1．标题由年会名称和“邀请函（书）”组成，一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样如：《xxxxx高级论坛邀请函》。“邀请函”三字是完整的文种名称与公文中的“函”是两种不同的文种，因此不宜拆开写成“关於邀请出席××年会的函”

2．称呼邀请函的发送对象有三类情况： （1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重 （2）邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等 （3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定可省略称呼，或以“敬启者”统称 

3．正文。正文应逐项载明具体内容开头部分写明举办会议的背景和目的，用“特邀请您出席（列席）”照应称呼再用过渡句轉入下文；主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项；最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”再换行顶格寫“敬礼”，亦可省略

4．落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称因此落款处应当署主办单位名称并盖章。

5．成文时间写明具体的年、月、日