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办公室商务邮件15个礼仪与技巧
发布时间：
15 Tips to Better Email Etiquette 一张图告诉你，15个电子邮件的礼仪
19:12 上传
15 Tips to Better Email Etiquette 一张图告诉你，办公室商务邮件15个礼仪与技巧
写前认为想要写什么？想一想。邮件必须使用一个有意义的主题。邮件格式正确，有开始，有结束。保留收件人的身份和称呼。邮件中保留”过程“，回复引用原文，或保留回复过程。不要频繁使用“已读回执”。不要经常使用“紧急”邮件。邮件中避免特殊编码或格式。邮件中不要使用过分的“放大“提醒邮件内容拼写检查和正确的格式。明确邮件是否需要回复，需要明确回复的时间和回复人。如果你只是”知道“角色，如果没要求回复，尽量不要回复。精简，精简，再精简！不要把邮件转发给不相干人，如果接受不相关邮件，应即时提醒不再接收。如果系统中毒或错发邮件，应即时提醒。
1)Think,Write,and think again.
2)Use a meaningful subject line.
3)The beginning, and the end.
4)Protect your recipient's identity.
5)Give memory a helping hand.
6)Use the 'Read Receipt' sparingly.
7)URGENT! The boy who cried wolf.
8)Avoid Special coding or formatting.
9)Don't SHOUT at your recipient.
10)Proof, spell-check, and proper formatting.
11)Take the time to send a reply.
12)If they didn't request it, don't sent it.
13)Compress, Compress, Compress!
13)Hoaxes as helpful hints.
14)Virus, or virus advice?
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12月，值得收藏25份互联网总结报告2016年11月，有这25份互联网报告就够了
||||||||||邮件的标题： 标题要提纲挈领，添加邮件标题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。 1．一定不要空白标题，这是最失礼的。 2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。 3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。 4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。 8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。 邮件中称呼与问候： 1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行顶格写。 2．Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待 邮件的正文： 1.Email正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 2.注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！ 3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6.合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。 8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 BusinessEmail不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:) 邮件的附件： 1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理 3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送， 邮件语言的选择和汉字编码： 1.只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。 2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。 3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。 4.选择便于阅度的字号和字体 中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。 不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。 邮件的结尾签名： 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。 1.签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。 2.不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 邮件的回复技巧： 1.及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 2.进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 3.回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。 4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。 5．要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体） 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”前，要三思而行！ 6.主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。 正确使用邮件的发送，抄送，密送： 要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人） 1．To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 2．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。 3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。 4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象! 5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 6、转发邮件要突出信息 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。 不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。 商务礼仪：：
商务礼仪?：
看完本文，记得打分哦：很好下载Doc格式文档马上分享给朋友：?知道苹果代表什么吗实用文章，深受网友追捧比较有用，值得网友借鉴没有价值，写作仍需努力相关礼仪大全：网友评论本类热门48小时热门商务电子邮件的写作礼仪_中华文本库
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招专业人才 上一览英才
商务电子邮件的写作礼仪
在网络时代，电子邮件作为职场人常用的沟通方式，提供着便捷和高速的服务。职场人每天要面对大量需要接收和发送的电子邮件，能简单明确传达信息的邮件当然能为提高工作效率做出贡献。不过，想做到这点，得先学习邮件的写作礼仪。
想写好电子邮件，一定要先明确写邮件的目的。通常商务电子邮件的写作目的有四点，也就是：1、需要对方做什么。2、需要说明什么。3、是否附带文件。4、陈述观点和分享心得。目的明了后，思路才会清晰。
那么，一份好的电子邮件具体要怎么写？
1、标题空白是写商务电子邮件的大忌，不仅失礼还容易让邮件被忽略掉。写邮件的第一步，就要确定标题。
2、完美的邮件标题应是简短明了有内容的，意思要同邮件主旨大意相同，让收件人能够一望可知。
3、标题中尽量注明邮件来源，让收件人可以大致判断邮件的目的性。
4、如果是紧急邮件，为了引人注意可以适当注明“紧急”的字样。
5、标题切不可出现错字或语句不通的情况。
二、称呼和问候语
1、电子邮件和传统信件的写作是相同的，邮件的开头也要对收件人加以称呼，但要拿捏好称呼的尺度。如果对方有明确的职务，那么应该按照职务尊称对方，如果职位不够明确，可以用某先生，某小姐代称，称呼的格式是要写在第一行定格的位置写。
2、开头和结尾处的问候语也不能忽略。“你好”或“您好”都是常见开头问候语，这时，通常写在称呼的下一行空两格处。也可以使用“Hi”，并连同称呼一同写在第一行定格的位置。结尾处的问候常见的有“此致敬礼”、“祝工作顺利！”等，格式和常规信件相同。
1、要先表明身份。如果是熟人间的信件可以忽略此步骤，但是若对方与你不熟悉那么应该先说明自己的身份，也就是姓名以及所属的部门或公司。这不仅是对收件人的尊重，还能让他顺利理解你来信的本意。此外，如果是工作邮箱，最好是能够设置签名档。
2、正文以(1、2、3)或(A、B、C)的段落形式呈现，复杂的事情看起来也会更加有条理。邮件的撰写应遵循由上而下的重点，就是说，重点问题要在第一段中体现。每段尽量简短，几个字说清的事情绝不用一句话来代替。慎用生僻字、异体字。
3、如有附件可以在正文中做提醒，文字写在正文结束后的位置，例如“××文件在附件中，请查收”之类，如有必要允许把文字做标红处理。
4、注意正文的语气，要比口语对话稍微正式一点，商务电子邮件中“谢谢”，“请”等字样不能缺少。邮件中不可出现代表语气的“小符号”，“小表情”，这在商务邮件中显得不够严肃。
5、邮件正文写好后要仔细确认，最好一次性把全部内容说清，尽量避免再发邮件进行补充。
四、收件人和抄送人
收件人的位置要填的是你主要发送的人的地址，一个或多个都可以。抄送人的位置要填的是信息也需要告知的相关人，比如领导，也可以不填。两者实际上没有功能上的大的区别，
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寻找更多 ""Gene.Wicker.Jr在本文详细地阐述了电子邮件的礼仪，让我们可以清晰地看到一个全面的立体的电子邮件。由于原文篇幅较长，我决定把它分为三篇译文。另外，我建议大家尽量阅读原文，因为Gene童鞋的文笔很有意思。
电子邮件礼仪（一）
发布： 23:26:26
声明：本文版权属于，原文。请勿拷贝与转载。（更新：全文翻译完毕，请猛击，和）。
电子邮件礼仪（一）
本文旨在为电子邮件用户提供向导。它不是“用户手册”，而是提供一些建议，不仅帮你“玩转”电邮（玩转的程度或许会出乎你的想象），还能帮你提防未来的“囧”境。
收件人，抄送和密抄
收信人地址的填写方式有三种：“收件人”，“抄送”和“密抄”，也许你会认为这是小菜一碟。不幸的是，事实往往出人意表。
首先，有些用户完全无视“抄送”的存在。就算邮件只针对某一个人，他们也要把所有地址（译者注：这里指收件人、抄送地和密抄地址）统统塞到“收件人”。如此一来，所有收到信的人都弄不清楚究竟谁应该负责回复。结果，他们要么都回复，要么都不回复。
其次，有些用户不管三七二十一，把通讯录的所有联系人都作为每一封邮件的收信人。他们是那种“渴望他人注意”的人。
最后，有些用户从来不关心同一封邮件的其它收信人。这类人属于“喂，你收到没？”一族。举个例子，X给A，B和C发送了一封邮件。C不先检查A和B是否也是收到信，而是立刻转发，还画蛇添足地问道“喂，你收到没？”。
总的来说，关于如何填写收信人地址，下面有几条简单的建议：
“收件人”地址应该是直接收信人。
“抄送”地址应该是间接收件人。他们只想参考一下邮件，或者发信人觉得有必要知会他们（译者注：此处是意译，建议参考原文）。过犹不及，“抄送”给需要的人就够了，不必搬上整本通讯录。
“密抄”和“抄送”差不多，唯一的区别就是：在同一封邮件中，“收件人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的邮箱地址，即“密抄”对于“收件人”和“抄送”不可见。相信你也猜到，使用“密抄”有点偷偷摸摸，所以并不被提倡。
尽管“全部答复”只是一个小小的按钮，它却可以产生一大堆不必要的邮件。举个例子，如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某某时间出席会议。那么，我应该收到12封回复，不多也不少。但是，如果每个收信人都按了“全部答复”。那么，不单单我会收到12封，再算上其它人，邮件总数将达到144！
当然，我并不是说不能使用“全部答复”，而是应该谨用。
不要把自己当成小说家
邮件应该简洁切题。它和电话只是用手（打字）和用口（说话）的区别。迄今为止，还没有人凭打电话摘下普利策奖。所以将来也不会有人靠写邮件拿奖。
有一点很重要：某些人每天都要处理成百上千封邮件（这种人确实存在）。他（她）们最不想在邮件看到某人以为自己是未来的狄更斯。
太多标点符号
不要拘泥于语法和标点符号，尤其是滥用后者。你会常常看到有人为了强调，硬要在句子后面追加一大堆感叹号。对于滥用标点符号不能掉以轻心。感叹号（计算机术语叫做“bangs”）只是另一种结束句子的方式而已。
重要的事情应该体现在字里行间，而不是标点符号。
格式不是万能膏药
格式很管用，但不是万能膏药。（书写邮件）用语直白。句号。就够了。
用HTML（超文本标记语言）或者“天理难容”的Microquish去“打扮”邮件，把字体和颜色弄得花里花俏，可谓自讨苦吃。殊不知许多电子邮件客户端（和某些服务器）都无法支持这些格式。结果把邮件弄得不知所云，更严重的还会使客户端崩溃。我就亲眼目睹过这种事。
如果你仍然斩钉截铁地坚持html，那么我劝你尽量使用默认的字体和简单的格式，把那些五颜六色的背景，千奇百怪的字体和动感十足的图片留给你的个人网站。
缩略语在电子邮件中无处不在。为了少敲点键盘，人们用晦涩难解的缩略语（除非双方都能够明白其的含义）代替了一目了然的全称。下表罗列了部分常用的缩略语。我建议使用常见的英文缩略语，如“FYI”（For your information，仅供参考）或“BTW”（By the way，顺便说说），否则会把对方搞糊涂。
缩略语含义
be seeing you（再见）
by the way（顺便说说）
for what it's worth（不论如何）
for your information（仅供参考）
in my humble opinion（依我愚见）
or best offer（优惠价格）
rolling on the floor laughing（捧腹大笑）
read the funny manual（参考有趣的手册）
there's no such thing as a free lunch（没有免费午餐）
ta ta for now（再见）
talk to you later（再见）
一定程度上，视觉提示是成功地面对面沟通的关键。究竟表情和肢体语言对于沟通有多重要？一个简单的眼神就可以区分“肯定”和“非常肯定”。那么听觉提示呢？答案显然也一样。
因为电子邮件无法使用视觉或听觉提示，所以人们发明了“字符表情”。它们是一些简单的字符串，穿插于邮件之间，用于表达作者的情绪（或暗示）。最常见的字符表情莫过于:-)。如果你把头向左转，就会看到一个笑脸（分号是眼睛，破折号是鼻子，右括号代表嘴巴）。下面有更多的例子：
字符表情含义
Smiley face 笑脸
Wink (light sarcasm) 调皮地笑
Indifference 不关心
Devilish grin (heavy sarcasm) 邪恶地笑
Eye-glasses 戴眼镜的人
Shock or surprise 惊讶
Perplexed 困惑
Frown (anger or displeasure) 皱眉 (生气或不开心)
Wry smile 鬼脸
Leer 斜眼看
Smoker 吸烟的人
Disappointment 失望
Scream 尖叫
Yell 大喊大叫
Drunk 醉酒
Wears lipstick 涂口红的人
请不要（随便拿个字符表情）来让我解释，我也没办法统统弄懂。它们通常出现在句末，其意思要联系上下文来解释。我建议你使用字符表情要适可而止。它们不仅数量惊人，而且意思也模棱两可（一不小心“表错情”可能会惹火上身）。
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发表于： 19:47:10
好文章，但除FYI和BTW外，不建议使用“下表罗列了部分常用的缩略语”。中国和欧洲没有多少人知道，没有必要浪费别人的时间和记忆力。
发表于： 12:05:52
价高者得（或者出价最高的人）
发表于： 12:06:18
笑得满地打滚
发表于： 12:51:58
RTFM= Read the Fuc*ing Manual
发表于： 12:08:45
等都翻译完了，最好整理成一篇，方便传播。
发表于： 14:20:17
这是和谐版的缩略语么...
发表于： 00:28:19
同意niushan的说法。电子邮件只是一种工具，工具怎么顺手就应该怎么用。相反，拘泥某些“规范”而作茧自缚，实非明智之举。这篇文章一来翔实全面，二来文笔有趣，因此我推荐给大家。
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