[秘书学]《学习指导纲要》_甜梦文库
[秘书学]《学习指导纲要》
[秘书学]《学习指导纲要》（二○○五年下半年）作者： 来源： 点击数：4169 更新时间： 文章录入：系统超级管理员目录 第一部分 本门课程的自学指导 第二部分 本门课程的内容辅导 第一章 绪论 第二章 秘书的基本职能 第三章 秘书活动特征和原理 第四章 信息与调查研究 第五章 公文撰拟 第六章 公文办理 第七章 会议与会谈 第八章 信访工作 第九章 事务与管理 第十章 保密工作 第十一章 秘书的素质 第十二章 秘书职能环境 第十三章 工作能力 第十四章 工作方法 第十六章 培训与管理第一部分 本门课程的自学指导一、秘书学的性质、地位和作用 秘书学是专门、全面、系统研究秘书工作、秘书活动的规律的科学，是一门多学科交叉 的新兴学科，属应用科学的范畴。 它以党和国家的秘书工作方针和法律法规为指导， 运用了国内外秘书工作研究理论的新成果， 是高等院校秘书专业开设的一门重要基础课程。加强对秘书学的学习和研究，对于不断提升秘书工作者的理论水平，提高从事秘书 工作、秘书活动的自觉性、科学性，增强工作能力,提高工作水平具有十分重要的意义。 二、《秘书学》的体系结构、基本内容 本课程使用高等教育出版社出版，袁维国主编的《秘书学》教材（2004 年 4 月印刷）。 全书 16 章（第 15 章不作为教学内容），教学内容 15 章（见教材目录），基本内容包 括以下三个方面： （一）绪论和基础理论（第 1―3 章） （二）秘书的工作内容和要求（第 4―10 章） （三）秘书素质和工作能力的提高（第 11―16 章） 三、《秘书学》的自学和考试要求 学习《秘书学》可依据《教学具体安排》中每章的学习重点、学习目的和要求，以自学 为主，面授辅导为辅，并结合每章自测练习题进行检查自测。考试方法为闭卷。 四、学习《秘书学》的方法和应注意的问题 学习《秘书学》可参照《教学具体安排》进行，主要以自学、作业和自测练习为主，并 结合教师的面授辅导。在自学中要根据教材的难点、重点认真看书，学会举一反三，结 合实际，灵活运用，认真做作业和《学习指导纲要》中的自测练习题，做到及时学习， 及时自测检查。 五、《秘书学》考核的试卷结构和题型 本课程的考试试卷总分为 80 分。按照《教学具体安排》的要求，本课程学习考试的试 卷题型包括单项选择题、多项选择题、判断改错题、简答题、论述题。 （一）、单项选择题，即只有一个选项是正确答案的选择题，也就是由给定的事实选出 所体现的原理，主要考核对知识点的掌握和运用。 （二）、多项选择题，即给出 5 个选项，选出正确的答案。多选、少选都不得分。主要 考核对基本知识的识记。 （三）、判断改错题，即判断正确与错误并改正错处的题。主要考核学员对问题的分析 判断能力。 （四）、简答题，即只回答要点，不需要展开论述的主观性试题。主要测试学员对课程 主要知识、主要理论观点的熟悉了解程度。 （五）、论述题，概述有关原理并联系实际的试题。主要考核学员对重要原理的理解和运用。第二部分 本门课程的内容辅导第一章 绪论秘书，在我国是党政机关、企事业单位普遍设置的一个行政职位，在世界范围内是最广 泛的社会职业之一。 研究秘书工作、 秘书活动的规律， 已成为一门新的科学――秘书学。 秘书学也已是高等院校秘书专业开设的重要基础课程。 一、秘书的涵义 秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一 种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接 待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。由于 我们是社会主义国家，所以从事秘书工作的都属国家工作人员，即公职秘书。绝大部分 从属于党政机关、 企事业单位内的综合办事机构――办公厅(室)或秘书科(室)， 少部分 秘书人员由机关、单位配备给首长或专家做工作助手，仍是国家公务员。这与国外普遍 存在的私人雇用秘书人员性质不同。 二、秘书的层级 我国政府机关的秘书， 因其承担的职责范围大小和工作任务的轻重不同， 在纵向上有不 同的层次。高层次的为秘书长、办公厅(室)主任。他们实际上是机关、日常行政工作负 责人，其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况，研究政策，推行工作， 掌握机要，保密，主持日常行政事务工作等。中层次的即为秘书 ，包括办公厅(室)主 任属下的秘书长、秘书科长。低层次的是指在办公厅(室)、秘书处(科)内从事文件收发 保管、打字、接待工作和办理其他事务的人员。他们不一定有秘书的职称，但通常也被 称为秘书工作人员。 三、秘书的类别 在我国，秘书由其工作的分工或业务侧重不同，在横向上有不同的分类。主要从事行政 事务的，被称为行政秘书；主要管理机密文件、电报的，被称为机要秘书；主要从事撰 文拟稿的，被称为文字秘书。此外，还有科技秘书、外事秘书、教学秘书等等。四、秘书工作的发展趋势 就世界范围而言， 秘书工作的发展趋势是日益普遍化和社会化。 秘书工作不仅广泛存在 于政府机关、企事业单位和社会团体而且渗透到社各个角落。 由事务性向智能型发展是秘书工作的另一个趋势。 这一方面表现为办公室自动化程度的 提高，许多事务工作，如速记、誊写、校对、报表、档案处理普遍由手工操作转向使用 电脑； 另两方面表现为越来越多的秘书人员走向高级秘书阶层。 他们的主要工作是综合 管理、安排日程，或是辅助决策、充当某一专业工作的顾问，即成为“外脑”型人员。 还有一个发展趋势是秘书工作的专业化和永业化。专业化表现为秘书工作分工越来越 细，技术要求也越来越高。 近些年来，由于秘书工作已经成了各级管理、监督日常事务的一部分，也由于大多数秘 书都是经过专业培训的人员，秘书的专业性终于得到了社会的公认。其队伍日益壮大， 其地位日益巩固，秘书工作日趋永业化，终身秘书逐渐增多 五、秘书工作的内容与作用 （一）.秘书工作的内容。秘书工作概括为广义和狭义两种。广义的即秘书部门的工作， 也称办公室工作； 狭义的即秘书业务工作， 也就是有正式秘书职称的人员所应做好的工 作。主要有以下几个方面：(1)文书管理。(2)文书拟写。(3)文书制作。(4)档案管理。 (5)会议管理。(6)调查研究。(7)信息工作。(8)接待工作。(9)日程安排。(10)事务工 作。(11)印章管理。(12)值班工作。 以上这些工作统称为秘书部门工作，也即广义的秘书工作。这样，剩下的文书拟写、会 议组织、调查研究、信息收集、日程安排、印章管理等就成为秘书业务部门(秘书科、 处、局)和秘书人员的基本工作，即狭义的秘书工作。 秘书工作的主要内容较为普遍的提法是“参与政务、 管理事务”， 还有“辅助管理”说、 “辅助决策”说、“决策与管理”说等等。因此，对秘书工作内容的概括，比较切合实 际的说法应该是：“辅助管理，综合服务”。 （二）.秘书工作的作用 ： (1)助手作用。(2)参谋作用。(3)反馈作用。(4)枢纽作用。 (5)协调作用。 六、秘书学的涵义与研究对象 秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用科学。 秘书学的研究对象， 包括秘书工作、 秘书活动两个方面。 一方面要研究秘书工作的内容、性质、作用、原则、要求、方法、程序；研究秘书工作的起源和沿革，经验和教训；研 究秘书机构的设置原则、职责范围、工作系统等，不仅研究我国现代的秘书工作，还应 研究我国古代的秘书工作和外国的秘书工作。 另一方面， 要研究秘书的职能和活动的特 点、环境、规律、行为规范等等；研究秘书人员的修养、素质、心理知识与能力结构、 职业道德、人际关系等；研究秘书人员的培养与管理等。 秘书工作的 的多样性和具体性、秘书活动的广泛性和社会性，决定了秘书学不是单一的理论科学，而只 能是综合性的应用科学。 秘书学是吸收了多种社会科学和某些自然科学的理论知识和技术而 形成的一门新兴科学。它包括和吸收了管理学、心理学、行政学、领导科学、社会学、文书、 档案、写作、调研、信访、统计、传播、公共关系、信息科学、计算机科学等学科的部分内 容而自成体系。 七、秘书学研究的兴起与发展 秘书学是一门年轻的新兴科学， 在我国开始研究还只是近十年的事。 我国有几千年秘书工作、 秘书活动的历史，为秘书学研究提供了丰富的资料。中华人民共和国成立以后，曾多次召开 专门研究秘书工作的会议，多次发布文件，对秘书工作的职责、原则、机构、方法作了一系 列规定，为秘书学的理论研究指示了方向。 1980 年初，上海大学文学院和天津南开大学率先设置了秘书学专业。1982 年后，武汉江汉 大学等一批地方综合大学和省市职工大学相继设置秘书学专业。从此，高等院校的教师、科 研人员和富有实践经验的秘书工作者结合起来，开始了对秘书学进行系统的理论研究。 自测练习题 一、选择题（单选或多选） 1、秘书学是研究 的一门新兴的科学。 A、行政职位 B、秘书工作 C、社会职业 D、秘书活动规律 2、秘书由其工作的 不同，在横向上有不同的分类。 A、责任和任务 B、分工或业务侧重 C、行政级别 D、内容和作用 3、秘书学是一门 的应用科学。 A、多样性 B、广泛性 C、社会性 D、综合性 ４、秘书业务工作包括 等多项内容。 A、文书管理 B、接待工作 C、印章管理 D、值班工作 ５、 年，我国少数大学设置了秘书学专业。 A、１９８０B、１９８２C、１９８３D、１９８８ 二、判断改错题 １、秘书长、办公厅（室）不是秘书。 （ ） ２、由事务性向智能型发展是秘书工作的一大趋势。 （ ） ３、“参与政务，管理事务”的主要工作内容不适用于广大秘书人员。 （ ４、秘书在我国现代主要是指一种行政职位。 （ ） 三、简答题 1、什么是秘书？ 2、秘书工作的作用是什么？ 3、秘书学研究的对象是什么？）参考答案 一、选择题（单选或多选） １、B、D、２、B、３、D、４A、B、C、D、５、A、 二、判断改错题 1、错。秘书长、办公厅（室）主任也是秘书。２、对。３、对。４、对。 三、简答题 1、秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一 种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来 访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。 2、秘书工作的作用 ： (1)助手作用。(2)参谋作用。(3)反馈作用。(4)枢纽作用。(5)协调作 用。 3、秘书学的研究对象，包括秘书工作、秘书活动两个方面。一方面要研究秘书工作的内容、 性质、作用、原则、要求、方法、程序；研究秘书工作的起源和沿革，经验和教训；研究秘 书机构的设置原则、职责范围、工作系统等。另一方面，要研究秘书的职能和活动的特点、 环境、规律、行为规范等等；研究秘书人员的修养、素质、心理知识与能力结构、职业道德、 人际关系等；研究秘书人员的培养与管理等。 第二章 秘书的基本职能 总体来说，秘书的基本职能是为领导工作服务，综合处理机关事务，促进管理机关发挥整体 效益。具体来说，体现在参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等方面。 一、参谋咨询 秘书的决策咨询的功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。 它既符合现代管理组织体系 的需要，又是组织领导人的要求。 （一） 、秘书参谋咨询的职能基础 1.秘书的职能地位与参谋咨询 秘书是组织领导者的助手。 他必须协助领导者处理日常办公事务， 为领导工作提供各方面的 服务。秘书熟悉领导者的权责范围、工作内容、以及组织内外的各种关系，了解各种工作渠 道和来自各方面的信息。秘书不仅熟悉本级机关的全面情况，对上级领导机关的政策、指令 和有关意图，以及下级各层次的具体情况都比较了解。而且秘书对领导者的工作习惯、思想 脉络和不同时期的工作重点比较熟悉。这些都为秘书发挥参谋咨询作用提供了优越的条件。 秘书协助领导处理日常事务， 为领导者提供工作服务的职能地位， 为秘书发挥参谋咨询作用， 提供了便利条件，而领导人也存在这种需要。一位有现代管理思想的领导人，不仅需要他的 秘书作风正派、办事机敏、忠诚可靠，而且需要他的秘书有较高的智能，信息灵通，知识全 面，善于出谋献策，能够直言上谏，在关键时候提醒自己，拓宽自己的思路，使自己少犯错 误。 2.领导者的信任程度与秘书的参谋咨询 处于相同职能地位的秘书人员， 有的不仅能随时向领导者提出参谋建议， 而且领导也乐于遇 事与秘书商量，成为领导身边的智囊人物；有的只能跑腿办事，很少有提出意见和建议的机 会，领导者更少主动向其征求意见。形成这种不良的状况，原因主要在以下有三个方面： (1)是秘书的自身素质。若秘书的自身素质好，不仅善于从全局出发，为着组织整体利益， 及时提出解决问题的谋略， 或诚恳地提出建议和意见以补充修正领导者的决定， 而且具有忠 诚踏实的品格，就会得到领导者的器重，并乐于与其讨论问题。若秘书提出的建议和意见， 大多被实践证明是正确的，领导者对其信任度就会增加，愿意与其讨论问题；而秘书也就能更多地理解领导者的意图和思路，也就能更有效地提出妙计良策。 (2)领导人的素质。若领导人的素质高，具有民主管理思想，能够容言纳谏，善于以人之长 补己之短，乐于帮助和培养下级，这样的领导人就会经常与秘书商量问题。征求意见，既可 集思广益优化决策；又让秘书人员了解更多情况，在实践中得到培养提高。在这样的领导人 身边工作的秘书，能以充分地发挥参谋咨询作用。如果领导人思想固执，自以为高明，习惯 于“我说了算”， 不愿意听取别人的意见和建议， 那么， 秘书人员也就很难发挥参谋咨询作用。 (3)组织气候的影响。在团体意识很强，领导班子团结一致，组织上下关系和谐，全体组织 成员思想和行为协调统一的组织内，秘书的咨询职能比较容易发挥作用；在团体意识涣散， 组织内部关系紧张，充满猜疑、矛盾和是非，秘书就很难发挥参谋咨询作用，即使提出有价 值的意见和建议，在人事纠纷中也很难被采纳实施，若处理不妥，还会被卷入无原则斗争的 旋涡。 3.群众的理解和支持与秘书的参谋咨询 群众的理解和支持，影响着领导人的管理效果，也影响秘书发挥参谋咨询作用。如果秘书人 员脱离群众， 得不到群众的理解和支持， 就无法了解实际情况， 无法了解群众的想法和要求， 无法吸收群众中蕴藏的丰富的智慧和经验， 提出的参谋建议就会脱离实际， 没有可行性和可 受性。秘书只有深入群众，了解实际，在群众中吸取丰富的营养，在领导和群众之间做好沟 通的桥梁和联系的纽带，随时向领导反映群众正确意见、建议和要求，才能充分地发挥其参 谋咨询作用。 4.信息沟通网络与秘书的参谋咨询 秘书的职能地位处于信息沟通网络的中枢。 组织对内对外信息沟通网络结构合理， 运转效率 高，秘书掌握的信息就全面、及时、准确，以此为依据，提出参谋建议或进行咨询，应有较 高的实际价值。反之秘书就失去了发挥参谋咨询作用的信息依据。“盲人骑瞎马”，不仅难以 提出正确的参谋建议，而且也会使秘书的日常事务，因信息不灵而陷入被动状态，或者出现 失误。 （二） 、秘书参谋咨询的特点 秘书由于在组织体系内特殊的职能地位，其参谋咨询活动有着其自身的特点。 1.随机性。秘书与领导人工作在一起，彼此熟悉，相互了解，有共同的实践基础。在共同工 作中，秘书可以随时发现问题，随时提出参谋建议；领导人也可以征求意见，提出咨询。不 必通过一定的程序， 也不必举正式的会议。 秘书也不必按照固定的程序和方式提出建议和意 见。 2.依附性。秘书的参谋咨询职能是以领导的信任程度为重要基础的，因此，具有一定的依附 性。如果领导人愿意征求和听取秘书的参谋建议，秘书就能有效地发挥参谋咨询作用；反之 就难以发挥作用。随着领导人的个人情结、环境因素的不同，其接受秘书参谋建议的心理状 态也有所不同。 3.多样性和权变性。由于秘书的参谋咨询活动存在着对领导人的依附性，必须根据情况，权 宜应变，采取多种方法和手段，提出参谋建议，才能有效地发挥作用。 （三） 、秘书参谋咨询的方法 秘书要想有效的发挥参谋咨询作用， 必须认真地研究并掌握多种合适的参谋建议的方法， 恰 当地运用各种不同的方法。 1、预测性参谋咨询。预测性参谋咨询是秘书根据各方面的信息资料，把握住事物发展的客 观规律，对组织发展未来的状况加以描述，并针对未来发展的状况，提出相应的策略供领导 人参考。 2.跟踪性参谋咨询。跟踪性参谋咨询是指秘书人员随着计划实施的过程，在各个实施环节、 步骤中，追踪发现问题，分析问题，进行参谋咨询。3.进谏性参谋咨询。指秘书就组织管理中存在的某些问题，向领导人提出规劝或建议，或者 提出问题，引起领导人重视后，再提供咨询。 4.提供资料性参谋咨询。 当领导由于信息资料不足， 出现处理问题失误， 或虽有正确的办法， 但没有充足的依据难下决断时， 秘书可采取提供资料性参谋建议， 让领导人根据大理准确的 信息资料，修改错误或对正确的计划早下决断。 二、 辅 佐 决 策 秘书的辅佐决策职能，体现在调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作 计划等实务中。 （一） 、秘书辅佐决策的职能基础 决策是组织管理的中心， 也是领导人的主要职责。 秘书是领导身边协助领导处理办公事务提 供工作服务的助手。秘书为领导服务的中心，当然也就是为领导决策服务。秘书工作在领导 机关，上传下达，沟通四方，便于领会决策意图，掌握决策依据，收集决策反馈，检验决策 执行效果，对决策的形成、论证、实施、修正、补充和优化，能够走到重要的作用。秘书辅 佐决策的职能基础，具体体现在以下方面： 1.秘书为决策提供有效的依据 决策最忌凭空杜撰和依据不足。 秘书具有为领导工作综合服务的职能， 因此有着为决策提供 有效依据之使命。秘书掌管文件材料，便于为决策提供政策依据；秘书经常深入基层，调查 研究，便于为决策提供群众可受性信息依据；秘书在各职能部门间起到沟通协调作用，便于 为决策提供各职能系统综合信息依据； 秘书部门是组织对外联系的窗口， 便于为决策提供环 境变化状态依据；秘书组织会议事务，便于为决策提供群体意识依据等等。总之，秘书的职 能工作，大多与领导决策有着密切联系，便于在各方面为决策提供有效的依据。 2.秘书加速决策实施的进程 秘书受权督办、查办与催办，有利于加速各执行系统实施决策并检查其结果；秘书发挥协调 作用， 调解决策执行中出现的矛盾和问题， 有利于加速决策执行的进程； 秘书收集各子系统， 各有关方面的反馈信息，有利于决策调整、补充、修正，保证决策的顺利进行；秘书协助领 导人处理突发事件， 有利于消除决策实施过程中随机出现的障碍； 秘书接待处理人民来信来 访，有利于在决策执行中发现、 分析和处理问题，转化消极因素，调动群众的积极性。总之， 秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。 3.秘书促进决策的优化 秘书拟订和收集多种可行方案，有利于决策的选优；秘书提供参谋咨询，收集群众的意见和 建议，有利于发挥群体智能作用；秘书参与并组织有关学者行家进行决策讨论，有利于在反 复论证中优化决策；秘书参与决策效果的考核评价，有利于发现疏漏和失误，采取必要的补 救措施，为实施奖惩提供依据，激励组织成员努力实施决策；秘书撰拟总结、汇报材料，对 决策形成、 实施过程以及效果进行全面系统地分析研究， 有利于为制定和实施新的决策提供 有益的经验和教训。 总之， 在优化决策和实施决策的过程中， 秘书能够起到不可低估的作用。 （二） 、秘书辅佐决策的特点 由于秘书特殊的职能地位，秘书辅佐决策有着自身的特点，具体表现在以下几个方面： 1.全面系统和随机辅佐相结合。秘书不是专门研究决策的智囊人物，而是追踪决策目标实现 全过程的实际工作者。 在这个全过程的具体工作中， 无论发现哪一方面、 某个因素出现问题， 便能立即协助领导人， 分析问题和解决问题， 这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性 地辅佐决策的有机结合。 2. 决策辅佐与实施辅佐相结合。秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决 策实施工作，在实施中为领导指挥、协调和控制实施过程，确保决策目标的实现。这种对决 策的形成辅佐与实施辅助的结合， 有利于秘书在形成决策的辅佐中， 更具体地从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在 决策实施的辅助中， 完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性， 决策要求与实施效果的 统一性。 3.超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。 秘书的辅佐决策，从某种意义上说，是超脱于决策的 权力与责任的。但是秘书实际工作中又参与了决策形成实施的全过程，秘书的工作成效，事 业与期望，功过与报酬，无不与决策的成败有着密切的关系。这就形成了秘书超脱性辅佐与 参与性辅佐的有机结合。 这有利于秘书用不同于领导人的比较超脱的目光更客观地观察问题 和分析问题；又不同于“局外人”，“第三者”对决策的议论。秘书自始至终参与决策，与决策 成败有着不可分割的相关性，使其必须认真负责、全力以赴地投入决策的全过程。 （三） 、秘书辅佐决策的方式 秘书辅佐决策，可以采用多种方式。这里仅按决策形成、决策实施和决策成效经验的过程， 说明各个决策阶段的辅佐方式。 1.决策前服务式辅佐。秘书在领导决策前，要为领导决策作准备，提供各方面的服务。包括： (1)收集有关方针、政策、法律条款和有关规章制度，作好法规性准备，使决策符合法规要 求。 (2)收集组织内外各相关方面的信息、资料，作好信息依据准备，使决策适应组织内外环境 条件的变化，符合组织运转的实际需要。 (3)收集组织内外各相关方面的参谋建议和要求，作好多元的群体智能准备，使决策建立在 多元群体智能综合的基础上，符合决策民主化的要求，进而实现决策科学化。 2.决策形成中协助式辅佐。秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重要的协 助者。 这表现在： 秘书要草拟和收集供领导选择的多种可行方案； 要参与对各种方案的分析、 比较和评价；领导人初选了决策方案后，秘书要参与对初定的决策方案的反复论证，并将论 证中发现的不足和问题，征求补充，提出修正的意见和建议，并将合理的意见和建议融入决 策方案，使之得到充实和完善。对于进行了补充、修正和完善的决策方案，秘书不要配合有 关专家，建立模型，进行实验和验证，使决策方案更为可靠。对于已经确立的决策方案，秘 书还要用合理的公文形式、准确流畅的语言，撰写公文，表述决策方案，使群众易于理解， 准确地执行。 3.决策执行中协调式辅佐。在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实施。其 职能为： （1）在领导和群众，上级和下级之间，秘书如实反映下级的情况和要求，全面传达贯彻领 导人的指挥意图，使上下级之间保持协调统一。 （2）在平行级之间，不同部门之间，若发现事权矛盾和利益冲突的趋向，秘书协助领导， 强调目标的一致性，化解矛盾，为共同实施方案，使之团结一致，相互合作；在环境条件发 生变化， 决策计划与环境条件出现某种失调现象时， 秘书协助领导， 对决策方案作适当调整， 使之与环境保持协调，顺利实施。动用信息沟通的手段，秘书辅佐领导保持各子系统实施决 策运转节奏的协同性；动用法规性沟通的手段，秘书辅佐领导，保持各组织成员实施决策行 为规范的协调性。 (3)秘书协调式辅佐，在决策执行中对于保持组织的合力，确保决策方案的顺利实施，起着 有效的促进作用。 4.决策效果评估中鉴诫式辅佐。秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，还要 参与决策效果的评估。在对照决策计划，检验实施决策的效果的比较、分析、总结中，秘书 配合领导人以及其他组织成员，可以发现和总结决策方案本身以及实施过程中的经验和教 训、成绩和缺点、长处和短处。秘书将这些分析总结的结果，写人总结材料，记录在案，引 以为戒。 作为制定新的决策的重要依据。 对那些遗留的问题和不足之处， 秘书可建议领导人，采取必要的措施，进行补救，减少损失。 三、沟 通 协 调 沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段， 是秘书部门和秘书人员的重要职责。 秘书在 组织内外的沟通协调中，能够发挥重要的作用，具有不可替代的职能。 （一） 、秘书沟通协调的职能基础 组织有分工就必须有配合。组织能否恰当地分工、和谐地配合，决定着组织的功能和效率。 现代组织系统结构复杂，分工细密，必须以有效的沟通协调维系其整体性。秘书处于组织的 领导机关，处于中心枢纽的位置，这就决定秘书具有沟通协调的职能基础。 1.信息枢纽具有沟通协调优势 秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，是组织运转的“神经系统”。秘书在处理信息的过 程中，能够及时发现局部失调现象和潜在的失调危险。 2.综合部门具有沟通协调的便利条件 秘书部门是领导机关各职能部门的综合部门。 秘书部门不仅上通领导决策下连执行基层， 而 且在机关各职能部门中横向贯通，起着职能综合和决策与执行的中介作用。 3.办公部门蕴藏着沟通协调的能量 秘书部门是领导机关的办公部门。 办公部门往往受命于领导人， 代表领导机关办理组织管理 中的各项工作事务。在办理各项事务的过程中不仅与各子系统、各相关方面，能保持密切的 联系，而且能取得各相关方面的信任和支持。这是秘书为各相关方面提供办公、办会、办事 的办公服务所取得的效果。我们可以把它理解为公务服务所取得的信赖效应。 当有关方面出现某些矛盾、分歧等失调现象时，秘书虽然没有持掌管理系统中支配的权力， 但凭借其为各相关方面提供公务服务所取得的信赖效应， 秘书进行沟通协调， 能够取得良好 的效果。 （二） 、秘书沟通协调的特点 秘书的沟通协调职能与领导人不同。从其职能地位出发，秘书的沟通协调职能，有着自身的 特点。 1、非权力支配性 在管理体系内，秘书没有持掌法定的支配性权力。但是，秘书是领导机关的工作人员，处理 沟通协调事务时，代表着领导机关的意向，凭着领导机关的权威和权力惯性，秘书在沟通协 调过程中，有着较大的影响力。协调各方面心理上受着领导机关权力辐射的影响，在一般情 况下，能够接受秘书进行的调解。 2、非职责限定性 一般来说，管理职能，只有在确定的职责范围内才能有效地发挥作用。秘书的调职能，却没 有确定的职责范围的限定。 秘书沟通协调的非职责限定性， 是与其非权力支配性紧密相关的。 由于没有法定的支配性权力， 沟通协调主要依靠领导机关的权力惯性， 领导人的权力辐射和 秘书的思想素质和工作方法， 是三个受着个性影响的变量， 具有较大的不确定性， 加上环境、 条件等因素的影响，使得秘书沟通协调的范围，具有极大的伸缩性，因而组织管理系统也无 法用职责范围来限定。 3、非确定地位性 秘书沟通协调，具有非职责限定性，因而也就没有确定的地位。如在上级领导成员间沟通信 息，促进相互理解和支持进行协调。秘书处于下级的地位，是下对上的工作关系；在同级职 能部门工作人员间协调，秘书处于同级地位，失平行级间的工作关系。执行同一沟通协调职 能任务， 处于几种不同的地位和存在不同和地位和存在不同的关系， 这就是秘书沟通协调的 非确定地位性。 4、认同疏导性由于秘书沟通协调有以上三个特性， 所以在沟通协调过程中， 秘书一般不能用直接强制手段， 而是采用信息沟通、感情沟通，加以疏导，使有关方面达到认同，消除分歧，实现协调。认 同疏导不仅要有足以澄清事实真相的信息依据， 还要有足以明辨是非的道理， 更要有感染有 关人员的感情基础。这样才能明之事，晓之以理，动之以情，使有关各方，在维护组织整体 利益、实现组织整体目标的基础上，达到协调一致。 （三） 、秘书沟通协调的方法 秘书沟通协调的职能基础及其特点，决定了秘书必须采用多种方法，灵活地进行沟通协调。 这里仅就如何调解矛盾，介绍几种常用的方法。 1、沟通化解矛盾 管理体系中出现的矛盾和问题， 不少是因为信息沟通受阻， 有关各方产生隔阂或误解造成的。 秘书采用信息沟通手段，使有关方面明白真相，就可以化解矛盾，恢复协调状态。 在特殊情况下，主要领导人为了采取应急措施，未与分管领导人商量就独自作出了决定，而 事后又未及时向分管领导人说明情况，也可能引起分管领导人的误解。这时，秘书人员主动 介绍情况，说明原因；或者采取恰当的方式提醒主要领导人加强沟通，就能得到分管领导人 的理解，消除误会，化解矛盾。 2、变通淡化矛盾 在各相关方面失去理智或情绪失控的情况下很容易激化矛盾， 矛盾激化的消极影响比问题本 身要严重得多。它会使对立情绪升级，矛盾加深，问题复杂化。秘书若遇到这种情况，可采 取恰当的变通手段，进行信息沟通，淡化矛盾。如发现矛盾双方有情绪失控可能时，秘书可 提出另外一个双方共同关心而见解接近的问题，转移话题，使可能激化的矛盾冲淡；或者以 要处理更为重要的问题为由，使矛盾双方暂时分离，待情绪冷静后再平心静气地进行讨论。 3、融合缓解矛盾 某些事权冲突或利益冲突，矛盾双方各执一说，对政策和宏观制度，各自按对自己有利的方 面去解释，并以此为依据，力图说服对方，要求对方服从自己，双方互不相让，问题难以得 到解决。秘书可以从分析问题的相关因素入手，找出双方认识的共同之处和相容相近之处。 并通过思想沟通的办法， 将这些相同、 相容、 相近之处融合成一个双方都能接受的过渡方案， 使问题部分解决。对那些相互对立、相反和互不相容的部分，暂时搁置下来，后一步解决。 四、管理事务 秘书快节奏高效率地管理事务，能够有效地促进领导机关，特别是领导者工作效率的提高， 进而对整个组织运转产生积极的影响。 （一） 、管理事务的职能基础 管理事务是秘书日常工作的主要内容， 是秘书部门为领导机关服务， 为领导工作服务的重要 手段。秘书是领导的助手，协助领导人处理日常事务是其重要职能，秘书管理事务，有着极 为有利的职能基础。 1、有利于全面服务 秘书管理事务，既有利于及时、恰当地为领导工作提供服务，又有利于根据各职能部门的需 要，适时提供有效的服务。秘书全面、及时、有效地提供服务，有利于提供机关工作效率。 2、有利于适应变化 秘书的职能地位， 使其与机关内外各相关方面都有着广泛的联系， 对各方的变化都能及时准 确地了解。秘书管理事务，有利于使事务工作适应各方面的变化，及时、恰当地提供有效服 务。 3、有利于综合协调 （二） 、秘书管理事务的特点 秘书管理事务，有着自身的特点。1、层次性。秘书管理事务，具有十分明的层次性。当主要领导人的事务服务的紧急需要与 领导人的事务服务的紧急需要同时提出又只能优先满足一方时， 应先为主要领导人服务； 还 要注意区分轻重缓急的层次， 优先安排重大事件和紧急事件的服务， 然后再安排其他事件的 服务。 2、适变性。组织运转的可变因素很多，秘书管理事务必须适应各因素的变化。就时间来说， 事务安排的时序由于服务对象需要的变化， 需要秘书作事安排的时序调整， 以求与服务对象 的需要一致；就事务服务的内容来说，由于各相关因素变化，事物服务的内容也需要进行必 要的调整。 3、机动性。秘书部门也有相对的分工，如有的负责公文撰拟，有的掌管文书档案，有的专 门为领导工作服务，有的负责综合服务。但是一遇大事、要事、急事或需要大量人力共同完 成的工作，秘书部门的分工就暂时打乱，秘书人员都应全力以赴，完成中心工作 。而领导 机关的这类“中心工作”又很多，因此，秘书管理事务必须具有较大的机动性。 （三） 、秘书管理事务的方法和要领 秘书管理事务的内容广泛，情况多变，因此必须采用多种有效的方法。秘书在管理事务工作 中，应注意以下几点：1、不能分亲疏；2、不能图名利；3、不能违背原则。 五、检查督办 检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手 段。 是作为司控系统的上级以自己的决策目标来影响作为受控系统的下级的管理行为。 领导 人常把检查督办的任务委派给秘书去执行。 不少机关已将检查督办工作， 列入其秘书部门的 职能范围。 （一） 、秘书检查督办的职能基础 在管理系统中，秘书承担检查督办工作，有着优越的职能基础。 1、全面理解决策指令 秘书参与了决策前的信息资料的收集和整理， 参与了草拟可行方案和论证决策方案， 参与了 决策指令形成的全过程。 因此， 对决策指令形成的全过程。因此，对决策指令的背景、目的、 内容和实质，能够全面深入的理解。这样，有利于检查督办中把握目的、标准，分析执行决 策指令的状况和发现在的问题以及评价执行决策指令的效果。 3、及时准确地反馈检查督办的情况 秘书直接受命 于领导人，与领导人保持着密切的信息沟通。这样，就能直接将检查督办的 情况，反馈给领导人，不必经过中间环节，层层转报，可以避免贻误时机，反馈信息失真或 受到干扰。 （二） 、秘书检查督办的特点 1、目的的明确性。秘书检查督办的目的十分明确。不仅有明确的检查督办对象，而且在内 容上也是明确地以督促、检查下级对上级的某项决策指令执行行为为目的。 2、内容的系统性。秘书检查督办的内容是执行上级决策指令的系统情况。 3、态度的谦和性。一方面，秘书要严肃认真，实事求是，深入具体地了解情况；另外一方 面，秘书必须平等待人，态度谦和，行为检点。既要追根问底，了解实情；又要虚心求知， 待人以礼。不能乱以议论，指手画脚；也不能随意表态，自作主张。 （三） 、秘书检查督办的要领 根据检查督办的目的和要求，在实际工作中，秘书应注意以下方面： 1、切忌浮光掠影，不求甚解 2、切忌孤军深入，脱离群众 3、切忌先入为主，主观片面自测练习题 一、多项选择题 １、秘书的基本职能体现在 等方面。 A、 参谋咨询 B、参与政务 C、管理事务 D、检查督办 ２、秘书参谋咨询具有 等特点。 A、随机性 B、自主性 C、依附性 D、多样性和权变性 ３、秘书管理事务中应注意 。 A、不分亲疏 B、不图名利 C、不伤和气 D、不违背原则 ４、秘书沟通协调的方法主要有 几种。 A、沟通化解矛盾 B、变通淡化矛盾 C、融合缓解矛盾 D、适当许诺解决矛盾。 ５、秘书检查督办的特点主要是 。 A、目的的明确性 B、内容的系统性 C、方法的科学性 D、态度的明确性。 二、单项选择题 １、进谏性参谋咨询是指秘书就组织管理中某些问题，向领导人提出 或建议，或者提出 问题，引起领导人重视后，再提供咨询。 A、规劝 B、意见 C、方案 D、批评 ２、秘书的辅佐决策职能，体现在 处理来信来访，收集信息，参与讨论起草工作计划等 实务当中。 A、起草公文 B、制订政策 C、调查研究 D、参谋咨询。 ３、由于没有法定的支配性权力，秘书的沟通协调主要依靠领导机关的 、领导人的权力 辐射和秘书的思想素质和工作方法。 A、授权 B、委托 C、权力 D、权力惯性 ４、管理事务是秘书日常工作的主要内容，是秘书部门为领导机关服务，为 服务的重要 手段。 A、领导 B、领导机关 C、领导工作 D、领导综合 ５、在管理系统中，秘书承担检查督办工作，有着优越的 。 A、职能基础 B、职位条件 C、权力基础 D、工作条件 三、判断改错题 １、秘书的参谋咨询职能以领导的信任程度为主要基础。 ） （ ２、秘书在形成决策的过程中，不仅是主持者和表决者，而且是重要的协助者。 ） （ ３、秘书的沟通协调职能没有确定的职责范围的限定。 ） （ ４、当主要领导人的事务服务的紧急需要与次要领导人的事务服务的紧急需要同时提 出，又只能优先满足一方时，应先为主要领导服务。 ） （ ５、秘书受委派进行检查督办时，要孤军深入，详细了解情况。 ） （ 四、简答题 １、秘书的基本职能具体体现在哪些方面？ ２、秘书沟通协调有哪些特点？ 五、论述题 结合实际谈谈秘书管理事务的方法和要领。 参考答案 一、多项选择题 １、A、C、D、２、A、C、D、３、A、B、D、４、A、B、C、５、A、B、二、单项选择题 １、A、２、C、３、D、４、C、５、A、 三、判断改错题 1、√ 2、× ，秘书不是决策的主持和表决者 3、√ 4、√ 5、× ，秘书检查督办必须求得下级负 责人和群众的理解、支持和配合。 四、简答题 1、具体来说，体现在参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等方面。 2、非权力支配性、非职责限定性、非确定地位性、认同疏导性。 五、论述题 （答题要点）秘书管理事务的内容广泛，情况多变，因此必须采用多种有效的方法。秘书在 管理事务工作中，应注意以下几点：1、不能分亲疏；2、不能图名利；3、不能违背原则。 第三章 秘书活动特征和原理 虽然秘书活动头绪众多，范围广泛，可变性大，但仍然有着符合自己职能地位和环境条件和 特点，存在着符合自身活动规律的原理。 一、综合辅助 秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。综合辅助既是秘 书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理。 （一） 、综合辅助特点的体现 秘书的实践活动，大多带有综合辅助性。这种综合辅助，既是秘书个体活动的特点，也是秘 书部门整体运转的秘书特点； 既是秘书部门在组织结构中的地位所决定。 又是组织运转对秘 书工作的要求。秘书活动的综合辅助性，具体体现在以下方面。 1、辅助决策中的综合优化 在决策方案形成前，秘书综合各方面的情况资料，为决策提供及时、准确、全面、有效的依 据；在决策过程中，秘书综合各方面提出的可行方案、意见、建议和要求，对决策方案进行 优化；决策实施中，秘书综合来自各方面的反馈信息，有利于修正，完善和优化决策；决策 后，秘书调查综合决策效果在各相关方面引起的反应，总结经验教训，为制定新的最佳决策 提供有效的参考依据， 并经综合存在问题， 建议领导采取必要的措施， 优化决策效果。 总之， 在决策的形成、实施和效果平价的全过程中，秘书发挥综合辅助作用，有效地对决策进行优 化。 2、职能管理的综合协调 秘书通过沟通协调的职能活动，可促进各职能部门的相互理解，通过参谋咨询、辅佐决策等 职能活动， 可使领导者了解各职能部门的实际情况和已经存在差异， 辅助领导人采取必要的 措施，进行综合调整。秘书在各职能系统中的综合协调，正反映出其综合辅助的特点。 3、上下综合沟通 这种秘书对下级的综合沟通，使上级的指示落实在下级的贯彻执行行动上；同时，又使下级 的行动，符合上级的指示和要求。这就是秘书在上下沟通活动的综合辅助性。无论是对上级 还是对下级，秘书上下沟通中有效的综合辅助活动，对于提高工作效率，取得良好的工作效 果，都是十分必要的。 （二） 、综合辅助原理及其运用 综合辅助原理，集中表现在以下几个方面： 1、信息综合辅助效应 秘书大量的日常工作， 实际上是处理信息工作。 在收集信息过程中， 秘书以综合辅助为目的，决定信息取向。即要主要精力集中收集中心工作和组织的重点任务、主攻方向的有关信息， 又留意全面的动态信息和各相关方面的信息：既从全面掌握情况中综合分析事物发展的态 势，又从重点工作和中心工作方面的情况，综合分析重点和中心工作方面的情况，综合分析 重点和中心工作发展和变化对其他工作的影响。 在信息的加工整理和运用的过程中，秘书以综合辅助为指导，对各类信息综合分析，研究各 相关要素间的关系以及这些关系的变化，发现问题，分析问题，提出解决问题的办法，辅助 领导，以准确、及时、全面的信息为依据，最后解决问题。 2、利益综合辅助效应 秘书运用综合辅助原理，在参谋咨询，辅助决策的职能活动中，必须综合考虑组织内部的利 益关系，不能偏重一方，忽视另一方；在调查研究，处理来信来访，进行检查督办，收集信 息和反馈，操办会议事务等工作中，要善于发现组织内部利益关系变化的趋势，及时发现利 益失调的苗头，出现利益矛盾和利益纠纷，立即进行协调，或建议领导及时进行处理；在草 拟公文，管理事务等工作中，特别要动用综合辅助原理，全面考虑各方面的利益需求，根据 需要与可能，综合进行处理。起草文稿的内容，要符合组织整体的综合利益，不损害和谐的 利益关系。 管理事务， 既要有所重点， 又要公平合理， 不能办事不公， 有亲有疏助长特殊化， 造成利益冲突。 3、能量综合辅助效应 秘书应根据组织内部的能量分配以及与外部的能量交换的实际状况， 提出能量组合的可行方 案，协助领导组织科学的职责分工，充分发掘组织的潜能。当组织出现能量内耗时，秘书应 发挥沟通协调职能作用，协调矛盾，恢复能量组合的和谐状态；当出现决策执行缓慢，或指 令难以贯彻实施时，秘书应发挥检查督办的职能作用，调动组织的整体能量实施决策，加快 决策进程。 二、系统中介 秘书部门，在组织的结构系统中，处于中介地位。从横向来看，它属于职能综合的中介，是 各职能管理部门信息融合、集散的重要枢纽；从纵向来看，它属于决策执行转换中介，既是 决策层与执行层的结合部，又是决策层与职能管理层之间的纽带；从内外来看，它是组织内 外信息、能量交换的中介，不仅是从外界吸收信息能量的重要窗口，而且是释放信息能量的 门户。在组织运转过程中，它是组织内部各子系统协同配合的调节中介，又是组织与环境间 适变与应变中介。总之，秘书部门既是组织静态的结构中介，又是组织动态运转的中介。秘 书部门处于如此确定的中介位置， 因此秘书活动带有鲜明的系统中介特点， 秘书工作正确地 使用中介原理，有利于充分发挥其职能任用。 （一） 、系统中介特点的体现 秘书部门处于组织确定的系统中介的职能位置， 秘书活动带有明显的系统中介性， 具体表现 在以下几方面： 1、既参与决策，又参与执行。从决策作出到决策执行的系统过程中，秘书既参与决策形成 的全过程，又参与决策执行的始终。 2、既辅佐领导，又联系群众。秘书被誉为领导与群众之间的桥梁。 3、既把握内情，又洞察环境。秘书特殊的职能活动，使其能够既把握内情，又洞察环境， 体现出鲜明的系统中介性。 （二） 、系统中介原理及其运用 1、系统中介的兼顾效应。根据系统中介原理，秘书的一切活动，都必须兼顾各方。如果顾 此失彼，必然会导致失误和失调，产生消极影响。 2、系统中介的凝聚效应。根据系统中介原理，秘书活动于相关各方的中介，有效地发挥秘 书的职能作用，有利于强化各方面的凝聚力。3、系统中介协调效益。根据系统中介原理，秘书在系统中介的职能位置上，不能重视一方 而忽视其他方面。 4、系统中介监测效应。秘书在职能活动中，联系着相关各方面，了解和熟悉相关各方的基 本状况，当相关方面的发展变化出现异常时，秘书能及时发现，并发挥监测应变效应。 5、系统中介缓冲效应。秘书处于有关各方的系统中介位置，若有关各方由于某种原因，出 现冲突，秘书在其中能够起到有效的缓冲任用，避免冲突进一步激化。 三、间接效益 （一） 、秘书活动间接效益的体现 从现象而言，秘书的一切职能活动都难以直接体现出效益，从本质而言，秘书的一切职能活 动，都能产生效益。 1、基本职能的间接效益。秘书的各项基本职能任用，在实践中所取得的大多是间接效益。 2、日常工作的间接效益。秘书在日常工作中，所取得的效益，也很难直接表现为产品效益 和经营管理效益。 总之，间接效益性是秘书工作的一大特点。秘书必须正确地认识这一职能特点，具有整体的 效益观，才能够在实际工作中，乐于为成功者铺路，为决策者献计，为迷茫者传递信息，为 矛盾纠纷者调解，为倦怠迟缓者鼓劲，从整体上提高组织管理效益。 （二） 、间接效益原理及其运用 秘书间接效益原理，体现在以下几个方面： 1、铺垫性效应。秘书的职能活动，通常是为领导人或机关其他部门及人员的工作提供服务， 或为其决策作信息准备，或为其了解问题实质，寻求解决的办法调查研究，或为其决策的彻 底实施检查督办， 或为其工作顺利进行提供必要的事务服务， 或为其传达决议精神操办会议 事务等等。秘书的这些职能活动，实质上是为领导者成功地完成任务的铺垫。 2、传播效应。根据秘书活动间接效益原理，秘书在日常信息沟通工作中，要注意传播效应。 在撰拟文稿时，不同的阅听对象、不同的内容和环境，应选用适当的表述方式，运用有效的 语言手段。接待来访者，回复群众来信，也必须采用恰当的传播技术。在参谋建议、辅佐决 策、 协调关系、 检查督办等职能活动中， 秘书应认真地研究传播效应， 采取恰当的传播手段。 正确把握传播效应，有利于秘书的职能活动，充分发挥作用。 3、督策效应。秘书没有掌管指挥控制的权力，但其有效的职能活动，能够产生一定的督策 效应。 4、职能协同效应。秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合， 发挥职能协同效应。 四、对立统一 （一） 、对立统一特征的体现 秘书活动的对立统一特征，不仅体现在其活动的目的与内容上，而且反映在其活动的性质、 方式和效果上。具体表现在以下几个方面： 1、事务与政务。秘书的职能活动，既要参与政务，又要掌管事务，事务工作是经常的、大 量的；参与政务是随机的、间接的。 2、被动与主动。从秘书服务于领导和组织管理工作地位看，其工作是被动的。具体的工作 中，秘书必须根据组织运转发展的趋势，主动向领导及各部门提供公务服务，才能提高整体 工作效益。因此，秘书必须在被动中求主动。 3、综合性与专业性。在各职能系统之间，秘书部门是综合部门，秘书工作是综合性工作。 但是，就秘书的专项实务方面，大量的日常工作中需要秘书具有专门的技能。 4、维持与适变。在实际工作中，秘书要通过沟通协调、检查督办、办文、办事，办会等职 能活动，维持组织的正常运转。同时又要通过公务交往，广泛地收集信息，密切把握环境条件的变化，并通过参谋建议，辅佐决策等职能活动，协助领导者，适应环境条件的变化，采 取必要的应变措施。 5、听命与劝谏。在秘书的职能活动中，既要听命办事，不折不扣地完成领导交办的事务， 又要在实际工作中，发现问题，调查研究，提出参谋建议，对领导的某些失误与疏漏，提醒 和规劝。 6、宣传与保密。秘书既要把上级的有关政策、领导的决策意图，向群众作宣传，让群众充 分地理解； 又要对某些内容， 保守机密， 守口如瓶。 将必要宣传的事项错误地列为保密内容， 就会脱离群众，影响宣传效果，从而也就会影响有关方针政策的贯彻实施；反之，将必须保 密的内容有意无意地泄露出去，甚至加以宣传，就会因失密使工作受到重大损失。 五、对立统一原理及其运用 秘书职能活动中，存在着若干相对的矛盾。只有将矛盾对立的方面统一起来，才能恰当地、 全面地做好秘书工作。 根据秘书工作对立统一原理，秘书在实践中应注意以下方面： 1、随机参与。秘书提出参谋建议，辅佐决策，参与政务，一般是随机性的。 2、务实与超前。要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中既要注重务实 求真，准确地了解现状，又要注重分析各方面的变化和发展，把握未来发展的态势，工作中 具有一定的超前性。 3、“T”型能量。优秀的秘书应当具备“T”型能量，也就是既要有横向比较广泛的综合知识能 量， 又要有纵向颇为深厚的专业知识方面的能量。 运用广泛的社会科学与自然科学知识得以 综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。 4、同步与异步。秘书必须为领导工作提供公务服务，既要听命于领导，充当其助手；又要 随时提出劝谏发挥参谋任用。这就需要秘书的职能活动及其思维活动，既与领导同步，又与 领导异步。 自测练习题 一、单项选择题 1、秘书的 ，大多带有综合辅助性。 A、工作规律 B 实践活动、C、工作特点 D、工作性质 2、秘书上下沟通中有效的 活动，对于提高工作效率，取得良好的工作效果，都是十分必 要的。 A、综合辅助 B、调查研究 C、收集信息 D、处理信息 3、秘书大量的日常工作，实际上是 。 A、处理事务 B、收集信息 C、处理信息 D、办文办事 4、秘书部门，在组织的结构系统中，处于 地位。 A、重要 B、辅助 C、服务 D、中介 5、秘书没有掌管指挥控制的权力，但其有效的职能活动，能够产生一定的 效应。 A、指挥 B、督策 C、联系 D、积极 二、多项选择题 1、在决策方案形成前，秘书综合各方面的情况资料，为决策提供 、 、 、有效的依据。 A、重要 B、及时 C、准确 D、全面 2、秘书通过沟通协调的职能活动，可促进各职能部门的相互理解，通过 、 等职能活 动，可使领导者了解各职能部门的实际情况和已经存在差异，辅助领导人采取必要的措施， 进行综合调整。 A、办文办事 B、参谋咨询 C、调查研究 D、辅佐决策3、综合辅助原理，集中表现在 几个方面。 A、信息综合辅助效应 B、参谋决策辅助效应 C、利益综合辅助效应 D、能量综合辅助效应 4、秘书间接效益原理，体现在 几个方面。 A、铺垫性效应 B、传播效应 C、督策效应 D、职能协同效应 5、秘书活动的对立统一特征，具体表现在 几个方面。 A、被动与主动 B、维持与适变 C、听命与劝谏 D、宣传与保密 三、判断改错题 1、秘书部门只是组织静态的结构中介，而不是组织动态运转的中介。 ） （ 2、从决策作出到决策执行的系统过程中，秘书既参与决策形成的全过程，又参与决策执行 的始终。 ） （ 3、从现象而言，秘书的一切职能活动都能直接体现出效益。 ） （ 4、优秀的秘书应当具备“T”型能量，也就是既要有横向比较广泛的综合知识能量，又要有 纵向颇为深厚的专业知识方面的能量。 ） （ 5、秘书必须为领导工作提供公务服务，既要听命于领导，充当其助手；又要随时提出劝谏 发挥参谋任用。 ） （ 四、简答题 1、秘书综合辅助的特点体现在哪些方面？ 2、秘书运用对立统一原理应注意哪些方面？ 五、论述题 如何运用秘书系统中介原理？ 参考答案 一、单项选择题 １、B、２、A、３、C、４、D、５、B、 二、多项选择题 １、B、C、D ２、B、D ３、A、C、D ４、A、B、C、D ５、A、B、C、D 三、判断改错题 1、× 秘书部门既是组织静态的结构中介，又是组织动态运转的中介。2、√3、× 从现象而言， 秘书的一切职能活动都难以直接体现出效益。4、√5、√ 四、简答题 1、辅助决策中的综合优化、职能管理的综合协调、上下综合沟通。 2、随机参与、务实与超前、“T”型能量、同步与异步。 五、论述题 1、系统中介的兼顾效应。2、系统中介的凝聚效应。3、系统中介协调效益。4、系统中介监 测效应。5、系统中介缓冲效应。 第四章 信息与调查研究 一、信息的概念 信息较为简明的定义是事物散发的具有新内容、新知识的消息，诸如信号、情况、情报、指 令、数据等等可感知的形态。 社会信息在当代主要通过三种载体而存在和被感知：一语言，二文字、图形，三电磁波。产 生散发信息者，称作信息主体；感知接收信息者，谓之信息客体。任何社会人员、事物，均 可能是信息主体，也可能是信息客体，机关的秘书人员亦然。 秘书在职能活动中，随时都可能被动或者主动地通过语言、文字、电磁波以及情态等物质载体，感受或者接收机关领导、职能部门、一般群众所产生的指令、要求、情况、情绪等社会 信息，或说来自这些信息源的信息，或说秘书职能信息。 二、信息的分类 若按社会活动领域分类， 信息可分为政治信息、经济信息、科技信息、思想信息；按载体分， 可分为口头信息、书面信息、电磁信息、情态信息；按来源分，可分为内部信息、外部信息、 领导信息、部门信息、群众信息；按运用范围分，可分为通用信息、专用信息；按作用时态 分，可分为即时信息、未来信息，即预测和计划信息；按运用周期分，可分为稳定信息、可 变信息等。 三、秘书的信息观念 就广义信息而言， 它是人类社会赖以生存的可再生资源与非再生资源之外， 人们借以认识世 界、改造世界或者说是人们靠以生存、竞争、发展的第三类资源。进入信息时代，人类社会 已经是以材料、能源及信息为基础的世界。任何社会活动，包括管理活动，再具体到秘书职 能活动， 其价值的增长、 成效的放大、 效率的提高， 莫不与其信息活动的实际状态息息相关。 具体说来，秘书人员应该把握关于本职信息及信息活动的下述基本观念。 1、信息工作是贯穿秘书职能活动的普遍形式。秘书的职能信息，乃秘书本职活动有形和无 形的经常对象； 进行信息工作， 是秘书履行职能任务的普遍手段。 秘书辅助领导、 参谋政务、 处理事务、联系协调等主要任务，几乎可以说，都是在被动或者主动地同机关各种管理信息 打交道，在获取、处理信息、运用信息，一句话，是从秘书角度准备接收并沟通某种管理信 息。 2、秘书信息工作状态同秘书职能效应密切相关。显而易见，秘书信息工作的质量与效率， 直接左右秘书完成职能任务的质量与效率。 不仅如此， 还将直接影响领导活动以至机关管理 活动的质量与效率。 四、驾驭信息的原则 秘书对职能信息及其活动的认识，应体现在实际信息工作中,要把握住原则，关键是理论与 实践的结合问题。具体说来： 1、 敏于感受信息。机关信息，也是客观存在，随时产生，随处存在，秘书亦活动在信息之 中。信息内涵万千，形态各异。信息可以共享，它对人人平等。信息获取与运用的时效性极 强，可以说稍纵即逝。被机关信息所包围，又是机关领导耳目的秘书人员，尤应对信息具有 高度的敏锐感，以秘书特有的耳聪目明，监听四周，明察环境，随时就地感受、捕捉各种有 效信息，不断充实自己的信息库。 2、精于鉴别信息。秘书敏于信息，自然会感到处身信息的海洋之中。但是，秘书要接收、 择取的却只是其中之一部分， 是于秘书现时工作能用、 或能供日后职能活动随时之需面储备 的有用信息。不能盲目兼收并蓄，来者不拒，致为信息所困扰。 3、善于取用信息。秘书敏于感受、精于鉴别信息，目的在于获取信息，进而运用信息，发 挥其作用，圆满履行职能任务，落实到推动机关管理。秘书获取信息，主要通过平时积累和 定向调查研究。所谓平时积累，系秘书以其特具的敏感，在随时随地感受与鉴别的基础上， 主动将择取的有效信息分类存贮起来；所谓定向调研，指秘书应即时任务之需，按预定目的 和计划，定向定时地去搜集有效信息。平时积累与定向调研，均是秘书人员获取信息的基本 方式。 运用信息，指秘书人员针对自身职能需要和机关管理要求，加工或沟通信息，发挥手中信息 的作用。 五、调查研究的定义 调查研究是有目的有计划地使用科学方法，考察、获取及分析、整理客观信息的一种社会活 动过程，或说一种基于改造客观世界而主动去认识、把握客观事物的活动手段。六、调查研究类型 秘书的调查研究，主要分为两种类型：1、主动型调研。即秘书人员未受委托而自行从职能 需要出发，主动去获取、整理有效信息的调研活动。2、被动型调研。即秘书人员接受委托 并受制于委托意图，被动去获取、整理信息的调研活动。 七、调查研究原则 秘书要做好信息调研工作，要遵循以下主要原则。 1、实事求是。“实事”就是客观存在的一切事物，?是?就是客观事的内部联系，?求?就是我们 去研究。”(毛泽东《改造我们的学习》)。秘书调研，同样是针对“实事”、“去研究”、“求”取 “客观事物的内部联系”。实事求是，无疑构成秘书调研活动要贯穿全程的根本指导原则。讲 实事求是，就要进行调研；进行调研，必须坚持实事求是。秘书调研要坚持实事求是，首先 在学习哲学、掌握唯物辩证法，力戒思想上的主观、片面性；要在调研实践中，不带框框， 不存偏见，不先入为主，不强加于人，坚决果断地排除出于自身或来自别人的干扰。 2、近源亲受。秘书调研通常表现为如下几种方式：直接调研方式，即面对信息源，直接感 受、获取一手信息；实验调研方式，即亲临切入信息主体之中，如参与其事、“蹲点”，以感 知获取信息；间接调研方式，即通过阅文、查资料、咨询等信息媒体，掌握经过加工或“转 手”了的二手乃至三手信息。 秘书调研应该尽量采用直接调研方式或者实验调研方式， 辅以间接调研方式， 力避遇事即图 方便省事就去找现成村料，敷衍交差，更要避免仅凭浮泛虚妄的道听途说，来代替需要切近 信息源、亲身经历直接感知的调研活动，秘书应尽量大努力准确、详明、切实地获取第一手 信息。 3、切题有效。秘书调研活动也从选题开始。秘书调研课题亦与其调研的主动类型和被动类 型相应， 有客命课题和主命课题之分。 客命课题诸如领导出题， 机关管理中的具体调研要求； 主命课题则是秘书视职能需要自定的调研意向。理解、把握命题，在调研全过程中始终紧扣 命题去获得、取舍信息、更是如期获取有效信息的关键。 4、调、研结合。调查与研究虽排列为先后两个概念，可是，从获取有效信息的全程分析， 所说“研究”是为达到调查目的的深入认识过程，是对调查所获的原料进行处理与加工。在正 常情况下，两者相互渗透密不可分，呈交替、结合进行状态：调查之前、之中和之后，均有 研究；反之，对材料研究过程又往往需作补充调查。 5、追求效率。自觉熔调、研为一体，边调查，边研究，带着问题思考，循着思索进行调查， 尽力排除掌握情况与分析 研究之间要耗费时日的断层现象；要注重平时信息积累，即主动 型调研，使信息库存充盈，随时需要，一索可得，及时使用，减少重复调研或临时调研的工 作量；积极优化职能环境，使自己保持同可能成为调研对象的机关、部门及各类人员的良好 关系， 一旦因研究“打搅”别人， 也能够在他们的信赖与配合下， 顺利、 迅速地完成调研任务； 八、调查研究方法 秘书用以进行调研的方法，主要有现场观察、个别访查、集体座谈、书面问卷、查阅资料、 综合统计六种。综合统计，又称数据统计，下分典型统计、抽样统计，普查统计等更具体一 些的实用方式。 上述秘书调研通常会使用的六种方法(或说九种)，从性质上看 ，前三种大体属于直接调研 方式；后三种基本属于间接调研方式。若采用实验调研方式，以上方法，则均可酌情使用。 九、秘书运用信息的基本方向 秘书运用信息的基本方向有两个：一是用于强化本职素养能力，二是用于服务于机关管理。 （一） 、用于提高本职素能。秘书职能的综合性及中介性，规定秘书人员要以机关多元、多 层人员为服务对象，并且是围绕机关领导以沟通机关上、中、下全方位的信息为主要职能任 务。秘书工作虽然是一种辅助活动，可其活动状况又时时处处左右着机关的管理。秘书不仅是机关上、中、下的联系带，也还可谓是机关，主要是机关领导的一个重要的信息库和信息 源。因而，秘书要具备较高的、多方面的职能素养包括信息活动素养。 一是用机关信息增强自己的知识积累； 二是用机关信息掌握机关的运动发展规律； 三是用机 关信息优化秘书职能环境。 （二） 、用于服务机关管理。秘书职能可形象地归纳为“三服务”：为机关领导服务，为职能 部门服务，为基层群众服务。其服务的主要形成之一是运用、沟通信息。 1、为辅助领导活动沟通信息；2、为协调部门活动传输信息；3、为处理群众信访传达信息； 4、为撰写公文材料加工信息。 秘书调研信息特别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全 面但要恰当地获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用地，也要恰当地去全面运用，提供 广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。 自测练习题 一、单项选择题 1、进入信息时代，人类社会已经是以材料、能源及 为基础的世界。 A、知识 B、信息 C、科技 D、人才 2、“研究”是为达到调查目的的深入认识过程，是对调查所获的原料进行 与加工。 A、整理 B、保存 C、处理 D、贮存 3、秘书职能可形象地归纳为“三服务”：为 ，为职能部门服务，为基层群众服务。 A、机关领导 B、领导 C、领导机关 D、机关 二、多项选择题 1、社会信息在当代主要通过三种载体而存在和被感知：一 ，二 ，三 。 A、语言 B、文字图形 C、文字数据 D、电磁波 2、秘书要做好信息调研工作，要遵循 追求效率等原则。 A、实事求是 B、近源亲受 C、切题有效 D、真情实感 3、秘书驾驭信息的原则是 。 A、勤于收集信息 B、敏于感受信息 C、精于鉴别信息 D、善于取用信息 三、判断改错题 1、任何社会人员、事物，均可能是信息主体，也可能是信息客体，机关的秘书人员亦然。 （ ） 2、讲实事求是，就要进行调研；进行调研，必须坚持实事求是。 ） （ 3、综合统计，又称数据统计，下分典型统计、抽样统计，普查统计等更具体一些的实用方 式。 ） （ 4、秘书获取信息，主要通过定向调查研究。 ） （ 5、平时积累是秘书人员获取信息的基本方式。 ） （ 四、简答题 1、什么是信息？ 2、什么是调查研究？ 五、论述题 试述调查研究的原则。 参考答案 一、单项选择题 1、B、 2、C、 3、A、 二、多项选择题 1、A、B、D、 2、A、B、C、 3、B、C、D、三、判断改错题 1、对 2、对 3、对 4、错，秘书获取信息，主要通过平时积累和定向调查研究。5、错， 平时积累和定向调查研究是秘书人员获取信息的基本方式。 四、简答题 1、信息是事物散发的具有新内容、新知识的消息，诸如信号、情况、情报、指令、数据等 等可感知的形态。 2、调查研究是有目的有计划地使用科学方法，考察、获取及分析、整理客观信息的一种社 会活动过程，或说一种基于改造客观世界而主动去认识、把握客观事物的活动手段。 五、论述题 秘书要做好调查研究工作，要遵循以下基本原则： 1、实事求是原则 2、近源亲受原则 3、切题有效原则 4、调、研计划原则 5、追求效率原 则。 第五章 公文撰拟 一、公文撰拟的含义 公文撰拟， 是将机关管理思想和意图， 通过文字表达， 形成公文文稿的过程， 也称公文起草。 二、公文形成环节的基本程序 公文形成环节包括交拟、拟议、撰拟、审核、签发、缮校、用印、封发等八道基干活动程序。 从公文形成的实际状况看，上述八道程序以撰拟为核心，以形成一份具有法定权威、代表机 关管理意志的公文材料为共同目的；公文处理环节包括收文、拟办、批办、承办、阅传、催 办、办复等七道基干活动程序，它们以承办为核心，以促进公文运转、发挥公文实际作用、 推动机关管理为共同目的；公文管理环节包括平时归卷、调用、正式立卷、归档等四道基干 活动程序，它们以立卷为核心，以加强办毕公文的平时管理，继续发挥其作用，最后为档案 管理提供良好物质基础为共同目的。 三、公文撰拟的作用与秘书职能 从秘书职能看，撰拟公文又是他们最为经常的本职任务，也是他们辅助领导、为机关沟通信 息、服务机关全局管理的重要形式和手段。 1、公文撰拟是机关物化管理信息以沟通联系的前提性生活。 任何机关要在必不可少的联系中实现管理目标，都得使用文字符号，将自己的决策思想、安 排部署、报请意图、公务往来、活动情况等等信息，见诸书面，形成可供运转、进行处理的 显物化的公文材料，从而克服通常状况下语言不能“传于异地，留于异时”的时、空局限，将 不同层次、 不同地域的相关机关沟通起来， 再通过对显物化公文的处理， 推动具体管理工作。 这将管理信息见诸书面、形成显物化公文材料的核心工作，就是公文撰拟。 2、公文撰拟的效率和质量直接影响机关管理的效率与质量。 在机关里，如果是主动发文，撰拟公文常常是机关主动进行某项工作的开端步骤；如果是被 动发文，撰拟公文则是某项管理工作得以继续进行的前提活动。如果因种种原因，秘书撰拟 公文的任何稽缓，文稿迟迟不能出手，自然会推延一份公文的形成，也必然连锁反应到要开 展或继续的工作，直接影响机关管理效率。秘书撰拟公文时出现的疏漏和错误，带给机关管 理的后果，也是直接的，甚至是严重不堪的。这就决定了秘书撰拟公文，除了要具备相当的 职能素养水平之外，还必须具有极其认真严谨的工作作风，在保证撰拟时效同时，更注意保 证撰拟质量，不然，哪怕是一个字、一个标点的误用，都可能曲达或错达机关管理意图，给 实际处理、执行带来或大或小的不良后果。 3、公文撰拟是秘书人员发挥参谋作用的重要过程秘书要完成撰拟任务，实际是在代机关领导就某项工作进行决策，作出安排，提出措施，形 成作为机关领导意图的公文，再交由审核、签发。秘书撰拟公文尤其是重要公文，实际上是 在通过文字工作履行参谋职能。秘书撰拟公文的质量愈高，其参谋职能作用愈大。 四、公文撰拟对象 机关公文，即公务文书属于文书的一大部类，与私务文书共称。公文又大体分为两类：专用 公文和通用公文。所谓专用公文，指某些具有专门职能的机关在行使专门职能时所形成、使 用的一类公文，诸如司法公文、外事公文、财会公文之类；所谓通用公文，则是各类机关包 括社会团体与企、事业单位，在管理活动中都要形成、使用的一类公文，也就是所有机关通 行通用的指示、决定、公告、通知、报告、请示、批复、公函等公文。 （一） 、指挥类公文 1、命令(令)。用以发布重要行政法规、采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员， 撤销下级机关不适当的决定的公文文种。 2、指令。是用以发布指示性和规定性相结合的措施或要求的专指性命令。 3、指示。是用以对下级布置工作，重在阐明指导原则与基本要求的文种。 4、决定。是用以对重要事项作出决断、安排的文种。 5、决议。是用以表述重要会议议决事项的文种。 6、计划。是记述对即将展开的工作所预想性部署与安排的文种。常见的计划、方案、意见、 工作要点等公文形式，均可视作计划的分支。 7、布告。是公布需要周知并一律遵守的决断、规定的文种。 （二） 、报请类公文 1、报告。是用以向上级汇报工作、反映情况、提出建议的文种。 2、请示。请示用以向上级请求指示、批准回复的文种。 （三） 、批转类公文 1、批复。是用以回复下级申述性请示的文种。 2、批转。是用以处理下级安排性请示，将其批示给下属机关执行的文种。 3、转发。是用以处理下级、平级安排性请示，上级批复、通知等公文，要求执行的文种。 （四） 、知照类公文 1、公告。是用以向国内外宣布重要事项的文种。 2、通告。是用以知照需要周知并遵守的要求与规定的文种。 3、通报。是用以表彰或批评、传达重要情况的文种。 4、通知。通知是用以知照工作部署、具体事项、任免决定、会议安排等的文种。 （五） 、记述类公文 1、会议纪要。用以综述会议简况并主要概括会议决议及基本精神的文种。 2、总结。用以系统回顾工作、归纳经验、教训的文种。 3、会议记录。现场如实记载会议情况、议论、议决的文种。 4、大事记。用以随时记载机关日常重要活动简况的文种。 （六） 、联系类公文 1、函。用以在机关之间商洽工作，询问、回复问题的文种。 2、介绍信。用以介绍外出联系公务的人员身份及任务的文种。 （七） 、规范类公文 1、章程。用以表述一个组织、团体的性质、宗旨、任务、组织、成员权利与义务等的文种。 2、规定。用以表述对某项较稳定工作、活动所定的规程、要求的文种。 3、条例。用以表述对某方面长期性工作、活动所订的原则性规章、要求的文种。 4、办法。用以表述根据有关政策或条例所制订的某项工作、活动的具体规程、要求的文种。5、细则。用以记述根据有关政策或条例中部分条款所制订的某项工作、活动的详细方法、 要求的文种。 五、公文撰拟原则 1、符合党和国家的方针政策。公文撰拟的实质，是用文字将党和国家的方针、政策、部署 或它们在本机关的具体化， 系统而简明地表述于书面。 这就决定公文撰拟要受到党和国家方 针、政策的绝对制约。 2、忠实机关制文的基本意图。公文属于机关管理意志的显物化形态，是机关的书面代表。 秘书撰拟公文，是通过自己的加工劳动，用文字表达要机关管理意向。 3、坚持实事求是的务实精神。公文是有法定权威，是机关管理活动的依据。机关要通过下 级公文掌握情况进行决策。 针对其内容进行处理； 机关要执行上级公文精神， 组织推动工作。 秘书要在撰拟中恪守切实原则，首先在于坚持实事求是的思想路线。在撰拟中，严于求实、 敢于求实、善于求实，一是一，二是二，秉笔直书，将方针、政策，交拟意图，同机关及其 上下左右的实际情况有机统一起来。务必摒弃主观臆断、粗枝大叶，更要反对弄虚作假，妄 称谎报。 4、具备严谨迅捷的撰拟作风。所谓严谨，指秘书要严格精细、勤谨认真地对待具体的撰拟 工作。所谓迅捷，指秘书要在时限之内完稿，具备“倚马可待”的撰拟能力。 六、公文撰拟的文风 公文撰拟别具一格的文风特点，可概括为简、朴、晓、畅四个字。 （一） 、篇幅简短。撰拟公文，千字够用，决不用一千零一字，一名话能说清问题，绝不用 两句，也得“惜墨如金”。 （二） 、文笔朴实。公文撰拟不尚华丽，不主铺排，不容花哨，少用形象描述手法，要求庄 重、朴素、自然、得体，讲究平易、通俗，忠于事物本来面目，以臻好读、好懂、好记、好 处理执行。 （三） 、内涵明晓。内涵明晓，指公文行文力求内容概括集中，少生枝蔓，容易领会。赞成 什么、反对什么，观点明确、旗帜鲜明。让人读了公文，能很快得到明白无误的概念，便于 掌握，便于处理，执行。 （四） 、行文通畅。做好拟议构思，使思路流畅、合理，据之写来，条理清晰，脉络连贯， 由此及彼，环环相扣，这是保证全文通畅的前提。欲求行文通畅，更为基本的要求，是要文 句通顺，使文从字顺。 自测练习题 一、单项选择题 1、公文形成环节包括交拟、拟议、撰拟、审核、签发、缮校、用印、封发等八道基干活动 程序。上述八道程序以 为核心。 A、拟议 B、撰拟 C、审核 D、签发 2、请示用以向上级请求指示、 的文种。 A、批准回复 B、批准 C、同意 D、请求批准 3、通告是用以知照需要周知并 的要求与规定的文种。 A、执行 B、了解 C、认识 D 遵守、 二、多项选择题 1、通用公文就是所有机关通行通用的、 、 、 、 报告、请示、批复、公函等公 文。 A 指示、 B 决定、 C、公告 D、通知 2、通知是用以知照 、 、 、会议安排等的文种。 A、制定规章 B 工作部署、 C 具体事项、 D 任免决定、3、函是用以在机关之间 、 、 的文种。 A、商洽工作 B、部署工作 C 询问、 D 回复问题、 4、公文撰拟别具一格的文风特点，可概括为 、 、 、 四个字。 A、简 B、朴 C、晓 D、畅 三、判断改错题 1、报告是用以向上级汇报工作、批准回复、提出建议的文种。 ） （ 2、公文撰拟的实质，是用文字将党和国家的方针、政策、部署或它们在本机关的具体化， 系统而简明地表述于书面。 ） （ 3、公文撰拟也讲求华丽，进行一定铺排，适当用形象描述手法。 ） （ 四、简答题 1、公文撰拟的原则是什么？ 2、公文撰拟的文风是什么？ 五、论述题 试述公文撰拟的作用。 参考答案 一、单项选择题 1、B、 2、A、 3、D、 二、多项选择题 1、A、B、C、D、 2、B、C、D、 3、A、C、D、 4、A、B、C、D、 三、判断改错题 1、错。报告是用以向上级汇报工作、反映情况、提出建议的文种。2、对。3、错。公文撰 拟不尚华丽，不主铺排，不容花哨，少用形象描述手法。 四、简答题 1、符合党和国家的方针政策、忠实机关制文的基本意图、坚持实事求是的务实精神、具备 严谨迅捷的撰拟作风。 2、篇幅简短、文笔朴实、内涵明晓、行文通畅。 五、论述题 从秘书职能看，撰拟公文又是他们最为经常的本职任务，也是他们辅助领导、为机关沟通信 息、服务机关全局管理的重要形式和手段。 1、公文撰拟是机关物化管理信息以沟通联系的前提性生活；2、公文撰拟的效率和质量直接 影响机关管理的效率与质量；3、公文撰拟是秘书人员发挥参谋作用的重要过程。 第六章 公文办理 一、公文办理程序 “公文办理”、“公文处理”、“公文管理”是三个不同的概念，在文书工作中的位置和作用各不 相同。 “公文办理” 是指公文管理中的生效阶段，包括从收文到办复的若干环节；“公文处理”是指 公文管理中的形成阶段和生效阶段，即撰制，办理两个阶段，也就是常说的发文处理和收文 处理；“公文管理”是指公文从产生到终止的全过程，包括撰制、传递、办理和保管等四个阶 段。 二、公文办理的意义和作用 1、有效的公文办理可以获取有价值的信息。公文是秘书部门传递信息的主要载体，收文是秘书部门获取信息的主要渠道。 2、有效的公文办理可以减轻领导者的负担。秘书人员应在公文办理的起始环节上，如分送、 传阅和拟办，对大量公文加以挑选，将那些与领导活动无关的，或关系不大的信息资料予以 淘汰；而将那些为领导活动所必需的，或急需的信息资料予以简化或浓缩，以减轻领导者繁 重的阅文负担。 3、有效的公文办理可以加速公文的运转。要加速公文运转，提高办文效率，必须减少环节， 简化程序；及时传递，避免积压；强化催办，缩短滞留时间。 4、有效的公文办理可以提高办文的质量。办文的总体质量，是由公文办理阶段各个环节的 质量之和构成的。 三、公文办理的程序 公文的办理从收文到办复可分为 8 个环节，其运转顺序依次为：收文、分送、传阅、拟办、 批办、承办、催办和办复。 1、收文。就是把来自上级机关的下行文，来自本级机关或同级机关的平行文，来自下级机 关或所属公众的上行文，集中起来由秘书部门统一验收。 2、分送。就是把登记后的来文，按照内容、性质分别送给有关领导人阅批或直接送给承办 部门办理。 3、传阅。就是对来文份数较少，而应知悉对象较多的文件所采取的一种内部轮流阅读的办 法。 4、拟办。就是对需要办理的来文提出初步办理方案。 5、批办。就是对需要办理的来文做出具体的批示。 6、承办。就是遵照领导者对来文的批示，根据来文的内容和要求，由某一部门或个人予以 贯彻落实。 7、催办。就是对文件承办工作的检查与督促。具体地说，就是秘书人员对尚未办结的文件 进行控制，查明进展情况、存在问题，完成得如何，以保证文件办理的质量。 8、办复。就是将承办者办文的结果向批办的领导者和来文机关报告。 四、公文办理要求 公文办理的要求概括为：准确、迅速、保密、统一、简便。 （一） 、准确无误。指公文在办理阶段的各个环节上，其行为的内容、方向的方式及结果， 都完全符合行文制度和实际情况。 （二） 、讲究时效。公文的办理要及时、迅速，讲究时效。 （三） 、安全保密。公文办理的安全保密有两层含义；一是要保证所经办的文件完整无缺、 无损，做到不丢失、不损坏，这就是安全的意思；二是要严格遵守公文管理的保管规定，做 到不泄露、不失密，这就是保密的意思。 （四） 、统一管理。公文的办理，包括公文的撰制和保管，都必须由秘书部门集中统一管理。 五、公文办理制度建设的意义 公文办理制度，是指从收文到办复必须遵守的一系列规程或准则。所谓制度建设，就是逐步 建立、健全公文办理阶段各个环节上的各项规章和办法。 1、制度建设是办文工作规范的体现。办文工作的规范化，是指公文的办理一定要合乎规定 的标准。按照标准的性质划分，标准有技术标准、经济标准和管理标准。公文办理的标准， 主要是管理标准，即公文管理机构为行使其管理职能而制定的具有特定的管理功能的标准。 实现办文工作规范化的当务之急，就是根据公文管理科学化、现代代的需要，在总结办文工 作经验的基础上，分别制定公文和公文管理的国家标准、专业标准、地方标准和企业标准， 使办工文工作纳入标准的轨道。 2、制度建设是办文工作科学化的核心。所谓办文工作的制度化，就是在公文办理全过程中，都要遵守明文规定的各种规则、程序。这里，主要是由秘书部门为办文所制订的规章制度， 如收文制度、分送制度、传阅制度、拟办制度、批办制度、承办制度、催办制度、办复制度 等。 3、制度建设是办文工作高效化的途径。办文工作的高效化包含两层意思：一是质量高，办 文工作的整体效果好；二是效率高，办文工作的整体时间少。整体效果+整体时间=整体效 应。所谓整体效应，是就办文的全过程而言，非指某一环节的优与劣。 六、公文办理制度建设的内容 办文工作的制度有大小之分。从制度的制定者和制约范围来看，办文制度可分为三个层次： 一是根本制度，如国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》 ，共中央办公厅发布 的《中国共产党各级领导机关公文处理条例》等。二是一般制度，如中央所属部委和各省、 自治区和直辖市党政机关所制定的实施细则和办法， 都属于办文的一般性制度， 其制约性带 有局部性；三是具体制度，如各单位自行制定的一些办文制度。 办文制度的建设，当前应从以下四个方面起步： 1、建立岗位责任制度；2、建立质量管理制度；3、建立考核评比制度；4、建立人员奖惩制 度 七、公文办理制度建设的原则 1、统一原则。制度建设的统一原则，是指在制订、执行办文制度中，要使工作对象的内容 和形式具有一致性和规范性。 2、求实原则。制度建设的求实原则，一般包含三层意思：一是办文制度的制定和执行，一 定要从本机关、本部门、本单位的性质、职权及隶属关系出发，不能越位，越权；二是要从 办文工作的实际出发，使制度的制定和执行具有针对性、可行性和可操作性，不要图形式、 架子；三要从办文工作的发展趋势出发，主动迎接办公室自动化的挑战，不能短视和保守。 3、协调原则。办文制度是一个系统，也存在着全局与部局的关系问题。因此，在制度建设 中要协调好以下关系： 中央与地方的关系。 首先要执行中共中央办公厅和国务院办公厅所发 布的行文和办文制度；同时要以此为依据，制定地方的办公厅所发布的行文和办文制度；机 关与部门的关系。 即要执行机关制定的办文制度， 又要根据部门的性质和职权制定自己的办 文制度；行业与单位的关系。在兼顾行业办文制度的同时，应制定和执行单位的办文制度。 4、制约原则。制约原则，是指各项办文制度之间的分工负责，彼此配合，互相监督，以保 证办文的质量和效率。 5、简便原则。简便原则，是指办文制度要简化和便利，以加快公办理的速度。 自测练习题 一、单项选择题 1、“公文办理” 是指公文管理中的 ，包括从收文到办复的若干环节；A、处理阶段 B、 生效阶段 C、办理阶段 D、各个阶段 2、公文办理的要求概括为：准确、迅速、 、统一、简便。 A、安全 B、科学 C、保密 D、规范 3、公文的办理，包括公文的撰制和保管，都必须由 部门集中统一管理。 A、档案 B、有关 C、管理 D、秘书 二、多项选择题 1、公文管理是指公文从产生到终止的全过程，包括 、 、 和 等四个阶段。 A、撰制 B、传递 C、办理 D、保管 2、公文办理从收文到办复 8 个环节地运转顺序依次为：收文、分送、传阅、 、 、 和 办复。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、注办3、当前，办文制度的建设应从 、 、 、 等方面起步： A、建立岗位责任制度； B、建立质量管理制度； C、建立考核评比制度；D、建立人员奖 惩制度 三、判断改错题 1、公文处理是指公文管理中的形成阶段，也就是常说的发文处理。 ） （ 2、拟办就是机关主要领导对需要办理的来文提出初步办理方案。 ） （ 3、公文办理的安全保密就是要保证所经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏。 （ ） 4、所谓办文工作的制度化，就是在公文办理全过程中，都要遵守明文规定的各种规则、程 序。 （ ） 四、简答题 1、公文办理有何意义和作用？ 2、公文办理要求是什么？ 五、论述题 浅析公文办理制度建设的原则 参考答案 一、单项选择题 1、B、 2、C、 3、D、 二、多项选择题 1、A、B、C、D、 2、A、B、C、 3、A、B、C、D、 三、判断改错题 1、错。公文处理是指公文管理中的形成阶段和生效阶段，即撰制，办理两个阶段，也就是 常说的发文处理和收文处理。 2、错。拟办就是对需要办理的来文提出初步办理方案。 3、错。公文办理的安全保密有两层含义；一是要保证所经办的文件完整无缺、无损，做到 不丢失、不损坏，这就是安全的意思。 4、对。 四、简答题 1、有效的公文办理可以获取有价值的信息；有效的公文办理可以减轻领导者的负担；有效 的公文办理可以加速公文的运转；有效的公文办理可以提高办文的质量。 2、公文办理的要求概括为：准确、迅速、保密、统一、简便。即准确无误；讲究时效；安 全保密；统一管理。 五、论述题 1、统一原则。2、求实原则。3、协调原则。4、制约原则。 5、简便原则。 第七章 会议与会谈 一、会议的涵义及性质 从字义上讲，“会”，是聚合、会合；“议”是商议、议事，就是讨论和研究问题。会议就是把 人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动方式。 构成会议的要素有：(1)会议名称； (2)会议时间； (3)会议地点；(4)会议主持者；(5)会议的 参加者；(6)会议主题；(7)会议的方式方法；(8)会议的结果。 对于会议的性质，可以归纳为以下几点：1、会议不是目的的，而是工作方法。开会的目的是为了做好工作，解决问题；2、开会是领导方法的一种，而不是领导方法的全部；3、开会 只是我们工程作过程中的一个环节，不是我们工作始终。 二、会议的作用 1、立法作用。全国和地方各级人民代表大会及其常务委员会，是全国和地方的权力机关， 它们召开的会议可以制定法律和各种法规， 选举和决定国家和地方的领导人选。 这种会议具 有法定的权威性，能起立法作用；2、行政手段作用；3、上传下达、部署任务的作用；4、 宣传教育作用；5、理论研究作用。 此外，有的会议还有协调、咨询作用或纪念意义等，至于在人民内部能起到沟通信息、调解 矛盾、解决各种具体问题的会议那就更多了。 三、会议的分类 1、从会议的规模来分有大、中、小三种类型。大型一般指千人以上，多到上万人；中型， 三五百人参加的会议；小型，如小组班组会，一般指几人、几十人参加的会议，但最少不能 少于三人。 2、从会议的内容容量来分：一种叫综合性的会。第二是专业性的会议第三种专题性的会议。 第四种是一事一议的会议。第五是咨询性的会议。 3、按时间分为定期会议和不定期会议。 四、会议文书的种类。 会议文书包括以下七类： 1、会议的指导性文书，如上级有关指示和会议起因的文书等。 2、会议的主题内容文书，如开幕词、主题报告、专题报告、大会发言、正式决议、闭幕词 等。 3、会议的进程文书，如会议程序表、日程安排表、会议记录、会议简报、选举程序表、表 决程序表等。 4、会议参考文书，如有关的调查报告、典型材料、古今中外有关的参考文献。 5、会议提案信访文书，如代表提案、群众来信等。 6、反映会议成果文书，如选举结果、会议纪要、新闻公告、传达文件、提纲、执行计划等。 7、会议管理文书，如会议通知、会议须知、议事规则、出席证件，保密制度和生活管理文 书等。 五、会议文书的撰写 1、会议通知。会议通知是知照性文书，是会议的主办单位发给参加会议的单位和个人的书 面通知。会议通知的写作要求即简又明，大致包括以下六项： (1)标题；(2)会议的主题；(3)会议时间和报到时间；(4)报到地点、地址要写得准确详细；