泉州哪家公司在做档案管理服务外包方案外包？

来源：蜘蛛抓取(WebSpider) 时间：2016-12-05 06:21 标签： 泉州人才市场档案管理
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档案管理外包——为档案建一个安全的“家”
现代化的文档存储仓库
　　去银行办理业务就会有业务凭证、去证券公司开户后会留下开户资料、和保险公司签订合同会留下相关资料……随着各种纸质文档不断累积和新业务的推出，如何安全、高效地管理公司档案已成为金融企业最关心的问题之一。目前一些银行、证券等金融机构为了保存档案，不得不在寸土寸金的办公场所中腾出相当大的空间存放档案，无论从管理效率、成本核算等方面来看都不经济。　　针对于此，一些金融服务外包机构推出了档案管理外包服务。近期，首家专业金融档案管理外包公司正式进驻泉州，有望为我市金融企业解决档案管理的燃眉之急。　　金融企业档案管理成本　　居高不下　　在深圳市银雁金融服务有限公司泉州分公司的文档库房里，几乎与6.5米挑高的天花板齐平的货架密集而整齐地排列着，虽然刚刚投入使用仅一两个月，但该公司已经顺利承接下了某大型国有银行泉州分行的档案管理外包业务。　　“这还只是一家银行的档案量，泉州有40多家银行1000多个网点，如果再算上证券、保险、医院等目标客户群体，纸质档案寄存的需求量很大。”该公司总经理陈志勇表示，国内档案管理外包市场潜力十分惊人。以金融行业为例，&对于银行来说，不说其每年海量的财务凭证，也不说其结算、储蓄、信贷等业务，仅就似乎产生纸质文档最少的信用卡业务来说，有多少张该行的信用卡就有多少份信用卡申请书要保存；证券公司，投资者开户有一份资料，随着创业板、融资融券、股指期货等新业务的推出，证券公司的档案也越来越多；保险公司，每年有多少人投保就有多少份合同，每个投保者能存活多少年就得保存多少年，有些甚至超过投保人的寿限。　　显而易见，随着时间的推移，一个公司经营时间越长，需要保存的纸质文档越多。而随着纸质文档越来越多，相关机构为此付出的代价也越来越大。为了保存纸质文档，这些公司每年必需花费人力去装订、整理、维护，而且还占用办公室的面积，为此付出昂贵的房租。此外，纸质文档都有保管的时间要求（例如有的需保存15年，有的需永久保存等）、质量要求（若干年取出以后还能用等）、保管要求（如防霉、防蛀、防火、防潮等）。　　以一个有100个网点的某银行分行为例，其每天新增档案量约300册，10年累计产生100万册，如果考虑10年档案存放的空间，需要租赁或自建库房面积达5000平方米。即使在租金、人工成本10年不变的情况下，该分行每年为此需要花费325万元。同时，库房投建使用后，前几年库房空置率很高，而一旦存满又需重新投资新建，成本的增长可想而知。　　除了租用、投建档案库的资金成本压力外，大多数企业的档案管理硬件设施根本达不到国家档案局的要求，这些要求主要针对承重、照明、安全防盗、温湿度控制等方面。　　档案管理服务外包　　应运而生　　在此背景下，专业档案管理外包服务应运而生。入驻鲤城高新区金融服务中心的银雁公司，将档案管理外包业务引入泉州，这也是泉州第一家提供相关业务的专业公司，服务的主要客户包括银行、保险、证券以及会计所、律师行等高端客户。　　据了解，银雁公司下属的3000平方米现代化文档外包存储仓库采用了国际上最成熟的重型货架存储技术，配以RMS系统，以及先进的IT技术，实现了一体化文档管理。　　“档案管理是一项专业性极强的工作。比如存储场地，不是简单地租一幢办公楼就可以做库房了。由于档案往往数量多且重，因此对于楼板承重的要求就很高。像我们对库房的建设要求就是大面积的独立单层挑高建筑，这样最能符合承重要求。”陈志勇介绍，基础设施条件和环境的优劣直接决定着纸质文档的长期保存效果。目前已在全国近38个城市成立50多个具有专业的一体化文档管理中心的银雁公司，在这方面显然有其独到的分经验，从仓库防火、防潮、防尘、防盗等方面设置了严格的“八防”标准。　　而文档公司的业务流程能力更能体现出“专业性”，银雁公司从文档准备、整理、分类到搬运、上架等都有严密的流程体系来支撑。陈志勇表示，其公司只负责文档的存储和管理，所以在文档的包装、运输、交接、入库、存储管理、出库的过程中皆不接触文档内容，银雁公司与客户文档内容完全隔绝，把自身定位为客户文档的延伸仓库。　　前沿的IT仓储管理系统也为文档管理提供了强大的支撑。银雁公司的文档箱采用统一标准，纸质文档通过IT系统专业算法随机分配的储位编码来储存。　　记者眼前的这个密封档案箱，箱盖与箱体由一次性锁条封锁，箱体上除了贴有唯一条形码外，无任何中文信息。虽然这极大地保障了箱内文档的信息安全，但如果客户有查档需求时，要怎么才能快速找到对应的文档箱呢？只见文档管理员将扫码仪对准纸箱上的条型码标签一扫，纸箱内所存文档的相关信息就被呈现在后台的电脑系统中：哪家银行、哪类文档，信息一目了然。“这套系统保证了我们能在短短几分钟内准确定位相应文档，快速反应客户查档需求。”&　　通过这套档案管理系统，银雁公司把档案管理各个环节有机地联系在一起，为金融机构提供从文档形成后的传送、电子化存储到最终销毁或永久保存的整个生命周期的“一站式”流程化管理。　　新兴市场蓝海待开发　　陈志勇表示，在国外经济发达地区，文档管理外包已经是市场化非常成熟的业务，“把业务交给该领域最专业的公司”是国外金融机构的信条。据国际外包协会统计数据显示，85%以上的世界500强企业采用档案外包服务。而国内市场此前仍未大面积启动，档案管理外包业务有着巨大的市场潜力。　　“金融机构只需每月按箱支付存储费，省去了高昂的库房租赁、硬件配置等固定投资成本及人员管理费用。我们测算过，外包成本只是金融机构自管成本的1/3左右。”&　　□本报记者&李彩红/文&银雁公司/供图

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