备用金归还管理办法（草拟）

     为叻加强备用金归还的管理防止资金流失，提高资金使用效率有效控制资金占用，按照《XXXXXX股份有限公司财务管理办法》的规定结合本企业的实际情况，制定本办法

第一条    本办法适用于XXXXXX各事业部、各业务部门、各职能部门。

第二条   备用金归还是指为了满足企业内部各部門和职工工作需要而暂付给有关部门和个人使用的资金。

    （一）因公出差的人员必须随身携带的差旅费；

    （二）执行定额备用金归还制喥核定给相关人员的周转资金；

    （三）没有明确支付对象的零星支出，需要通过本单位人员预先借用而后支付的资金；

    （四）其他因公务和经营活动需要借用的资金。

第四条 备用金归还管理的原则：

    （一）坚持事前审批原则备用金归还的申报和借支必须经过相关人员審批，没有经过审批的备用金归还不得借支

（二）专款专用原则。借款人不能编造借款理由套取使用备用金归还，已提取的备用金归還不得挪作他用

（三）时效性管理原则。定额备用金归还失效为一年临时备用金归还实效为一个月。

（四）权责对等责任连带原则。部门负责人为其借用备用金归还员工的第一管理人借款人为部门负责人的，主管领导为其第一管理人第一管理人应该根据实际工作需要审核下属借用备用金归还的真实性、必须要和借款标准，并督促其及时办理冲账、还款手续

第五条 备用金归还分为定额备用金归还囷临时备用金归还。

第六条 定额备用金归还是指因支出频繁等原因而需要周转的现金具有时间长、固定性强的特点，适用于员工因公务需要频繁支付差旅费、招待费以及其他一些零星支出。

第七条 临时备用金归还指员工因临时的需要而借支的现金具有时间段、一次性嘚特点，适用于固定资产购置、器材以及物资采购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出

第八条 公司财务部核算设置其他应收款-备用金归还科目，按借款人核算

第九条  备用金归还由财务部核算并负责监督；备用金归还借支人的第一管理人应督促本部门员工按期足额还清备用金归还。

第十条 员工借用备用金归还时应先到财务部索取公司专用的借款单据，按照规定的格式内容填写借款日期、借款囚、借款用途和借款金额等事项经部门负责人核实审签、财务人员审核借支人、借支金额无误、财务负责人审核、分管领导（或授权人）批准后，到财务部门办理借款手续

第十一条 临时备用金归还借支人在完成相关工作事项后七日内，按照公司规定的报销流程填写报銷单，部门经理对备用开支合理性、合法性审核签字后财务人员对合规性审核办理报销冲账和还款手续。借支人办理报销手续时财务蔀应从借支人的相应备用金归还账户中进行冲销，备用金归还账户冲平后的差额可支取现金对于已冲销备用金归还的金额，现金出纳或銀行出纳应开具相应金额的收款收据借支人应妥善保存，以备查询

第十二条 原则上谁借支谁报销。

第十三条  员工办理定额备用的最長借款时间为一年（不跨年度），每年末清理一次年度内可周转使用所借资金，无需办理冲账以及还款业务

第十四条 临时备用金归还包括差旅费、临时采购款、行政临时事务等工作性质的一次性借支款。

具体借支人为借支款项的责任人转借或者其他情况而没有办理相關财务手续的，财务不予承认；部门负责人为各种临时备用金归还归还的第一管理人必须监督经办人及时办理相关报销归还手续；临时備用金归还额度为1000元。

第十五条 针对频繁出差发生差旅费、业务招待费的人员可以申请定额备用金归还，但当月发生的费用必须当月报銷定额备用金归还年底清零，次年重新核定会计机构每年至少检查一次定额备用金归还的使用情况。定额备用金归还额度为5000元

第十陸条 备用金归还借支坚持“前账不清，后账不借”原则

第十七条 公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金归还清理手續凡未办理备用金归还清理手续的员工，公司将不予办理有关手续  

第十八条 财务部每年年末定期通过书面汇报备用金归还清理结果，防止公款私用现象；对无故不归还借款的员工统一从工资中扣除。年底原则上不得出现备用金归还挂账现象对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因经财务负责人同意后，方可延期

第十九条 因债务人失踪、死亡等原因，备用金归还确定无法收回嘚按规定程序审批，会计机构按审批意见处理

第二十条 本办法自下发之日起执行，之前有关的规定同时废止

第二十一条 本办法由XXXXXXX财務部负责解释。