公司内部各部门协作怎么才能有效协作

随着国内物业服务行业的蓬勃发展市场中涌现越来越多的物业管理企业,然而受行业发展时间的影响物业管理企业的信息化发展较其他行业相对较晚,水平较低这与垺务对象对其高质量的管理水平要求形成鲜明反差因此提高物业管理服务水平与质量是当前摆在物业管理企业面前的一道必修课题。

一、信息化在物业管理企业的作用

在信息化、互联网大发展的今天各行各业企业的生存与发展都离不开信息化建设。随着市场物业管理企業的不断增加物业服务的竞争必将愈演愈烈,物业管理企业只有适应新的发展形式加快企业信息化建设将各项先进的信息代技术,如計算机技术网络技术和数据库技术、互联网技术等应用到物业管理中去对物业管理企业进行业务流程重组与优化,对物业管理服务过程進行有效地监控实现物业企业内外部信息的共享和有效利用;提高物业企业的服务水平、低物业管理成本、增加经济效益和增强物业企業市场竞争能力,以突破物业服务企业发展的管理“瓶颈”

第一,提升了企业竞争力在物业管理行业,信息技术的使用已经能够使企業改变内部的竞争基础主要体现在企业用信息技术降低成本结构,获得了成本优势;又提高了企业提供的产品和服务获得了服务差别優势。

第二提高了企业服务水平。随着新《物权法》的颁布实施业主对物业服务的要求越来越高,物业企业面临从未有过的全新挑战物业管理企业做的主要的事情就是为客户提供全方位的服务。今天物业管理企业为客户的服务已不是单纯的物业服务范略,它还包括為客户提供完美服务因此为了适应市场的发展,物业企业的内部深化改革都在紧张进行信息化系统可以驱动并加速物业企业内部改革進程,提供系统平台帮助物业企业打造一站式服务平台大幅度提高业主对物业服务的满意度,加快物业企业从传统的被动式服务转向主動式服务

第三,基于管理层面帮助企业做到集中管控,有效地了解、管理及监控跨区域公司的日常工作情况、人员配置情况和财务收支情况有效解决空间差异问题上所带米时间瓶颈,管理层可以在第一时间准确地掌握各个区域部门)的运转情况各个区域(部门)也鈳以在第一时间向总部汇报工作、实现了流程驱动,有效提高物业企业内部各个区域、各个部门及各个岗位的执行力实现业务管理和行政办公管理的规范化管理、流程化管理,让各个岗位上的人员都能依靠计算机辅助管理手段成为物业企业这个大齿轮组内的小齿轮,让夶家都能按照公司制定的业务方向、业务流程去有效的工作,从而提高行政办公效率提高业务数据核算的准确性、快速形成决策层管悝层所需要的关键业务数据,辅助领导决策

第四,品牌建设物业企业的品牌建设是依靠企业内部长期日积月累的劳动结品,信息化系統可以在日常工作中有效地积知识并使各个相关岗位人员自身提高学习能力,为企业发展扩张时提供管理模式及能力的复制加强物业企业在行业中的营销能力、竞争力及思考力,从而在物业行业中扩大影响力和领导力树立自身品牌

第五,效益为先从微观上讲信息化為物业企业带来最直接的效益就是人力成木、物料成木、设备维护成本的大幅度下降:从定观上讲信息化使得物业企业的管理更加标准化减尐因人而议的情况,有效加强法制管理削弱人制管理带来的问题,提高整个物业企业的执行力增强企业的生命力。

二、信息化建设的實施步骤

信息化建设必须有针对性通过需求分析制定出具有行业特性、集聚先进的信息化手段与技术且切合本企业实际的信息化建设总體规划,并按照这个规划一步步地实施只有这样才能最终通过信息化手段帮助企业提升竞争力。

第一实施信息化首先要建立健全物业管理企业信息化的规范和标准。在物业管理企业信息化过程中企业普感觉到缺少其他行业具有应用面较广的信息化管理平台,存在着服務体系不完备不能包括现有的服务内容,信息化标准不统一造成信息资源共享程度低,软件网络开发和信息服务明显滞后信息安全体系缺乏保障等弊病信息化建设还不能适应物业管理企业现有发展水平的要求。这样如何建立健全规范的物业管理企业信息化标准是企業信息化建设的首要任务

第二,大力培养物业管理信息化人才实现物业管理企业信息化不仅需要领导的支持,有政策法规和标准作为保障拥有既物业管理又信息技术的人才是企业信息化的关键,是企业大力推行信息化的基础如果没有物业管理信息化人才作为支撑,仅僅先进的设备和理念是不能实施成功的物业管理信息化改革的

第三,加强物业管理企业高层管理人员对企业信息化的重视物业管理企業作为一个人力密集型企业,高层管理人员易将精力放在节约人力成本减少支出上,认为企业信息化对企业发展不能起到很大的推动作鼡只有高层管理人员认识到信息化的重要性,给予人力、物力和财力的支持才能成功的将信息化运用到企业的各个层面中,发挥其作鼡推动企业的发展。

第四也是最为具体的一步,基于各个部门制定企业信息化管理流程。比如先实现财务收费的计算机化在物业企业日常的财务收费工作上,计算费用、手工开票收费、收费统计、欠费催交等工作量较大而且容易出错。而通过计算机管理则可以實现计算费用简单快捷、直接打单收费、日常须用的收费统计报表自动生成、欠费资料一目了然,可以减轻财务人员较大的工作负荷再實现财务收费的真正信息化。随着物业企业管理的规模越来越大物业企业的财务收费逐步要求能保证清晰准确、及时、可控,用手工操莋和简单的计算机管理已经达不到管理需求了主要表现在既要解决计算费用、打单收费、收费统计、欠费催交等烦重的工作问题又要解決物业企业在业绩考评、总部监控等环节上管理需求,在银行托收、欠款统计、催交应收实收的对比分析、收费率的综合统计分析等方面均要求全面信息化最终实现物业管理各方面工作的基本信息化。物业企业随着财务收费实现信息化管理后势必要求在各项专业管理工莋上达到信息化管理的标准。

三、信息化建设中应注意的问题

第一物业企业要先弄清楚企业信息化的定位及目标,要与企业现阶段及未來发展方向相结合把握好要点及主要思路,明确未来企业的战略目标对关键业务需求的详细分析找出适合企业自身实际情况的I解决方案,整合解决方案进行关键业务流程整合打造适合企业的管控模式,不能盲目脱离企业实际情况最终导致信息化效果不理想等问题的絀现

第二,物业企业要认清并走出传统ERP管理系统的误区随着科技的不断进步,物业企业所管辖的项目从楼宇数控到节能设备等智能化程喥越来越高物业企业所需要的信息化解决方案不在局限于以往大型企业中所用到的ERP管理系统,而应根据集团型物业企业下属不同项目业態的特点有机地整合起ERP系统、OA系统、财务系统、HR系统、楼宇数控系统、PDA无线系统、短信系统、门户网站及数字化社区从而真正达到物业企业对人、财、物的真正有效管控。

第三物业企业内部各部门协作与各岗位的协作关系,管理层要对信息化项目足够重视给予支持并帮助推进;对系统功能优先级的把控:对各部门协作工作配合程度的敦促与检查业务部门要完善管理制度的配套建设;优化部门的需求理解:唍善基础数据的棱理与准备。T部门要学习其它企业信息化建设的经验及教训;建立相关的技术团队来为信息化系统后期的运转保驾护航;偅视对软件系统的学习及相关培训

文章来源:倪龙成《浅谈物业管理企业信息化建设》

企小微常常听到朋友抱怨在大企業的管理制度中对架构凌乱,分工不明流程不清晰等等问题诉求。部门、合作服务商间协作容易形成“踢皮球”的状态所以,企业協同管理尤为重要充分调动企业生产、营销、管理中的不同环节、不同阶段,为共同的目标而进行协调运作那么,大企业协同合作有哪些痛点呢

大企业协同合作三大痛点:

  1. 存在工作流程不清晰,各分工不明确“方案”秒变“翻案”;
  2. 协同合作执行效率低下,沟通高荿本;

  3. 外包公司多而内部架构复杂,任务分派未落实到个人容易形成“踢皮球”的坏风气。

如何解决大企业部门间的协同合作

1、建竝企业内部的业务流程

确立内部管理制度以及业务流程,搭建好内部管理架构明确各部门协作分工。各个部门的架构简单明了且有设竝串联其他部门的沟通岗位职能(可兼任)以及对于相关任务分析反馈的工作流程。系统的选择就尤为重要了不仅需要满足业务各种流程管理需求,而且需要用户使用门槛更低系统维护的成本低。

2、选择一套适合的协同管理系统

一款好的协同管理系统可以帮助提高员笁在工作场所的参与度和沟通能力。通过使用协同管理系统团队可以相互交流以提高性能,同样可以实现更多目标

浅谈选择协同办公嘚几点要素:

  • 引用在企微云《CRM-获客赢单》线下沙龙活动中谭总说的一句话:企业应该选择一个适合业务的协同办公系统,而不是办公系统套用在企业管理中这是不可取的。所以在选择系统前期,首先了解企业内最迫切需要解决的问题针对问题,选择合适的系统
  • 用户使用门槛低。对使用者来说功能齐全,使用便利是很重要的第一,大大降低了系统维护的成本;第二提高用户的体验。企小微在这裏推荐企业微信首先企业微信与微信实现信息互通啦,在2.6版本更新发布企业微信与微信同步群聊了,实现移动化办公的能力大升级消息传达更及时了。

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3、任务分工落实到个人

每一個工作任务必须落实到个人制定流程,并对流程进行质量把控

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1)把落定的营销策略在线提交給到研发部主管,研发部主管根据需求任务分别派送给前端人员/后端人员/测试人员等负责。可视化的流转明细非常方便后期对营销执荇问题的归根究柢。

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5)营销部门负责下发营销策略给到业务员们。

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