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第七讲 会务工作【教学目的】 通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工 作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工 作的环节和会务工作中的文书工作。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》第一节 会议概述? 一、什么是会议？ ? “会”――聚集、见面；“议”――讨论、商谈。 它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一 起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行 为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有 领导的。 ? 会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》二、会议要素： 会议要素：? 1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、 会议方式。 ? 2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议 任务、会议作用、会议结果。 ? 3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、 会议决定的贯彻落实。 ? 4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 ? 最基本的会议要素 ? 会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》三、会议的种类有几种？ 会议的种类有几种？? ? ? ? ? ? ? ? ? 根据不同的标准，常见的会议种类有： 按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议； 按会期分：定期会议和不定期会议； 按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代 表会、群众会等； 按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调 性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等； 按议题性质：专业性、专题性、综合性等； 按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上 下)、小型(数十人或数人)等； 按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等； 按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》四、会议有什么作用? （一）会议的积极作用 ? 1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论， 可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服 认识上的主观局限性。 ? 2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见， 集思广益。 ? 3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强 上下 级之间、同级之间的了解，增进团结。 ? 4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。 ? 5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会 议产业”。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》(二)会议的负面作用。 二 会议的负面作用 会议的负面作用。? 1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一 部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾 引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33 ％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的 40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无 人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会 海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢? ? 2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般 说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的， 有些则纯属铺张浪费。 ? 3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为 会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息， 滋长文牍主义。 ? 4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会 者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游 览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻， 成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种 名目的赞助。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》五、课堂讨论： 课堂讨论：? 1.你参加过一些什么样的会议？ ? 2.你是否喜欢这些会议？为什么？《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》六、会议秘书工作的基本任务1，组织的工作 .主要包括： (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5) (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、 文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》2．文书工作 ．? ? ? ? 主要包括： (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》3．生活管理工作 ．? ? ? ? ? ? 主要包括： (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》4．安全保卫工作 ．? ? ? ? ? 主要包括： (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。 从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会 议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、 交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办 文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综 合素质。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》5.会务工作的原则有哪些？ 会务工作的原则有哪些？ 会务工作的原则有哪些? ? ? ? （1）准备充分； （2）组织严密； （3）服务周到； （4）确保安全。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》第二节 会务工作的具体内容? 【会务工作流程图】 ? 1.会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议 规模与规 格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和 工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会 议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食 住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经 费预算方案 →布置会场 →会场检查 ? 2.会中：报到及接待工作 → 组织签到→ 做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 → 会议信息工作 → 编写会议简 报或快报→ 做好会议值班保卫工作→ 做好会议保密工作 →做好后勤保障工作 ? 3.会后：安排与会人员离会→ 撰写会议纪要 → 会议的宣 传报道→ 会议文书的立卷归 档 →催办与反馈工 作 →会 议总 结《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》一、确定会议筹备方案（大中型） 确定会议筹备方案（大中型）? 议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制 定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。具体如下： ? （一）确定会议主题和议题。 ? （二）确定会议名称。 ? （三）确定会议议程。 ? （四）确定会议的时间和日期。 ? （五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要 ? （六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作 ? (七)确定会议经费预算。 ? （八）确定会议住宿和餐饮安排 ? (九)大型会议还需确定筹备机构与人员分工。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》【会议筹备方案示例】如下： 会议筹备方案示例】如下：? 可信公司技术训练专题研讨会 (筹备方案)《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》（一）怎样确定会议主题与议题? ? ? ? ? 会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。 确定主题的主要方法： 一是要有切实的依据； 二是必须要结合本单位的实际； 三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》（二）怎样确定会议名称？ 怎样确定会议名称？? 会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能 乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如 “中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党” 即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会 议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省 人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。 有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如 “2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确 切、规范的文字表达。 ? 有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不 固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可 以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员 工总结大会”。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》（三）确定会议规模与规格? ? ? ? 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。 同时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》（四）确定会议时间和地点应注意哪 些问题？ 些问题？? ? ? ? 1、会议时间有三种含义： 一是指会议召开的时间； 二是指整个会议所需要的时间、天数； 三是指每次会议的时间限度。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》2 、确定会议时间应考虑： 确定会议时间应考虑：? 首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一 周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工 代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果， 又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。 有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度 性。 ? 其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有 些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安 排在刚上班时。 ? 再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。 在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的 会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本 单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销 售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。 ? 此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》最后是会议时间限度。 最后是会议时间限度。? 据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60 分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普 遍感到疲倦。 因此，每次会议时间最好不超过一小时。如 果需要更长时间，应该安排中间休息。 （会议议题应集中， 日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳 时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。） ? 安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00―1l： 00，下午2：30―4：30，人们办事的效率较高。 ? 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率， 尽量开短会。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》3、会议地点问题： 、会议地点问题：? 第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政 治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、 广州、西安等地召开。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以 便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开， 就不可理喻了。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能 不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。 第二、应考虑交通便利 。会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择 在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。 第三、会场的大小应与会议规模相符。同时应考虑会议时间的长短，时间长的 会议，场地不妨大些。 第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、 音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备， 如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克 风等。 第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括 室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起 “会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也 应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。 第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。 第七、场地租借的费用必须合理。 《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》? ? ??? ?（五）怎样确定与会人员范围及人数? 会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪 些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门 平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基 本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分 配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责 考虑这些工作。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》（六）怎样确定会议议程与会议日程? (1)会议议程与会议日程的区别。 ? ●会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的 概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议 题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致 安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘 书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后， 在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略 安排，它通过会议日程具体地显示出来。 ? ●会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用 简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下 午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。 会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作 出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动， 它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定 要明 确具体，准确无误。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》(2)安排会议议程和日程要注意的问题。 安排会议议程和日程要注意的问题。 安排会议议程和日程要注意的问题? ●要把握会议目的，即了解会议召开的原因。 ? *先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。 根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参 与会议。 ? ●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在 一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。 ? ●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最 前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下 午3：00―5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最 佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应 安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱 活动。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》(3)大中型会议的议程一般安排如下。 大中型会议的议程一般安排如下。 大中型会议的议程一般安排如下? ? ? ? ? ? ? 开幕式，上司和来宾致辞； 上司做报告； 分组讨论； ●大会发言； 参观或其他活动； 会议总结，宣读决议； ●闭幕式。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》(4)会议议程与日程的样式示例。? 英豪公司销售团队会议议程： ? 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总 部的三号会议室举行。 ? 1、宣布议程。 ? 2、说明有关人员缺席情况。 ? 3、宣读并通过上次会议的记录。 3 ? 4、通信联系情况。 ? 5、东部地区销售活动的总结。 ? 6．销售一部关于团队沟通问题的发言 ? 7．公司销售人员的招聘和重组。 ? 8．销售二部经理的人选 ? 9．下季度销售目标《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》（七）印发会议通知? 发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知 的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、 地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和 个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。 重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通 知不编文号。 ? 发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二 要准确，防止重发、错发、漏发。 用于涉外业务会 议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样， 既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并 对会议产生兴趣。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》（八） 确定会议所需用品和设备? （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、 茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 ? （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、 展览会议等所需的特殊用品和设备。 ? 检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热 或预冷。 检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净； 准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸 张。 如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小 适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。 ? 多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。 如果有选举、表决、 表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。 ? 会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。 ? 如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。 ? 上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现 问题，进行整改。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》（九）、建立会议组织机构 ）、建立会议组织机构? 会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫 组。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》1．会议经费的主要内容 ．? *文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制 作、印刷费用等。 ? *邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或 打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会 议设备系统的费用也应计算在内。 ? *会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。 ? *会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金。 ? *会议办公费：如会议所需办公用品、会场布置等所需要的费用。 * ? *会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。 ? *会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会 议主办者补贴一部分。 ? *会议伙食补贴：通常主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担 一部分。 ? *会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担， 则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用 应列入预算。 ? *其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》2．审核时要逐项细审 ．? 要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。 ? 如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备? 设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用 差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。 ? 对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不 可太紧，否则会影响到会议质量。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》【例文分析】 天地公司新产品发布会经费预算 例文分析】? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 公司定于日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人， 现就会议所需各项经费提出预算。 一、场地租用费 金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。 二、摄像设备租用费 拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。 三、聘请专家咨询费 拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。 四、宴请费用 10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。 五、交通费用 租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。 六、会议用品费 资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。 七、纪念品 到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。 此次会议经费总计10万元。 此预算提交总经理办公会审查批准。 ? 会议筹备小组 ? 日《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》（十一）进行全面的会前检查 十一）? 会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一 步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取 大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘 书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文 件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会 议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位， 交通指挥及主席台服务人员的就位等。 ? 会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要 保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议 者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情 况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有 关人员解决这些带来麻烦的小问题。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》案例一： 时装秀” 案例一： “时装秀”方案? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘 书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。 2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或 业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队 若干人。 3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。 4．会议时间：日上午9点30至11点。 5．会议程序：来宾签到，发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。 展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介 绍资料。 订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。 8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横幅。搭设T型 服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。 纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件) 10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接 送来宾。 展示会后安排工作午餐。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》【分析】 分析】? 从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项 综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、 可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经 验，认真细致地做好。 ? 小李的方案还有一些需要改进的地方： ? 1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。 “时装 秀”应改为“时装展示会”。 ? 2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记 者到会报道，以扩大影响。 ? 3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾， 也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店 大会议厅。 ? 4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》范例：? XX公司关于召开 公司关于召开2007年销售工作总结大会的方案 公司关于召开 年销售工作总结大会的方案1. 会议名称：xx公司2007年度销售工作总结大会 2. 会议目的：总结本公司2007年度销售工作的成绩与不足，表彰业绩优秀的销售工 作人员，交流销售经验，增强公司与销售人员之间的感情，促进大家彼此之间的 互帮互励。 3. 会议时间：日－16日 4. 会议规模：主要由本公司高层领导、各部门主管、全体销售工作人员和客服人员， 共约120人。 5. 会议形式：采取大小会相结合的方式进行，会后进行户外拓展活动。 6. 会议议程：日上午举行全体与会者大会，下午分销售片区开会讨论 2008年度的销售计划。日全体进行户外拓展活动。 7. 会议筹备工作：从总经理办公室和销售部抽调5名文员，用一个月时间准备此次 大会。 8. 会议经费：为了集中精力开好会议，建议此次大会选在某风景区的宾馆中举行， 所有的参会人员一律住宿。会议经费由总公司拨专款，各项开支见附表。 9. 会议文件：开幕词（公司董事长），2007年销售工作总结（销售部总监）、优秀 销售人员获奖名单（公司总经理）、优秀销售人员经验交流稿。 ? Xx公司总经理办公室 ? 二OO七年十二月十二日 ? 附表：会议各项开支预算表（略） 《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》范例： 会议筹备工作计划表 范例：XX会议筹备工作计划表时间 10月19日 工作内容 邀请函的确定 确定会议流程、工作安排 10月21日 确定与会人员名单 会场布置工作、乐队等事项 10月23日 通知与会销售经理等 确定与会记者名单 联系赞助单位 10月25日 印刷与会发展商楼盘介绍及购买礼品 通知媒体记者 邮寄请柬（业内人士及记者） 10月28日 11月1日 与协办单位确定工作进度 确定会场布置及会议服务安排，人员安排到位 负责人 XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》XX国际贸易公司 国际贸易公司2005年度优秀工作者表彰大会会议筹备工作时间安排表 国际贸易公司 年度优秀工作者表彰大会会议筹备工作时间安排表2006年2月 年 月 会议筹备计划内容 责任人 7 二 确定筹备小组人员的具体任务确认参会人员名单，邀请公司董事长、总经理和各部 门主管以及全体工作人员会8 三9 四10 五11 六12 日13 一14 二15 三16 四17 五张XX 张XX 李XX 李XX 马XX 马XX 李XX 李XX 马XX 李XX 马XX 李XX 李XX制作会议通知 发通知，落实参会人员 联系宾馆，预订房间、会议室和餐厅 联系车辆，确认当日可供使用的车辆和司机 准备会议文件 确认参会人员名单、购买小礼品 联系XXX宾馆，确认房间类型和数量 制作会务文件、会议日程表等 准备会议用品，如相机、胶卷等，联系制作 会标 打印、装订、检查会议文件分装会议资料袋，内装会议日程表，会议资料集，笔 记本、笔，小礼品《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》（以甘特图形式表现会议工作筹备方案）范例：天威公司提高企业核心竞争力研讨会日程表 范例：日期 时间8:30 9:00－10:00 －内容安排报到 总经理讲话 休息 公司顾问讲座 午餐 刘副总经理专题报告 休息 高副总经理专题报告 人力总监发言 晚餐 联欢 早餐 分组讨论 休息 分组讨论 中餐 分组讨论 休息 各组代表发言地 点会议大厅 小会议厅 小会议厅 小会议厅 天威宾馆餐厅 小会议厅 小会议厅 小会议厅 小会议厅 天威宾馆餐厅 宾馆卡拉OK大厅 大厅 宾馆卡拉 天威宾馆餐厅 小会议厅 小会议厅 小会议厅 小会议厅 小会议厅 小会议厅 小会议厅 天威宾馆餐厅参加人全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表 全体代表负责人钟秘书备注上午 2005 年 8月 20 月 日 下午10:00-10:20 10:20-11:50 12：00 ： 1:30－3:00 － 3:00－3:20 － 3:20－4:20 － 4:30－5:30 －张秘书 王秘书投影仪 自助餐晚上6：00 ： 7：00 ： 7：30 ： 9:00－10:30 －上午 2005 年 8月 21 月 日 下午10:30-10:40 10:40-11:30 12：00 ： 1:30-2:30 2:30－2:40 － 2:40－4:10 －6:00－7:30 － 《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》 聚餐 8：00 ： 离会会场的类型及布局①小型会议室。 小型会议室。 椭圆形、回字形、 字形、 马蹄” 长方形。 椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、长方形。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》中型会议室。 ② 中型会议室。 字型、半圆型、课堂型。 “而”字型、半圆型、课堂型。 大型会议室。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 礼堂型、众星拱月型。 会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正 中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。 横排法。竖排法。左右排列法。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》主席台坐次《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》礼堂型《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》教室型会场《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》会场内外的布置： 会场内外的布置：会标、 会徽、 台幕、 标语、、 桌签、 坐签、 、、桌签 会标 、 会徽 、 台幕 、 标语 、、 桌签 、 坐签 、 色调、灯光、气味、旗帜、花卉。 色调、灯光、气味、旗帜、花卉。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》会徽会标《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》二、会议中的工作? (一)签到 ? 签到是会场科学管理的主要内容之一，可为会议提 供准确到会人数，为会议召开与会后档案工作留下 准确记录，所以重要会议都应签到。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》1．小型日常会议由会议工作人员代 ． 为签到。 为签到。? 即由会议工作人员事前准备好出席、列席该次会议 的人员名单，届时来一位与会者，就在该人的姓名 上用红铅笔画一个圈，表示到会；请假者，姓名用 括号括起来，表示缺席。这种方法简单方便，可以 迅速统计出到会人员和人数，及时向会议主持人汇 报。使用这种方法时，会议工作人员应认识绝大多 数到会人员，个别不认识的可以主动地、有礼貌地 问一下，而不应想当然地画圈。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》2．大中型会议一般采用证件签到， ．大中型会议一般采用证件签到，? 即与会者进入会场时交出一张签有本人姓名的签到 证，签到证由会议秘书处制发，上有会议名称、日 期、座次号及签到编号。工作人员收到签到证后， 即在签到表或座次表上用红笔在到会者姓名上画圈， 表示该人已到会。大中型会议要在会场各入口处设 签到处，并准备一些空白签到证，如遇与会者忘带 签到证，可请其凭有效证件补填一张。与会人员入 场后，会议工作人员要填写“会议出席情况表”， 包括会议名称、届次、日期、应到人数、缺席人数、 实到人数等内容，于开会之前报告会议主持人。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》3．富有纪念意义的会议可以采用簿 ． 式签到方法。 式签到方法。? 由与会人员在会议准备好的折式签字簿上签署本人 姓名，表示到会，会议主办单位得以保存与会者签 名真迹。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》4．用电子自动签到机签到。 ．用电子自动签到机签到。? 目前，我国已开始使用这种方法。这种签到机处理 每张签到卡的时间仅两秒种，与会者入场完毕，工 作主机即可及时将到会人数统计出来，并将有关各 项内容用汉字打印出来，这种电子自动签到机能够 识别正常签到、重复签到等情况，若发生错误操作， 则出声报警。遇有不规范签到时，签到机插孔则处 于闭锁状态，不再受理签到卡。所以使用这种签到 机签到简便、迅速、准确，效果较好。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》(二)引导座位 二 引导座位? 小型日常会议，与会人一般有自己的习惯座位，会 议工作人员的任务主要是引导临时列席会议人员坐 到适当的位置上。大中型会议由于会场较大，为了 方便与会者和保持会场秩序，可在设立指座标志的 同时，由工作人员指路或搀扶老弱病残与会者入座。 召开涉密会议，应严格控制知密范围，工作人员要 坚持原则，不讲情面，坚决制止无关人员进入会场； 已经进入的，一经发现，令其退出，?并稳妥处理善 后工作。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》(三)分发公文 三 分发公文? 公文分发，是保证会议顺利召开、做好会议服务工作的重要 环节。与会人员报到后，要根据正式确定的会议名单(全员 名单和分组名单)制作发文单，发文单内容包括组别、房号、 姓名、公文编号、份数、备注以及签收等。会议公文一般应 在会前发到与会人手中，如因某些原因，需在会场发文时， 应注意： ? 1、会后退回的公文应在公文右上角写上收文人姓名，发 文时要核对座位名卡，并进行登记，为收回公文作好准备。 ? 2．不需要退回的公文，可在每个座位上摆放一份。如果 一次会议需要讨论的公文比较多，应把最先论证的公文摆放 在最上面。这类公文的分发，最好在与会人员入场前完成， 并于会后检查以防遗失。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》(四)会议记录 四 会议记录? 不论会议规模大小，只要是重要会议都应有记录，以为日后凭证。会议 记录如可能应采用统一制发的专用会议记录本(纸)。会议记录的方法通 常有两种：一是摘要记录，就是从观点、材料以及实质性意见及分歧等 方面择其要者而记之；二是详细记录，要求有言必录，包括发言中的插 话等，都要详细记录在案。会议记录，特别是详细记录，应符合如下要 求： ? 1．字迹规范、内容详尽、条理清楚。 ? 2 2．格式定型，并具备以下要素： ? (1)会议基本情况部分。包括会议名称、时间、地点、主持中心议题、 出席人、缺席人、列席人、工作人员、记录入以上内容可在会前记写完 毕。(2)正文部分。包括会议议程、报告内容、讲话、发言、讨论、表 决结果、其他。(3)主持人签名、记录人签名及日期。 ? 3．详细记录应摘要记写会场气氛与情绪，如情绪高涨时的热烈场面， 争辩激烈时的紧张气氛，误解消除时的融洽情境，这些对考察决议形成 具有重要作用。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》(五)安排大会发言 五 安排大会发言? 召开大会，在分组讨论的基础上，还要组织大会发言。 大会发言可以作为主旨报告的辅助，以进一步明确会议 精神；可以作为典型经验，提供会议交流；也可以作为 群众讨论的意见，集中反映会议讨论的成果。 ? 安排大会发言的方法，一般有以下几种：一是在会议开 始之前即由秘书处提出建议，组织某一方面或某一个人 发言，经领导批准后通知其准备；二是会议进行中，经 过会议秘书处对小组讨论情况的了解和分析，发现某一 小组或个人的发言内容充分，即可向领导推荐，安排其 在大会发言；三是参加会议的小组或个人自愿发言。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》秘书处在组织或推荐大会发言时，要 注意以下几点：? 一是注意发言的广泛性、代表性，要考虑到与会各 单位组织之间的平衡；二是注意选择先进集体或个 人的典型发言以体现表彰先进的精神；三是注意照 顾到不同职务、不同岗位之间的平衡；四是有意识 地强调某种意见，或反映某一方面的呼声。组织大 会发言，秘书处要做一些具体工作，如催交发言稿， 有时甚至要和发言入一起研究发言提纲；掌握发言 稿印刷情况，以保证发言稿能在发言前印妥并提前 送交发言人；无稿发言，也须询问发言入的发言内 容及准备情况。还要安排好发言顺序及时间，并通 知有关人员。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》(六)选举 六 选举? ? ? ? ? ? 选举是一项庄重的政治仪式，是行使政治权力的体现。选举，按规定 必须采取无记名投票方式。基本工作程序是： 1．准备选票。凡是大会上的正式选举，选举之前必须准备两套颜色 不同的选票，一套使用，一套备用。 2．准备票箱。确定投票秩序，组织投票行走路线，据此准备票箱； 主席台上应单独设票箱，以免上下奔走，造成混乱。 3．选好监票人。监票人从代表中产生，他们的任务是唱票、监票与 计票。 4．投票。投票之前要向投票人讲解投票办法与投票规则。投票顺序 是监票人先投票，主席台上人员次之，然后是各选区一齐投票。 5．计票。投票结束后，总监票人根据总票数判定会场投票是否有效。 有效条件是：投票张数不能多于发票张数，投票人数不能少于法定投票 人数；否则无效，需要重新组织投票。有效选举中，一张选票中的实选 人数不多于规定的选举人数，该票即为有效票；多于规定的选举人数， 则该票上的全部候选人得票均为无效。 6、宣布结果。经过统计，合乎法定票数者，即可被宣布当选或报请上 级批准后当选。?《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》(七)会议的宣传工作 七 会议的宣传工作? 会议的宣传工作是沟通信息和激发与会人员积极性， 增强会议效果的重要手段。通常采用的方式有二种： 一是在会议期间接待记者采访，提供信息，协助其 作好报道工作；二是在会议内部出黑板报，编发简 报、快报。黑板报多用于中小型会议。简报、快报 价值较高，而且便于使用与保存。编写简报，要求 做到求新，即反映新观点、新情况、新经验、新问 题；求实，即真实、准确、不夸大、不缩小；求短， 即选材精当，剪裁精要，文字精炼，篇幅短小；求 快，即编写从速，印发及时。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》(八)会议保密工作 八 会议保密工作? 有些会议具有保密要求，有些会议部分内容具有保 密要求，工作人员应该以慎之又慎的负责精神认真 对待。这主要是：一是要妥善保管会议公文，专人 管理，登记发放，并且按规定收回，而且一定要设 置保险设备，切忌将秘密公文随便放在房间，机要 公文要有专人昼夜看守。二是要严格会议保密纪律， 重要会议期间一般不会客，有保密内容传达的会议 要严格限定参加人员范围，并提出明确的保密要求。 三是会场环境、音响设备等也必须符合保密要求。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》(九)做好会议期间的各项会务服务工作 九 做好会议期间的各项会务服务工作主要包括：一要提前到达会场，检查主席台座次安排和会 场的灯光、音响、录音设备及茶水、休息室等准备情况，同 时要掌握到会情况，发现有重要人员未到会要及时联系催请， 并报告会议主持人。二要安排好会议期间的各项活动，如领 导人的接见活动、文艺活动等。三要及时协调处理各种意外 情况。会议进行中很可能出现一些临时变动，如调整会议日 程、改变会场、增发公文、扩大与会人员范围、增加议程内 容等，这时，工作人员应根据领导意图和实际情况做好调度 工作，保证会议顺利进行。四要做好会议值班工作。会议期 间应安排人员昼夜值班，及时传达、安排领导交办的事项， 解答与会人员提出的问题，做好上下左右 ? 的协调联络工作。 ?《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》三、会后工作? ? ? ? ? ? (一)整理有关材料 (二)检查会场 (三)填写会议记事表 (四)安排与会人员离会 (五)撰写会议纪要 (六)会议总结《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》例文? 全国城市经济体制改革试点工作座谈会纪要 （××××年×月×日） ××××年×月×日至×日，国家体政委在××省××市召开了全国城 市经济体制改革试点工作座谈会。三十一个省、自治区、直辖市体政委 （办）的负责同志，58个试点城市的负责同志，以及中央、国务院有关 部门的负责同志共二百多人参加了会议。会上传达学习了中央领导同志 最近的重要讲话，交流了试点城市改革的情况和经验，研究了在新形势 下要积极推进城市经济体制改革进一步开展的工作。 一、统一认识，明确今年改革的方针和主要任务。（略） 二、进一步简政政权，政企分开，搞活企业。（略） 三、充分发挥社会主义市场经济，理顺经济关系。（略） 四、精心指导，保证改革健康发展。（略） 与会同志一致表示，当前改革进入攻坚阶段，我们要坚定地贯彻党中央 和国务院的布署，精心组织，精心指导，搞好调查研究，把城市经济体 制改革引向深入，为建立有中国特色的社会主义市场经济作出新贡献。?? ? ? ? ?《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》第三节 会见与会谈? 一、会见、会谈的含义 ? 会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者， 或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较 高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为 礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交 上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性 会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。 ? 会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事 问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽 谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正 式，政治性、专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务 会商。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》二、会见、会谈的区别 会见、? 1、 内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强， 会谈的内容经济性、利益性较强；另外，争议的内 容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。 ? 2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系， 处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、 改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双 方利益而互相磋商的行为和过程。会议是为了达到 交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调 关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气 等目的。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》三、秘书安排会见工作的具体操作? 了解意图 ；准备资料 ；确定参加人员 ；确定时间 和地点 ；会见座次安排；场所布置；迎送工作 。《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》四、秘书安排会谈工作的具体操作? ? ? ? ? ? ? 1、了解意图 2．准备资料 3．确定参加人员 4．确定时间和地点 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理会谈文件《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》二、问题讨论? 1．怎样做好会见的准备工作? ? 2．会见与会谈准备工作的基本要求是什么? ? 3．什么是会见?什么是会谈?秘书人员为什么要做 好会见与会谈的准备工作?《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》《秘书理论与实务》讲义 秘书理论与实务》
7.会议安排筹备表 8.返利系统设计表 9.会议营销申请表 10.营销工作总结表 11...第七讲、 实战演练 1.根据实际情况设计会议营销 2.对设计的会议营销进行演练 ...内部会务工作准备清单会议起止时间: 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 项目 会议室预定 投影仪预定 别携机确定 会议资料收集汇总 会议...高效会议管理技巧(试题) 7页 免费 高效的会议管理技巧...情景模拟 第七讲 如何对待会议中的意外情况 第七讲...效率的会议上,不仅浪费公司成本,也造成工作 效率低...、又 考验人、并能彰显个人能力水平的一项本职工作...7、会议活动计划,如户外拓展活动、娱乐活动、文艺...七、会议活动计划 ......工作不够充分 7) 目的和结果不明确 会议效率不高的最重要的原因 1) 会议地点...建议 第七讲 如何对待会议中的意外情况 “蝉”型发言者的症状及应对办法 “鲨鱼...6、对会务工作负全责。 7、对会务结果负全责。 ...5、举手:上课期间,老师讲到“认同请举手”时,同仁...七忌、举止无度。 凡工作同仁应自觉维护自身职业...(以下简称乙方) 经甲、乙双方友好协商,乙方同意承接甲方在 2016 年 7 月 19 日――-2016 年 7 月 25 日期间的会议服务工作,具体内容如 下: 一、甲、乙...会务工作安排_党团建设_党团工作_实用文档。会务工作安排知识 做好会务工作要注意哪些事项?会务工作是指会议的组织、保证和服务工作,是会议活动中的重 要组成部分...道德讲堂会议记录 2_其它_总结/汇报_实用文档。道德...第一讲: 5 月 7 日...01 标题:德扬天下,辉煌人生...我爱不爱现在工作、我有没有做好 本职工作,并...遵守有效会议本身的 11 条规则 会议通知范例 七、...负责的工作 3、会议长要做的工作 第四讲 会议中...会议的讨论内容: 6、会议时间 7、头脑风暴法的具体...
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