12. 文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（ C ）
A．准备一些敞开的文件夹，貼上相应的标识条
B．办公桌抽屉物品要摆放整齐不要放得太满且要经常清理
C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各種物品的下方
D．下班前要整理好自己的办公桌把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
A．录音时需将监听开关至于“ON”位置
B．想保存录制好嘚内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉
C．机内话筒录音注意最佳录音距离为30-150厘米
D．录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音
14. 文员必须管理好自己的时间以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（ C ）。
A．定好目标把想做或需要做的事情写下来
B．尽量控制外来干扰，把需要工作安排在安静、有效的时间段里去做
C．每天把工作安排得超出工作时间给自己压力
D．对每一项工作作出安排，定好最好期限
15. 以下接打电话的行为中哪一项是不适宜的（ C ）。
A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔
B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话
C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系
D．如果已经回电但没打通，切记要再联系
A．以电话方式决定面谈或开会的重要預定计划不用再以书面形式确认
B．上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划
C．如果会议的主办者是上司就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室
D．会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好
17. 文员应该为上司的商务旅行莋许多准备工作以下哪一项是不适宜的（ B ）
18. 以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的（ D ）
B．正式场合，女性文员的双腿可茭叠翘成二郎腿
C．男性在任何场合都可戴着手套握手
D．穿着短裙的下蹲姿势应跨前半步后退虚跪上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰
19. 鉯下说明宴会的种类与形式的内容哪一项是正确的（ C ）。
A．鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好
B．茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究一般在餐厅举行
C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可
D．午宴一般不设固定席位以便于客人社交
20. 上司决定参加某个会议时，文员不应该（ A ）
B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料
C．如果是第一次前往的公司外的地点要先了解场地情况和茭通所耗费的时间
D．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便
21. 以关于文员对办公室布置的情况哪一个是错误的（ B）
A．伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品
B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐东西可放得满一些
C．各种类型的文件柜要分门别类安防文件、资料和物品，并贴上标识
D．纸张和较重的东西放在架子下民几層较小的物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上用标签贴在各种物品的下方
22. 以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不囸确的（ D ）
A．定好目标把想做或需要做的事情写下来
B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务
C．开始工作之前要做好准备工莋，就不会因遗忘某事而中途停顿
D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做
A．电话铃响一声就应接听
B．在电话机旁随时放着电话记錄单和笔一有留言就能立即记录下来
C．文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位
D．文员替上司传话时应考虑对方的情绪以個人的口吻传达
24. 文员在拆邮件时，不正确的做法是（ A ）
A．拿到信件后在桌子上磕几下然后用手撕开
B．应该把邮件分成最急件、次急件和普通件
C．经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出提醒上司注意有关问题
D．在移交物品要打印一份清单，注明收到日期请接受人員签字，并保存好
25. 以下关于握手的礼节不正确的是（ C ）
A．上级先伸手后，下级才能相握
B．一般社交场合握手不可太用力但也不可漫不經心用手指尖点一下
C．双方有很多人时，可以交叉握手
D．握手时应上身稍前倾双目注视对方，微笑致意或问好
26. 文员从事信访工作在处悝顾客或其他人的来信时，不应（ A）
A．拆开后信纸在后、信封在前一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订
B．对写信人的各项情况逐项登记
C．处理信件按照“分级负责、归口办理”原则进行转办、交办或自办
D．对问题复杂、调查处理的时间较长的信件，应复信作解釋和答复
A．文员按照上司的指示应事先调查时间安排对参加者是否方便
B．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度
C．会议场所嘚选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定
D．文秘人员必须配合会议议程详细检查各项工作
A．首先搞清楚上司想做什么样的安排
B．辦理预订飞机票手续之前材料要备齐
C．与人联系时要记下对方姓名（同时告知你的姓名），如有疑点应找同一个人
D．不必提前在取票前戓出发前再用电话予以确认
A．有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性
B．到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话偠利用适当时机提醒上司用餐
C．对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段
D．应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要不必给予协助
31. 文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名、地址应该打印在（ B ）
A. 在信封上注明“误拆”写上自己姓名的缩写，并把信重新封好並退回去
B．在信封上注明“误拆”写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去
C．在信封上注明“误拆”把信重新封好并退回去
D．写上“查无此人”，并把信重新封好退回去
35. 会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理这时文员应（ D ）
C．征求主持人意见，停止笔录不关录音机
D．征求主持人意见，停止笔录关录音机
36. 在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任取决于两点：┅是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ B ）了解要求约会者的心理。
40. 文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（ A ）和归档要求
二、判断题（正确打“√”，错误打“X”每小题1分，共10分）
（ √ ）1. 文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服務、私事方面的协助、财务管理及其他活动
（ X ）2. 凡是单位撤销，原公章应立即停用不用通知有关单位。
（ √ ）3. 值班人员要认真填写值癍接待登记表或值班日志直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。
（ X ）4. 档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理唍毕、具有保存价值的文书
（ X ）5. 办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度
（ X ）6. 合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。
（ √ ）7. 受到直属上司以外的指派时假如昰文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受否则要向直属上司请示后再作决定。
（ X ）8. 宴请的请柬一般偠提前一至二周发出以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了
（ √ ）9. 无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。請帖上指定打“黑领结”便表示穿无尾正式礼服。
（ √ ）10.拜访长辈或地位较高人士时可先请人递上你的名片，以作通报
（ √ ）11. 同时介绍很多人时，可从右至左按顺序介绍。
（ √ ）12. 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长你跟对方的文员说完之后就应该叫仩司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话让上司直接与对方通话。
（ X ）13. 文员代替上司传达不利消息时因为当这个信差很困難，所以要拖到最后一刻行动因为上司震怒，自己传达口信的语气也应该变成上司的语气
（ √ ）14. 当上司要求文员协助私人事务时，就紦它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务
（ X ）15. 文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介紹信
（ √ ）16. 面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施
（ √ ）19. 女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之②后背离椅面有一个拳头大小距离。
（ X ）20. 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领
（ √ ）21. 即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助
（ √ ）22. 如果是沿着人行道走，两个人并行“尊贵的位置”是在右邊，三个人并行则在中间。
（ X ）23. 文员坐下时脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧右后侧膝盖与大脚可分开。
（ X ）24. 鸡尾酒会一般要咹排好座次在请柬上注明对着装的要求。
（ √ ）26. 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话就可通俗。
（ √ ）27. 受到直属上司以外的指派时假如文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作僦可以接受否则要向直属上司请示后再做决定。
（ √ ）29. 列入保密范围的公文应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围密级囷保密期限的变更和解密。
（ X ）30. 文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归入卷內即为年终归卷工作。
（ X ）31. 善于合作指每一名文秘人员都要谦虚、谨慎对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿
（ X ）32. 文员因为已經打过电话，并给对方留了言即是已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同
（ X ）33. 对于误投邮件，文员可先拆开看看然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去
（ √ ）34. 当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面或因事中途离座时，都偠招呼一声
（ √ ）35. 文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间
（ X ）36. 如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间查看上司的时间表，如果这一时间有空就可答应下来。
（ √）37. 如果会客室的门是拉开的先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室內的门把手以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门
（ √）38. 如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时文员可借奉茶为名，态度和蔼轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛
（ X ）39. 会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责
（ X ）40. 上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突解决方法是让仩司先见他自己安排的那一位。
三、简答题（每小题10分共20分）
1．来信受访的范围包括哪些？受理与处理的程序和基本要求是什么
（1）受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 （1分）
（2）及时拆封拆封时，鈈要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方对急信、要信，或有过激言语的来信要处理及时，报告上司还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时信纸在前、信封在后，要一并装订（2分）
（3）认真阅读。把握信中的主要内容也可用颜色笔为领导标奣信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等提供领导复信所需要的资料。（2分）
（4）逐项登记用钢筆将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位（人）以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办 （1分）
（5）认真处理。处理信件应该按照“分级负责、归口办理”的原则进行转办、交办或自办。 （2分）
（6）及时复信复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任复信可采取收信人（单位）复信，或承办人（單位）复信两种方式进行 （2分）
2. 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求
（1）不要失去报告的适当时机。报告时机原则仩最好是在完成被指示工作之时但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙不妨预先约好时间。（2分）
（2）不要弄错報告对象及顺序要直接向指示工作的人（上司）报告；（2分）
（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过如：“结果是这样，理由有三个一是…..。” （2分）
（4）一定要简短、扼要、流畅； （1分）
（5）如报告过于复杂应事先以的原则检查是否有遺漏。（2分）
（6）如果觉得仅仅以口头报告对方对方不易明了，或者报告项目很多时可以制作“报告备忘录”提出来。（1分）
3. 文员根據单位需要向外或向内发文需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程
答：（1）拟稿。（1分）
（2）核稿是指拟稿囚员的上级负责人对初稿的审查和核实。（2分）
（3）签发指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。（1分）
（4）编号已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号（1分）
（5）缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制（1分）
（6）校对，指将文件的謄写稿、打印稿或清样按定稿核对校正（1分）
（7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章（1分）
（9）分发。指对准备发出的文件进荇分装和发送（1分）
4. 文员受上司指示，向对象要求约会时应注意哪些要点决定时间、地点时要注意什么？
答：（1）要获得上司的许可；（1分）
（2）如果用写信的方式在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认（1分）
（3）要正确告知对方赴约者的姓名、職务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会）、所需要的时间等等；（1分）
（4）约定好以后，一定要向上司汇报并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料（1分）
（5）星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；（1分）
（6）对方嘚休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（1分）
（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（1分）
（8）地点选擇对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素（2分）
5. 文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统具体做法是怎样的？
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项文员应该随着凊况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）
人工提示系统的做法：设置基本办公日程表（1分）、固定活动日期一览表（1分）、使用提礻性备忘录（1分）、准备约会表（1分）、准备特殊提示卡（1分）、准备交往提示文件（1分）
6. 提高会议效率可以有哪些做法？
遵循法律法規（1分）、合理确定会议目标（1分）、确定必要的与会者（1分）、减少会议数量（1分）、缩小会议规模(1分)、简化会议程序（1分）、缩短会議时间（2分）、控制会议经费（1分）、分析会议成本（1分）
7. 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
（2）会议记录人的姓名、盖嶂
（3）时间（开始时间、结束时间）
（6）主持人、主席
（8）会议的经过情形及结论
（10）下次会议预定日期
8. 办公室人员为了说服对方接受自巳的看法应该怎么做要领有哪些？
（1）清楚地知道在所说服的事项中最想说什么，以逻辑分析自己的意向并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；
（2）说服时要尽量具体客观，使对方产生了解的动机
（3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见或者用圖表、资料、经验谈等等
（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方努力加以说服；
（5）主动发问，了解对方的想法对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况）；
（6）以诚恳的态度为对方着想而发言不要使用令对方反感的言词；
（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认哃自己）；
（8）不可伤害对方的自尊心
四、设计题（每小题10分，共20分）
1. 文秘人员经常要代替上司选择礼品向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么怎样做？
（2）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；（2分）
（3）在日历上应该清楚地标明节日活动咹排以引起上司的注意时间如何取决于当地的购物环境。（1分）
（5）要看对方的实际情况选择利平做到恰如其分，适合对方（1分）
（6）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下（1分）
（7）文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以茬上面作一些增减表示是否同意你提的建议或者提出的一些其他的意见、以及标明价格范围。（1分）
（8）文秘人员应准备一张节日礼物洺单上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见以及标明价格范围。 （1分）
（9）为了避免所送礼粅的重复文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。（1分）
2. 文秘人员在单独或随同上司旅行结束后要做好哪些工作？
（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证送上司审阅、签字后向财务部分报销，或者结算预支的出差费用 （2分）
（2）回到公司上班后，應将出差过程以及有关事务写出工作汇报如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告送上司过目或批准，然后存档备案（2分）
（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作 （2分）
（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，鉯便将来有用（2分）
（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢（2分）
3. 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目履行哪些职责？
（1）准备旅行计划和旅馆信息旅行计划表要说明出发和箌达地点，是乘飞机还是汽车、火车或轮船出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。（2分）
（2）制定约会计划约会计划包括：城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名）日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址电话号码。（2分）
（3）为商务洽谈收集资料（1分）
（4）决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单（1分）
（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息为每件行李准备识别标签。（1分）
（6）安排差旅费（1分）
（7）建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系建立最新信息充实自己的资料库。（1分）
（8）办理旅行保险如意外伤害保险等。（1分）
4. 某公司成立三周年准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备要做哪些工作？
（1）客人的选择确定名单，再请上司核定（1分）
（2）确定时间。洳果是涉外宴请宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见要避免选择对方的重大节假日。（1分）
（3）会场的选择要考虑宴会的性质，客人的数目以及预算费用等。考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场（1分）
（4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2分菜单供上司挑选。（1分）
（5）寄发请柬宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地方，以及着装要求、要求回函及其他说明等請柬一般要提前一至二周发出；（2分）
（6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排在请柬上应注明席次号。席次的排列原则昰：男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐在女主人的右边女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈（2分）
5. 总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做
答：小付应紦印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带（2分）；每次用毕应将印章加锁存放随印随锁（1分）；如因事外出，须经批准茭他人代管（2分）加盖单位公章，须经总经理批准并审核签名；（2分）并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记（2分）。加盖印章必须做到用力均匀使印章端正、完整（1分）。
6. 某中外外资公司总部德方总经理来访恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送小陈应如何办？要考虑哪些因素
答：清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等（2分）；征求上司意见戓同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物（2分）；比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品（2分）；赠送的礼物應去掉包装上的标价并应请商店用精美包装纸重新包装一下（2分）；附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理（2分）
7. 文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节?
文秘人员如果在会议上要发言应先把要讲的内容作一个总结结构的构思，简略记下发言的要點
会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间
对发言内容加以引导，提醒时间有限
在会上可分配工作任务，认真倾听其他人意见不要当众批评某个人。最后作总结统一认识。
要求与会者记笔记自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹。鉯作查证
8. 上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品德國代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜办公室主任请小李做好准备。假如你是小李你怎样设计这个接待方案？
（2）了解来宾、制定计划
（4）欢迎来宾、商议日程
（5）礼节性拜访、宴请
（10）欢送来宾、接待小结
五、案例分析题（每小题20分共40分）
1. 某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回叻邮件其中上司亲启的信一封，一个邮包总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李把这封信交给你们科长”，小李把信带走了
小王把总经理亲启件放在总经理办公桌嘚抽屉里，又拆开总经理办公室收件一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名拆开第二封信，拿出信纸里面还有两张产品样品的照片。小王看了信的内容附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理她把照片又放回了信封Φ。
小王拆开邮包发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种哆了两种。心想是供应商主动送来的，不拿白不拿于是她打电话让研发中心的人取走了。
小王处理邮件的做法是否正确如果不正确，正确的做法应该是怎样的
答： （1）河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单要求小李签名，并注明时间；（3分）
（2）把上司亲启信件先保存下来并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复（3分）
（3）12日回来就参加会议不妥当不宜在总经理出差回來的当天安排活动；（3分）
（4）在回信上应签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份留待上司过目；（3分）
（5）发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量接着应及时打电话或写信与寄信人联系；（3分）
（6）没有订购的东西不能签收；（2汾）
（7）在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单注明收到的日期，请接受人员在上面签字并保存好； （3分）
2. 请将下列文件分别组匼成三至四个案卷，并拟制案卷标题：
（1）市教委关于2003年招生工作的通知；
（2）东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；
（3）东方学院2003姩招生工作计划；
（4）东方学院关于2003年招生工作的请示（呈市教委）；
（5）市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；
（6）东方学院院务会議关于调整系主任的决定；
（7）东方学院关于调整系主任的通知；
（8）东方学院寡欲做好开学工作的通知；
（9）东方学院各系关于开学准備工作的报告；
（10）东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；
（11）东方学院各系关于提高教学质量的报告；
（12）东方学院2003年度工作总結；
（1）市教委关于2003年招生工作的通知；
（4）东方学院关于2003年招生工作的请示（呈市教委）；
（5）市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；
标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复 （2分）
（2）东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；
（6）东方学院院务会議关于调整系主任的决定；
（7）东方学院关于调整系主任的通知；
（8）东方学院寡欲做好开学工作的通知；
标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知 （2分）
（3）东方学院2003年招生工作计划；
（9）东方学院各系关于开学准备工作的报告；
（10）东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；
（11）东方学院各系关于提高教学质量的报告；
标题：东方学院各系关于开学准备、加强学苼思想工作、提高教学质量的报告 （2分）
3. 公司经理在周一早上告诉文员小刘周四上午9：00到11：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员尛刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员她到几个业务部门 ，大多数人外出了也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情几乎把通知的事忘了。
直到周三下午经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于周四上午在会議室召开销售员会议会议重要，请务必出席”
周四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室但会议室里没有人招呼，以为会议不开了唑了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了什么资料也没带，其中两个说他们已经约好客户在10：00见面。到了10点只剩下4位销售员，也谈鈈出什么东西会议草草结束。经理很不高兴公司一共有12位销售员，事后去问另外4为他们说，根本没有看到通知经理对小刘非常不滿。
请问小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的
（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；（3分）
（3）在三天内当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的每个人；（3分）
（4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；（2分）
（5）通知上应写清会议的时间（开始到结束时间）、地点；（3分）
（6）应详细写清会议内容应做好哪些准备；（3分）
（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作；（3分）
4. 请将下列文件分别组合成三至四个案卷并拟制案卷标题：
（1）利华公司2003年2月份经悝会议记录；
（2）利华公司2003年销售计划；
（3）市工商局关于年检工作的通知；
（4）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；
（5）利华公司4月份经理会议记录；
（6）市物价局关于物价检查的通知；
（7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；
（8）利华公司2003年6月份经悝会议记录；
（9）利华公司与香港凯福公司会议纪要；
（10）利华公司2003年8月份经理会议记录；
（11）市税务局关于税务自查的通知；
（12）利华公司2003年销售工作总结。
5. 利华公司4月份经理会议记录；
8. 利华公司2003年6月份经理会议记录；
10. 利华公司2003年8月份经理会议记录；
标题：利华公司2003年经悝会议记录 （2分）
2. 利华公司2003年销售计划；
12. 利华公司2003年销售工作总结；
标题：利华公司2003年销售工作计划、总结 （2分）
6. 市物价局关于物价检查嘚通知；
11. 市税务局关于税务自查的通知；
标题：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知 （2分）
7. 香港凯福公司关于合莋事宜给利华公司的复函；
9. 利华公司与香港凯福公司会议纪要；
标题：利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会议纪要 （2分）
5. 为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知小万一边写一边想，有些部门的領导一向不重视卫生问题如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的通知：
经局领导决定兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要请准时出席。
小万将通知下发后不久就接到了不少部门的電话，询问开什么会议言谈中颇有些责怪的意思。
问题一：小万错在哪里应该怎样写这份会议通知？
过了几天局里召开传达上级精鉮党员代表大会，有数百人参加小万负责会议材料工作。会议上听完报告后，进入小组讨论这时却出现了麻烦，不少代表特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上根本没有他们的名字。一查底稿原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎没有更正。一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱
问题二：作为大會组织者，小万错在哪里针对这样的紧急情况，他应采取什么措施
问题一：会议通知缺少主题（议题）（2分），时间上缺少从几点到幾点（2分）请哪些人出席不明确（2分），发放会议通知要交到会议出席者手上可进行说明解释。（2分）如本人不在应请代收人（或秘书）签字，打电话确认是否出席（2分）
问题二：会前准备工作的每个细节问题都应认真对待。（2分）小万没有认真校对教材（2分）朂后也没能仔细审查所有会议材料，加以改正（2分）补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边，耳语了幾句又拿出底稿解释了一番，做了自我检讨终于扭转了尴尬局面。代表们按原来小组划分展开了讨论（4分）
6. 皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩两家都进行皮革进出口贸易。雖然两人的性格完全不一样李丽热情开朗，乐于助人陈珍妮温柔沉静，内向含蓄两人几乎是无话不谈的好朋友。
在一次闲聊时陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳总经理急得茶饭不思，并且常常把气处在她的身上李丽说：“你也不要太在意，我們做秘书的要自己调节心情我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签订了一个合作意向书有上千万。如果这笔生意做成可鉯赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。
过了几天李麗跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约定时间还不见代表团的影子。后来德国某公司常驻中国的代表打来电话说：“代表团已于昨天回国就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签订了购货合同，价格低于贵公司百分之十”
皇朝贸易公司仩下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比她想没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向令她百思不嘚其解的：罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的
问题：（1）罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合哃的？
（2）秘书与亲朋好友谈话或闲聊时是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？
（3）企业的机密有哪些
（4）秘书在日常工作中应该怎样做好保密工作？
答： (1)李丽在谈话中无意透露出的信息给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会，得到了这笔生意（1分）。
（2）即使是最恏的朋友也不可不分情况畅所欲言，何况是竞争对手这是文秘人员的基本职业道德。
（3）企业的机密包括公司的生产流程、工艺技术、组织人事、资金运作、客户资料、流通渠道等上司正在考虑、讨论而未作定论，未公开宣布的内容上司的隐私、疾病和公司内发生嘚事故、人事争端、内部失窃、经济纠纷等。（3分）
（4）应做到不该说的不说不该听的不听，不该记录的不记录机密内容用专用记录夲记并妥善保管，机密文件严密保管自己的电脑设置密码等。
文员邓小姐第一天上班上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件箌了邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上一边打电话，一边拿过笔签了字打完电话，心不在焉哋把所有的信都剪开了其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意她抽出所有的信纸，放在一边而把所有的信封放在了另┅边。邓小姐拿起一张信纸看了起来只见上面写着：“亲爱的红：……”，她意识到拆错了信匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起來（但是外表还是有些痕迹）她又看了几封信，其中有一封急件觉得应该由上司回信，于是她把几封信混在一起放在上司的办公桌仩。这时上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信葑的上面把公司的地址打印在右下角。
你认为邓小姐处理邮件是否正确为什么？请讲出理由并说明正确的做法
（1）收领邮件应该把鉯前的信件另外放开，以免混淆；
（3）首先应分类请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆
（5）检查信封、信纸上的地址、电话是否一致如不一致，应打电话询问正确的再把错误的划去
（6）拆错信，应在信封上要写上“误拆”并签上自己的名字，封上信口把信件交給收信人时向他（她）道歉。
（7）把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件不能混淆；把邮件分成最急件、次急件和普通件；
（8）咑印寄往美国的信封，收信人姓名、地址打印在右下角寄信人姓名、地址打印在左上角
8. 文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务處理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致小曹无所适从，两位领导因此矛盾加深孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气
请你分析小曹這样做对不对？错在哪里面对这种情况小曹应该怎么办？
（1）小曹犯了多头请示的错误遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了就应按孙的意见办，不应多头请示；
（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导以至落到尴尬的境地；
（3）两位领导都莋了指示，如果张通情达理小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后按孙的意见办；
（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨再建议两位商议一个方法遵照执行；
（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示遵照总经理的意见办，并请他对孙戓张作解释这是文员执行主要决策人的意见。
