如何整理会计档案
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如何整理会计档案
如何整理会计档案内容摘要：本论文主要针对企业会计档案归档以及管理过程中经常会遇到的调阅查询会计档案速度慢，整理会计档案费时、费力，效率低的问题，所采取的解决措施进行论述。强调应重视做好会计档案归档前的各项准备工作，优化其归档过程，编制简单实用的检索工具等，才是达到会计档案归档快速高效，保证归档质量，提升会计档案管理水平的关键。在《档案管理标准》《档案归档标准》中对会计档案的归档和管理要求经很完善，但在实际会计档案归档以及管理过程中却又经常会遇到调阅查询会计档案速度慢，整理会计档案费时、费力，效率低的问题，尤其是接手档案工作时间不长的档案管理人员就显得尤为突出，如何使新会计档案管理人员在工作上少走弯路、少做无用功，并且在最短的时间内适应会计档案管理，做好会计档案归档工作，我通过将这些问题结合到工作实践并且在一定程度上进行了探索创新得以解决，收到了事半功倍的效果。在这里我将其中一些不成熟的看法和做法谈几点，以期与同行商榷。一是我认为要想使会计档案归档快速高效，应该特别注重统筹规划会计档案归档前的各项准备工作。俗话说凡事预则立，不预则废；磨刀不废砍柴功；兵马未动粮草先行等谚语揭示的就是强调准备工作对完成、做好一件事是至关重要的。提前做好会计档案归档前的各项准备工作也是一样，会计档案管理人员应根据会计档案整理具有周期性的特点，在没有档案整理时加强对档案业务技能、知识的学习，做好归档时所需要工具、用具的准备，收集相关的信息，建立会计档案预编辑电子目录等，这些基础性工作都应该统筹规划走在正式归档的前面。很多时候档案管理工作不到位，归档质量不高理，调阅档案速度慢均源于这些基础性的工作没做到位，从影响到了归档程序的有序操作，影响到了归档质量，影响到了快速调阅卷，只有对各项工作进行统筹规划，并做好了归档前的各项基础性准备工作，才能使归档快速高效，才能使归档质量有保证，才可以起到事半功倍的效果。二是我认为在会计档案整理过程中要不断创新，优化其归档过程。只有在会计档案归档整理过程中通过不断的理论结合实际，注重优化各工序间的衔接有序，实现归档过程的标准化的操作，才能够达到会计档案归档整理既快速高效又减轻劳动强度，才是保证归档质量，提升会计档案管理水平的关键。三是我认为我编制简单实用的检索工具是实现会计档案快速查询的必备条件，惟有简单才能够提高工作效率，为此我创新设计了将“会计科目编制一个流水号”“档案定置组柜分布图”“会计档案案卷情况说明”等来达到简单实用的目的。现将我采取的具体方法介绍如下：首先，掌握信息建预编表。我采取在会计档案未归档前就到会计部门咨询了解掌握当年需要移交的，会计档案中会计凭证册数、账册、报表、其他类等会计档案的详细信息后，便开始着手建立“会计档案案卷目录预编目录”，将其中的案卷号、保管号（保管号的起始号因为上一年度的结尾号可事先得知）、保管期限、移交人、接收人等有规律可循，可预先获知的信息先编制出来，会计凭证号码这一项预留，等待会计凭证正式归档整理时在填入。例如我以2009年需接收归档的2007年会计档案案卷预编目录进行效果展示详见附录1；附录2其次，会计装具打号及封面填写。根据预先编制的“会计档案案卷预编目录”中会计凭证的保管号，提前用打码机在会计凭证案卷装具上打印上保管号并严格按保管号依次序排列，其中要特别注意在会计凭证案卷装具上所打的保管号应略少于实际获知的会计凭证册数10册左右，“宁缺勿多”目的是预防会计部门提供的统计数据有出入时可预防实际归档的会计凭证册数少于已经打了号的会计凭证案卷装具数量造成会计凭证案卷装具的浪费，实际归档的会计凭证册数多于已经打了号的会计凭证案卷装具数只需加打缺额的会计凭证案卷装具便可。打完会计凭证的保管号后在将会计凭证案卷装具上的年度、凭证名称、保管期限、卷号、财务主管、经办会计、全宗等已知固定项提前填写完毕后排序整理待用。第三，会计档案整理。在正式接收到实物会计凭证、账册、报表等会计档案后，根据会计部门在会计凭证上编制的凭证顺序号、凭证附件号及凭证的流水号等信息对其进行统一排序整理，检查排序无误后按其先后顺序“一册一填写一装入”的流程进行归档。对于会计凭证的归档应先根据其会计凭证上所反映的信息，在事先打印出来的“会计档案案卷预编目录”凭证号码预留栏内填写记录该会计凭证的顺序号，在同时填写补充案卷装具的封皮。包括封面、封脊中的起止年月日、该月总册数、第几册、凭证张数、凭证顺序号等内容，待该册会计凭证案卷封皮全部需要补充填写的内容全部填写完，检查无误后方可将该册会计凭证装入会计凭证案卷装具内，累计装好6-10册会计凭证就及时入库，之所以填写完6-10册就入库有两个目的，一是在入库走动的过程中就当作休息调解一下久坐的身体。二是6-10册会计凭证的重量对于管理会计档案的女同志很容易就将其放入档案柜内。对于档案库内会计档案的分布，排架、摆放我结合工作实际统一规定按“顺时针方向由下至上依次分布补充档案，档案柜的标引由上至下以组柜流水号+组柜纵向1至5的方式标注，会计档案内容的标识由下至上进行标注，档案柜内会计凭证由左至右先下后上摆放”的原则，来规范会计档案的分布，排架、摆放。对于账册、报表等每年项目、册数均相对稳定的会计档案归档，我采取卷内对账册、报表的具体会计科目编制一个流水号的方法将其固定排列，使之条理分明，井然有序。例如：账册类1、为现金日记帐； 2、为银行存款日记帐；3、为内部存款日记帐等；报表类如：1、为2007年一、二季度会计报表（1—6月）；2、为2007年三、四季度会计报表（7—11月）；3、为2007年12月会计报表（年报），完成会计科目固定后在对其卷内文件编张号、打印卷内目录和备考表。会计科目固定排列效果展示详见附录2；组柜标引、标识效果展示详见附录5第四，库内统计记录。待会计档案入库工作全部完成后对新入库档案及档案柜内的档案情况做全面的统计记录，为下一步计算机录入建立“会计档案定置组柜分布图”、制作标引、标识等工作做好准备。主要内容包括对案柜内档案的册数、分布情况、所在组柜编码等信息进行详细统计记录。第五，编制会计档案目录及检索工具。将整理过程中记录的会计凭证号码等信息录入计算机，编制当年正式的“会计档案案卷目录”“档案定置组柜分布图”“会计档案案卷情况说明”等。其中“档案定置组柜分布图”与常规的“定置分布图”有所不同之处在于“定置分布图”只是标引档案的大区间，“档案定置组柜分布图”已经细化标识到将每份会计档案所在的定置分布展示出来，图目录与实物档案的保管位置完全一样，通过看图目录、看柜号即可马上知道所需会计档案的位置，能够方便快捷而准确的提取相关会计档案，解决了会计档案调阅查询慢的问题。而“会计档案案卷情况说明”则对上一年度做了说明、本年度做了总结、下一年度做了安排，起到了承上启下提前准备、统筹兼顾的作用。正式的2007年会计档案案卷目录详见效果展示附录3、附录4；档案定置组柜分布图效果展示详见附录5；会计档案案卷情况说明效果展示详见附录6第六、全面回顾、检查案卷整理、计算机录入等相关工作无遗漏后，在打印正式的会计档案案卷目录等材料。我通过提前做好准备工作，编制简单实用的检索工具，按上述流程整理归档会计档案，实际所用时间比按常规归档方式至少快3倍以上，达到了以提高会计档案的归档质量、减轻劳动强度、减少调档时间，提升会计档案管理水平的目的，从而为充分发挥档案服务生产，实现效益最大化做出了贡献。
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邵东县档案局& &吴金林
&公安派出所档案是指公安派出所在治安行政管理、防范和打击处理违法犯罪活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，经立卷而成。它是公安档案的
组成部分，必须加强管理。派出所档案管理工作是派出所工作的组成部分，是基层基础业务建设的内容之一，公安局要加强领导，建立健全管理制度，并将它列入工
作计划和目标管理考核的范围。 派出所档案分为业务、户籍、文书、声像档案四个部分。
& 一、公安派出所档案门类
业务档案：共有9种。即重点人口卷、侦查卷、治安管理处罚卷、耳目卷、事故卷、船舶卷、特种行业公共场所管理卷、乡镇企业事业单位管理卷、备查卷，这些业
务档案应当以单位、案件或人头建档，按一案一卷、一人一卷、一个单位一卷、一人多卷或多人一卷整理，分类编目，集中存放。一个人或一案的材料要集中，对象
被多次处理的，按处理时间先后排列。重点人口卷、备查卷，城市以辖区段分类，以门牌次序编排统一卷号；农村以村、街分类，统一编卷号。
重点人口卷：根据公安部《关于重点人口管理工作规定》（公发〔〔1985〕18号文件），对列管的重点人口（包括暂住人口中的重点人口）进行管理中形成的
有关材料，应当建立重点人口卷。已经查实的有法律效用的材料，立为正卷；内部审批的和未经查实的材料，立为副卷。
&&&正卷主要存放：①调查处理的意见、结论材料；②法律文书，如判决书、裁定书、决定书、保证书、出监鉴定、执行通知书（包括劳改释放、解除劳教、刑满
释放、缓刑、假释、判处管制、保外就医、监外执行、取保候审、剥夺政治权利、监视居住等）；③政治历史、社会关系材料；④询问记录、笔供、物证、照片材料
（物证实物分别存放）；⑤已查实的群众检举、调查及旁证材料；⑥撤管、变类审批表。
&&&副卷主要存放：①确定列管对象的报告，呈批表及领导批示等材料；②内部填制的各种登记表、照片、指纹、笔迹、血型（毛发）；③未经查实的重大嫌疑线
索和群众检举材料；④积累的历次政治表现或撤销管理的材料；⑤其他有参考价值，但不宜对外的材料；⑥耳目提供未证实的材料。
&&&2、侦查卷：派出所侦查一般刑事案件形成的材料，应当建立侦查案卷。卷内主要存放：①报案材料；②受理刑事案件登记表；③案犯照片和传唤通知书；④
现场勘查笔录、现场图、照片、鉴定材料；⑤群众检举和调查材料；⑥讯问笔录、询问笔录、陈述材料；⑦结案或销案材料；⑧其他有关材料。
&&&3、治安管理处罚卷：派出所在办理违反《中华人民共和国治安管理处罚条例》案件中形成的材料，应当建立治安管理处罚卷。卷内主要存放：①治安管理处
罚审批表、处理、调查报告；②治安管理处罚裁决书和被处罚人员照片、回执；③传唤证；④暂扣物品清单、发还收据；⑤违反治安管理没收财物收据、调赃单、罚
款收据、保证金收据、上交凭证；⑥讯问、询问笔录；⑦调查证据材料；⑧现场勘查记录、鉴定材料；⑨验伤单、经济赔偿协议书、担保书和医药费凭证、赔偿费收
据；⑩其他需要保存的材料&&。
&4、耳目卷：经派出所所长批准建立的耳目，在对其审批、考查、使用过程中形成的材料，应当建立耳目卷。耳目卷分个人卷和工作卷。
&&&个人卷主要存放：①建立耳目报告、登记表、审批表；②耳目代号及照片；③耳目的历史、自传的审查材料；④对耳目工作考察教育、奖惩材料；⑤对耳目使用意见、接头联络办法；⑥耳目生活补助单据；⑦耳目停止使用、清洗和死亡材料；⑧耳目关系转移和交接手续材料。
工作卷主要存放：①向耳目布置工作记录；②耳目送交的情报、书面报告；③耳目口头汇报记录、核实材料；④与耳目联系有保存价值的信件；⑤其他有价值的材料。
事故卷：在调查处理一般交通、治安、自然灾害事故中形成的材料，应当建立事故案卷。卷内主要存放：①事故情况报告；②现场勘查记录、照片或草图、物证和鉴
定材料；③询问当事人和证人笔录；④调查材料；⑤对事故定性处理意见、报告、批示及调解协议书；⑥对事故责任者处罚裁决书、罚款及赔偿收据；⑦当事人申诉
船舶卷：水上派出所在对船舶管理工作中形成的材料，应当建立船舶卷。卷内主要存放：①船舶登记表、出海船舶户口登记表；②船民变动情况表、册；③船（渔）民政治、历史和社会关系材料；④船只发生治安、刑事案件和事故情况登记表。
特种行业、公共场所管理卷：
在对特种行业、公共场所管理工作中形成的材料，应当建立特种行业、公共场所管理卷。卷内主要存放：①单位基本情况登记表和有关材料；②工作人员登记表和审
查材料；③各项工作规章制度（如治安工作责任制度、管理人员岗位责任制度、住宿登记和门卫值班制度、财物保管制度等）；④治安保卫组织和安全保卫工作检查
材料；⑤重点人口和刑满释放人员、解除劳教人员等帮教对象登记表；⑥发生治安、刑事案件情况登记表；⑦火灾及其他事故材料。
乡镇企业、事业单位管理卷：在对乡镇企业、事业单位开展工作过程中形成的材料，应当建立乡镇企业、事业单位管理卷。卷内主要存放：①乡镇企业、事业单位基
本情况登记表；②保卫组织（包括治保会、消防组）和人员名册及照片、登记材料；③各项保卫制度（如治安岗位责任制度和门卫、防火、安全检查制度等）；④重
点要害部位登记表；⑤贵重物品保管情况登记表；⑥重点人口、刑满释放人员、解除劳教人员等帮教对象登记表；⑦治安案件、刑事案件发案、破案以及治安灾害事
故登记表；⑧治安检查评审、奖惩材料等。
备查卷：对工作中获取、积累的具有一定参考价值的线索材料，有一般政治历史问题的人员材料以及其他卷无法包括的材料，应当建立备查卷，重点人口撤销管理后的材料归入备查卷。
& (二) 户籍档案：共有5种。即常住户口卷、暂住户口卷、船民卷、居民身份证卷、户口簿册。
常住户口卷：派出所在日常管理工作中积累的居民家庭状况，包括领养子女、入户通知书、分户、姓名更改、年龄更正的材料；出国出境和回国、应征入伍和复员转
业以及劳改释放、解除劳教的注销、恢复户口的材料；精神病人情况记载、婚姻纠纷等有关材料，应当按类组卷，并在户籍表内注明。
暂住户口卷：外地来本辖区经商、务工、从事第三产业等人员建立暂住户口卷。卷内主要存放；①暂住证的存根；②暂住户登记表、居民身份证号码、照片；③暂住
户原籍区、乡政府或公安机关证明；④租赁房主的合同或证明和务工单位证明或营业证明；⑤群众检举、调查证明材料；⑥其他需要保存的材料。派出所在办理暂住
户违法案件中形成的材料，可根据其性质和内容归入各有关业务档案内。
船民卷。船民卷主要存放：①申请《船民证》、《临时船民证》或《临时出海船民证》登记表；②船、渔民政治历史审查表及调查材料；③船、渔民现实表现和奖惩材料；④船民出入港（海）或流动情况登记表。
&4、居民身份证卷：派出所在管理居民身份证工作中形成的有关材料，应当建立居民身份证卷。
5、户口簿册：派出所在户口管理工作中形成的常住户口登记表（内册）、办理居民身份证的有关表册以及户口变动过程中的凭证、存根、登记簿、表等具有簿册特
点的户籍材料，应当整理归档。户口簿册的整理应当按照路名、门牌、自然村进行排列装订；户口变动、发放居民身份证、临时身份证过程中的凭证、存根、登记簿
表等按年、月、日排列装订，编目立卷。
（三）文书档案：派出所工作中形成的计划、总结、年报、月报、会议记录、敌情社情简报、专题报告和各种登记簿册、业务统计报表应建文书卷；上级公安机关、有关部门对派出所发的指示、规定、办法、条例、细则、重要通知、通报等文件材料，作为资料存本所备查。
声像档案：派出所在工作中以感光或磁性等材料为载体、用摄录等手段形成的声像材料，如录音、录像等材料，应当建立声像档案。
声像材料按照《公安机关声像档案管理办法（试行）》的规定组卷。
二、 派出所档案的档号和保管期限
&&（一）派出所的档号划分
& 可根据派出所的特点和公发〔1991〕9号文件统一分类的原则编号。
&&&1、业务档案以汉语拼音字母PY为标志，重点人口卷PY1、侦查卷PY2、治安管理处罚卷PY3、耳目卷PY4、事故卷PY5、船舶卷PY6、特种行业公共场所管理卷PY7、乡镇企业事业单位管理卷PY8、备查卷PY9、工作对象卷PY10、其他档案PY11；
& 2、文书档案PW按年代；
3、户口档案PH：常住户口卷PH1（其中常住户口登记表PH1A、户口审批异动出生卷PH1B、死亡证PH1C、户口迁移证PH1D、迁移证存根PH1E）、暂住户口卷PH2、船民卷PH3、居民身份证卷PH4、户口簿册PH5；
& 4、声像档案PSH。
（二）派出所档案保管期限
&1、业务档案：重点人口卷、侦查卷、 耳目卷 、船舶卷、事故卷、
特种行业、公共场所管理卷、乡镇企业事业单位管理卷、
备查卷为长期，&&治安管理处罚卷为短期。
2、户籍档案：常住户口卷、船民卷、居民身份证案卷、户口簿册为长期，&
& 暂住户口卷为短期。
3、文书档案：上级来文卷，本所计划、总结、年报、专题报告、会议记录为长期；敌社情简报、各种登记簿册、月、季度报表为短期。
4、声像档案：长期
三、派出所档案的整理。
& 1、文书档案的整理质量要求按《怎样整理好档案》课程操作。
& 2、业务档案一案一卷，再装入档案盒，编制好案卷目录
&&3、户籍档案分门类按卷装订，质量要求按《怎样整理好档案》课程操作。
&四、 公安派出所档案的保管、利用、销毁工作
1、派出所应当有库房保管档案，并落实防火、防光、防潮、防虫、防鼠、防盗等安全措施，保证档案材料的安全。
2、派出所专职或兼职的档案员（内勤）负责全所档案材料的管理和利用；外勤民警管理本责任区内有关档案材料积累和立卷；户籍簿册由内勤负责；案件材料的整理立卷由承办人负责。
3、编制检索工具。为了及时正确提供利用和便于统计，必须制作必要的目录索引或人物卡片等检索工具。各外勤（户籍段）民警对责任区内材料还应建立材料登记簿。
4、建立内外勤联系制度。档案员与外勤民警之间要及时沟通情况。对各类人员情况的变动，档案员应通知外勤民警；档案员收到新转来或外勤送来的对象材料，在归档后，要及时通知有关外勤民警。
5、档案的传递。档案一般应由常住户口所在地派出所管理，户口迁出后，由户籍民警在一个月之内将重点人口、户籍档案转户口迁入地派出所，档案员做好登记收发手续。外来人口违法犯罪的材料存发案地派出所，并将情况通报违法犯罪人员户口所在地派出所。
6、建立档案材料的保密、借阅制度。派出所档案材料属公安机关内部机密，提供利用时要分清内外。副卷、耳目卷一律不对外提供，注意保密。档案员（内勤）要严格借阅手续，做好接待利用的记载，掌握并积累利用档案的效果。
不归档的材料及其销毁手续：已查明否定的嫌疑材料；从有关单位摘抄的无利用价值的人事材料；文书档案中的重份文件及无用的底稿等；各类重复表格、重份材
料、联系工作介绍信；其他无保留价值的材料。这些属于不归档范围。对这些不归档材料的销毁要逐份登记，经派出所领导批准和上级机关档案部门复核后销毁。
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