关于国家科技经费中涉及到的核算问题
国家科技经费虽然出台了很多的文件，即本博目前所发的这些，但依然还存在一些盲点，在笔者日常的工作过程中，也经常会听到各种各样的问题，为了方便大家相互学习、探讨，今天在这里列举一些问题及个人的见解。一家之谈，不足之处，也请各位专家加以指正。&&&
&首先，我们有必要分析一下，为什么出台了如此多的文件，但是课题承担单位在具体操作时，还会存在如此多的不明之处？笔者认为主要是以下几个原因：
一、文件出台都是在科研、事业单位取得科研资金的基础上做出的，参与编制的人员应该也大都是这些事业及财政单位的人员，而随着后期企业参与科研的次数和频率的不断增多，这些文件却没有随之调整。
二、在编制相关文件制度时，由于参加人员大多出自科研院校，因此相互形成默契，对于某些敏感的问题，三缄其口。因为规定太死或太严，将来本单位面临此问题时，也不好解决，反正是大家参与的事，这个时候莫不如。
三、有些文件，其实大家都读懂了，但是实际支出时，老板不希望是这样搞，所以我们的财务人员也没有办法，唉！巧妇难为无米之炊啊，只能明知故犯了，所有的财务人员们，你懂的
其次，我们来分析一下具体问题：
一、关于设备核算方面的问题
1、企业比较常见的是关于增值税能否抵扣的问题，就在上周还刚刚有人问过我，笔者认为如果税金从国拨经费里出，税金就不能抵扣，如果是从自筹资金出，就应该可以抵扣，当然，最好能事先和税务局沟通一下，否则官员们就是胡搅蛮缠不让你抵，你也没有办法把他们教育过来；
2、企业设备入账之后，递延收益科目金额何时结转的问题。建议
预算管理问答》（以下简称《问答》）中给出了比较细致的解释，第36条（1）内部独立进行经济核算的单位是指在课题承担单位统一会计制度控制下实行了内部经济核算和独立计算盈亏的单位。（2）不应该按照市场价格进行测算，而应该按单位内部价格，即按照实际测试、化验、加工内容发生的成本进行测算。
从以上两个条件可以看出，即使发生了内部测试费也不是按照市场价格计算，而是按实际发生的成本，那么，单位还有必要列支内部测试化验加工费吗？直接列支材料、人工、燃料动力费岂不是更简单？笔者在审计实践中，也从未看到过真正符合并按照以上两点确认的内部测试化验加工费，因此，在这里提醒各单位，在核算项目支出时，应尽可能避免列支内部测试化验加工费，即使个别科研人员一定要坚持列支，财务人员也应提醒这种列支存在被审减的可能性。个别专家的认定，不能代表这种核算即是合理的判断，财务人员提前预警，万一哪天被审减了，也会相应减轻财务人员的责任。
四、关于燃料动力费的问题
1、不包括一般的办公消耗水电支出；
2、关于是采用直接列支、计提或者分摊哪种方式更合理的问题。笔者认为最合理的应是分摊，直接列支和计提都不太合适。关于文件中强调的仪器设备需要单独计量耗用燃料的问题，在实际工作是较难达到这种要求的，因此也就很难采用直接列支的方法，至少在笔者的审计过程中就很少发现单独计量的设备，所以一般都是采用分摊的方法。只要费用归集的内容合理、分摊的比例有计算依据，就应该是没有问题的。一般是每年分摊一次，按照项目设备仪器实际耗用的工率占单位缴费总体功率的比例来进行分摊。
五、关于差旅费、会议费及国际合作交流费的问题
1、根据国发(2014)11号文的规定，三个费用可以统筹使用了。
2、关于差旅费和会议费的划分问题。《问答》是将去外地参加会议、考察等的费用均列入差旅费，将自身举办会议时发生的相关费用都计入会议费。对于企业财务人员来讲，这两条理解起来有一定难度，与平时理解的会议费支出有一定差异，需要好好消化一下。笔者认为，凡是支付与会人员住宿、餐饮、场地租赁等支出均可以列入会议费，但要注意两点，一是要有明确的会议预算，二要取得会议费发票，并要取得相应的结算明细。对于去其他单位参加会议的费用问题，应区别对待，如子课题单位去参加课题单位、或课题单位去参加课题管理部门举办的一些与课题研究或验收有关的会议，但要求费用由各参会单位自行承担的，笔者认为是可以列支的，但也要取得相应的支撑附件，对于参加一般性学术会议的支出，从文件层面来理解，是不允许的。
3、关于差旅费中列支市内交通费的问题。
从企业角度理解比较简单，这个差旅费包含内容与企业平时核算的差旅费内容是一致的。科目所称的市内交通费应是出差过程中，从家或单位到机场、火车站等处的交通费和在外埠出差期间发生的一些外埠市内交通费。对于很久很久以前规定的某些级别人员、多么远的距离内不能坐飞机等，完全可以置之不理，什么年代了，笔者认为只要不超出企业一般出差的标准就可以了。对于差旅费支出中个人出差补助的问题在企业中比较普遍，笔者个人认为列入国家科技经费中不太合适，因为该补助是对出差人员的生活补贴，属于工资支出性质（虽然企业一般会列支在差旅费中）。对于企业出差包干形式的补助，如果每天支付标准不高于国家规定的相关标准（即每天的住宿费标准等），笔者认为也是可以列支的，但是企业要有相关的文件规定，并且政策有一定的延续性。
从事业单位角度来看这个问题就比较难一些，因为凡是事业单位一般都会列支些市内交通费，尤其普遍的是大学承担的课题。从笔者的了解来看，这个问题是有一定渊源的，大学的课题基本上就是个人承包制，只要科目不超支，学校一般也不会过多关注课题老师拿什么票来报销，慢慢的，用市内交通票报销也就成了一种常规的套现方式。存在的也不一定就是合理的，至少笔者从目前的文件来分析，这种支出就是不合理的，虽然在很多课题验收时，还普遍存在这种现象，大家浑水摸鱼的也偶尔通过几次。呵呵，大学的朋友们，还是小心些吧！
4、国际合作交流费既包括出国人员的相关费用，也包括聘请来华人员的相关支出，具体包括来华人员国内的住宿费、交通费、合理报酬支出、机票款等。
六、关于出版文献的问题
《问答》中明确
&专家咨询费
1、应关注专家咨询费的支付标准，这个标准虽然列得有些低，但在文件没有变化之前，也只能遵循。&
2、《问答》中所述“不得支付给与项目、课题相关的工作人员”，笔者理解应是不得支付给本单位或上级单位的一些领导等，应支付给聘请的外部专家。此外，课题的负责人到子课题单位检查或彼此交流课题执行情况时，也不宜相互支付咨询费用。
九、基本建设支出
基本建设支出只适用于民口科技重大专项，在其他科技经费中无此类支出。民口重大专项在项目最初公布的时候，由于各单位原有基建设施能够满足新项目要求的较少，所以当时批了一小部分单位可以列支适当基建支出，据悉，下一阶段，此类支出应该会减少甚至消失，因为本文也就不在费神解释相关内容了。
&&&&十、其他费用
预算怎么批，单位就怎么支。
十一、间接费用
&1、关于是采用直接列支、分摊或者计提哪种方式更合理的问题。从目前文件理解看，应该均属于合理的，对于前两者，因为都是实际发生的，所以只要归集的内容合理、有据，就应该是没有问题的。事业单位采用计提的方式比较多，笔者查询了很久，终于找到了文件依据，在科技部科技经费监管中心2011年7月的一次解答中可以查询到，有兴趣的朋友可以自行搜索。
笔者在这里建议各单位，无论决定采用哪种方式，都应该在单位内部的文件、制度中加以明确，并保持政策执行的一惯性。对于同时采用两种以上方式来支出的，笔者并不赞同。此外，如果采用分摊方式的，也应有合理的分摊基数、比例等，而且应每年分摊一次，切不可在验收时，几年的费用一次性分摊，这种账务处理给人明显凑数的感觉。笔者也曾经听到过某些所谓专家的解释：居然认为直接列支是不合理的，反而计提是正确的，对于这样的“砖家”，我们只能一起祈祷......
2、各单位将来应关注绩效的发放情况，从国发（2014）11号文来看，国家目前也比较关注间接费用中关于奖励的发放情况，各单位应加紧建立相关的考核机制，严格按照相关的规定对研发人员进行奖励。至于机关领导，能少发就少发几个吧，奋斗在一线的科研人员不容易啊！
3、笔者在审计时还碰到很多奇怪的事情，如有的单位把设备费列在间接费用中了，还有的单位把购买大型软件的费用列在间接费用中了，还有列支出国费用的。这些人进入了一个误区，即间接费用什么钱都可以花，这是完全错误的一种认识，间接费用本身有它的科目定义，即管理费用补助和绩效奖励等。
4、关于科技经费孳生的利息问题。笔者搜索过很久，也没有找到相关的文件依据，但这个数字又确实存在，尤其是设置特设账户的单位，如果资金较大的情况下，很可能会产生比较大的利息金额，那这部分钱怎么办？从过往经验看，一般是直接作为负数冲减间接费用处理了，假设原间接费用是100万元，单位有利息10万元，那么最终真正列支的支出可能是110万元，因为有10万元被利息冲抵了。需要提醒您的是，这个做法是没有文件依据的，我们一起祈祷科技部早点下文吧.......
十二、其他问题
1、关于特设账户的问题。这是个历史的产物（当年的基建资金也是这样要求的），也许从财政会计的角度考虑是十分必要的，但从笔者的角度看，在当今会计核算的体系下，这个要求已经过时了，而且也没什么意义。具体不想再解释了，参与核算及验收的人员都深有感触，为了这个特设户，好多单位大量的复印凭证、编写这个归垫报告，除了劳民伤财外，起不到什么积极作用；
2、关于什么情况是属于独立核算的问题。请各位自己看《问答》中的定义，对于看不懂的，只能，祈祷吧。&
3、关于国发（2014）11号文中所述，结余财政资金的处理问题。文中表述，对于项目结余财政资金应视项目完成情况，采用留存企业继续使用和上交两种方式处理，但至今尚未出细则，到底什么是验收较好单位？结余金额也应该有个限制吧，比如剩一个亿，也能留给单位继续用？
4、关于项目管理方面的问题。
（1）笔者强烈建议取消项目审批单位的验收权利，由审计署统一组织项目验收工作。假设A部门审批的一个项目，出了不小的财务问题，做为A部门希望这个事情闹大吗？当然不希望，因为作为监管单位，项目出了问题，它也有无法推卸的责任，所以也就容易出现相互隐瞒、相互包庇的情形，使得部分项目验收一再延后，一再整改的情况出现。如果是由没有项目审批权的审计署来统一组织验收，既可以从第三方角度来验证各部门在项目审批上的准确性、严谨性，又可以评价各部门项目管理上的控制能力。&
（2）强烈建议取消现有的专家验收会制度（至少取消财务专家验收制度）。笔者不知道目前这种验收制度超源与何时，还会延续到何时，但从笔者的亲身体验来讲，这种验收制度能起到的作用微乎其微。
从目前财务验收会专家人员组成来看，以各事业单位财务处长为主，审计处长所占比例较小，会有适当的国企财务领导参加验收会，无论多大的项目，最多一天也就检查完毕了。作为一个审计工作者，笔者一直对本领域的专家存有一颗敬畏之心，但需要提出来的是：首先，并不是每一个财务专家都可以成为一个合格的审计专家；其次，也不是每一个审计专家都能不用身临其境，通过个把小时翻看一些汇报材料就能判断出企业核算内容的合规、真假。这种验收给人更多的印象是搞形式、走过场，而且动辄几千上万的验收会费用，也委实是一种巨大的浪费。而且验收专家组和事务所之间容易形成相互依赖又相互扯皮的现象，比如一个通过验收的项目出了财务问题，那么这个问题应该是事务所负主要责任，还是专家组呢？事务所的当然说应该是专家组负责任，因为他们才是终裁，专家组有对事务所的打分权，这对事务所的影响很大，所以事务所的人员如果与专家产生分歧的话，事务所一般只能忍让；而专家组肯定说负主要责任的应该是事务所，因为是事务所去的现场，出具的审计报告，他们又收了那么多的审计费，我们专家组用这么少的时间，拿了这么点专家咨询费，我们又能负什么责任呢，我们只是来开会的，而已！
（3）建议在撤消专家验收会的前提下，加强会计师事务所的监督、检查，并且改变事务所目前的审计收费方式。目前事务所一般是按项目经费的一定比例收审计费，建议改成同基建竣工结算一致的审计收费方式，即标准收费加审减提成，按经费审减的一定比例给予事务所实质性的奖励，那么事务所的参与性和积极性将非常高，审计效果也应该是立竿见影的。也只有这样，才能真正达到风险与收益的对等。对审计程序实施不到位、出具虚假报告的会计师事务所坚决查处，杀一儆百！作为注册会计师的一老员工，我一直为这个行业的前途和命运深深担忧，真心的希望各级管理部门、协会能痛下杀手，严惩一批胆大妄为、不学无术的不法之徒，还以我们这个行业的本来面目，在社会上重新树立起一个专业、严谨、公正的行业形象。
（4）对于财务弄虚作假的单位，一经核实，坚决查处，对于个人违法的，终身取缔申请项目的资格。在中国，就是违法的成本低，作个假，还给个机会一改、再改，真tm的搞不懂，这种人，有什么姑息他的理由，你如果不给他严惩，他将来必将再犯同样的错误。
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急请教：各位虫友，办公用品算经费里的哪一项啊？
请教：各位虫友，我正在填写自然基金的进展报告，想问一下办公用品算经费里的哪一项呢？在进展报告里怎么写好呢？多谢！
我们之前还能报销办公用品，就是今年突然说不能报销了，所以已经报销的那部分不知道怎么算啊？愁人啊:(
怎么巧立名目？能否透露一下？
已经报销了的办公用品，怎么代替呢？
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随时随地聊科研科研人员吐槽科研经费管太严 劳务费难以支付
来源：中国经济周刊
作者：王红茹
2 月 17 日，国务院常务会议确定支持科技成果转移转化的政策措施，促进科技与经济深度融合。加快科技成果转移转化，离不开合理的科研经费管理制度设计。但近年来，科研经费管理暴露出不少问题。一边是挤占挪用、虚列支出，引发社会各界高度关注的「科研腐败」；另一边则是科研人员「鸣冤叫屈」管得太死，认为经费管理规定不科学、不合理，直接导致效率低下。中国社科院财经战略研究院财政审计室主任汪德华在接受《中国经济周刊》记者采访时表示：「社科类科研经费管理制度不科学且不符合实际的问题，已经严重阻碍了社科类科研创新。重视这些问题，并能实事求是地修订相关制度，是提升科研人员积极性、创建创新大国的必要措施。」科研经费预算编制不科学？「人家外国的科研管理看成果，你只要成果做好了，不太管钱怎么花，花钱也没有时间限制和严格的比例分配。在我国，社科类科研经费管理制度很严格，虽然有课题经费，但如何花钱变成了一个难题。」这是记者采访中不少科研人员的看法。科研经费的第一管理原则是「专款专用」，所有经费的使用必须符合预算。但由于预算是超前做出的计划，且越来越趋于严格，不仅要做项目内容使用方面的预算，还要加上严格的时间表，这使得一些科研人员无所适从。「我们做预算编制课题项目，一般会要求提前一年就编好预算，而且编制预算的要求很高，比如 2016 年有一笔课题经费要花掉，2015 年就得把这个预算编好。如果需要调研，2015 年就得确定要到什么地方去调研。这种要求可能对行政部门比较适合，但是在科研单位，因为科学研究本来就充满了不确定性，下一年准备到哪些地方去调研，这是还没有发生的怎么写？怎么操作？」汪德华对记者说出了自己的无奈。由于超前的预算与现实之间往往存在着一定的差距，记者采访的科研人员均对过度严格的预算编制抱有微词，认为课题经费预算编制不科学。科研项目大体可分为基础研究和应用研究，自然科学类和人文社会科学类。不同类别科研项目的成本构成、研究目标、社会效益有很大不同。「尤其是基础研究项目，探索性是其基本特征，具体科研活动可能会随时根据科研进展发生调整。而按现行规定，在项目申请和批准时，就需要明确科研经费的详细用途，执行中又非常重视细节性的外部控制，与科研活动的探索性要求不相适应。」汪德华说。过度严格的预算执行很大程度上约束了经费的有效使用。此外，国家行政学院研究员、中国行政体制改革研究会研究部主任胡仙芝告诉《中国经济周刊》记者，目前科研经费预算往往实行列举式，只对有限的几个科目做出规定，比如资料、设备、会议、调研、劳务、国际交流合作、管理等，对预算科目之外的费用一概不予理睬。而列举式的方法无法穷尽现实科研活动中存在的可能性，目前科研经费预算科目无法全部覆盖现实科研活动中实际发生的所有费用，一些与课题相关而没有预算科目的开支被排除在预算科目和经费使用范围之外。在接受采访的科研人员看来，科研经费预算僵化的计划管理模式，与科研项目的探索性特征不匹配。为此，汪德华提出要简化项目资金预算管理，淡化细节控制。「科研项目预算编制宜粗不宜细，可分成几个大类，同时允许各大类之间在执行中进行调整。基础研究中，自然科学类项目主要成本是购买科研设备，而社会科学类主要成本应是调研和数据收集整理，人文学科则主要是书籍和资料整理，科研经费管理制度应当分别予以安排。」课题经费实施环节审批过多？接受采访的科研人员普遍表示，即便是预算科目内的计划经费，其使用也受到严格限制。「我今天电脑又打不开了，一直想换一台新电脑，但是现在买电脑、办公用品管得越来越严，得经过固定资产审批之后才允许买，还要通过政府采购。」科研人员李霞（化名）向《中国经济周刊》记者表示。李霞在北京某事业单位工作了近 10 年，作为社科类研究人员，近年来她申报了不少课题。在不久前申报的课题中，她已经在预算科目中写明了设备资料购置费用，但因为遭遇到固定资产审批以及政府采购的强制性规定而被搁置。不仅是设备购置，李霞表示，如课题研究中经常需要支出的会议、调研、国际交流等费用，随着国家出台针对三公经费的多种严格管理规定，这些经费也被纳入到三公经费的严格管理范畴，实行严格的审批管理制度。李霞向记者介绍，「审批完了你得按照标准，按照指定的地点去开会，包括请哪些人、具体的会议议程等也需要经过领导审批。科研是知识分子的一个基本劳动权，你今天种哪块地，怎么种，都有人监督，这样容易抹杀一些人的积极性。」一些科研人员认为这种针对出差、调研的审批，并没有实质性的意义。「课题是一个项目，应该有一定的自主权，什么时间调研或开会，作为课题组责任人，我来安排就可以，现在所有事项都得上面领导签字。领导哪管得过来呢，肯定会增加一些麻烦。」李霞说，由于审批卡得太严，她尽量减少外出调研，能不去就不去了，一些会议也懒得组织或者参加了。针对会议、调研出差等层层审批带来的低效率，汪德华建言：「科研经费管理中的审批，应当采取简政放权的思路。很多审批完全没有必要，徒增麻烦且没有实际效果，浪费了科研人员大量宝贵的时间。为避免虚假行为，可以考虑采取抽查的方式，在事后适度加大审计、核查力度。如果发现虚假行为，查出后要加大惩罚力度。」财政资助课题基本不能支付劳务费？按现行管理规定，科研经费主要用于各种物质消耗支出，如购买设备、图书，以及支付出差住宿、交通费用等，而对于科研活动中发生的各种劳务支出，财政资助课题基本不能支付。也就是说，现行管理规定课题组成员不能报领劳务费。中国社会科学院文学研究所研究员蒋寅对此有一个形象的比喻：「现在的科研经费，好比是让你加班，你需要锹，给你买把锹的钱；你要用锄头，给你买把锄头的钱。完了你就干活吧！就是农民工也要问一句：我的加班费呢？」现行管理规定课题组成员不能报领劳务费，劳务费只能发放给没有工资收入的学生及特定劳务人员等，而这部分劳务费的发放也是有比例限制的。胡仙芝介绍说，「课题研究中请学生来帮忙找资料，可以给学生发一点劳务费，但规定比例不能超过 10%。而其他课题组成员，就无法用劳务费的方式给予报酬了，所以邀请课题组成员并不容易。这种限制人为地割裂了科研劳动和报酬之间的联系，使劳动取酬、经济激励等正常规律无法在科研活动中发挥作用。」汪德华对此感同身受：「像我们有些课题，规定劳务费不能超过 10%；有一些中央部委和地方政府委托的课题，就会限制不能超过 35%。这种限制与课题的实际需要脱节。比如中央部委、地方政府委托的课题，本身是咨询性质的，主要是人力投入，但经费只能少部分用于人力投入。这说明我们在思想认识上不重视科研『活劳动』的有效补偿，错误地认为科研项目主要是物质投入。」汪德华还指出，近期国家的一些管理规定在这方面有所松动，实事求是地承认科研劳务支出的合理性。但是，个别部门管理制度的松动，在执行中遇到很大困难。主要原因是科研项目的执行，要满足委托单位、主管单位、科技部门、财政、审计、纪检等多个单位的管理规定或监督要求，单个部门的管理制度变化，在现实执行中会与其他部门的管理规定打架。学者建议：应重视科研人员的薪酬体系设计和科研激励有观点指出，要打通科技成果转移转化的「最后一公里」，必须以利益分配为导向，充分调动科研单位和科研人员的积极性，让创新主体自主转让科技成果，让科技成果堂堂正正地走出「深闺」，与经济对接，与市场共舞，发挥其创造驱动作用，以勃发的生机促进经济增长。作为社科类研究人员，汪德华也做过包括世界银行课题在内的一些国外课题项目，在他看来，这些项目的规定清楚明了，「你为他们提供科研服务，他们就把所有的应该支付的报酬包括劳务报酬计算得很清楚，绝大部分资金用在了劳务支出，剩下的资金就是调研支出的实报实销。」「我觉得这种处理方式就比较合理。像我们这种把劳务费限制在 20%、30%、40%，就不太合理了。毕竟做这种咨询服务的并不只是我一个人，也会有其他人参与，他们辛辛苦苦，不发报酬怎么可以呢？」汪德华说，按照制度规定科研人员不能从项目中获取经济收益，实质上是科研管理中的「大锅饭」思维，即认为科研人员可以不需要经济激励、不应当拿高收入，干多干少、干好干坏一个样。「应该综合考虑科研经费管理与科研人员薪酬待遇，激励科研人员潜心钻研。」汪德华建议，基础研究项目资金应充分考虑对「活劳动」的合理补偿、激励科研人员衣食无忧潜心钻研；应根据课题的实际需要，允许设置 30%～50% 科研经费为智力报偿，用于研究生或临时聘任研究人员工资、课题组成员科研补助。对此，胡仙芝也建言：「应该突破课题组成员的身份限制，以实际劳动付出为标准，允许课题组负责人和成员获得劳动报酬。希望借助简政放权、释放活力的国家政策改革推动，科研经费管理对于一些使用限制和一些行政壁垒可以消除，合乎科研规律和劳动价值规律的良性制度得以建立，科研人员积极性不足的现状会得到改变。」
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关于丁香园会议费和办公费的“是是非非”
来源：范晓东
作者：范晓东 人气： 发布时间：
摘要：下面以会议费和办公费两个科目为例，所谓“大也抓、小也抓”，谈谈如何通过费用的削减或者营运模式的改善来达到管理费用细化管控的目的。3、“办公用品费”管控主题是统一采购、统一使用、提高效率。4、制定标准化费用控制模式，核定人均办公费标准并定期公示部门费用使用情况...
管理费用顾名思义就是管理人员发生的费用。管理人员里高管是制度的制定者。一旦要严控管理费用，就会触及管理者利益，比较敏感了，所谓&触及利益比触及灵魂还难&。很多企业管理费用都有严格的管控制度，但存在&领导破坏制度&现象。我们知道制度定完了就需要执行，执行不能讲道理，讲道理就没有办法执行了。
所以在这里面，领导就最为重要了，很多单位存在领导带头破坏制度，因为只有领导才有权破坏制度，其他人想破坏都破坏不了，没有机会啊。所以在执行的时候，领导对制度执行程度决定了制度的成败。领导一旦开口子，这个事情就难办了。另外，我们知道管理费用是个&大杂烩&。组织成本的先天&体质&决定费用规模，要降管理费用，靠小打小闹的费用削减一般都会反弹；需要通过&价值链分拆重组管理改善&即组织机构精简、人员精简、系统改善等方式，才能达到中长期改善的目的。
但是，不是每家企业都能够通过&价值链分拆重组&这种&高大上&的玩法来进行管理费用改善的，部分企业在现有管理模式下所能做的，就是短期可以实现的那部分&与做事相关的主动型支出&的精细化管理，例如控制业务招待费、差旅费、会议费、办公费。我们说细水长流，通过费用的削减或者营运模式的改善、防微杜渐、关住制度笼子、做好严格管控，也能起到管理费用改善的目的。下面以会议费和办公费两个科目为例，所谓&大也抓、小也抓&，谈谈如何通过费用的削减或者营运模式的改善来达到管理费用细化管控的目的。
一、&会议费
以前很多公司不太重视会议费的管控，开会么，觉得理所应当，不管是务虚的还是务实的，该开的还是要开，只注重会议效果，不注重费用。逢年过节或者阶段总结还会拉到外地找个风景秀美的地方，给大家&福利&一番！会议费的功能，被拓展创新出旅游的功能，并被普遍接受，旅游行程远超过会议时间，主办者在会议期间组织人员外出旅游，其旅游费用以会议费入账。
财务账上的会议费不仅是会议支出，&会议费&成了啥费用都往里扔的&筐子&，得了&虚胖&症。会议费的财务监督职能弱化，财务人员通常只审核票据本身，而无法监督支出过程。报销附件如会议通知、参会名单、议程、预算、食宿、审批手续等缺失，还有替换发票报销会议费的情况。我随便举几个例子，看一下过去所谓的&会议费乱象&。
有个朋友跟我说：以前他所在的单位有一家子公司发邀请函请他去开会，邀请函发来，打开一看，小激动了一番。去哪里？去桂林参加该公司用户年会，这家公司浩浩荡荡请了100多号人，有全国各地来的用户、有环保局的领导、税务局的人员等等。结果机票，住宿全包！开会开半天，玩了4天。回去以后很多项目都列支了会议费用。这个朋友说：还有一次，另一家子公司请他去开会，小范围5个人开车子到黄山顶上的北海宾馆，打了一天一夜的牌，第二天下山开车回家，才想起光打牌了，竟忘记去看一下黄山的风景。
现在很多企业对会议费还是比较敏感的，一般如果要到外地开会的话，怎么办？也是有办法的。搞一个所谓&职工职业拓展训练&，然后拉到外地找一家度假村或酒店，开个半天会，或者随便找个讲师上个半天课，然后去玩个一天半。发票开职业拓展培训发票，回来做账当然不会做会议费，而是列支职工教育经费。这个就体现不在会议费里了，因为上头发文了，会议费是要严控的。所以有些企业是&上有政策，下有对策&。
会议费管控落地措施建议：
1、减少会议数量、控制会议规模。推广电视电话会议和网络视频会议、原则上不在外地召开内部会议，推行使用内部会议室及资源统一调配。研究建立内部免费会议室集中调配管理制度。
2、完善会议费制度，明确会议费列值范围及各明细费用标准，增加禁止性规定，如鲜花纪念品等不得列支会议费，此外，培训费、业务活动费等配套制定禁止性办法，防止会议费降了，转移到其他费用增加的现象。
3、增加会议费的计划、预算、监控、绩效循环。建立台账和分析比较，报销附件严格执行制度，缺少原始凭证有关内容的不予报销。支付环节要求刷卡消费，条件允许的强制使用公务卡支付会议费等等。
二、办公费
办公费也有点像个&筐子&，很多费用名目都可以往里扔，例如：办公用品费、资料宣教费、邮电通信手机费、印刷费等。归口管理部门也分散，如资料宣教费一般会在企业文化部门归口管理，邮电通信费一般在总经办归口，印刷费和办公用品一般由各自部门归口管。办公费也同样会有一些&乱象&。例如：买非办公用品或买礼品开办公用品发票是常见的方式；部分商业机构为了经济利益，按照客户要求乱开发票，也助长了这种现象发生。
办公用品采购环节，均由部分固定人员负责，内部监督弱化，购买办公用品的报销金额与实际支出是否一致，往往无人核对，容易产生漏洞。资料宣教里面有个员工订报，以前报纸会有&摊派&现象发生，大报社有一个征订量指标要求企业完成，某种程度会增加企业办公费。
此外，邮电通讯费中快递服务，有的公司有时因业务需要快速要求送达，在价格方面可能不竞价不议价。与其他快递公司未形成招标竞争服务机制，其实邮递费也是可以集中采购的。例如：我以前在一家公司曾经主管推进上海地区快递业务一体化协同，当时招标引进DHL（中外运－敦豪国际航空快件有限公司上海分公司）和EMS（上海市速递服务公司）两家知名快递公司为公司指定的服务商，经与DHL和EMS公司充分交流、沟通，针对价格优惠、服务保障、管理到位等方面进行多次谈判与磋商后，签订了战略合作合同，合同体现了集中采购规模的优势，与市场价相比，DHL的国际快递服务价格，根据收件国家的不同，下降了29%～69%不等 ；EMS的国内快递服务价格下降了50%。
办公费管控落地措施建议：
1、&邮电通讯费&管控主题是集中采购、优化清理。
电信集中采购包括了推动网络专线费、手机通讯费等实行长期大客户优惠协议，推广快递集中社会采购。加强通讯设备的使用管理，定期清理、调整。集中推行使用IP电话、规划各条专线带宽，优化资源配置利用。
2、&资料宣教费和印刷费&管控主题是无纸化。
梳理报刊杂志订阅包括了控制报纸杂志资料订阅量、推动微信公众平台报刊传递、电子版报刊的阅读与推广。梳理公司内部杂志，减少不必要的印刷品，鼓励无纸化；推进资源共享；推进电子版传阅。
3、&办公用品费&管控主题是统一采购、统一使用、提高效率。
办公用品实行统一采购，考虑建立采购平台；办公设备集中使用，提高资产使用效率，减少新增；考虑印刷服务的统一采购，印刷业务在定点单位中比价委托，成册印刷品应注明印刷册数及单价；打印、复印纸张双面使用，减少过程打印，文件以电子文档形式传阅及保存；压缩一次性用品领用数量，加强台帐管理；根据需要采购和领用办公用品；控制与生产、管理无直接关系的办公用品及两用物资领用，严格控制办公用品领用标准及档次，原则选择中档国产品牌用品。
办公设备集中使用怎么理解？首先、要对通用办公及零固设备数量、使用情况进行摸底调研，包括5000元以下的已列入低值易耗品的电脑设备；其次、研究采取集中管理，区域化放置的形式，拿出一个方案，什么方案呢？就是办公设施区域化放置，集中使用方案制定并实施，这样目的是什么？就是提高办公设备的使用效率；最后，公司办公室对通用设备维修单位实行统一招标，指定维修单位按优惠价格结算费用。
这样的话就更大限度地控制住了办公费用，降低了两样东西：
一是降低公司办公零固设施折旧费用；
二是降低了办公用品费用。
4、制定标准化费用控制模式，核定人均办公费标准并定期公示部门费用使用情况
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