作的开展。鉴于监理单位进入信息系统工程建设的时期焦较早，甚至可以接触到项目的全过程，因此明确监理单位对档案工作的监督职责并落到实处，是实现项目文件资料实时监控，时间档案工作全过程管理的关键所在。
?信息系统工程验收阶段文档管理方法与要点
此阶段的主要工作存在于梳理、问题发现及调整，对推行预立卷的档案管理机制，需将平时同步归档的档案进行系统汇总，全面梳理，发现问题并及时调整，必要时，可请相关领域的专家做预验收处理，为档案通过验收做准备。（文章来源：赛迪监理）
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项目监理对信息化建设的作用
关键字：项目管理
　　首先，作为监理方参与项目的人员熟悉信息技术，因此能向甲方提供他所需要的有关知识。这样使得甲方所缺乏的知识得到了补偿，能够对乙方提出的信息系统建设进行评价和选择。从而改变甲方在与乙方中的不利地位。同时，监理方还直接和乙方已经乙方的工作成果进行见面，降低了因乙方的隐蔽行动而造成的“道德风险”。最后，监理方还能对甲方的工作态度和工作方法进行监督，从而减少建设中因甲方的失误造成的风险。所以，有了这个第三方可以再相当程度上是建设项目得到过程和结果的保证。
　　具体来说，监理方对于建设方和承建方的作用分别在于：
　　1.协助建设方与承建方有效定义业务需求--信息技术项目建设的自身水平参差不齐，有些用户自己说不清楚需求，或者提出一些不切技术实际的需求。在这种情况下，定义完整业务需求的重任自然就落在承建方的身上，但承建方或由于从自身利益出发，定义出不切用户实际需要的需求，或由于自身能力不足而造成需求定义的不完整和不准确，给项目的失败留下隐患。因此监理作为第三方，通过科学的方法和认真负责的工作态度与建设方配合，监督和指导承建方，可以有效地定义业务需求。
　　2.确保项目的整体解决方案的先进性与可行性--信息技术项目的建设方一般对IT技术的了解有限，或者不具备工程建设管理经验，不一定能准确的判断承建方的方案的先进性、经济实用型、成熟性、可靠性、安全性、可管理性可可扩展性等多方面的性能和功能指标。因此，需要监理方以专业的标准，审核承建方的整理解决方案，并提出评估报告及改进建议。同时，监理方具备高度IT专业化技能，与承建方也能从技术层面开展沟通，进行必要的完善意见和建议。
　　3.对项目实施过程进行有效的监督和控制--在项目实施的过程中，建设方经常因为人力不足或时间不足，无法有效的对项目的日常进展进行监督管理，以确保实现项目各个阶段及整体的质量、进度和成本目标的实现。因此，监理作为建设方的专职助手，同时，监理方具备丰富的项目管理知识、能力和经验，对项目任务的、工期的制定和质量的控制有丰富的经验，监督控制变更更加合理，可以审核承建方的项目实施计划，保证其可行性。
　　4.对项目技术和管理等多个方面提供有价值的咨询建议--作为项目的技术和管理方面的专家，随着行业的发展，建立已经越来越多的在项目的各个阶段凭借自己的经验，对建设方提出有价值的咨询建议，为推动问题的解决提供参考或指导。
　　5.对项目过程进行科学的实时性的记录或存档，保证合同执行的规范性--项目文档的记录是项目建设的宝贵材料，无论是对待项目的问题的回顾分析和解决、责任的追究、方案的详细描述，还是将来项目的运维与管理、改造和升级都是不可或缺的。而针对项目合同执行过程中的种种问题，比如违约、延期、索赔等都是需要一个严谨、规范、公正的第三方进行调解和处理。因此，监理在项目进行过程中还担负着技术秘书和法律顾问的角色。
　　6.沟通协调各方复杂的合作关系--项目进行过程中，建设方和承建方由于各自的利益着眼点、技术、管理知识和经验等的差异，不可避免的会发生冲突，这时承建方希望监理能站在公正中立的立场上，以客观的态度和灵活的手腕来调解双方的争执，促成双方达成妥协。尤其对于大型综合性项目建设的多个承建商的管理一直是建设方头痛的问题，监理方具有良好的沟通协调能力，能从工作的角度处理项目中出现的各方沟通方面的问题，解决纠纷，促进项目的进展。
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