如何在OA系统中设定审批流程（一）固定流程
如何在OA系统中设定审批流程（一）固定流程
在OA系统中，我们公司很多事情的审批流程都是固定的，并且不允许随意更改，能不能让每个人在发起申请的时候自动调用这个流程呢？制定好的入职手续老是不能严格地执行，技术人员都工作一周了人事部门才得到信息，怎么把这些细小的管理环节给固化下来？上月的一票货物险些误了交期，事后追查发现是更换了辅料的供应商，但是对新的供应商没有做规定的资质评审，新供应商并没有辅料的生产能力。如何才能保证事务的关键步骤必须被执行呢？
通过华天动力OA系统中的固定流程即可解决这些问题。
固定流程是指按照预定好的审批流程自动流转，审批人不能更改流程，但可以在权限范围内进行加签、回退等操作。适用于审批人比较固定或者审批流程比较严格的事项，如报销单、请假单等，可以保证流程的规范。
固定流程可以在什么情况下适用呢？我们来看一下实例。
总经理提出：“金信集团的审批流程比较混乱，很多审批流程不对，漏批、错批和越级审批的现象经常发生。比如有的薪资调整申请不经过人事部就发给我，还有的把我放在人事部的前面。还有部门经理两万元以上的借款必须要先经过郑和审批。请国天组织，重新整理各种流程，形成统一的规范，通过OA系统严格执行。”
信息部经理说：“好的，借款、报销、请假、合同、采购、招聘等这些日常性工作都可以规范起来，让信息部按照流程规范设置成固定流程，添加到OA系统中，申请人必须使用设置好的固定流程，不允许修改流程。”
总经理说：“其实就是规范三个方面的内容，审批人、审批顺序和审批权限，但要让不同的部门都遵循同样的规范，也就是共用一个流程，信息部经理，我们的OA系统可以实现吗？”
信息部经理：“没问题，我们的OA系统在工作流这方面很灵活，流程可以根据部门、岗位、金额等不同条件进行自动跳转，这样既能保证流程的规范，又能满足不同部门的使用。流程是固定的，使用是灵活的。”
那么在华天动力OA系统中，固定流程又是如何实现？
我们以借支单的流程为例说明下固定流程的制作和使用：
1、&&&&&& 首先创建审批节点，点击新建节点按钮，根据实际的审批人员依次设定节点。
1）&&&&&& 在节点基本设置中设置节点名称、选择审批动作、根据需要设置特殊跳转方式。
2）&&&&&& 在审批人员设置中可根据用户、岗位及相对岗位等设定，设置对应的审批人。
2、&&&&&& 其次设置跳转条件：在需要做分支判断的节点上右键选择跳转到，可进入设置跳转条件的画面。在此可按照起草人岗位级别、申请人岗位级别、起草人部门及表单中的控件作为主表字段的判断，让其满足对应条件跳转到相应的审批节点中，如流程无条件判断可以不设置。
第三设置读写属性：可在每个审批节点右键的读写属性菜单中设置此节点对于表单控件的可见和可写权利。例如部门经理在审批时可对全部的控件内容都可看见，只需要将审批意见填写到审批意见栏中，那么我们就可以将全部字段控件都选择到可见字段中，并将审批控件选择到可写字段中。对于审批人签名和审批人意见等控件，在选择到可写以后需要在签名及意见宏人员设置中将当前控件的步骤人员选择到已选人员中。至此保存下流程设置即可。
3、&&&&&& 在实际使用时申请人直接起草表单，填好内容点击发送按钮即可。系统会根据固定流程的设置直接找到下一节点的审批人；审批人在待我审批中打开需要审批的单据，可按照不同的处理策略（如：同意、不同意、退文、加签等）审批此单，审批后仍按照流程继续向下流转，依次审批直至流程结束。
华天动力OA固定流程是OA系统审批流程中使用最频繁的流程，随着用户需求的多样性，华天动力OA的固定流程也将和其他流程配合运用。在流程这一应用环节，华天动力OA将会提供更多流程应用模板，为更多企业流程应用提供案例。
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编 辑：王洪艳
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流程审批和流程图是OA必不可少的两个因素
不少企业都将流程作为自身未来发展的重要积极因素，这一看法显然在当下就得到了肯定的答复。我们大可看看流程在企业中的应用轨迹。
在传统的概念里，企业都离不开流程，甚至是以此生存。因为在每个企业中大大小小的事务都有流程的身影，包括计划、任务甚至是请假、调休等等。譬如，销售部的小张出差回来后，将几天的消费发票集中填写差旅费报销单，完成后将单子送去财务部，财务部审核后再登记报销信息；行政部门上周有一位员工离职，于是行政部用这个信息填写“招聘需求”，再交由下属送至人事部门经理孙经理那里，孙经理看后把职员小赵叫进了办公室，并将需求单交给他，让他安排招聘事宜。不难发现整个流程中不乏填单的动作，这是考虑到口头上的表达不能成为依据，记忆的偏差、时间的延迟以及缺乏正规性都导致了填单的必要性。想要有理有据，可以追溯，这些都还不是最好的方式。而且这些看似中规中矩的方式还存在着一个致命的弱点：办公效率低。
新建流程图
随着移动化、自动化办公环境的发展，很多企业对办公效率的追求变得更具目的性。自动化情况下诞生的流程除了在保持传统流程的特点和优势之外，还被赋予了新的内涵。说到这个，我们可以将目光转向流程图专家：，它一直将流程图作为系统一大特色展出。在10oa系统中，流程的理念随处可见，在简洁性和易用性上做足文章。在设计方面，采取的是简单的“托拉拽”方式，即用户使用编辑器中的“线”与“框”，并进行连接，输入相应的关系和数据，几步就能完成一个流程图，即使是不懂技术的普通员工也能轻松应对。在流程图设计方面，10oa自带50多种，并且设置常规的流程体系，比如常用的登记、邮件、日程、发帖请假，差旅费报销单等等，这些流程图只要新建就可以根据流程制定的步骤开始运行，
不仅为企业省去了培训的成本，还节约了宝贵的时间，提高办公效率。
我们还可以举个例子，看看10oa系统中的流程图是如何提高办公效率的。上周苏总将王经理叫到办公室，给他布置了一项新的任务。过了两周，王经理便完成了，并在周一拿着合同审批报告去找苏总汇报，不巧的是，刚走到苏总办公室，秘书说他出差，明天才能回来。于是王经理只有回去等明天了。结果到了第二天，那份文件却一时半会儿找不到。一个小时后，王经理终于在一堆文件夹中找到了。这个过程在很多企业都会遇到，浪费了很多办公时间。所以必须寻找新方案解决才行。我们再次将目光转向10oa，它的解决方法就十分的简单和高效。在最初，苏总会将这份工作发起一个工作任务，通过流程将具体的要求和内容流转到王经理那里。王经理按照指示，逐步推进工作，完成时将文件作为附件上传到工作计划中，通过原先的流程传输到苏总那里。就算苏总出差在外，也能通过OA办公的移动功能去审批，避免耽误办公效率。
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OA办公系统都应该具有哪些功能模块
Yesky天极新闻
　　【天极网IT新闻频道】OA系统对于一个新手来说，很多人都弄不清楚都应该具备哪些基础的功能模块，哪些模块是在企业的办公过程中使用的频率最高。
　　据软件协会公布2016年OA系统软件使用报告统计，企业在使用OA系统的过程中使用最多的模块有部分，流程管理、公文管理、信息发布3个功能模块，这其中人力资源、财务、业务部门的OA信息化内容流转程度最高。
　　OA系统经过20年的发展，功能需求变化已经日新月异，但是企业办公的基础需求基本一致，OA系统基础功能有16个模块，这16个模块基本可以满足政府、企事业单位的办公需求。
　　1、通知公告
　　企业使用较多的功能就是通知和公告，这个基本上是企业全员使用的一个功能模块，OA系统的通知公告包括起草、审核、发布，提醒、浏览、回复、检索7个小功能应用，企业CIO在选型的时候，不妨自己可以到各个OA系统厂商的试用网址进行功能试用。
　　目前国内提供免费试用的OA系统有泛微OA、致远OA、华天动力OA、蓝凌OA、金和OA、通达OA，除华天动力OA以外，OA系统的免费试用都需要用户先进行注册，OA系统厂商通过这种方式得到用户信息，与用户联系后发放免费试用账号。华天动力OA官网则免注册可以试用。
　　2、公布
　　OA系统的文件公布功能是企业使用频率较高的一项模块，同时也是全员使用的频次较高的功能，文件公布包括文件的起草、审核、发布，提醒、浏览、回复、检索7个功能小模块，这个功能与通知公告功能相近，但是文件公布通常会附传文档附件，目前市面上主流的OA系统基本都支持WORD格式的在线阅览。
　　3、文件交换
　　OA办公系统革新了企业传统办公的纸质文件的交换形式，以电子文档的方式实现了部门与部门，部门与个人，个人与个人三者之间的资料发送、接收、提醒、资料的分类入库。满足了企业文件交互的办公需求，同时也是无纸化办公的重要进步。
　　4、信息发布
　　OA系统都会支持栏目自定义、内容和样式自定义、流程与权限自定义、信息展示位置自定义，支持在线编辑和图文混排，支持Word和Excel的直接粘贴拷贝。
　　企业在使用信息发布功能时，自定义功能是OA系统发展随着企业发展变化的重大变革，既符合企业发展所需，同时也是OA系统进化的重要步骤。
　　5、资料中心
　　OA办公系统的资料中心，是企业资料分类存储的重要功能模块，从管理员的角度，资料中心是管理后台的重要功能模块，资料分类的创建，资料的添加、修改、删除、共享、检索，相关系统的资料入库管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索。
　　6、流程管理
　　OA系统真正能够形成体系，帮助企业形成竞争力的主要是企业对“工作流”的应用。在2002年左右泛微提出了协同管理的概念，后来华天动力提出“OA工作流引擎”，这两者本质的核心就是工作流程的管理。
　　OA办公系统的流程管理主要用于对日常办公审批流程的处理，它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。常见的流程包括发文、收文、业务审批，内容起草和制发、文件传阅、批示处理、工作请示、工作报告、工作交办，部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等。主要功能包括：待办流程、在办流程、已办流程、出差委托、流程跟踪与监控。
　　工作流说起来“复杂”，实际应用更为复杂，笔者测试过泛微OA、致远OA、蓝凌OA、通达OA、金和OA、华天动力OA，每家公司的工作流设置都非常有特色，从技术手段上看，华天动力OA的工作流程可视化操作界面最为易用，无需编程就可以设置工作流程，对于使用者来说亲和度最高。
　　7、办公用品管理
　　办公用品管理部分，一般是行政部门或者采购部门使用较为频繁的一个功能，行政部门负责计划，采购部门负责按照计划进行办理，而财务部门负责监督，所以办公用品管理的模块功能又包含办公用品入库、出库，办公用品申购、申领、审批，办公用品的修改、删除、查看详细。以上3个部门对这个模块的使用的频次最高，至于个人的办公用品申请功能实际可能是每个月一两次而已。这是传统的纸质办公用品申领搬移到OA系统，申领查询更为便捷。
　　8、客户关系管理
　　这个功能模块，多是业务部门在使用，早期OA系统出现时，王志东的点击科技的OA系统就包含了客户关系管理部分，所以客户关系管理成为OA系统的一个传统模块保留了下来。
　　客户关系管理系统是企业与客户交往过程中所形成的客户信息资料，企业自行定制的客户信用分析报告。建立合格的客户档案是企业信息管理的起点，是企业日常基础性工作。
　　客户关系管理系统包括建立、阅览、提醒、检索等功能，现在的销帮帮CRM的功能基本上就是客户关系管理系统。
　　9、人力资源管理
　　OA系统的人力资源管理是专业HR版本的简化版本，一般只满足企业人力资源部门的基本人力资源管理所需，如果是别的人力资源公司使用，那就要购买专业的HR软件。人力资源管理包括人才信息库管理、招聘管理、公司或部门用人申请、公司用人汇总、人事档案管理。
　　很多公司在选型OA系统时，CIO主管都会咨询人力资源部门的需求，而人力资源部门在提供需求的时候，大多都是参考专业HR软件的功能进行功能定义，这个是不现实的，目前国内的OA系统软件都达不到专业级HR软件的作用，一般只能满足人力资源基本功能所需。提醒CIO在选型OA系统时，千万不要掉进“人力资源管理”陷阱。
　　10、个人办公
　　OA系统的个人办公部分，实际上是个人自我计划管理部分，是满足自我学习和自我监督的重要功能模块，个人办公包括计划任务管理(任务的创建、跟踪、任务反馈与提醒);个人日程安排与提醒，通讯录管理、短消息发送、接收、回复与提醒等。
　　个人办公功能目前在移动办公端使用频率较高，企业员工可以通过个人办公进行自我时间管理，对个人计划进行阅览、修正。是企业员工使用较多的功能。
　　11、电子邮件功能模块
　　企业邮箱功能，是企业内部与内部、内部与外部之间联系的一个桥梁，通过公司自己的OA系统电子邮件功能，可以统一对员工的业务邮件进行统一管理，既统一提升企业形象，又有助于业务信息的管理，防止重要客户信息丢失，电子邮件功能模块包括新建邮件、收件箱、草稿箱、发送箱、已删除邮件。
　　企业电子邮件功能可以统一网址后缀，让员工有归属感，同时也可以提升企业在客户眼中的价值地位。
　　12、网上论坛
　　网上论坛部分，实际上公司内部知识分享，内部社交的重要板块，人力资源部门会比较重视网上论坛功能需求，企业可以可以自行设置分论坛和议题，为员工提供了一个信息交流、沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由的谈论和发言，企业管理部门也可以进行咨询、解答和收集意见。
　　网上论坛部分一般也是OA系统生成个人门户的重要内容板块之一。
　　13、事务管理
　　OA系统基础功能还包含事务管理模块，这个模块包括留言回复、车辆管理、会议室管理。留言版在系统里面提供了一个实名和匿名方式的留言管理功能。出车管理、加油管理、维修管理、驾驶员管理。会议室的使用申请、查询、管理等。
　　14、考试管理
　　考试管理是企业知识管理和知识学习的重要板块内容，早期的OA系统在定义的时候，都会强调知识管理的功能，实际上就是考试管理部分，考试管理一般包含自定义的考试系统，包括考试题目管理、试卷管理、阅卷管理、试卷的评分。
　　OA系统实际上是国内政府办公的一个产物，考试管理在政务版尤为重要，政务工作人员可以通过这个模块进行政务常识、廉政知识、法律知识等知识的学习。
　　15、系统管理
　　系统管理功能使用最多就是OA系统的管理员，包括用户、组织、栏目、权限的管理、表单定义、工作流定义、论坛管理、配置管理。其中权限配置管理功能是按照企业员工职能、职务进行权限分配的重要功能。
　　16、OA办公精灵
　　这是一个类似的客户端软件，和OA办公系统集成于一体，实现信息的提醒、在线用户的显示、简易实时聊天功能，短消息显示及回复等功能。
　　每个OA厂商叫法不同，泛微、致远、华天动力、蓝凌、金和、通达等都具有这个功能模块，这个功能应用于端，用户不需要启动OA界面就可以使用。
　　OA系统还包含很多其他的功能，但是这16个功能模块基本都可以满足企业日常办公所需，诸如个人门户、整合、钉钉整合、APP功能等都是根据企业所需进行增加或者删减。万变不离其中，有了这16个功能模块作为基础，企业就可以根据企业业务的情况进行针对性的设计开发。
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