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费用报销单填写要求和规范
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费用报销单填写要求和规范
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日常费用报销制度与注意事项
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分公司费用报销规则
根据总公司相关政策及规章制度，对南昌分公司各类费用报销作如下规定：
当月费用报销单在次月15日之前传递到财务，过期不予报销。如归属2011年8月的费用，单据到达财务的截止日期为日。
另：如报销单中出现装订针等金属物，一律退回。
一 、差旅费的报销规则：按照经总公司批准的南昌分公司差旅费标准报销，如超出标准则需打企划特批。
1、附件：车票及住宿费发票、出差明细表、出差审批企划。
2、将车票与住宿票分别粘贴在与差旅费报销单相同大小的纸张上（按时间顺序一张压一张贴，车票贴一张，住宿票贴一张，驻补发票贴一张，不可混贴，一张不够可用多张），报销单粘贴顺序：报销单--车票--住宿票―补贴票---出差明细表---企划。
3、车费发票原则上应购买机打发票，应有乘车日期及出发时间，起始地点和到达地点，如定额车票请用黑色水笔在车票正面填写以上内容，否则作为无效发票处理。如有异常连号车票，则当日车费不予报销。车费发票丢失，不能用其他发票代替。
4、住宿发票，应有开票日期和住宿日期，客户名称应写分公司全称。 定额住宿发票请用黑色水笔注明住宿时间，宾馆所在地应与行程一致，发票章应与所住宾馆名称一致，否则作为无效发票处理。住宿发票丢失，不能用其他发票代替。
5、业务人员按月报销差旅费时，同时把当月驻地餐补和交通补贴一起报销。具体内容在出
差明细表中按时间列明。参加会议和培训如由个人解决餐费和住宿费的（原则上不允许），请在明细表中注明，否则补贴和住宿费直接扣除。
6、餐费补贴：用车票代替，发票日期为报销当月及前一个月（如3月报2月补贴，发票日期为3月及2月），并用铅笔注明补贴二字。
7、出租车费报销：出差中产生的出租车费，请在发票正面写清起止地点及事由。出租车票原则上需用出租车专用发票，并在出差明细表中按日期填入交通费用中（可与其他车票合并金额填入），在备注中注明出租车费金额，出租车费只可报销回来两趟。
8、标准内的出差申请经上一级领导批准。
9、业务一线人员，若因特殊原因申请调高飞机、火车乘坐标准的，报由上两级领导批准；
10、职能部门人员，乘座超级别交通工具的（如不可乘坐飞机而申请乘坐飞机），需由各自的
总公司5个分管领导批准。
11、如因行程变更，出差明细表和出差审批表无法对应，请在明细表备注中写明更改原因，
并由各相关部门负责人签字确认。
二、个人通讯费的报销规则:
1、附件：正规有效的手机费发票。
2、发票姓名需和OA中一致，按一人一号码的有效发票报销，此号码需和OA个人信息中手机号一致。
3、如有特殊情况必须用两个手机的，须经分管领导特批并在OA上公示方可报销。
4、报销金额需和话费实收金额一致，如参加送话费活动，赠送的话费不可报销。
三、会议费的申请、报销规则：
1、企划申请规则：2011年的会议费标准较去年变化较大，大家在做申请企划时，请按以下几个内容申请：
① 住宿费：225元/(间/天/两人）*人数/2（会议住宿费不可由个人单独报销）；
② 会议餐费：在公司会议室开会的， 20元*人数*餐数，
在外开会的，37.50元*人数*餐数；
③聚餐费：75元*人数（需在外开会，且参会人数21人以上，才可申请聚餐费）； ④杂费：20元*人数*天数（含水果、零食、横幅、投影仪等会场布置费用）；
⑤ 场地费：场地费标准*2*天数（需在外开会，且参会人数21人以上，才可申请场地费）
20＜参会人数≤40
600元/半天
40＜参会人数≤60
750元/半天
60＜参会人数≤80
900元/半天
80＜参会人数≤100
1050元/半天
100＜参会人数≤120
1200元/半天
120＜参会人数≤140
1350元/半天
140＜参会人数≤160
1500元/半天
⑥ 企划中需写明：哪些费用需至财务借支，是对公还是对私借支（否则如要借支，需另
打借支企划）。
2、报销制作规则：
① 附件：企划、住宿发票、餐费、聚餐费发票、杂费发票（需有超市小票，或加盖发票专用章/财务专用章/公章的明细清单）、刷卡POS单、会议记录、参会人员签到单、照片（开会时的会议场景照片）、场地费协议，就餐人员明细表。
②现金付款的原则上需刷卡支付，POS单作为报销附件，聚餐费无法刷卡的，报销附件增加菜单（加盖饭店公章），场地费用原则上需转账支付。
③ 将住宿发票、餐费发票、杂费发票、相对应的POS单，分开粘贴在和费用报销单相同大小的纸张上，
④ 就餐人员明细表，写明人员、餐数、平均每人金额，由就餐人员签字，总金额为本次会议所有餐费合计金额，样表如下：
四、 交际费的报销规则：
1、附件：发票、企划（或手工填写的交际费用审批表），所附发票需和审批表中的交际内容一致。
2、打企划时请用交际费用审批表（或手工填写审批表），写明交际对象的职务、姓名、联系电话，交写明交际方式。
3、交际方式如是餐费，请提供合规餐费发票，不可一餐出现多个酒店发票。
4、交际方式如是现金，请打款给交际对象（如无法打款，请在企划中说明原因）。
5、交际方式如是礼品，请提供礼品清单（需盖发票章或财务章）或购物小票。
6、交际审批表要写明交际原因，交际内容，交际日期，交际对象单位、姓名及我方同时参与交际人员姓名。内部员工之间不得用公款交际。如交际对象涉及公务员或商业贿赂，报销时企划不用粘贴，用别针和报销单别好，财务另存。
五、地采广宣制作的报销规则:
1、附企划，制作协议原件（双方加盖公章或合同章），合同评审单，制作单位开出的地税服务业发票或增值税专用发票（加盖财务或发票专用章），物料清单，终端签收单（如发往终端），照片。
此费用原则上不允许代开发票，制作前请询问是否有合规发票。
2、广宣制作费需有PWP码，并且金额不能超过计划申请表金额，在报销单右上角注明PWP号。
3、 按照总公司200101版的物品分类审批权限，进行合同评审
六、运输费的报销规则:
1、附件：运费发票、企划、合同评审单、收货人签收的发货底单。
七、邮寄费的报销规则:
1、附件：附上企划，邮寄费发票、邮寄底单。
2、企划要求：以表格形式说明邮寄日期、寄件人、收件人、邮件内容、金额。
八、物业费的报销规则:
1、附件：企划、正规物业费发票，报销单上需注明物业名称、及物业费归属月。
九、水电费的报销规则:
1、附件：企划、正规水电费发票、报销单上注明水电费归属月。
十、办公用品的报销规则:
1、附件：企划、商业销售发票、由商家盖发票专用章的办公用品清单（如发票上已写明品项，则不需另附清单，在超市购买的，则附上小票）、领用人签字的领用清单。
十一、路演车费用及其他汽车费用的报销规则：
1、附件：企划、汽油费发票、过路过桥费发票、停车费发票、洗车费发票、修理费发票等，按日期填写的明细单，发票内容和金额需与企划一致。
十二、福利费的报销规则：
1、 发放购物券及现金的附件：企划、领用人签名的领用清单、食品或劳保用品发票。
十三、房租费的报销规则：
1、附件：税务局代开的房租费发票、房东收条、房产证复印件、房租合同复印件、企划、合同评审单。
2、如房租合同到期续租，应重新进行合同评审。
3、代开发票产生的税费，与房租费开在一张发票内，可将房租与税费在一个企划内说明，报销后财务将企划另存。`
4、合同中承租方需为分公司，不可由个人签字。
5、房租费最多只可季付。
十四、固定电话费的报销规则：
1、附件：固定电话发票（不需企划），报销单上写明电话费归属月。
2、客户名称需为分公司全称。
十五、打印复印费的报销规则：
1、 附件：附上企划、发票，发票背面需写明打印复印内容、数量、单价、金额（也可另附纸张）。
十六、洗相片费的报销规则：
1、附件：附上企划、发票，发票背面需写明洗相内容、数量、单价、金额（也可另附纸张）。
十七、市内交通费的报销规则：
1、外出办事产生的出租车费附件：车票，企划，请在发票正面写清起止地点及事由。车票需用正规出租车票，不可用定额发票代替。
2、加班产生的出租车费附件：出租车票，本部门领导及人资或行政签字的加班延时单。车票需用正规出租车票，不可用定额发票代替。
十八、个人劳务费的报销规则：
1、附件：地税局代开的劳务费发票（发票中收款人需和劳务协议一致）、劳务协议、身份证复印件、打款凭条、收条、企划。
十九、50元以内的无发票费用的报销规则：
1、 对于50元以内的小额邮寄费、小额运输费、小额搬运费、水费、打印复印费、洗相费等，如实在无法取得发票，则做两份同样金额的报销单，用车费发票代替。
2、两份相同金额的报销单，一份按真实费用项目填写，一份费用项目写车费。用别针将两份报销单别在一起。
3、对于超出50元的费用，应该取得相应正规发票。
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