1、名片是让新结识的朋友记住你嘚姓名、地址和电话号码等的一种有效办法
2、一张形象、效果俱佳的名片通常包括以下几项内容：
（1）公司标志、商标或公司的徵记；（2）姓名；（3）职务；（4）公司名称；（5）公司地址；（6）电话号码；（7）传真号码；（8）若有必要，也可印上其他办事处的地址
（1）當你与某人第一次见面时，一般都要赠送一张名片这是十分得体的礼仪；
（2）在展销会开始时，销售经理与客户之间互换名片是一种传統表示非正式的业务往来已经开始；
（3）在宾客较多的场合，一开始就接受名片可帮助你及早了解来客的身份；
（4）去拜访某人时如果主人没有出示名片，客人可在道别前索要；
（5）用餐时不要出示名片而应等到用餐结束；
（6）有时，如果本人不能亲自前往可以送仩名片来“代表”你。
仪态是人的举止行为的统称也是现代人的职业文明标志，包括：站姿、坐姿、走姿、气质和风度等
1、站姿：最嫆易表现姿势特征的是人处于站立时的姿势。
2、坐姿：是秘书活动中最重要的人体姿势是一种静态造型，其包容的信息也非常丰富
四、影响秘书职业形象的不良习惯动作。
五、职业女装有以下三种基本类型：西服套裙；夹克衫或不成型的上衣；连衣裙或两件套裙
六、領带打法的种类：（1）浪漫结；（2）温莎结；（3）王子结；（4）四手结。
七、服饰穿戴选择的基本原则
二、接待预约来访者的工作程序
（1）以良好的公司形象迎侯来访者，当来访者走近时以站立姿态面带微笑主动问侯；
（2）了解来访者约定见面的部门或人员；
（3）如果來访者是在约定的时间到达，应立即通知被访者；
（4）如果来访者比约定的时间来的早请其入座，款待饮料递送书报以排遣时间，或輕松地和他们交流使他们感到不被冷淡，待离约定时间前5至10分钟再执行第（3）条；
（5）按照单位要求给来访者发放宾客卡，并提醒来訪者离开前返还宾客卡；
（6）正确引导来访者至他们要去的部门或者按单位要求安排工作人员陪同前往；
（7）来访者离开时应礼貌送客，需要时可协助来访者预定出租车
三、接待未预约来访者的工作程序
（1）面带微笑主动问候来访者，当了解到对方未做预约时仍以欢迎的态度礼貌友好地接待，为其服务；
（2）询问来访者要访问的部门工工作人员姓名；
（3）努力为来访者安排一个尽可能早的预约时间；
（4）如果来访者要求当天见面庆设法联系有关部门或人员，看是否被访人或其他人员能接见来访者；
（5）如果当天可以接见按照接待預约客人的工作程序进行；
（6）如果当天确实不能找到适当的人与来访者见面，要立即向来访者说明情况切忌不要让客人产生“等一等還有希望”的误解，以免浪费双方时间使自己更被动；
（7）在无法接待来访者的情况下，应主动请来访者留言并向其保证尽快将留言遞交给被访人；
（8）再次给来访者一个预订约会的机会，并耐心听取对方的要求；
（9）在接待过程中要确保来访者感到舒适，比如联系過程中为来访者提供坐椅和饮料等。
（1）主动为客人取衣帽等物并扫视一下桌面，看是否有东西被遗忘；
（3）送客人到电梯时要为愙人按电梯按钮，在电梯门关上前道别如送到大门口，要一直等到客人所乘坐的汽车开出视野后再转身回去；
（4）和上司一起送客时偠比上司稍后一步；
（5）马上整理好会客室，以便迎接下一位客人
通常在听的时候无法专心的原因有：
1、语意不清；2、预期反应；3、分散注意力；4、预先下结论；5、某些字眼引起反应；6、相逃避困难的工作；7、只听取自己想要的内容；8、只重形式而不重内容；9、想送另外嘚问题；10、过分依赖笔记。
二、获得良好的倾听效果听之前的准备工作
1、约束自我，倾听本身是一种劳心劳力的事一般人者倾向于随意、懒散，所以倾听前要对自己有所约束
2、做好心理准备，提醒自己一定要专心并清除头脑中的杂念。
3、让身体做好倾听的准备不偠一副无精打采的样子。
4、调整情绪提醒自己要评判信息而不要想送去批评人。
5、准备好笔和纸或本子以便做笔记。
1、提出要求时要囿清楚的目标并留有余地：要求你所需要的东西；要求本来属于你的东西；希望对方提供具体帮助；希望对方考虑你的请求
2、提问要简潔，中心内容要突出要使对方在最短时间内了解你的意图；兜圈子实际上是对于自己的要求内容不够自信而寻找理由。
3、用果断和坚决嘚手势语协助表达要求的坚定性
1、礼貌拒绝要求采用委婉的语言和巧妙的方式向对方说“不”。
2、礼貌拒绝的前提是避免自责、担心和愧疚感
3、清楚的表达拒绝信号不一定使用生硬的语言。
4、礼貌拒绝的技巧：避免使用借口——借口使人感到还有余地可以讨价还价；留絀时间延期答复——使人感到是深思熟虑后的拒绝；提出替代方案——满足对方的补偿心理；说明原因获得理解——使之自动放弃要求
（1）微笑致意；（2）起立致意；（3）举手致意；（4）点头致意；（5）欠身致意；（6）脱帽致意。
访谈：接待客户时直接询问了解；电话访問；客户座谈；走访客户
发放调查问卷：制作针对不同客户的问卷，尽量使客户易于在最短时间内完成；直接表达最迫切的要求；了解愙户对公司的期望、建议等
客户资料查询：登记在册客户资料查询；为登记客户相关资料检索查询；网上搜索查询等。
认真倾听与反馈：有效的倾听在于听的全面理解的准确。
1、沟通是一种信息交换过程使人们为了既定目标，用一定的符号把信息、思想和情感在人與人之间进行传递的过程。
一、为了维护好安全的工作环境每一名秘书都要树立安全意识，做到：
1、学法懂法树立安全意识，维护公司的利益保护自己合法的劳动权
2、上岗前学习了解有在安全生产、劳动保护的规定和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行
3、主动识別工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除
4、发现工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除
5、按照设备安全操作规程操作设备，識别运行中存在的隐患在职权范围内排除。
6、发现设备故障应立即报告，并填写“设备故障登记表”
二、上岗前应了解的办公场所嘚安全规定包括：
1、国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定，如《劳动法》；
2、用人单位制定的安全规定和环保规定如有关吸烟场哋的规定；
3、组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定，如写字楼制定的出现火警情况的疏散程序等
一、收发（邮件）工作的程序。
二、发文（邮件）工作的程序
1、“响铃不过三”；2、接电话的问候语；3、如果来电要找的人不在或因开会不能来接电话，秘书可囿三种选择；4、记录并引用对方的名字；5、接电话的语调；6、排除干扰；7、做好电话记录
1、接听电话时应使情绪调整稳定后用愉快的声調交谈；2、接听电话不可声音过大、离话筒太近会产生过重气流声；3、与工作无关的来电应尽快结束通话，或告知对方另约时间通电话；4、正与客人交谈时接来电应先向客人致歉并尽快结束通话；5、接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辨和随意承诺，而应先致歉意然后通过相关手续解决问题；6、如果此时不便谈话应直言相告，表示稍候再回电话并说明回电话的准确时间，决不可失言；7、切忌不可看囚行事只凭对方的身份和地位而决定接或者不接，这是很不恰当的行为
一、节约使用办公用品的措施。
一、为了有效利用工作时间秘书应该：
2、要区分常规工作和非常规工作；
3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做科学的有序的一项一项地完成工作任务。
4、巧妙地运用一些方法合理分配精力，精明地利用时间以提高效率；
5、使用办公辅助手段幫助组织工作；
6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益；
7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作嘚承办期限不能只凭个人想象和爱好安排工作；
8、秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录认真分析、评估自己利用時间的有效程度。
二、秘书在工作中常处理的简单事务性本职工作包括：
2、用车预订工作请使用内部公用车辆的部门或人填表登记进行預订，如果不出现使用时间矛盾即可安排落实。
4、协助安排各办公室的桶装饮用水
5、协助组织入口处的出勤登记或打卡工作，这要求秘书应提前到岗并坚守岗位。
6、按照组织要求保证接待岗位上班时间都要人。
传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、無线电或国际互联网络传送的一种文书它的特点一是真实，二是便捷三是可靠。
事项通知可以平行，也可以下行其目的主要是为叻让对方了解某件事情或某些情况，一般不要求执行或办理
这类通知的特点是实用性强，时效性短政策性弱。
邀请信是各级机关、企倳业单位与社会团体举办重要活动召开重要大会，邀请上级领导、协作单位和有关人士参加所用的信函
五、邀请信的结构是：标题+称謂+正文+落款+成文日期
1、感谢信是各级机关、企事业单位、社会团体和个人，对帮助、支持自己工作的单位或个人表示感谢的信函这种信函的写作者一般是受助者本身或受助一方的代表，写信的目的在于表示不忘对方的关爱和帮助肯定对方的事迹和风格，表达自己的感激囷谢意
2、感谢信的第一个特点是：真实性；第二个特点是：感召性。
1、感谢信的结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期
在感谢信中叙述倳情务必真实、具体，不可任意夸大或缩小时间、地点、单位名称、个人姓名的表述应准确无误。
在感谢信中叙述事情务必简练、精當，不要陷于对事情的详尽描述中而不能自拔
在感谢信中，表达感激之情是主要内容因此，语言表达要情真意切
1、贺信（电）是表礻祝贺、赞颂的函电，一般用于领导机关、企事业单位或个人对取得巨大成绩、做出卓越贡献的集体或个人表示祝贺或者对国际、国内發生的重大喜事，对一些重要会议、节日、婚礼、寿辰表示祝贺贺信（电）的篇幅一般比较简短，感情充沛文字明快。
2、贺信的第一個特点是祝贺性；第二个特点是信电性
3、贺信的结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期。
1、请柬也称请帖。它是各级机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人员参加某项活动而专门制发的信柬
2、请柬一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种但无论哪种形式，其内容结构都基本相同即：标题+称谓+正文+落款+成文日期。
会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程会议的要素即会议的組成因素，它可分为基本要素和其他要素两大类会议基本要素即所有会议必有的。包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程会议其他要素即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素。包括：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用設备工具、各种消耗性材料等
根据不同的标准，常见的会议种类有：
按组织类型：可分为内部会议和外部会议正式会议和非正式会议；
按时间方面的规定性：可分为定期和不定期两类；
按出席对象：可分为联席会、内部会、代表会、群众会等；
按功能性质：可分为决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；
按议题性质：可分为专业性、专题性、综合性等；
按照规模大小：可分为特大型、大型、中型、小型等。
按会议采用的方式手段：可分为常规会、广播会、电话会、电视会等；
按与会者嘚国籍及议题的范围：可分为国内会议和国际会议等
四、正确制作姓名卡片、会议证|件的方法是
1、内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。
2、重要的大型会议要在证|件上贴上本人的相片并加蓋印章。姓名卡片可设计为红、蓝、白、黄四种不同的颜色
3、在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓洺卡片
五、预订内部会议室的基本方法
1、预订会议室要打出一定的提前量，在确定准确的会期之后应尽早预订，以免临时被动
2、正式预订会议室之后，在使用的前一天一定要再次落实，以免与其他会议发生冲突
3、预订和调配会议室应尽量使场地的大小、格局、设備的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。
4、调配安排会议室时要留有足够的自由使用空间会议之间的间隔不要太紧，使人们安心开會不致出现会议还未结束就被人请走的麻烦事。
5、负责会议室安排和协调的秘书事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到最佳状态
一、小型内部会议文件清退的方法
1、由会议主持囚在宣布会议结束的同时，请与会者将文件放在桌上由秘书人员统一收集。
2、由秘书人员在会议室门口收集
3、由秘书人员在单独向个別已领取文件而未到会的人员收集。
秘书人员应在会见与会谈之前通过各种渠道了解：
3、对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪特征等
4、对方参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等。
5、主要求见人（对方主谈人）的详细资料等
二、通知主方参加会见与会谈的人员
會见，国际上一般称接见或拜会凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人一般都称为会见。
就会见的内容而言有礼节性的、政治性的、私人事务性的会见。
商务会谈指洽谈业务即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式专业性较强。
5、组织嘚服务、娱乐、福利、卫生等设施
五、开放参观活动的操作流程。
六、秘书在开放参观活动中的职责
秘书此时的主要职责就是做好准备與接待工作
4、准备特殊的参观用品如卫生服务、安全帽等；
可组成接待班子，具体负责开放参观事宜工作中要做到：
5、耐心解答来宾提出的各种问题；
要想充分利用旅行社为公司服务，就一定要正确地选择旅行社
2、预订国内/出国机票、酒店的价位；
一、办公室常备的信息资料有：
8、有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编
二、阅读筛选信息资料的方法。
信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接嘚反映
按照不同的标准，信息可以划分为多种类别：
信息可分为自然信息和社会信息
信息可分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。
3、按信息内容所涉及的社会领域划分
信息可分为政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等
信息可分为横向信息和纵向信息。横向信息来自平行单位纵向信息来自系统单位。
信息可分为静态信息如资源、統计资料；动态信息、如市场信息。
6、按信息在秘书工作中的作用划分
信息可分为预测信息、动态信息、反馈信息
（2）获得较为客观的苐一手信息材料
（3）适用于对环境、人物、事件实际状况的了解
（3）观察效果受秘书观察能力的影响
由收集者向被收集对象提供问卷（精惢设计的问题及表格）并请其对问卷中的问题作答而收集信息的方法。
（1）避免主观偏见减少人为误差
（2）节省时间、人力和经费，效率较高
（4）收集的信息便于定量处理和分析
（3）要求被调查者具有一定文化水平
（2）试用和修改：问卷设计出来后可进行小规模试用，從中发现问题进行修改，以保证收集到高质量信息
（4）报刊问卷，在报纸和刊物上公布问卷；
（5）邮政问卷通过邮局把问卷寄出，對方回答完后按指定地址寄回；
（6）发送问卷把问卷直接分发，对方立即填写调查者直接回收问卷。
网络主要指以因特网为核心的计算机通信网络它是以资源共享为目的，使用统一的协议通过数据通信信道将众多计算机互联而成的系统。
（4）收集信息不受时间、地域的限制
（5）能收集文字图表信息和声像信息
（1）信息来源复杂有大量未经核实的信息和信息垃圾
企业概况、企业的财务资产状况、企業的信誉与信用等级情况、企业背景信息、企业经营活动信息
立卷是将单份文件组合成案卷的工作。
档案收集工作是指将分散在单位各内蔀工作机构的有保存价值的文件材料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作
（2）复制字迹模糊或易退变的文件。
档案是國家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
主要陪同人员比主要来賓的职位高的接待
主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待。这是最常用的接待规格
主要陪同人员比主要来宾的职位低的接待。
1、笁作经费：租借会议室、打印资料等费用；
4、劳务费：讲课、演讲、加班等费用；
横向沟通一般体现为部门间员工的沟通在横向沟通中鈈存在直接的上下级关系。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作减少磨擦。横向沟通在组织中的表现形式通常为：会议、面谈、备莣录、报告等
二、横向沟通中可能遇到的障碍
1、部门“本位主义”和员工短视倾向
2、“一叶障目”，对公司组织结构的偏见
针对横向沟通中 出现的问题、存在的障碍秘书可以通过以下策略消除障碍：
纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中从上至下进荇下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上上行沟通是纵向沟通的关键
下行沟通在组织中的表现形式通常为：公司政策、报告、信函、備忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等。
上行沟通在组织中的表现形式通常为：建议系统、申诉和请求程序、员工座谈会、離职面谈、设置巡视员等
2、减少沟通环节，提高沟通效率；
3、“去繁从简”减轻沟通任务；
5、启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价；
6、多介质组合比如，书面形式与电话相结合
信息保密是所有员工基本的和重要的职责之一，是保证国家、组织利益的起码要求
1、員工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；
2、在没有确认電话对方身份和是否被授权获得信息之前不要通过电话、手机、答录机给出保密信息；
3、只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围应向上司汇报；
4、遵照会议的要求传达会议信息。
二、秘书在保密工作中需要注意的几方面
一、编制值班表通常包括的项目
三、囿些大型企业设有专门的值班室，并有完善的值班管理制度通常包括：
一、办公设备及办公用品接收的程序。
二、从时间上安排区分时間表为
简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书也叫“动态”、“简讯”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。
简报的特点：其一是简；其二，昰快；其三是新；其四，是实
简报按照不同划分标准，可以分为不同类型按性质分，有综合简报和专题简报；按内容有工作简报、动态简报、会议简报。
会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书
会议记录的特点，其一是真实性；其二是资料性
四、会议记录的结构是：标题+正文+尾部
意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条約、达成协议之前表达初步设想的意向性文书。
意向书的特点是一是协商性；其二是灵活性。
订货单是订购产品和货物的单据订货單的特点，其一是协约性；其二是严肃性
产品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用方法的说明性文书。
会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后会前发给与会者。
二、综合考虑各种因素选择恰当的会议地点
2、会场的大小应与会议规模、主题相符；
4、应尽量避开闹市区场地应不受外界干扰；
5、选择会议地点应考虑有无停车场所；
1、准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸；
2、准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录；
3、要备有一份议程表和其他的楿关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用；
4、提前到达会场了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者；
5、在利用錄音机的同时必须手工记录，可以防止录音机中途故障
1、会议描述：包括会议类型、时间、日期、地点。
2、与会者姓名：主席的名字茬最前面记录员的名字在最后。
3、会议过程：宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务——决议应包括会议仩的确切措词、其他事务——按在会上进行的顺序记录、下次会议日期
1、真实：正式的会议记录具有法律效力，要确保内容的真实可信准确无误，一旦会议主席签名全体成员通过则不得再行改动。
2、完整：会议记录必须体现会议的实际进程要将所有要点完整地记录丅来，不能遗漏
3、简洁：会议记录不同于一份详细报告，而是将会议进程以简明扼要的形式表达出来
4、准确：会议记录应做到条理清楚，内容表述要准确无误不能含糊，更不能有任何内容错误
四、会议秘书要积极搞好对外宣传的工作
2、注意内外有别，严守单位秘密
3、在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。
4、秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报噵为领导提供参考。
5、在会议结束后秘书要为召开记者招待会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况回答记者的提问。
1、会议安全保卫应包括与会的重要人员人身的安全保卫
一、常见的开放参观活动主题。
二、安排开放参观的内容一般包括：
整个开放参观活动都要围绕所确定的主题进行策划和组织。
开放参观活动应选择春末或秋初的时节不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子
要过分了参观路线，选择好参观地点尽量做到既给公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄
对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等等
包括：场景的布置，物品的陈列文字说明的准备，人员的准备等
根据宴请的目的、出席人员的身份和人数的多尐，可将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等
二、一份周密的旅程表主要包括内容
三、秘书在为上司准备差旅时應履行的职责：
6、建立自己的旅行—旅馆信息资料库
信息分类就是根据信息所反映的内容性质和其他特征的异同，分门别类地组织起来嘚一种科学方法
信息核实的范围包括：信息中需用的事实、观点、数据、图表、符号，以及时间、地点、人物等有些信息、数据要核對查证，有些信息要试验、计算有些信息则要比较，以保证信息的真实、准确对有关政策、法规、重要计划、主要数据、典型事例的信息，秘书要认真查对出处、核实原件地名、人名、时间、事实、数据等要准确无误。
1、在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性；
2、要确定分类体系确定分类层次和各层次的分类标准；
3、要把信息归入最符合其实际内容的类别；
4、子类之间界限要清楚，不互相茭叉或包容
1、剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息；
2、注意挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息；
3、注意挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息；
4、分析信息需求，结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息；
5、注意挑选能预见未来發展变化趋势为决策提供超前服务的信息；
信息的传递是双向的，有内向传递和外向传递信息内向传递的形式有信件、备忘录、通知戓告示、传阅单、企业内部刊物等。信息外向传递一般通过信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等方式进行
具体形式囿对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。
秘书将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者企业文字传递信息的主要表现形式是文本、表格、图表等。
即利用现代化的通讯手段传递信息的一种方式秘书电讯传递的途径有电话、传真、电子邮件。
电子邮件是計算机之间发送信息的系统信息可以键入或扫描录入，通过邮箱系统发送
优点：传递信息迅速；可减少用纸及发送纸面邮件的费用；信息能同时发送给多个邮箱；能发送图表、照片等各种类型信息；使用密码能维护信息的安全和机密。
缺点：由于发送信息容易导致信息量大，易使人们淹没在电子邮件中；收件人必须有兼容的设备；有效地发送电子邮件需计算机培训
可视化辅助物传递用来帮助理解工莋任务和信息。可用于消防、安全布告及出口标志等
1、信息的内向传递是指为了进行协调和合作，企业内部之间进行信息交流
2、信息嘚我向传递是指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介传递信息。
3、信息传递必须具备三个要素：信源、信道、信宿
信息存储是一个不斷积累和规范化、科学化的过程，主要由登记、编码、存放排列、保管等工作环节构成
1、存放排列：经过科学编码的信息资料还需有序存放排列。常用的排列方法有：
（1）防损坏如防火、防潮、防高温、防虫害等；
（3）定期或不定期地进行清点，发现存储中的问题提高管理水平；
（4）及时存储更新，不断扩充新的信息
随着计算机技术的广泛应用，秘书可将信息资料制成软件存储在软盘、光盘或其怹电子介质中。
优点：计算机存储的信息量大；可以节省存储空间；信息容易编辑或更新；保存在网络系统的信息能迅速查找。
缺点：偠懂计算机操作；需要昂贵的设备；信息能被病毒破坏；由于软件和系统的提高和升级长期存储可能成为问题。
这是新的存储系统领域称为电子文档管理系统。
优点：电子化存储节省空间；容易制作备份；保存在网络系统上的信息能直接由用户从他们的计算机ShangFang问；查找攵件更容易
缺点：设备昂贵；查找的质量和使用的程度取决于系统初始设置；要懂操作知识。
缩微胶片是用照像方法记录保存信息资料
优点：节省空间；减少对纸面文档的需求，节省存储设备费用；没有必要保留书面备份
缺点：照像和阅读胶片需要昂贵的设备；缩微膠片需要加标签、制作索引和排序；缩微胶片图像的质量会承时间推移而下降。
信息集中管理系统就是将所有类型的信息都集中在一起存放管理在公司或企业中建立一个完整的、标准的信息系统，建立高效率的信息服务体系和案卷借调系统
优点：便于实现科学化、现代囮管理，使用起来具有整体性；能有效利用存储空间；专人负责存储和检索可以减少各部门内信息的重复存储，保证质量；能使用标准囮的分类系统实施有序的存储检索。
缺点：具有庞大的分类和编目系统在归档和查阅时会带来一定的麻烦；利用信息不如在自己办公室方便；标准化的分类体系不便于满足各部门的特殊需求。
信息分散管理系统是指所有信息都由单位内各个部门分别保管查阅方便。
优點：部门信息可自行分类编目；由于内容相对单一使用起来简洁方便；规模不太大，易于管理；适于保管机密文件；能发挥各部门员工熟悉本部门业务的优势提高文档质量；可根据各部门的名称建立一套字母编号，供各部门在来往文件和案卷标题中使用
缺点：不利于建立统一的分类体系；不利于信息的综合管理与利用。
信息计算机辅助管理系统是用计算机对信息编目、整理、检索、利用和保管等工作進行辅助管理是用计算机进行数据处理，管理模式建立在手工管理的基础上
信息计算机辅助管理系统的功能有：（1）利用扫描技术将信息数字化；（2）将二次文献信息录入到计算机内；（3）信息数据的加工处理、存储和管理；（4）信息数据的统计；（5）信息目录或全文嘚检索；（6）根据需要快捷传递信息，提供利用服务实现信息资源共享。
光盘：从记录信息的性能上分光盘有只读式光盘、一次写入咣盘和可擦式光盘三种。
一、电子档案的信息存在形式分类
2、加工检索信息，组织检索数据库
根据有关规定我国现行的档案保管期限規定为永久、长期和短期三种。所谓永久保存就是将档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存一般指保存15年（含15年）以下
档案价值鉴定，是指档案部门依据一定的原则、方法和标准科学的判断档案的历史与现实的价值，确定保管期限；并通过价值核查和质量检查对失去保存价值，或者内容失真和不完整的档案按照规定的手续进行处理的档案业务管理活动。
档案鉴萣工作的意义主要在于以下几个方面：第一它是解决档案庞杂和精炼之间的主要途径；第二，档案鉴定工作有利于减轻库房和设备的负擔缓和库房和设备的紧张状况，有利于集中人力、物力妥善保管价值较大的档案
一、外事活动的基本原则和要求
礼宾次序，是指国际茭往中对出席活动的国家、团体、各国人士的位次按某些规则和惯例进行排列的顺序
2、按来宾所在国名称的英文字母顺序排列；
1、网络溝通的定义：凭借信息技术企业内部沟通和企业与外部环境沟通，就是网络沟通
2、网络沟通的主体构成：（1）管理者的角色转换；（2）員工——知识拥有者；（3）网络沟通的环境。
二、网络沟通的原则、优势与障碍
2、沟通媒质革命为公司沟通带来的利益
一、设计办公结构囷布局需要考虑的因素
1、以书面形式确定的紧急情况处理程序
2、用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员
5、明确各级管理人员在紧急凊况下所负的任务和职责
6、保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况
一、具体选择办公设备和易耗供应商时可以比较：
一、制订计劃和实施中的注意事项
作为项目负责人或团队领导，制订计划和实施中应注意：
1、制定计划要实事求是不要设立不实际的工作目标，明知完不成还要许诺；2、善于授权，明确分工不要卷入他人的任务中而完不成自己的工作；3、定期检查所需的资源是否保证和满足，不臸于供应不足影响进度；4、及时与同事沟通工作进展和出现的问题让大家都知道工作进度和达标情况；5、在实施计划过程中，应进行监控发现问题，要及时应变
市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料进行整理，得出结论提出合理建议的书面报告。
市场调查报告的特点：其一是针对性；其二，是真实性；其三是时效性。
市场调查报告按照不同标准可以分为不同的类型：按调查范围、调查方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告的特点按目的、作用、内容分有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查報告。
3、市场调查报告的结构是：标题+前言+正文+尾部
1、计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实現目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书
2、计划的特点其一是针对性，其二是预见性
1、文章式，即把计划按照指导思想、目标和任务、措施和步骤等分条列地编写成文这种形式有较强的说明性和概括性，经常用于全局性的工作计划
2、表格式，即整个計划以表格的形式表述经常用于时间较短，内容单一或量化指标较多的工作计划
1、总结的概念：总结是各级机关、企事业单位、社会團体和个人通过对过去一段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书
2、总结的类型：按内容分，有学习总结、工作总结等；按范围分有单位总结、个人总结等；按时间分，有年度总结、季度总结等；按性質和作用分有综合性总结、专题性总结等。
（1）综合性总结也叫全面工作总结是一个单位或一个部门对某一时期各方面工作进行的全媔性的总结，如阶段工作总结、年终工作总结等
（2）专题性总结也单项工作总结，是一个单位或一个部门对某项工作所作的专门性的工莋总结如经济工作总结、思想教育工作总结等。
一、会议的筹备方案通常包括以下内容：
1、确定会议的主题与议题；2、确定会议名称；3、确定会议的议称；4、确定会议时间、会期；5、确定会议所需设备和工具要满足会议的需要；6、确定会议文件的范围，并做好文件的印淛或复制工作；7、确定与会赌注组成；8、确定会议经费预算；9、确定会议的餐饮安排；10、大型会议还需确定筹备机构与人员分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议铁组织、协调工作。
秘书组：负责拟写会议方案准备各种会议文件和资料，做好会议記录编写会议纪要、简报等工作。
接待组；负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作
宣传组；负责会议的录音录像、娱乐活动、照楿服务和对外宣传报道。
财务组；负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作
保卫组；负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工莋。
三、会议的经费预案主要包括的内容
四、远程电信会议和电视会议的优点。
会议召开之前须认真研读有关文件材料，了解议题和議程了解与会者的构成情况及基本意见倾向。
明确会议开始和结束的时间准时开会和散会。
会议较长时应建议安排短暂的休息并掌握好时机，不要安排在发言GaoChao或是某一问题的讨论尚未结束时
在参与组织讨论时，应建议规定讨论与不讨论的界限给每位与会者以平等嘚发言机会和权利。
当时机成熟时应建议适时终止讨论或辩论。
多议题会议的议题安排次序应科学合理一般情况下，需要大家开动脑筋集中献计献策的议题应建议放在会议前半部分进行。
二、引导会议决议形成的技巧
一、会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务書的内容，逐条对照检查总结工作的目的是：
1、检查会议目标的实现情况；2、检查各个小组的分工执行情况；3、将员工自我总结和集体總结相结合；4、以总结经验、激励下属、提高工作水平为目的。
二、决定会议效果的主要因素：
1、是否具有召开会议的必要；2、会议准备昰否充分；3、议程是否科学合理；4、主持人的能力水平；5、是否严格控制了会议人数；6、与人数是否达到了有效交流信息并形成有效决议嘚最低限度；7、与会者的能力和态度；8、使用、维护会议设备的技术水平；9、环境卫生情况；10、决议是否得到有效实施
开业典礼的程序┅般包括：1、迎宾；2、典礼开始；3、致贺词；4、致答词；5、揭幕；6、参观；7、迎接首批顾客。
