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武汉市档案局（馆）2016年档案数字化加工项目合同
委托方（甲方）：武汉市档案局（馆）
受托方（乙方）：武汉世纪科怡科技发展有限公司
甲方委托乙方就武汉市档案局（馆）2016年档案数字化加工项目进行专项技术服务，并支付相应的技术服务报酬。双方经过平等协商，在真实、充分地表达各自意愿的基础上，根据《中华人民共和国合同法》的规定，达成如下协议，并由双方共同恪守。
第一条 甲方委托乙方进行的技术服务内容
一、技术服务的内容：依照相关技术要求及规范对馆藏档案进行数字化加工，加工对象为馆藏现行档案（约1,200,000页）和馆藏历史档案（约1,500,000页）。
二、技术服务的方式：乙方组织相关人员、设备对甲方提供的档案进行数字化处理，形成数字化成果。具体工作包括档案出库、档案前处理、目录建库、档案扫描、元数据捕获、图像处理、图像存储、图像挂接、稿本标识、装订还原、档案归还、项目验收、数据备份、数据移交等。
第二条 乙方完成数字化工作的要求和规范
一、交付时间：合同签订后12个月内完成270万幅的加工任务，2016年12月31日前必须完成216万幅的加工任务。
二、项目实施地点：江岸区一元路5号（市档案局（馆）一楼）
三、数字化加工要求
（一）项目管理与安全保障要求
1.乙方应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化管理制度包括岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理、安全管理等方面制度。
2.乙方应接受甲方及保密工作部门的保密审查和指导监督，在开工前与甲方签订保密协议。
3.乙方在签订合同时应成立项目组，指定具有五年以上项目管理经验的人员为本项目负责人。未经甲方同意，不得随意更换项目负责人。确保数字化加工队伍稳定，说明主要参与人员的职责和任务。加工人员上岗前进行身份登记和安全保密审查及岗前培训，向甲方备案。
4.加工场所布局合理，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。加工场所应配备覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。视频监控设备要确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角，视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月,并且在甲方指定场所安装不小于42寸的远程视频监控设备。以上对加工场所改造和安全措施须经甲方验收同意后方可开工。
禁止数字化加工人员将个人手机、数码拍摄设备、移动存储介质，以及与工作无关的生活用品等带入数字化加工场所。
5.数字化加工过程中所使用的扫描仪、照相机、计算机及存储等设备，应按照有关保密标准和保密要求进行登记备案管理。数字化加工使用的计算机与相关设备组成专用网络，须封闭外联接口，禁止接入互联网或其它公共网络，禁止安装具有无线互联功能的硬件模块和无线鼠标、键盘等外围设备。数字化项目完成后，加工使用计算机硬盘、存储设备和存储介质，应在甲方的监督下拆除并向甲方移交。
6.乙方应确保数字化加工期间档案实体安全及档案数据安全。未经甲方批准，不得查阅和借出正在数字化的档案。数字化作业完毕的档案应及时归还库房，暂存数字化加工场所的档案应专人管理，妥善保存。建立档案数字化存储介质台账并实行专人管理，定期检查备份数据。
（二）数字化流程及技术要求
1.纸质档案数字化基本环节为档案前处理、档案著录、数字化扫描、数字化后处理、项目验收及成果移交。具体工作步骤及要求如下。纸质档案数字化过程中，应以卷（盒）为单位填写《档案数字化加工流程单》。数字化完毕后，以全宗为单位整理、装订，归入纸质档案数字化加工项目档案。
2.档案出库
乙方调取档案应严格办理调卷手续，按要求填写调卷单。档案案卷要逐卷（件）清点，重点档案须逐页清点，并作好记录。
3.档案前处理
（1）装订物处理
已装订成册，不去除装订物影响扫描的档案，应拆除装订物。拆除装订物时，应注意保护档案不受损害，杜绝野蛮拆卷。
不去除装订物不影响扫描的档案，应维持原样。
档案中的精装书籍和成精装装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。
扫描前要将档案拆分成件，件的划分参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）的要求，同时确保文件齐全、完整。
分件过程中，应在档案数字化加工流程单上准确标注实体送裱页、非扫描页等信息。
历史档案除重份不扫描外，其它都应纳入扫描范围。
（3）编制页号
没有编制页号或编制页号不规范的档案应重新编制页号。
文书档案正面编在右上角，背面编在左上角。科技档案正面编右下角，背面编在左下角。其他门类档案按相关规定编制。
凡有记录信息的页面都要编页号，空白页不编页号。
页号要求连续、无缺号、重号，页号清晰易于识别。对于以前存在的错误页号则用橡皮擦掉，无法擦除的则用铅笔划掉重编。
档案尚未编目的，文书类档案应按照武档[2016]4号文的要求著录，其他门类档案参照《档案著录规则》（DA/T 18-1999）或行业标准的要求著录，并制作档案目录。
编目不规范的，在原目录上修改。目录录入完成后重新打印新档案目录，原目录保留在档案中，装订在新目录之后。
乙方应选派具有档案著录资质或相关能力的人员进行档案编目和著录工作，因编目和著录人员能力造成编目和著录质量差或效率过低的，甲方有权要求乙方更换编目和著录人员。
（5）填写备考表
案卷（盒）内有备考表的，在旧备考表上填写。
卷（盒）内没有备考表，或旧备考记录满幅、破损，则加置新备考表，旧备考表放在新备考前的前面。
档案中有照片、舆图、邮票、税票，须在备考表中注明页码、张数，同时在目录备注项中注明。
（6）档案修复
破损、霉坏档案能够数字化的先数字化，而后进行修裱。
破损档案，应在甲方的监督指导下由乙方进行技术修复。裱糊方式方法应严格按照国家《档案修裱技术规范》（DA/T25―2000）相关要求进行操作，不改变纸质载体原貌，不损坏原载体和字迹及其他历史痕迹。为保证裱糊质量和加工进度，乙方可采用档案修裱机和人工装裱结合的方式。修裱机对册页、奏折、手卷、字帖等特长档案资料一次性完成整件修裱。对已揭开的严重霉变、酥脆、破碎等破损严重的纸质档案，采用无纺布衬垫手工修裱。
折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。
（7）档案整理质检
对照档案整理工序，乙方应逐卷（盒、件）检查档案前处理完成质量，检查合格的在数字化流程单中签字确认，自检不合格的应进行整改，直到通过自检。
4.目录建库
（1）建立目录数据库要按规范确定著录项，进行人工录入建立档案目录数据库，文书类档案数据库应符合武档[2016]4号文及武汉市档案馆档案管理系统的要求，其他门类档案参照甲方统一标准或行业标准。
（2）目录录入时，应根据相关规范完善前端校验，对录入目录的质量进行控制。
（3）扫描完成后，对照档案影像进行核对，发现不规范的目录应进行修改或重录。
5.档案扫描
（1）选择扫描仪
扫描设备的选择应注意对档案实体的保护，尽量选择对档案实体破坏小的设备进行数字化，严格禁止使用高速扫描仪扫描历史档案。
根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描，大幅面档案可采用大幅面数码平台。
（2）扫描质量要求
无论页面大小均自然平展开进行扫描，筒子页、折子页均作一个画幅来扫描，并以画幅（自然页）作为扫描的计量单位。
必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围。
纸张暗黄发黑、字迹不清的档案，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过数字化系统调整亮度、对比度、分辩率等技术参数，直至图像清晰为止。
在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。
初始扫描时，应尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠偏产生的图像失真问题。
遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。
档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。
图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。
（3）实物档案的数字化：对档案中徽标、各种证物等实物档案，采用数码相机进行数字化，所获图像文件必须进行相应的图像处理，以达到本项目要求的图像质量。
（4）扫描参数
采用彩色模式进行扫描。一般纸质档案扫描分辨率300dpi，特别珍贵档案及照片档案采用600dpi。图像存储格式为单页TIFF。项目完成后，将所有档案图像，批量转化为JPEG格式一套，其它要求与TIFF格式一致。
6.元数据捕获
为确保纸质档案数字副本真实、完整、可靠与可用，数字化系统应自动记录数字副本生成环境的元数据，元数据同著录项一起保存在目录数据库中。不具备自动捕获元数据功能或捕获元数据不规范的数字化系统应进行升级完善。数据项不便于自动捕获的，可采取手工著录与系统批量赋值相结合的方式。元数据采集项目及要求见下表。
元数据描述
数字化时间
记录纸质档案数字化的起止时间
数字化对象描述
记录需要特别说明的案卷物理特征等信息
数字化授权信息
记录纸质档案数字化审批信息等
记录扫描图像所应用的色彩空间
扫描分辨率
记录扫描分辨率
扫描色彩模式
记录扫描色彩模式
记录扫描数字图像存储格式
记录纸质档案数字图像的存储相对路径
扫描设备类型
记录纸质档案数字化所用扫描设备的类型
扫描设备制造商
记录纸质档案数字化所用扫描设备的制造商
扫描设备型号
记录纸质档案数字化扫描设备的型号
数字化软件名称
记录纸质档案数字化所用软件的名称
数字化软件版本
记录纸质档案数字化所用软件的版本
数字化软件生产商
记录纸质档案数字化所有软件的生产商
阅读所需硬件条件
记录纸质档案数字化成果阅读所需的软硬件条件
数字化成果移交接收信息
记录纸质档案数字化成果的移交接收信息
7.图像处理&
（1）经数字化所产生的图像文件，按照DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范的要求，进行相应的图像优化处理，使图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。
（2）对扫描后的图像进行逐页纠偏、裁边、排序等处理，以视觉上不感觉偏斜为标准；方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。
8.图像存储
以档号为基础为数字图像命名，图像命名应确保唯一性。扫描文件按照档号.页号的形式命名。图像文件在存储器中存储时，按照档号构成方式确定存储路径。
9.数据挂接
纸质档案数字化形成的TIFF格式图像文件，应在甲方使用的档案管理软件中完成原文挂接。将批量转化的JPEG格式图像数据在甲方使用的利用的系统中完成挂接，并能正常运转和使用。
10.图像稿本标识
按每页图像在档案中所属的稿本进行划分成A、B两部分，A为正文（含无正文定稿）及附件，B其他（包括处理签、定稿、草稿），并将稿本信息存储在数据库中。
11.数据质检
（1）对数据质量逐条进行检查，数据质检有三方面内容，一是核对目录数据及元数据是否完整、内容是否规范，尤其题名、责任者、保管期限、密级、控制标识等关键著录项是否准确。二是将经过图像处理后的电子图像与档案原件对比，检查图像分件是否合理，是否字迹清晰、偏斜,是否存在漏扫、顺序颠倒、命名错误等情况。三是核对档案目录数据及元数据与原文是否挂接正确。
（2）中标公司必须建立严格的质量检测体系，要有专职质检员，按档案数字化的质量要求对档案数据进行检查，发现问题及时更正。
（3）对不符合质量要求的档案数据，要重新加工后进行替换，若涉及到档案实体的，还应对档案实体同步修正。对加工数据自检合格，符合甲方数据质量标准的，才能递交甲方验收。
12.档案装订还原
（1）拆除档案上的金属物，如书钉、回形针、大头针和金属夹等。
（2）恢复装订时，应认真核对档案页码，核对文件排列顺序，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报甲方，装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不得有漏装掉页情况出现。
（3）经核对无误的档案，应以文件左齐（裁口整齐）、下
齐（地脚整齐），靠右侧装订，装订成品必须结实美观。
（4）在装订过程中，如遇有小页面或没有足够装订空白页面，如果发现文件无装订边，必须用质地、颜色相近纸张加边后再装订。
（5）对浮贴在相邻档案纸张上的小签条等小页面档案，如粘连不牢，用档案修裱专用浆糊加固避免脱落。
（6）对没有预留空白装订边的正常大小页面，用修裱档案专用纸张接边后，再折成与案卷大小一致页面装订。
（7）所有应进行修裱、托底、接边等处理的页面，须完全干燥后才能进行装订。
（8）对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符。
（9）档案装订系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。
（10）档案卷皮或卷盒破损，应更换卷皮或卷盒，并按要求在卷皮或卷盒上填写信息。
13.档案实体验收入库
档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任，顺序错误、装订不符要求，卷内文件颠倒等作为差错，合格率达到98%予以验收通过。履行档案入库手续，方可入库，档案保管部门开具该批次档案通过验收的证明。
14.数字化工作文档整理
纸质档案数字化过程中形成的工作文档应进行系统归档、整理，应归档的数字化工作文档包括：数字化工作方案、项目招投标文件、中标通知书、项目合同、数字化加工人员名单、设备清单、纸质档案原件数字化审批书、档案出入库交接单、数字化加工流程单、档案数据质量登记单、档案数据质量验收报告单、档案实体验收证明、安全检查记录及数字化加工现场日志等。待项目验收后，还要归档项目鉴定验收报告、数字化成果移交清单等。乙方应将乙方形成的文档收集完整后移交给甲方。
15.项目验收
（1）验收对象
档案实体和数字化档案数据，其中包括目录数据及元数据、图像文件等。
（2）验收方式
数字化成果验收分阶段验收和总体验收。
阶段验收：完成一定量（单个全宗或若干全宗）档案数字化任务后，由甲方组织人员对档案数据进行验收。
总体验收：数字化项目全部完成后,甲方组织人员对全部纸质档案数字化成果和加工实体档案还原质量进行验收。
（3）验收工具
乙方须提供专业的验收软件（或数字化系统集成数据质检功能），软件具备质检数据导入、设定抽检比例、自动质检、人工质检以及质检数据统计等功能。同时应对甲方进行系统操作培训，必要时应辅助甲方完成质检。
（4）验收流程
完成一定量纸质档案数字化后，乙方向甲方提出阶段验收申请，填写《纸质档案数字化数据质检申请单》。甲方组织人员对档案数据进行随机抽检，抽检比率应不低于20%，对比各项指标检查档案数据质量，在《档案数据质量检查登记单》上记录抽查结果，统计填写《档案数据质量验收报告单》。阶段验收不合格，则该批档案返还整改，直至通过阶段验收。
纸质档案数字化工作全部完成，档案数据全部通过阶段验收，且并库试运行3个月没有发现质量或者其他方面的问题后，可申请总体验收。甲方组织人员对所有档案数据进行抽检，比率不低于3%。不通过要进行整改。通过抽检后，组织专家评审会进行验收评审。
（5）验收指标
目录数据及元数据、图像数据、数据挂接等存在质量问题时，抽检标记为“不合格”。抽检项目及指标：
档案实体：档案整理、装订还原情况，完好率≥98%，档案原件100%不缺失。
图像数据：图像质量情况完好率≥98%，漏扫率≤1%，图像文件的命名差错率≤0.5%。
目录数据及元数据：以条目为检查单位，档号、题（人）名、密级、控制标识等关键字段正确率≥99.5%（原件字迹潦草、不清的，不计算在内），其余字段录入正确率≥98%。
数据挂接：挂接正确率100%。
数字化项目文件：数字化工作档案收集齐全，整理规范，便于查阅。
16.数据备份
（1）备份范围
对阶段验收合格的纸质档案数字化成果数据及时进行备份，包括档案目录数据及元数据、原文数据。
（2）备份方式
采用在线、离线相结合的方式进行多套、异质备份。离线备份载体应选择档案级光盘，TIFF格式备份三套，分别标识为A、B、C（A为封存保管、B为提供利用、C为异地备份）。JPEG格式采用在线备份即可。每张光盘只能刻录一个全宗的档案数据，一个全宗可跨多张光盘。另外打印案卷目录、全引目录（或归档文件目录）各一套。
（3）数据校验
对备份数据进行必要的检验，包括数据能否打开、数据信息是否完整、数据内容是否准确等。
（4）备份标签
数据备份后，应在相应备份介质的封套（盒）上编制《档案数字化成果数据备份标签》。
17.成果移交
（1）移交内容
档案目录数据及元数据、档案数字化全文数据、纸质档案案卷目录及卷内目录各2套和整理完毕的数字化工作文档。
（2）移交验收
纸质档案数字化成果数据移交时，接收方应进行验收。验收内容为：移交的载体是否完好、清洁，是否无划痕、无损伤、无病毒；数据内容是否完整、规范、准确等。
（3）移交手续
纸质档案数字化成果数据移交时，填写《档案数字化成果移交接收登记表》，一式两份，由交接双方共同签署，完善手续，分别保管。
（三）乙方应遵循的标准规范
1.管理性标准规范
《中华人民共和国保守国家秘密法》；
《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》；
《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号）；
《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)；
《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)；
《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)。
2.业务性、技术性标准规范
《中华人民共和国档案法》；
《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)；
《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2005)；
《档案著录规则》(DA／T 18—1999)；
《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）；
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；
《民国档案目录中心数据采集标准& 民国档案著录细则》（DA/T20.4-1999）；
《武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范》（武档[2016]4号）；
《武汉市纸质档案数字化实施细则》。
（四）数字化加工软件要求
档案数字化加工应用管理软件，应满足的要求：
1.按照DA/T31-2015《纸质档案数字化技术规范》，产生通用格式的数据库文件和图像文件。
2.可根据甲方需求进行功能定制或升级。
3.可灵活定制工作流程。图像扫描和目录录入无顺序限制；所有步骤即可单人完成也可多人分工完成。
4.档案数字化加工软件需要：目录数据库模块，图像扫描、优化和校对模块，目录、图像校对模块，人员管理模块，工作量统计模块、数据流转和管理模块，安全管理模块，任务管理模块，数据移交及接收校验模块、元数据采集的模块。
（五）其他相关要求
1.本项目由甲方提供约150平方米的数字化加工场所，地址在武汉市江岸区一元路5号（市档案馆内）。乙方须自行对招标场所进行改造，明确加工场地规划，说明所配备的硬件数量及规格、软件和网络环境。具体改造方案须经甲方同意后实施。
2.乙方应在投标文件中明确数字化加工现场的安全、保密、人员管理等制度。
3.本次项目档案扫描需用A3平板扫描仪进行，以A3扫描仪扫描产生的电子画幅/页计量，大于A3幅面的档案选用A2或A0扫描仪扫描时，产生的电子画幅按1页计量。项目所必须的一切工序（如录入目录条目、修表、编目等）作为数字化工序的必备环节，不单独计算费用，所需费用以包含在整体报价之中，项目费用仅以最终形成的扫描图像画幅数据实结算。
4.本项目在档案整理及数字化加工实施过程中所需的所有设备（设备主要包括：电脑、扫描仪、服务器、移动硬盘、存储设备、家具等）及所需的消耗品（如修裱浆糊、贴纸、打印纸、卷皮、卷盒等）由乙方提供。
5.乙方应在投标文件中根据本项目需求提出完整的解决方案，提出纸张质地状况较差档案扫描的实现方法，确保较薄纸张（如信纸、便签纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰，又不损伤档案原件。
第三条 为保证乙方有效进行技术服务工作，甲方应向乙方提供的工作条件和协作事项
一、技术资料：
档案数字化加工流程、规范及要求；
数字化加工馆藏档案范围；
档案数字化加工项目验收流程、方式和要求。
二、工作条件：
加工所需的工作场地（约150平方米）；
按工作进度交接应数字化的档案。
三、其他：
甲方负责对乙方开展档案数字化进行监督和指导；
配合乙方进行数字化加工档案的出入库工作。
建立数字化验收组织和标准，根据招标文件第三章“招标要求”中“（三）数字化流程及技术要求”组织核查、验收乙方提交的档案数字化成果及规范整理后的档案实体。
第四条 合同金额及支付方式
一、经双方协商，按照乙方中标价格，即人民币叁佰贰拾贰万元整（￥3,220,000）。
二、自乙方工作人员进场三个工作日内，甲方支付乙方首期款人民币壹佰陆拾壹万元整（￥1,610,000）（即合同金额百分之五十），完成工作总量的百分之五十，再支付人民币壹佰壹拾贰万柒仟元整（￥1,127,000）（即合同总金额百分之三十五），完成全部数字化任务并由甲方阶段验收合格后，再支付人民币肆拾捌万叁仟元整（￥483,000）（即合同总金额百分之一十五）。
三、乙方应向甲方提供相应等额发票。
第五条 违约责任
一、如乙方在加工服务过程中造成甲方档案损毁、丢失、或擅自涂改、伪造档案，给甲方造成损失的，乙方承担相应的经济损失和法律责任。
二、乙方在加工服务过程中违反保密法规及乙方相关保密规定，对乙方造成损失，按照相关法律、法规追究乙方及当事人的经济责任和相关法律责任。
三、甲方或乙方违反本服务合同约定给对方造成损失的，由违约方承担经济赔偿责任。
四、乙方未按照要去在规定期限内完成合同规定事项，乙方每延期一天，按照项目总额的万分之五向甲方支付违约金，累计不超过合同总金额的10%。
第六条 合同的变更
签约双方确认，在履行合同过程中对于具体内容需要变更的，由签约双方另行协商约定，作为本合同变更文本。
第七条 合同生效
本合同一式肆份，经双方签字盖章后生效，到项目验收通过止。本合同如有未尽事宜，由双方协商解决。
甲方：武汉市档案局（馆）&&&&&&&
法定（或委托）代表：
联系电话：
年&&& 月&&&& 日
乙方：武汉世纪科怡科技发展有限公司&&&&&&&&
法定（或委托）代表：
&&& 联系电话：&&&&&&&&&&&&&&&&&
年&&&& 月&&& 日&&&&
附件一：加工标准
原档案编号有误的重新编号标准
1.文书档案正面编号一般打在右上角，装订孔的对面，背面左上角。
2.双页编号，反面空白则不编号。
3.编号不能编在字上，印章上，不能在纸张中间。
4.编号后划去废页号。
结合卷内目录与档案进行分件（对照卷内目录中的文号、责任者、题名等)，无目录的对照内容进行分档，无题名时需要总结（标准：责任者+内容+文种）。
1.全宗号八位数 目录号两位数 案卷号四位数（XX000012-WS01-0005）
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& ↓&&&&&& ↓&
&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 现行&&&& 文书
件号三位数（001、002）；
起始页号四位数（0001）；
档案馆代码 不录；
档案门类代码（大写） WS；
全宗名称（每个全宗都一样，咨询相关工作人员）；
年度4位数（1955）；
（民国XX年，XX加11再在前面加19，民国37年就是1948年，并且在备注录入民国XX年）；
档案所属历史时期（现行/历史）：XX/LS；
保管期限：照档案实体录入；
多期限（长期、永久都有）/无期限：咨询相关工作人员；
保管期限 如果是“3年、5年、15年”：咨询相关工作人员；
档案案卷正反面有任何符号都是“控制”（可能在反面）
无控制或者无标识打：待定；
案卷封皮文件起止时间：按照档案实体，每卷提取；
时间（8位数）；
所有案卷不打“[]”，案卷内一定要有责任者，无就在前录入全宗名称；
2.题名：手写档案题名录入事由；原文无题名，重新总结或目录必须包括责任者、内容、文种 例如：总结后应为[中共湖北省委组织部知识分子工作处关于印发《知识分子工作处2000年工作要点》的通知]
“市、我市、本市、全市、省、我省、本省、全省（局、厅、部......）......”按照责任者或文件内容补充完整为“武汉市”“湖北省”或×××省等......；
修改后的题名整个内容要用“[]”括起来；
关于某些人的任免通知之类所有人名要录入；
责任者及题名中的责任者若仅为省委、市委、党组或机关单位需要参考红头或印章若有“中共”“中国共产党”字样
补全为“中共湖北省委、中共武汉市委..”；
简报：题名先打简报名称。简报内容，责任者是简报名称左下角或右下角单位。文件编号为某某简报第×期 （只有“简报5”也需照原文打）；
介绍信：把所有人名都录进去。录入范例：[干部调动介绍信存根（人名到单位）]，责任者按照目录录入，
文号不录入， 时间按照档案录入；
会议记录：格式为 会议名称（会议内容）。 没有会议内容的总结概括后录入。没有会议名称录入为[会议记录：会议内容]；
表格：录入表格名称即可，责任者为章子或落款；
所有年度、月份、日期等时间打阿拉伯数字，其他数字照原文打，并且补齐年份，例1959
3.责任者：按照印章或落款录入，
多个责任者之间用“；”隔开 ，超过三个责任者只打三个。红头文件无印章的情况责任者打红头文件中的单位。原档案责任者不明确的情况下录入“□□□”；
4.文件编号：所有括号均打“[]”
多个文件编号用“;”隔开 能打几个打几个，打完整，然后打“等”
原文文号不完整，照原文打，65打成1965（如果是年份就改）例：（65）商第5打：[1965]商第5；
5.密级：按照文件及附件上出现的密级来选择秘密、机密、绝密；　内部、党内、国内、注意保密的文件录入“限制” ；只有秘字、密件录入“秘密”；内部机密录入“机密”
6.附件题名：正文后、责任者印章下有附：。。。或者附件：。。。(不打“[]”)：打：附件题名，用；隔开，打不下打等
合同/协议书录入方法：合同/协议书名字+甲方乙方名字，责任者打案卷；
退休表录入方法： ....退休表（单位 人名），责任者为本单位意见内的印章；
档案题名中的人名、地名、单位名称、文件名尽量按原文录入， 如果原文出现明显错误内容
如“调正”直接打“调整” 若原文出现不肯定的错误内容格式为：错误题名[正确题名]；
抄录材料录入方法：责任者和发文日期按抄录人、抄录时间打；
翻印讲话录入方法：原文为×××讲话 ×××时间 ×××同志 档案末尾为×××单位翻印
××时间 责任者为讲话的×××同志 发文时间为讲话时间 若无讲话人责任者录翻印的单位；
介绍信存根、通知书、介绍信后面加人名、单位 无需加“[]”；
少数民族或×××登记表录入方法：×××登记表（这一页的人名）；
资产评估报告书录入方法：[资产评估报告书（被评估企业）] 责任者打评估单位；
兼并报告录入方法：[企业兼并报告（兼并企业 被兼并企业）]
名单、名册、多人登记表（一页很多人名）：人名可以不打 一页一人名或者少人名必须打所有人名；
划分成份（资本家、劳动者等等）的审批表录入方法（目录有姓名、单位）：××××审批表（人名、单位）责任者打最上级的审批单位的印章
发文时间打最上级的审批单位的印章的旁边的时间 。
取钉子，抹平褶皱纸张有破损，用浆糊裱糊(裱糊前做好登记）。
（1）注意批次号格式，切勿出现格式错误。标准格式：XX+全宗号（保证全宗号为八位，不够八位数前面用0补齐）-WS+目录号-案卷号（保证案卷号为四位，不够用0补XX00000×-WS0×-000×)
（2）注意批次号上的数字要与档案一一对应。
扫描时档数要与档案卷内目录档数相对应
3.扫描图象质量
（1）扫描时注意将档案原件与扫描图像对应，不要出现切字、色彩偏差、彩线等情况。
（2）扫描时注意档案顺序，不要出现漏页、多页、顺序颠倒或顺序混乱等问题。
4.扫描DPI设置为300 DPI。
图处注意事项
1.影像页有黑白边的需裁剪，保持档案完整性。
2.影像页方向错误时需转正再裁剪。
3.影像页上的文字是斜的，方向以纸张为标准、不要以字为标准。
4.档案边缘有字、印章，在边上留一条黑边。
5.档案上面有缺口或破损，去除缺口的同时如若会切到档案数据或文字，去除黑边保留此缺口。
质检注意事项
1.检查批次号是否正确，不对改正。&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
& 比如：XX000004-WS01-0001→案卷号
&&&&&&& ↓& && ↓
&&&&& 全宗号&&& 目录号
代表的是第四全宗 第一目录 第一卷，XX代表现行，WS代表文书
2.确保条目和目录是一样的档数。
3.逐页检查，要求每一张图片和档案原件一样，没有漏扫、切图、彩线等。
每一档的开头题名要和条目对上，确保每一档的内容完整，未分错档。
5.图片要求没有漏扫，没有切字，没有彩色线条，没有变形。
6.注意页号，档案右上角有页号，确保页号是1~N的顺序（N代表最后一张档案的页号），没有跳号，重号。
7.每看一档分清文件顺序，确保文件内容通顺。
8.A3大小的表格，在边缘没有粘合的情况下，必须打开扫；边缘粘合的情况下，分两张扫，要求图处时留下一条平行的黑边作为文件粘合的参考。
9.每张图片倾斜度必须在5°-10°之间。
10.原件本身是倾斜的情况，保证原件内容是正的。
11.每一张档案要求字迹清晰，不能透字。
12.保证原件大小，不要大小差距太离谱。
13.两张档案上下贴在一起，扫了第一张，翻开扫第二张，扫描时保持纸张完整，如若在处理过程中出现处理完图片之后一个黑角上还有转正后的白角，重新扫描，处理后应当只有保留下的黑边或白边和档案本身。
14.档案应保持本来的颜色，如果扫描时变了颜色，扫描不合格重扫。
15.扫描应保证档案纸张的真实质感和完整。
16.如果档案本身内容是歪的，能转正的转正，不能转正的以纸张为准。
17.如果档案上出现本身没有的、垂直的彩色线条、光条，重扫。
换卷皮标准
1.白色封皮换外壳。
2.按要求统一脊背数字。
3.封皮平整无气泡。
4.外壳无破损。
5.数字整齐，章子无模糊，无重影，数字清晰。
稿本代码标识方法
1.正文及正文所带的附件为【A】 底稿、定稿、修改过的文件为【B】。
2.在多份正文内容一样的情况下：
（1）红头文件有印章【A】 ,无印章【B】；
（2）无领导签字【A】,有领导签字【B】；
（3）都有领导签字，且签字不同，都【A】；
（4）正文内容中的数据不同，都【A】；
（5）手写与复印件一份时：手写文件为【A】复印件为【B】；
（6）修改件大幅度修改的内容与正文不一样，都【A】。
3.无正文的情况下：
（1）手写稿、机打修改件、复印件【A】，发文稿纸【B】；
（2）正文的复印件、机打件、手写稿或发文稿纸（前提是发文稿纸上的内容与题名相符）【A】；
（3）草稿或有正式内容的拟稿纸、xxx笺为【A】；
（4）只有重复件或手写件，这份文件的复印件打【B】,手写件为【A】；
5.正文字迹模糊【A】，复印件或手抄件【A】：
例如 转发xxx的文件，被转发的xxx文件，xxx文件的请示、批复、报告、复函等等均为正文。
6.送审稿首页、公文（收文）处理签、拟稿纸、收文稿纸【B】。
7.会议记录、会议纪要、情况简报、xx号提案、统计报表、名册、登记表等表格【A】。
8.法院判决书、调解件【A】后面的笔录【B】，笔录【A】（无判决书、调解件的情况）& 。
附件二：扫描范围
1.现行文统计表
总共9287卷，大约幅面数为1201632幅
2.历史档案
历史档案2个全宗11635卷，大约150万幅（全宗号未知）
主办：武汉市档案局 地址：武汉市江岸区一元路5号
备案号：鄂ICP号 有效证件号