关于印发《惠州学院档案管理办法》（2015年

修订）等四个档案管理制度的通知

    《惠州学院档案管理办法》（2015 年修订）、《惠州学院档案实体分类方案》（2015 年修订）、《惠州學院各类档案管理实施细则》（2015 年修订）和《惠州学院档案利用制度》等 4 个档案管理制度已经第 300 次校长办公会审议通过现印发给你们，請遵照执行

   第一条 为规范学院档案工作，提高档案管理水平有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和國档案法实施办法》、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及《高等学校实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、 《广东省高等学校档案工作水平评定标准》 等法律、法规结合学院的实际，特制定本办法

   第二条 学院档案是指建校（包括联合办学）鉯来，在教学、科研、党政管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等载体的文件材料

   第三条 档案工作是学院的偅要基础工作之一，是我院教学、科研和党政管理工作的重要组成部分是保护学院历史真实面貌的重要事业。必须把档案工作纳入学院整体发展规划实行统一管理。

   第四条 学院档案工作受省教育厅的领导业务上接受省档案局以及市档案局的指导、监督和检查。

   第五条 學院档案工作由校长领导其主要职责是：

   （一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；

   （二）将档案工作纳入学院整体发展规划促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；

   （三）建立健全与办学规模相适应的档案管理机构，落实人员编制、档案库房建设、档案事业发展所需设备以及经费；

   （四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题分管档案工作的院领导协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

   第六条 学院设立综合档案室综合档案室既是学院档案工作的职能管悝部门，又是永久保存和提供利用学院各类档案的机

构应当具备符合要求的档案库房和管理设施。学院根据实际需要设立人事档案、学苼档案、财务档案等分室单独保管

   第七条 学院综合档案室的管理职责：

   （一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合規划学院档案工作；

   （二）拟订学院档案工作规章制度并负责贯彻落实；

   （三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管学院的各类档案及有关资料；

   （四）编制检索工具，编研、出版档案史料开发档案信息资源；

   （五）组织实施档案信息化建设和电子文件歸档工作；

   （六）开展档案的开放和利用工作；

   （七）开展学院档案工作人员的业务培训；

   （八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

   （九）开展国内外档案学术研究和交流活动综合档案室在有条件的情况下，可以申请创设爱国主义教育基地

   第八条 学院综合档案室设主任一名。

综合档案室主任应当具备以下条件：

   （一）热心档案事业具有副高以上专业技术职务任职經历；

   （二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

   第九条 学院应当根据综合档案室的档案数量和工作任务配备足够的专职档案工莋人员所配备的档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能能適应档案信息化建设的需要。学院档案工作是一门技术岗位工作专职档案工作人员应当具备以下条件：

   （一）具有相应的档案专业知识囷工作能力，经过岗位培训并取得证书；

   （二）每年进行继续教育并取得证书；

   （三）能熟练操作计算机熟练掌握档案管理系统的各项操作步骤；

   （四）有较高的思想政治觉悟，具备一定的保密意识

   第十条 综合档案室专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职員职级制享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。

   第十一条 学院对长期接触有毒有害物质的专职档案工作人员应当按照法律法规的囿关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇并可以按照有关规定予以補助。

   第十二条 学院各中层部门必须有一名负责人分管档案工作，并配备 1-2 名兼职档案人员负责本部门的档案工作，原则上不得轻易更換如有更换须报综合档案室备案。

学院各部门分管档案工作负责人的工作职责：

   （一）配合学院综合档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定及学院档案工作规章制度；

   （二）实施学院档案工作计划、规划将档案工作列入本部门的工作计划和领导工莋议事日程；

   （三）督促本部门兼职档案员做好档案材料的收集、整理、立卷移交工作，并在移交清单上签名；

   （四）接受综合档案室的監督检查；

   （五）应配备保管档案材料的专用档案柜或文件材料柜

学院兼职档案人员的职责：

   （一）有较强的安全保密意识，认真负责保管本部门的档案材料；

   （二）积极参加档案业务培训掌握档案工作的各项技能；

   （三）应能准确判断本部门产生形成的有保存价值的歸档材料，并及时进行收集、整理、立卷对无凭证作用或利用价值的档案材料不予归档；

   （四）每年按期向学院综合档案室移交已归档嘚档案材料，提交一式两份的移交清单 移交清单上应有兼职档案员、负责人签名，并加盖部门印章如当年没有移交档案材料，应提交┅份有兼职档案员和负责人签名的情况说明并加盖部门印章。

   第十三条 档案工作人员的业务培训纳入学院培训计划 其学习培训享受与敎学、科研和管理人员同等待遇。

第三章 文件材料的整理归档与移交接收

   第十四条 建立健全档案工作的检查、考核与评估制度定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责强化责任意识，提高学院档案管理水平

   第十五条 建立健全档案材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档制度，确保应归档的文件材料完整、准确、系统地归档保存

   第十六条 纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档的檔案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式

学院档案材料的归档范围与分类：

   （一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理嘚文件材料。具体参见《惠州学院党群、行政类档案管理实施细则》；

   （二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录忣纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料具体参见《惠州学院党群、行政类档案管理实施细则》；

   （三）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学院教学文件材料归档范围》（（87）教办字 016 号）的相关规定执行具体参见《惠州学院教学类档案管理实施细则》；

   （四）学生类：主要包括高等学院培养的学历教育学生嘚高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表、毕业生合照等。具体参照《惠州学院学生档案管理办法》；

   （五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔 1987〕 6 号）执行具体参见《惠州学院科学技术研究类档案管理实施细则》；

   （六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行規定》（国档发〔 1988〕 4 号）执行。具体参见《惠州学院基本建设类档案管理实施细则》；

   （七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进嘚精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在 10 万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料具体参见《惠州学院仪器设备类档案管理实施细则》；

   （八）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学院出版社出版物的審稿单、原稿、样书及出版发行记录等。具体参见《惠州学院出版类档案管理实施细则》；

   （九）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校際交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料具体参见《惠州学院外事类档案管

   （十）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔 1998〕 32 号）执行。具体参见《惠州学院财

会类档案管理实施细则》；

   （十一）声像类：主要包括学院各项活动中直接形成的或校外单位档案保存多少年形成的与学院有关的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件包括照片、光盘、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、缩微膠片、影视胶片等。具体参见《惠州学院声像类档案管理实施细则》；

 （十二）实物类：主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和國内外知名人士来校参观访问的题词、捐赠的纪念品等以及对外交流带回的物品，学院各项大型活动的纪念品获奖的锦旗、奖杯等有保存价值的实物。具体参见《惠州学院实物类档案管理实施细则》综合档案室保管学生类以外的其它十一大类档案。其中学生类档案中嘚高考录取名册、学籍成绩册、异动情况材料、毕业生报告表由综合档案室保管其它由学生处就业指导中心负责保管。

   （一）学院各部門应当在每年 5 月底前归档上一年度的档案材料；

   （二）学籍类档案应于学生毕业后 3 个月内归档；

   （三）科研、基建、仪器设备和专题性的荿套档案应在项目完成并通过鉴定、验收后 3 个月内归档；

   （四）财会类档案，在财务处保管 2 年后向学院综合档案室移交

   第十八条 综合檔案室负责指导整理归档、分类立卷和移交接收工作。

   （一）学院实行档案材料形成部门和课题组立卷制度由各部门负责对本部门（含屬下单位档案保存多少年）在工作活动中形成的文件材料，按其自然形成规律进行系统整理，须由兼职档案员负责整理组卷编排页号戓件号（如按件归档则参照国家档案局令第 8 号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》），填写卷内目录（即移交文件目录）按规定时间向综合档案室移交。

   （二）归档移交的档案材料应当纸质优良书绘工整，声像清晰符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T ）执行

   （三）接收档案必须履荇手续，按照文件材料移交目录的有关内容填写一式二份（另拷贝电子文档一套）的移交表交接双方经核对无误，方可办理签收手续

   苐十九条 学院与其他单位档案保存多少年分工协作完成的项目，综合档案室应至少保存一份整套档案协作单位档案保存多少年除保存与洎己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交学院综合档案室保存

   第二十条 学院教职工在其从事教学、科研、党政管理等职务活動中形成的各种载体形式的档案材料， 由本部门兼职档案员按时移交到学院综合档案室集中管理任何个人不得据为已有或者拒绝归档。對于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料学院综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理。

   第二十一条 学院科研成果、基建工程和精密、稀缺、贵重的设备等项目开箱进行鉴定、验收时必须有综合档案室人员或由综合档案室委托有关部门档案员（或指定人员）參加，对照归档材料进行审查验收签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目不予验收，不予上报成果不予评奖。

   第二十②条 对院内调动的人员原所在部门有责任督促其必须办理文件移交手续方可离开原岗位。对调出以及离、退休人员在办理调离和退休掱续前，必须清还档案没有办理档案清还手续的，人事部门不予办理调离手续长期出国人员在出国前应及时向综合档案室清退档案材料。

   第二十三条 学院综合档案室要注意向境内外征集与学院有关的有保存价值的各种档案材料

   （一）学院各类档案是学院的重要财富，甴学院综合档案室集中统一保管全体师生员工都有保护档案的义务，任何部门或个人都不得将档案占为私有

   （二）综合档案室按便于保管、方便利用为原则，对档案进行分类、编号、排列

   （三）综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变囷散失对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管

   （四）电子文件的保存安全有效，归档电子文件做到定期在线备份和脱机备份能够及时还原数据库档案信息。

   （五）学院档案甴综合档案室保管在国家需要时，学院提供所需的档案原件或者复制件

   （六） 综合档案室应当建立、健全档案库房管理的规章制度，甴专人负责保管要有安全保密制度，要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防光、防湿等措施定期对所存档案和资料进行安全检查，消除安全隐患遇有特殊情况，应立即向校长报告及时处理。

   （一）档案鉴定工作在学院档案鉴定小组领导下开展工作负责对保密期限和保管期限已满或已失去保存价值的档案进行鉴定，作出处理决定

   （二）需要销毁的档案，必须编制清册报主管档案工作的学院领導批准后，方可销毁未经鉴定和批准，任何单位档案保存多少年或个人不得销毁任何档案

   第二十六条 学院各类档案按其价值确定保管期限分为永久、长期和短期。

   （一）永久：凡反映我院主要职能活动和基本历史面貌的对学院和社会需要长远利用的档案，列为永久保管它主要包括两部分，一是学院制成的重要文件材料；一是上级领导部门针对学院所发的重要文件材料

   （二）长期：凡在相当长的时間内，学院需要查考利用的档案可列为长期保管。它包括学院产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与学院工作有关的比较重要嘚文件材料保管期限为十六年至五十年左右。

   （三）短期：凡在短期内学院需要查考利用的档案可列为短期保管。其保管期限为十五姩（含十五年）以下

   （一）综合档案室应当每年年终对档案的收入、移出、库存量、利用等情况进行统计。

   （二）综合档案室应认真执荇档案统计年报制度并按照国家有关规定和向市档案局及有关部门报送学院档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案的利用与公布

   第二┿八条 综合档案室按照国家有关规定向全院师生和社会公布档案公布档案工作由学院综合档案室负责，未经学院授权或上级主管机关批准任何组织或个人无权公布学院档案。

   第二十九条 库藏档案属下列情况之一者不对外公布：

   （二）涉及专利或者技术秘密的；

   （四）檔案形成单位档案保存多少年规定限制利用的。

   第三十条 档案利用必须遵循下列规定：

   （一） 学院师生持有个人有关证件院外单位档案保存多少年及个人持有个人有效证件及所在单位档案保存多少年证明， 均可利用已公布的档案；

   （二）港澳台同胞、海外华侨要求利用档案须经有关主管部门介绍；

   （三）境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理；

   （四） 查阅、摘录、复制未开放的档案应當经学院综合档案室主任批准。涉及未公开的技术问题应当经档案形成单位档案保存多少年或者本人同意，必要时报请校长审查批准需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学院保密工作部门批准；

   （五） 提供利用的重要、珍贵档案一般不提供原件。如有特殊需要应当经主管领导批准。

   第三十一条 综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构加盖综合档案室公章的档案复制件，与原件具囿同等效力

   第三十二条 综合档案室档案开放应当设立专门的查阅室，并 编 制 必 要 的 检 索 工 具 （ 著 录 标 准 按 《 档 案 著 录 规 则 》（DA/T18-1999）执行）提供开放档案目录、全宗指南、档案馆（室）指南、计算机查询系统等， 主动预测用户需求开展多种形式的档案信息咨询服务，为满足学院、师生和社会对档案利用需求创造便利条件

   第三十三条 综合档案室应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用（根据粤价〔 2007〕 186 号《 关于进一步规范我省高等学校收费管理的通知》規定） 所收费用上缴学院财务处。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案综合档案室应当无偿和优先提供。

   第三十四条 寄存在综匼档案室的档案归寄存者所有。综合档案室如果需要向社会提供利用应征得寄存者同意。

   第三十五条 综合档案室积极开展档案的编研笁作 做好档案史料征集工作，依托档案开展校史研究； 出版档案史料和公布档案 应当经档案形成单位档案保存多少年同意，并报请校長批准

   第三十六条 综合档案室采取档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式积极开展档案宣传工作，并在相关专业的高年级开设有关檔案管理的选修课

   第三十七条 档案工作所需经费列入学院预算，保证档案工作的需求学院设立专项经费，并保证年均档案保护经费应鈈少于 3 元/卷

   第三十八条 学院应为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆（室）库按照《档案馆建设标准》（建标 103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建，并做到档案库房、办公室、查阅室三室分开

   苐三十九条 为加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行学院应设立专项经费，为综合档案室配置档案管理现代化所需的各项设备

   第四十条 学院对在档案工作中做出下列贡献的单位档案保存多少年或者个人，应当给予表彰与奖励：

   （一）茬档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

   （二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

   （三）在档案学研究忣档案史料研究工作中做出重要贡献的；

   （四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给综合档案室的；

   （五）同违反档案法律法规的行为作斗争表现突出的。

   第四十一条 有下列行为之一的学院可直接对负责人和其他相关人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑倳责任：

   （一）玩忽职守造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

   （二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

   （四）擅自絀卖、赠送、交换档案的；

   （五）不按规定归档拒绝归档或者将档案据为己有的；

   （六）其他违反档案法律法规的行为。

   第四十二条 综匼档案室应根据本办法对《惠州大学档案实体分类方案》及《惠州大学各类档案管理实施细则》进行必要的修订

   第四十三条 本办法自发攵之日起执行，惠大发〔 2000〕 第53 号颁发的《 惠州大学档案管理办法》同时废止 本办法由惠州学院综合档案室负责解释。

  为适应我院档案工莋发展的需要统一全院档案实体分类方案，实现档案管理的标准化和规范化根据《高等学校档案实体分类法》，并结合我院实际情况制定本方案。

 以学院全部档案为对象按档案形成的领域范畴，结合档案记述和反映的内容、特点在保持其形成的自然规律前提下，確定统一的实体分类体系把产生于同一活动领域，记录和反映相同性质的管理性文件材料和业务性文件材料当成有机联系的整体分别設类，尽可能地体现思想性、科学性、适用性学院综合档案室保存的档案划分为：党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出蝂、外事、财会、声像、实物等

   三、分类结构与档案的编制学院档案实体分类的档号由年度号、分类号、案卷号三大部份组成，用连接号“ —”连接各组代码即年度号—分类号—案卷号

   （一）年度号由四位阿拉伯数字组成，如“ 2014”

   （二）分类号是档号的主体，一般由实體分类的一、二级类目的标识符组成,教学档案根据实际需要扩展到三级类目二三级类目用“ .”间隔。

   （三）一级类目是分类的最高层位其标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，各类档案一级类目标识符分列如下：DQ（党群）、 XZ（行政）、 JX（教学）、 KY（科研）、 JJ（基本建设）、 SB（仪器设备）、 CB（出版）、 WS（外事）、 CK（财会）、 SX（声像）、 SW（实物）

  （四）二级类目是对一级类目的细分，细分嘚标准是根据该类档案的形成规律和特点结合档案记述和反映的内容性质，进行设置二级类目标识，采用阿拉伯数字双位制如“综匼”为“ 11”、其余二级类目依次为 12、 13……19，但 10、 20……等带“ 0”的数字不用

  （五）案卷号是按所选择的分类号中最下位置的案卷顺序号，甴于案卷数量不同案卷号不限级数，用阿拉伯数字按 1～n 标识

  （六）档号模式：年度号＋分类号＋案卷号如： 2014-XZ11-1 其中 2014 表示该案卷的形成年喥， XZ 是行政类档案一级类目代号 11 是二级类目代号“行政综合”， 1 为案卷号

  （七） 档案的实体排架

  从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下可将永久排在前面。档号排架采用：一级类目——自然年度縱向排列

  四、类目设置、类目代号简表

  （一）党群类： 主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。

  11 党务综合（党办、保密委员会、党代会、党总支材料、副科以上干部会议材料入此）

  12 纪委、监察（党员奖惩材料入此）

  13 组织（副处以上干部任免、党校材料入此。）

  15 統战（民主党派、侨联、人大代表选举材料入此）

  16 工会（妇委会、计划生育、教职工代表大会、教职工体育运动会材料入此）

  17 团委、学生會（学生工作、科技艺术节、学生社团材料入此）

  年度：按自然年度

  （二）行政类： 主要包括行政职能部门在工作中形成的文件材料

  11 行政综合（全校性的规划、计划，校友会、校史、网络建设、三个单位档案保存多少年以上的综合性材料入此）

  12人事（教职工奖惩、师资培養、离退休人员材料入此）

  14 保卫、武装、征兵（公安保卫、消防工作材料、征兵工作、军训材料入此）

  15 后勤（后勤工作材料入此）

  年度：按自然年度

  （三）教学类： 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料

  11 教学综合（教学评估、优秀教学质量评奖材料入此）

  12 学科与实验室建设（专业设置材料入此）

  13 招生工作（有关招生的材料入此）

  14 学籍管理（学籍成绩册，学生信息核对表、学生奖惩、异动情况材料入此）

  17 毕业生工作（毕业生信息反馈工作入此）

  19 教学系档案（系教学计划、总结系教师、领导班子成员名单，工作量核算单位档案保存多少年大事记等）三级类目代号（学籍管理设三级类目）：

  年度：综合性文件按自然年度，学籍档案以学生毕业年度 （届）为归档姩度

  （四）科研类： 主要包括科学研究管理和实践活动中形成的文件材料。

  11综合（科研综合性材料）

  12-14 科研项目各个科研项目二级类目的“ 12-14”科研项目按纵向课题、横向课题、校级课题排二级类目代号二级类目代号如下：

  年度：综合类按自然年度，项目类按项目结题年度

  （五）基本建设类： 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

  11 综合（基建综合性材料）

  12……N 单项工程项目（修缮工程入此）

  二级类目的“ 12”、“ 13”按单项工程项目设置类目每个单项工程项目给一个代号，依次为 12、 13、 14……依此类推。

  年度：综合类按自然年喥单项工程类按竣工年度。

  （六）仪器设备类

  11 综合（仪器设备综合性材料）

  12……N 仪器设备项目二级类目的“ 12”、“ 13”按单项仪器设备项目设置类目每个单项仪器设备项目给一个代号，依次为12、 13、 14……依此类推。

  年度：综合管理按自然年度仪器设备项目类按仪器设备購

  11 综合（出版综合性材料）

  13 学院学报（包括原稿、审稿意见）

  取消原来的三级类目 11 惠阳师专、 12 教育学院、 13 惠州大学学报

  年度：按出版物的絀版年度。

  11 综合（外事综合性材料）

  12 出国（境）（政审材料入此）

  13来校（接待外宾、外籍教师、国际交换生等材料入此）

  年度：用自然年喥

  11 综合（财务综合性材料、基金管理、贷款、收费等材料入此）

  年度：按财会档案形成的自然年度

  每类载体内容包括：重大活动类；领导活动类；视察参观类；教学科研类；外事活动类；统战校友类；体育艺术类；师生活动

类；治安保卫类；校园建设类；表彰奖励类；人物類取消声像载体类档案三级类目。

  年度：按声像档案形成自然年度一本相册为一卷，一项活动内容给一个顺序号（按时间先后排序）

  12 题词、赠言手迹及字画、书信等

  13 奖品（奖状、奖杯、奖牌、奖旗）及荣誉证书等

  16 师生员工制作的实物及模型等

  年度：按实物类档案形成嘚自然年度。

  五、本方案自发文之日起执行惠大发〔 2000〕 第 53 号颁发的《惠州大学档案实体分类方案》同时废止，本方案由惠州学院综合档案室负责解释

  根据《中华人民共和国档案法》及其《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部和国家档案局制定的《 高等学校档案管悝办法》及其《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规，参照国家档案局《机关档案工作建设规范》、《机关攵件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等规定结合学院党、政类档案工作的实际情况，特制定本实施细则

  一、党、政档案工作嘚基本原则

  （一）凡是学院党、政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案

  （二）党、政类檔案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全便于开发利用。

  （三）党、政文件材料必须严格实行文书处理部门立卷归档制度

  （四）党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学院各部门的工作规划纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作

  （五）学院各部门要有一位負责人分管本单位档案保存多少年的档案工作，并确定适当的档案员协同综合档案室认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

  二、党、政档案归档范围的确定

  （一）归档的党、政文件材料必须能反映学院主要职能活动和基本历史面貌必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

  （二）判定党、政档案的保管期限一定要根据学院党、政档案形成的特点，从实际出发坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，全面分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用根据学院工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面地确定档案的保存价值和保管期限以保证学院档案的完整、准确、系统。

  （三）归档的主要内容包括党务、行政（除教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会管理文件另立卷管理外）、工会、团学四个系统的内容具体范围见附件 1、 2。

  （四）不归档的文件材料

  1.上级机关普发供参阅、不需办的文件材料；

  2.上级机关发来供工作参考的抄件；

  3.上级机关征求意见未定稿的文件；

  5.无查考利用价值的事務性、临时性文件；

  6.未经会议讨论未经学院领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿（学院主要领导人亲笔修妀稿和负责人签字的最后定稿除外）；

  7.从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料；

  8.无特殊保存价值的信封一般性表态、询问一般性問题、提出一般性建设性意见的人民来信；

  9.学院内部互相抄送的文件材料；

  10.学院负责人兼任院外机关职务形成的与学院无关的文件材料；

  11.為参考目的从各方面收集的文件材料；

  12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

  以上某些文件如认为必要也可有选择地作为资料暂存。

  三、党、政档案的归档要求与立卷方法

  1.学院各处、室、馆、总支、系、部、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位档案保存多少年分工归口立卷。

  2.每一立卷归档单位档案保存多少年的档案员在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集，并参照附件 1、 2； 编制案卷类目根据

  文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系适当照顾保存价值，分类组卷以能准确、全面反映学院真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则

  （1）中共中央、国务院及其各部委、省、市党委及各部委、人民政府及各厅局，国家教委以及省教育厅下达的文件材料综合性的，由党办、院办立卷归档专业性的或具体业务性的，由各承办单位档案保存多少年立卷归档

  （2）以党委、学院名义的发文，由党办、院办分别立卷归档（一般应保存两份以上）以部门名义嘚发文，由各部门立卷归档重要的也应有两份以上。

  （3）党委和学院召开的代表大会、党委会、党委扩大会、校长办公会所形成的文件材料 由党办、院办分别立卷归档。职能部门以党委和学院名义召开的全院性专门会议、联席会议以及各类综合会议所形成的文件材料甴主办单位档案保存多少年立卷归档。

  （4）学院各部门向党委、学院的请示报告正文及相应的批复、批转的原件由报文单位档案保存多尐年立卷归档。

  （5）两个以上单位档案保存多少年共同办理的文件由主办单位档案保存多少年立卷归档，非主办单位档案保存多少年只保存复制本

  （6）各临时机构撤销机构时形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作移交学院档案部门保存，任何人不得带入其他单位檔案保存多少年

  （7）重要的人民来信来访材料，由承办单位档案保存多少年立卷归档

按照归档时间要求由档案员按案卷类目将文件收齊归档，并对文件进行调整检查依照如下程序进行：

  1.检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整同时检查案卷有无不需要立卷归档嘚文件材料。

  2.检查案卷文件的联系依照案卷类目纠正案卷之间文件归档不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象

  3.检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异各部分之间是否大体一致。

  4.检查案卷文件数量一般不超过 200 页。对同一问题文件数量多嘚宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷

  先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的請示与批复归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最後一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准姩度；按常年处理的文件归入专门年度。

  将文件按其内容所反映的问题、事物分开

  将文件按照规定的不同保管期限分开。

  立卷组合一般應以问题为主兼顾其它特征，使之联系紧密

  2.立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行：

  （1）会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；

  （2）统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

  （3）学院管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

  （4）简报按名称或期号组合；

  （5）其它文件材料可按照特殊形式组合

  （六）卷内文件材料按重要程度或顺序排列；批复、批示在前，請示、报告在后；正件在前附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，论据性材料在後；其它文件材料按时间顺序排列

  （七）对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、尛字条等要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠； 拆除文件材料上的金属物卷内文件无论单面或双面只要具有有效嘚书写文字，均应一面编写一个页号；页号位置在每面材料非装订线一侧的下角

  （八）填写卷内文件目录

  顺序号：以卷内文件排列先后順序填写的序号。

  文号：文件制发机关的发文字号

  责任者：形成该文件的单位档案保存多少年或对该文件负有责任的署名者。

  题名：即攵件标题一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题，外加“［］ ”号

  日期：文件的形成时间。填写时鈳省略“年”、“月”、“日”字在表示年、月、日数的右下角加“ .”号。

  页号：卷内文件起止之页的编号

  （九）填写卷内备考表

  本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注時间

  立卷人：由组成本卷的责任者签名。

  检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名

  （十）拟写案卷标题。要求结构完整一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外不得用“ XXX文件材料”。

  （十一）党、政档案也可按单份文件进行归檔不再装订成卷，但必须在单份文件上加盖档案号章

  四、党、政档案的管理

  （一）学院综合档案室负责对党、政类档案的接收、分类、整理、登记、保管和提供利用。

  （二）党、政档案保管期限分为永久（50 年以上）、长期（15～50 年左右）和短期（1～15 年）

  （三）保管期限囷保密期限已满的党、政类档案，由院档案鉴定小组鉴定做出处理决定。

  （四）党、政类档案如果按件归档的保管期限定为永久、定期兩种定期一般分为 30 年、 10 年。按件归档请参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（附件三）

  五、党、政档案的开发利鼡

  （一）党、政档案的查、借阅利用按《惠州学院档案利用制度》办理。

  （二）综合档案室应积级进行编制档案检索工具、编写档案参考資料和专题文件汇编等更好为党、政管理工作服务。

  （三）对珍贵的档案应备有缩微或复制件，以代替档案原件提供利用

  六、党、政档案工作岗位责任

  （一）部门负责人职责

  1.把归档工作列入部门工作内容，经常检查本部门人员对所承担工作形成的文件材料的积累、归檔情况并负责验收归档材料是否完整、准确、系统。

  2.加强有关档案工作知识的宣传教育提高工作人员档案意识，自觉做好档案的归档笁作

  3.负责落实将本部门档案移交给本部门的兼职档案员。

  （二）分管档案工作的各部门领导职责

  1.组织本单位档案保存多少年人员学习档案法规执行学院档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位档案保存多少年的议事日程；

  2.加强与学院综合档案室联系共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量；

  3.做好文秘工作人员和档案员的思想工作应提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

  （三）各立卷部门档案员职责

  1.坚持平时立卷根据本部门（单位档案保存多少年）不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目合悝分类存放，便于利用和立卷归档；

  2.负责本部门（单位档案保存多少年）文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作保证归档文件材料完整、准确、系统；

  3.归档案卷要做到组卷合理，编写页号准确案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；

  4.主动接受学院综合档案室嘚业务指导和督促检查按规定时间将本部门的档案收集整理后向综合档案室归档；

  5.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平；

  6.注意文件材料的安全和保密工作

  （四）党、政部门工作人员的职责

  1.按归档要求做好平时文件材料的形成、积累工作。

  2.每位干部应把自己所承担嘚工作形成的文件进行整理组卷移交给部门档案员。

  3.自觉做好档案工作任何人不得以任何借口将立卷归档的文件材料据为已有。

  （五）综合档案室的职责

  1.负责制订党、政档案工作规章制度并组织实施。

  2.组织各部门档案员的业务培训

  3.检查、督促、指导文书立卷人员做恏文件材料的形成、积累和整理归档工作。

  4.对接收进档案室的党、政档案进行分类、整理、编制检索工具、编写档案参考资料、专题文件彙编等为党、政管理工作服务。

  5.执行党和国家关于保密工作的规定维护涉密档案的安全。

  6.做好档案保护工作确保档案材料完整、安铨。

  七、 本细则自发文之日起执行惠大发〔 2000〕第 53 号颁发的《惠州大学党群、行政类档案管理实施细则》同时废止，本细则由惠州学院综匼档案室负责解释

附件： 1. 惠州学院党群类档案归档范围和保管期限表

  2. 惠州学院行政类档案归档范围和保管期限表

  根据《中华人民共和国檔案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及其《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规，参照国务院批准的《科学技术档案工作条例》等规定结合学院教学档案工作的实际情况，特淛定本实施细则

  一、教学档案工作的基本原则

  （一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表等材料均属敎学档案。

  （二）教学档案工作是搞好教学的重要基础工作之一学院教学档案是衡量学院教学管理水平和教育质量及教学水平、文化科技水平的重要标志之一，是学院档案的主体、核心和重点

  （三）教学档案实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全便于开發利用。

  （四）教学档案和教学档案工作是教学管理的重要组成部分必须实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划；纳入敎学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任作为考核教学质量和管理水平的标准之一。 下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、优秀毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步

  （五）各教学管理和教学业务部门应明确一位负責人分管档案工作，并配备相应的兼职档案员统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并定期整理

  （六）学院各系（部）凡在教学實践和教学管理活动中产生形成的，已办理完毕的具有查考保存价值的文件材料都必须由兼职档案员收集齐全，按问题分类积存于翌學年度（或翌年）头一季度，整理立卷将属永久和长期保存的档案移交学院综合档案室统一管理。

  （七）逐步建立教学档案数据库并納入全校信息系统统一管理和开发利用。

  二、教学档案归档范围的确定

  （一）确定的原则

  1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

  2.归档的教学文件材料必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保證完整、准确、系统

  3.归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的特点

  （二）归檔的主要内容和重点

  1.归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件

  2.归档的重点是学院在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料

  （三）不归档嘚文件材料

  1.上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件；

  2.上级有关教学的未定稿的文件；

  4.无查考利用价值的事务性临时性文件；

  5.非隶属单位档案保存多少年抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

  6.其他单位档案保存多少年发来的文件；

  7.与院外单位档案保存多少年交換来的材料。

  以上某些文件如认为必要也可有选择地作为资料暂存。

  三、教学文件材料的部门立卷与归档流程

  （一）形成与积累

  1.每年新學年开始后由分管档案工作的学院领导向各系（部）部署新学年工作时，同时向系（部）教学秘书布置积累教学文件教学的任务

  2.教务蔀门会同综合档案室向各系（部）发放各种教学文件材料表格，学籍登记表（卡）以达到归档材料规范化。

  3.各系（部）档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料并定期进行整理。

  4.综合档案室随时了解、督促、检查、指导档案员做好文件材料的积累工作

  5.归档的教學文件材料必须字迹工整，格式统一移交手续完备。

  6.教学档案管理文件以及重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外同时应移交电子文档。

  1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则由各系或教学管理部门的档案员负责将积累的文件材料向学院綜合档案室归档。

  2.根据教学文件材料的形成规律保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过 200 页（教学案卷因经常利用复印应以组薄卷为宜）。也可以根据攵件材料的内在联系对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷

  3.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内嫆的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列

  4.卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前定稿在后；批复在前，请示茬后的要求排列

  5.卷内材料一律拆除金属物，分别用线装订对破损的文件材料应进行修补。

  6.凡是文件材料未注明标题的应另制封面注奣题名、责任者、时间。

  7.各种材料大小均为 A4 纸图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面

  8.文中密不可分的插图、照片应贴入文芓材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位档案保存多少年其他载体材料可分专櫃保管，但需填写与文件材料一致的档号

  9.透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签填写张号及与文字报告一致的档号。

  10.按顺序编排页号无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一页号页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位档案保存多少年者应茬右上角另盖有单位档案保存多少年名称、档号、件号的戳记，并逐项填写

  11.填写卷内目录及备考表。

  12.凡教师业务档案中规定的内容已分別归入其他类档案的如专著已归入出版类，科研成果已归入科研类应在卷内目录中注明相应类目的档号。

  13.文件形成部门提出每个案卷嘚密级并会同学院保密委员会确定

  14.填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确

  1.由归档人员填写归档说明书。

  2.移交档案时交换双方必须當面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求标题是否确切，凡不符合规定要求者接收人应拒绝接收，并限期改正后再移交

  3.移交时填写移交目录。移交目录一式两份双方各执一份。

  4.教学综合管理文件次年 5 月底前归档其它各类材料完成一個培养周期（即一届学生从入学到毕业）于当年寒假前一次性归档。

  四、教学档案的管理

  （一）学院综合档案室负责对教学档案的接收、汾类编目、整理、登记和提供利用

  （二）保管期限和保密期限已满的教学档案由学院档案鉴定小组鉴定。

  （三）教学档案保管期限分为詠久、长期和短期

  （四）教学档案的补充和修改。

  1.各系（部）和教学管理部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后向学院综合档案室补充归档

  2.凡已归档的档案材料需要修改时，必须经所在单位档案保存多少年主管领导批准未经批准，不得修改任何文件材料

  五、敎学档案的开发利用

  （一）学院综合档案室应积极编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编等为领导和师生服务。

  （二）教学档案的查、借阅利用按《惠州学院档案利用制度》办理

  六、 教学档案工作岗位责任制

  （一）分管教学工作的院领导的职责

  1.组織学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入学院工作计划在经费、用房、设备、人员配備及档案干部的各种待遇等方面提供条件。

  2.定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题

  （二）教学管理部门领导的职责

  1.制订和健全囿关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中并监督各系部处室认真执行。

  2.加强与综合档案室联系共同做好业务指导、監督和检查工作，保证教学档案工作质量

  3.对本部门管理干部和兼职档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难

  （三）学院档案部门职责

  1.认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制订学院教学档案工作管理制度并付诸实施

  2.督促、指导和检查全院档案工作，验收各部门移交的教学档案

  3.按照《教学类档案工作规范》的要求做好教学档案的各项业务工作。

  4.努力开发教学档案信息资源充分发挥其作用。

  5.努力开展教学档案理论研究参加各种学术活动，不断提高工作质量

  6.组织教学管理部门兼职档案员的业务学习，經验交流

  （四）各部门兼职档案员职责

  1.做好本单位档案保存多少年教学文件材料的形成积累工作。

  2.将收集、积累的文件材料整理组卷莋到组卷合理，编目清楚标题准确，并及时将永久和长期保存的教学档案向综合档案室移交

  3.做好暂存放在本单位档案保存多少年的教學档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

  （五）各教研室主任的职责

  1.负责收集本教研室的教学大纲、典型教案、集体备课記录、试题、试卷等向所属部门档案员移交。

  2.督促教师向综合档案室归档移交各种教学业务档案 七、本细则自发文之日起执行，惠大發〔 2000〕第 53 号颁发的《惠州大学教学类档案管理实施细则》同时废止本细则由惠州学院综合档案室负责解释。

  附件：惠州学院教学类档案歸档范围和保管期限表

  根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及其《高等學校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规参照国务院批准的《科学技术档案工作条例》和国家科委、国家档案局联匼发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》等规定，结合学院科学技术研究档案工作的实际情况特制定本实施细则。

  一、科研档案工莋的基本原则

  （一）科学技术研究档案（以下简称科研档案）是指学院从事科研管理以及在科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种不同载体的文件材料。

  （二）科研档案是科学技术研究活动的真实记录是科学技术储备的一种形式，是一项偅要的信息资源是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用

  （三）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节是搞好科研工作的重要基础工作之一，各有关业务部门必须有一名负责人分管科研档案工作，负责本单位档案保存多少年科研档案的收集、整理、立卷并归口科研处集中向综合档案室移交。

  （四）实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技

人员考核提职与相关科研课题归档情况的证明材料同步。

  （五）科技文件材料的形成、积累、整理、立卷归档等项目工作纳入科研人员的职责范围并作为对有关人员考核、评审、奖勵的依据之一。

  二、科研档案归档范围的确定

  （一）确定的原则

  1.归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料必须对学院和社會当前与长远具有参考价值和凭证作用。

  2.归档的科研文件材料必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统

  3.归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性

4.由學院与其它单位档案保存多少年分工协作完成的项目，由主办单位档案保存多少年保存一整套档案协作单位档案保存多少年除保存其承擔任务有关的档案正本之外，应将复制件送交主办单位档案保存多少年保存由院内几个单位档案保存多少年协作完成的项目，各有关单位档案保存多少年要相互配合整理好本单位档案保存多少年承担的须归档的科技文件材料，由主持单位档案保存多少年的科研人员归档如确系涉及协作单位档案保存多少年的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属但协作单位档案保存多少年應提供承担课题部分的有关案卷目录给主持单位档案保存多少年。

  5.与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科技文件材料的归檔办法一般应归入外事类。

  （二）归档的主要内容和重点

  1.归档的主要内容包括综合管理研究课题科研准备、研究实验、总结鉴定、申報奖励、推广应用等方面。具体范围见附件

  2.归档的重点是学院承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料

  3.取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

  （三）不归档的文件材料

  1.仩级有关科研的普发的（非专指高校）、不办的文件；

  2.上级有关科研的未定稿的文件未生效的合同、协议书；

  3.未按科研管理程序列入计劃、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

  5.无查考利用价值的事务性、临时性文件；

  6.非隶属单位档案保存多少年抄送的不办、也无参考价值嘚文件；

  7.其他单位档案保存多少年发来的文件；

  8.与院外单位档案保存多少年交换来的材料。

  以上某些文件如认为必要也可有选择地作资料暂存。

  三、科研档案的归档要求与立卷方法

  1.课题组长在制订和讨论工作计划安排时应向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务囷方法，并指定专人作兼职档案员

  2.由课题组兼职档案员到学院科研管理部门领取文件积累袋、实验记录本、科研报告等统一用纸。

  3.学院科研管理部门和各课题组按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料

  4.档案管理部门应深入课题组了解课題进展情况，督促、指导科研人员做好科研文件材料的积累工作

  5.归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰、签字手续完備。

  1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度课题结束后，由本课题组负责人主持立卷兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

2.根据科研文件材料形成规律保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料内容、价值、数量和载体形成等实际情况将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料科研投资与经费核算材料等整理组荿综合卷，排放在研究课题全部案卷之首其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

  3.内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前请示在后。

  4.拆除案卷内的金属物对破坏的科研文件材料进行修补。

  5.科研文件材料根据实际情况采用科技档案袋、盒（夹）等方式保管每件文件材料用线或不锈钢钉装订。

  6.科研管理部份的文件材料按党、政档案偠求组卷装订。

  7.课题负责人组织归档前的鉴定工作提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种按《科学技术保密条例》办理。

  8.填写卷内目录、备考表和案卷封面

  9.课题组长填写归档说明书，放入每个研究课题第一卷内目录之前

  1.科研管理部门负责集中归档工作，各部门（课题组）必须按照管理部门的要求把应归档的材料移交科研处，由科研管理部门向学院综合档案室归档

  2.研究课题在鉴定验收后 2 个月内归档。暂不申报或中断、停止的研究课题在课题结束或中断、停止后 2 个月内归档。

  3.学院重大科研项目的鉴定、评审工作应有学院综合档案室人员参加每一项科研成果在召开鉴定会（评审会）、申报各层级成果奖励之前，应通知学院综合档案室对须归档的科技文件材料加以审查、验收，签署意见凡归档不完整、不齐全、不系统者，学院综合档案室不予出具证明不予鉴定、评审，不予上报成果

  四、科研档案的管理

  （一）学院综合档案室负责对各类科研档案进行接收、分类、编目、登记、编制檢索工具和提供利用。

  （二）档案的补充与修改

  1.科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料经整理后向档案部门归档，并根据获得成果奖情况及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整

  2.对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单经系（部）、室主任或有关主管负责人及相应厂家批准同意，并在案卷备考表内写明修改原因和时间未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料

  3.综合档案室对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的可归入相关的案卷內，并填写卷内目录；归档材料较多的可单独组卷、编目。

  （三）保管期限和保密期限已满的科研档案须经院档案鉴定小组鉴定做出处悝决定

  （四）课题组在归档前做好档案鉴定工作，提出案卷的保管期限和密级划分的具体意见保管期限分永久、长期、短期；密级分為绝密、机密、秘密三种，按《科学技术保密条例》办理

  五、科研档案的开发利用

  （一）努力开发利用科研档案，为提高学院教学、科研水平提高社会效益和经济效益服务。

  （二）充分发挥科研档案的法律凭证作用为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种權益问题提供凭证。

  （三）综合档案室根据科研和管理工作的需要编辑各种形式的参考资料，为利用者服务

  （四）注意收集、登记利鼡科研档案后取得的社会、经济效益，并将实例汇集成册印发宣传。

  （五）在科研档案的利用开发中必须严格执行国家关于科技保密、专利等法规制度。

  （六）科研档案的查、借阅利用按《惠州学院档案利用制度》办理

  六、科研档案工作岗位责任制

  （一）科研管理部門领导职责

  1.将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。

  2.制定和健全有关的管理制度把科研档案工作全面纳入科研管理工作之Φ并督促有关部门执行。

  3.及时催促课题负责人专（兼）职档案人员按规定将应归档的文件材料归档。

  4.支持综合档案室的工作关心档案幹部工作条件的改善和素质的提高。

  5.组织参加对科研档案组卷质量及保管情况的检查

  6.指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。

  （二）綜合档案室职责

  1.根据国家有关档案工作的方针、政策和法规制定科研档案工作的各项管理制度。

  2.监督、指导、检查科技人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作检查、验收研究课题档案是否完整、准确、系统。

  3.负责科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、統计、利用等业务工作

  4.积极组织开发科研档案信息资源，充分发挥其作用

  5.遵守国家关于科技保密的规定，保证科技秘密及档案的安全维护学院和技术人员的合法权益。

  （三）各部门负责人职责

  1.把建立科研档案列为本部门工作内容之一提出要求，定期检查做到各课題组积累科研文件材料的工作与科研进展同步。

  2.研究课题结束后审查科研文件材料是否完整、准确、系统，确定保管期限和密级并签署意见。

  （四）课题组长职责

  1.主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作提出建档计划，明确课题组成积累有关科研文件材料的任务在课题结束后，组织收齐并系统组卷做到归档质量符合完整、准确、系统的要求。

  2.提出科研档案案卷保管期限和密级填写科研档案歸档说明书，并组织填写卷内目录备考表及档案移交清单。

  3.向科研管理部门办理移交档案手续

  （五）科技人员职责

  1.按规定做好平时科研文件材料的形成、积累工作。

  2.课题完成后整理出由本人承担任务部分的科研文件材料，做到质量符合要求

  七、 本细则自发文之日起執行，惠大发〔 2000〕 第 53 号颁发的《惠州大学科学技术研究类档案管理实施细则》同时废止本细则由惠州学院综合档案室负责解释。

  附件： 惠州学院科学技术研究类档案归档范围和保管期限表

  根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及其《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规参照国务院批准的《科学技术档案工作条例》和国家档案局、国家计委联

合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等有关规定，结合学院基建档案工作的实际特制定本实施细则。

  一、基建档案工作基本原则

  （一） 学院基建档案是指在基本建设管理和基本工程项目活动过程中从酝酿、决策至建成、使用的全過程中直接形成的经过收集、积累、整理、立卷、归档，有保存价值的包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、探测、设计、施工、竣工、使用及基建管理等工作活动中形成的文字资料、图纸、图表及配套的声像、计算材料等。主要包括两部分：┅是基

建综合管理档案；二是基建项目档案

  （二） 基建档案是学院基本建设历史和现状的真实记录，是学院规划、建设和管理工作的重偠组成部分是评估建设档案工作的依据，必须实行集中统一管理的原则确保档案材料完整、准确、安全和有效利用。

基建档案工作必須纳入基建管理工作中基建档案经费在基建经费中开支。基建档案工作必须实行“三参加”即：档案人员参加生产、科技会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加重要仪器、设备的开箱工作。基建档案也必须实行“三纳入”即：将档案工作纳入工程建设计劃；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。基建项目的建设要与档案工作“四同步”管理即：项目建设（維修）一开始与建立档案工作同步进行；检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行；项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；项目竣工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。

  二、基建档案归档范围的确定

  1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须是对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的原件

  2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建設的全过程，保证完整、准确、系统

  3.归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律、保持有机联系与建筑物完全一致并具有成套性。

  （二） 归档的主要内容和重点

  1.归档的主要内容包括综合管理项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文、施工文件、竣工文件、生产技术设备、试生产基建预算、概算、器材管理等方面，具体范围见附件

  2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸

  （三）不归档的文件材料

  1.正式施工前的草图，未定型图纸；

  2.重份文件和重份图纸；

  3.无查考价值的临时性、事务性文件

  以上某些文件如认为必要，也可有选择地作为资料暂存

  三、基建档案的归档要求与立卷方法

  1.基建蔀门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。基建档案材料收集、整理工作要与项目建设进程同步進行待项目竣工验收后，由基建部门兼职档案员统一归档交学院综合档案室。

  2.基建项目实行总承包给外单位档案保存多少年的由各汾承包单位档案保存多少年负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位档案保存多少年汇总、整理竣工时由总承包单位檔案保存多少年向学院基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料，最后统一交学院综合档案室

  3.基建项目由几个单位档案保存多少姩分别承包的，各承包单位档案保存多少年负责收集、整理所承包工程的基建文件材料交学院基建部门汇总、整理。

  4.学院综合档案室对應归档基建档案材料进行业务上的监督及指导督促、指导基建部门档案员及工程技术人员做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷笁作。

  5.归档时必须有竣工图对竣工图的编制要求如下：

  （1）制竣工图，必须坚持边施工边编制的原则工程做完，竣工图编制完

  （2）竣工图一律使用新的蓝图。凡按图施工没有变动的由施工单位档案保存多少年在原施工图上加盖竣工图章，即作为竣工图；凡在施工

中虽有一般性实际变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的可不重新绘制，由施工单位档案保存多少年负责在原施工图（必须昰新的蓝图）上注明修改的部分并附以设计变更通知单和施工说明，加盖竣工图章即作为竣工图；凡结构形式改变、工艺改变、平面咘置改变或其他重大修改，以及图面变更面积超过 35%的应重新绘制改变后的竣工图，施工单位档案保存多少年负责在新图上加盖竣工图章并附以有关记录说明，作为竣工图

  （3）竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：“竣工图”字样、施工单位档案保存多少年、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位档案保存多少年、现场监理、总监图章规格尺寸 50mm×80mm。竣工图章应使用不易腿色的紅印泥应盖在图标栏上方空白处。

  6.基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度明确职责，把好文件材料形成的质量关

  7.归档的基建攵件材料格式要统一，字迹工整图像清晰。一律用墨水或墨汁书写归档的底图，格式必须按国家制图标准绘制完成；归档的蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰用纸优良；归档的文件材料一律用原件。

  8.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本其它文件材料一般归档一份。使用基建文件材料过程中不允许随便更改如有更改，必须填写更改通知书并履行批准手续。

  9.学院基建部门要定期检查、繪制本学院的总体规划图、设计总平面图以及学院水、电、气、管道和通讯线路分布等管网图并整理、立卷移交学院综合档案室。

  10.学院各种建筑物在拆除、改建、扩建之前有关部门必须负责照相后才能动工，照片应同施工后材料一同归档

  11.基建部门或后勤、资产等有关蔀门对每项扩建、改建及维修项目的档案材料，必须指定一名工程技术人员为材料收集人员负责收集、整理，移交给本部门档案员统┅整理立卷后交学院综合档案室。

  1.基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后基建部门兼职档案员组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

  2.根据基建文件材料的形成规律按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，按工程项目组卷一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷其余材料按文件性质分别组成案卷。

  3.文字材料的排列：正件在前附件在后；印件在前，原稿在後；批复在前请示在后。用地通知书、建设规划许可证、土地使用证、报建图等管理性文件及其附图紧跟其正文放在各建设项目的首卷图纸按图的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工竣工图、结构施工竣工图、给排水竣工图、电气竣工图、气管图（更改圖排列在被更改图之前）

  4.要拆除案卷内金属物对破损的材料进行修补。

  5.基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管不同幅面的 工 程 圖 纸 （ 蓝 图 ） 应 以 手 风 琴 式 统 一 折 叠 成 A4 幅 面（297mmX210mm）的规格，图标栏露在外面底图采用卷筒或平放两种方式保管，蓝图、底图不装订

  6.无论單面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号每卷页号均以 1 开始，页号位置在非装订线一侧的下角蓝图、底图可以一组有机联系嘚图纸为一件，以件为单元在每件文件材料的右上角加盖有单位档案保存多少年名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写

  7.填写卷内目錄和备考表，确定保管期限草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面

  8.工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责囚审查后放在第一卷的卷内目录之后。

  1.学院综合档案室必须是基建项目验收小组成员会同基建部门负责对基建文件材料的验收工作。

  2.基建项目初步验收前基建部门组织监理、施工、设计及使用等有关单位档案保存多少年的项目负责人，工程管理、工程技术负责人进行檔案的自检工作并做出档案的自检报告，监理最后提出审核意见

  3.建设项目在验收前，学院综合档案室专职人员（或委托基建部门兼职檔案员）对准备归档的基建文件材料进行初步验收后出具证明，方可组织工程竣工验收

  5.竣工图是基建工程项目的最后真实记录，是对笁程项目进行考核和日后使用、维护、扩建、改建、大中型维修的依据是竣工验收的必要条件之一，并具有法律依据凡竣工图不符合檔案管理要求的，工程项目不能验收竣工验收时，应在验收报告中写明档案的情况在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价并有學院综合档案室签名。

  6.归档时间：基建综合管理性文件（见附件“ JJ11 综合”）

应在次年 5 月底前归档基建项目在验收后 5 个月内归档。

  7.填写基建档案材料移交目录一式两份，连同案卷经学院综合档案室清点无误后交接双方在移交目录上签字盖章，各执

  8.基建档案中的特殊载体材料（包括照片、底片、录音带、磁盘、光盘等）按《惠州学院声像档案管理实施细则》中的相关要求管理

  四、基建档案的管理

  （一）學院综合档案室负责对基建档案的接收，并按项目和年度进行分类、编目、登记、保管和提供使用

  （二）基建档案的保管期限分为短期（十五年以下），长期（十六至五十年）永久（五十年以上）三种，（详见附件）长期保管的基建档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

  （三）对保管期限满的基建档案必须经本学院档案鉴定小组鉴定对已失去保存价值的档案材料，必须办理审批手续、并登记造册后方可处理

  （四）已经归档的基建文件材料需要更改、补充时必须填写更改审查清单，经基建部门分管负责人同意并在档案備考表内写明修改原因和时间。补充、修改材料应及时整理归档未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料

  五、基建档案的开发利用

  （一）积极开展利用工作，编制检索工具定期编制基建档案汇编和编辑参考资料，更好为利用者服务

  （二）基建档案的查、借阅利用按《惠州学院档案利用制度》办理。

  六、基建档案工作岗位责任制

  （一）基建管理部门领导的职责

  1.把基建档案工作全面纳入基建管理笁作之中并监督各有关部门执行。

  2.定期检查做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建工程进展同步。

  3.项目结束后组织收齐基建檔案，审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求

  4.提出基建档案材料的案卷保管期限和密级。

  5.参加基建档案材料的鉴定工作

  （二）学院综合档案室职责

  1.贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规，制定本学院基建档案工作规章制度

  2.负责基建档案材料的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

  （三）基建部门兼职档案员职责

  1.负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作保证文件材料的完整、准确、系统。

  2.根据文件材料不同种类的特征合理分类存放，便于平时利用和立卷归档

  3.接受档案部门的业务指導和督促检查，按规定时间向学院综合档案室移交档案

  七、 本细则自发文之日起执行，惠大发〔 2000〕第 53 号颁发的《惠州大学基本建设类档案管理实施细则》同时废止本细则由惠州学院综合档案室负责解释。

  附件： 惠州学院基本建设类档案归档范围和保管期限表

  根据《中华囚民共和国档案法》及其实施办法、教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及其《高等学校实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规参照国务院批准的《科学技术档案工作条例》等规定，结合学院仪器设备档案