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总账与其他子系统的关系
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计算机会计学：第八章销售与应收子系统
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第八章销售与应收子系统第一节销售与应收子系统概述销售是企业价值实现的关键环节，是企业会计信息系统的重要构成部分。销售以及与销售有关的应收账款的核算和管理是该子系统要解决的基本问题。1、销售和应收的核算2、销售和应收的管理一、销售和应收子系统的目标1．规范业务流程，全面收集销售信息；2．实行动态管理，有效控制销售 ――发货 ――收款三个环节；3．实行价格管理和信息管理，防范经营风险；4．能够进行多角度销售分析，提供销售决策支持信息。二、销售和应收的主要功能通过销售订单的输入、确认等环节，完成销售的订货业务。通过输入发货单，或根据销售订单由系统自动生成发货单，通知仓库给客户发货。通过输入销售出库单，或根据发货单由系统自动生成销售出库单，完成销售的出库库业务，更新现有库存量，并确认出库的成本。同时通过销售订单与实际出库单的对比，动态掌握销售订单执行情况。通过输入销售发票，或根据销售订单、销售发货单由系统自动生成销售发票，完成销售的开票业务，同时根据销售发票确认销售价格，以便于财务部门及时进行销售收入的核算。二、销售和应收的主要功能以各种条件（如：供应商、产品等）对销售出库情况、销售开票情况和销售订货情况进行查询。通过输入、审核各种收款单，处理各种销售活动产生的收款业务，以随时掌握销售业务的收款情况。通过销售发票与销售收款的对比，形成与客户的往来账。对应收账款进行账龄分析，及时催收应收账款。将对出库、开发票、收款等环节核算的各种会计凭证，传递给总账系统。三、销售和应收核算概述以工业企业为例，核算的主要内容有：1、销售收入和费用的核算；“主营业务收入”、“营业费用”账户2、销售成本的核算；“主营业务成本”账户3、销售过程中税金的核算；“主营业务税金及附加”、“应交税金”账户4、应收账款的核算“应收账款”、“预收账款”账户四、销售和应收的管理1．进行合理的销售价格管理，实现企业价值不断增长的目标。2．充分掌握库存产品情况以便及时满足客户购买需求。3．提供详实的各类产品的销售信息以便生产管理部门合理组织生产。四、销售和应收的管理4．按时完成与客户的结算和及时催收欠款，并根据历史数据进行账龄分析以提供客户的信用资料，同时对应收账款进行坏账处理，包括计提坏账准备的处理、坏账发生后的处理、坏账收回后的处理等。5．及时提供按销售部门和销售人员的销售收入和同期应收账款的增减统计数据，以便量化销售人员业绩、合理确定销售人员报酬和奖励政策。五、销售和应收子系统概述商业企业，由于商品的采购、保管和销售是一个联系紧密的有机整体。为了业务处理和核算的方便，通常将购、销、存业务处理、核算和管理功能集成在一个子系统中，形成商业购销存子系统。五、销售和应收子系统概述工业企业，由于企业的经济活动中存在着一个生产环节，对于产成品需要进行复杂的成本核算工作。因此工业企业的购、销、存之间无论是业务处理还是数据的联系都比较松散，购、销、存业务一般需要相对独立的进行处理。各子系统可以独立运行也可以集成运行 。第二节销售与应收子系统内部结构分析一、销售与应收的业务模式和业务环节（一）销售与应收的业务模式先发货后开票模式开票直接发货模式销 售 和 应 收 业 务 流 程 图 先 发 货 后 开 票 模 式仓 库 部 门 销 售 部 门 客 户财 务 部 门订 货签 订 销 售 订 单订 单填 制 销 售发 货 单接 受 货 物发 货 单合 格销 售 出 库出 库 单确 认 销 售 成 本退 货 处 理退 货 单退 货 入 库开 销 售 发 票发 票编 制 销 售 发 票确 认 发 票销 售 发 票确 认 销 售收 入 / 应收 账 款 等收 款收 款 单退 货正 确否可以看出：企业的销售活动牵涉到企业内部和外部的部门较多。企业销售方式灵活多样并且实时性要求高。销售系统业务处理过程中需要经常查询账务、库存管理等子系统的有关数据。一、销售与应收的业务模式和业务环节（二）销售与应收的业务环节1．签订销售订单（合同）业务2．销售发货业务3．销售开票业务4．销售出库业务5．收款业务6．销售退货业务二、销售与应收子系统的数据流程（一）销售与应收子系统的特点1,数据量大品种多；经营的产品和零配件的种类比较多；产品的产量大。（一）销售与应收子系统的特点2,日常数据处理频繁且实时性要求高每天都有销售业务和货款结算业务。二、销售与应收子系统的数据流程（一）销售与应收子系统的特点3,业务处理复杂且可靠性要求高企业的销售方式和货款的结算方式很多。销售方式：钱货两清、延期付款、分期付款、预收货款和委托代销等多种方式。结算方式：现金、支票、汇票、托收承付和商业票据等多种方式。销售折扣和折让以及销售退货等业务的处理。二、销售与应收子系统的数据流程（一）销售与应收子系统的特点4,与其他会计子系统的数据交换多库 存 管 理 编 制存 货 核 算 记 帐总 帐 系 统凭 证销 售 出 库 单材 料 出 库 单其 他 出 库 单销 售 管 理应 收 款 管 理发 货 单销 售 发 票凭 证二、销售与应收子系统的数据流程（二）销售与应收子系统的数据流程销 售 订 单发 货 单销 售 发 票收 款 单 据退 货 单客 户 资 料其 他 初 始 资 料输 入销 售 订 单 文 件产 品 销 售 文 件应 收 账 款 文 件客 户 资 料 文 件其 他 初 始 资 料文 件 等审 核输 入销 售 日 报 表销 售 费 用 表账 龄 分 析 表客 户 信 息 表销 售 人 员 业 绩 表销 售 分 析 统 计 表销 售 计 划 文 件分 析预 测查 询更 新存 货 管 理 系 统总 账 系 统输 出生 成 记 账凭 证更 新临 时文 件记 账 凭 证文 件销售与应收子系统的数据流程三、应收销售与应收子系统的数据文件（ 一 ） 主数据文件：销售订单文件：存放已签定合同但未发货的订单 。销售发货单文件：存放销售过程中产生的发货单 。销售发票文件：存放每一笔销售业务的详细数据 。 是进行销售数据分析和生成记账凭证的数据来源 。收款单文件：用来存放每一次与客户进行结算的详细情况 。应收账款主文件：应收账款主文件用来存放货款结算的余额数据 。记账凭证文件（ 二 ） 辅助数据文件辅助数据文件主要用来存放销售管理和进行分析统计所需要的辅助信息 。 在销售与应收子系统中辅助数据文件主要有客户资料文件和销售计划文件 。另外还有存放价格政策,结算方式,销售方式,付款条件和税率等基础设置数据的文件 。四、销售与应收子系统的编码客户代码：销售与应收子系统最主要的编码。客户代码与客户单位一一对应。一般采用群码方式编码五、销售与应收子系统功能结构销 售 与 应 收 子 系 统系 统 初 始 设 置 账 表 输 出转 账 处 理销 售 业 务 处 理 月 末 结 账初 始 建 账价 格 政 策 设 置交 易 方 式 设 置付 款 条 件 设 置结 算 方 式 设 置税 率 设 置销 售 人 员 设 置销 售 部 门 设 置客 户 资 料 管 理销 售 订 单 录 入发 货 单 录 入退 货 处 理销 售 发 票 录 入收 款 单 录 入核 销 处 理设 置 转 账 凭 证传 送 转 账 凭 证编 制 转 账 凭 证销 售 日 报 表销 售 人 员 业 绩 表标 准 数 据 输 出客 户 信 息 一 览 表账 龄 分 析 表销 售 费 用 表客 户 结 算 一 览 表单 据 查 询其 他 管 理 报 表第三节销售与应收子系统的初始设置一,初始建账：在系统首次使用时使用 。二,客户资料管理三,销售部门和销售人员设置四,交易方式设置：各种销售类型 。五,结算方式设置六,付款条件设置七,税率设置：根据销售产品的纳税要求设置所适应的税率 。八,价格政策设置：零售价,优惠价,批发价 。九,期初数据,建账期初应将尚未完成销售活动全过程的业务单据 。第四节销售与应收子系统的输入和输出一、销售与应收子系统的输入可以分成三类：初始设置数据的输入：主要是为了形成数据辞典 。从其他子系统转入的数据：与存货管理子系统集成运行时由系统自动调入 。日常业务处理的原始数据：日常应用输入重点（一）销售订单的输入需要组织生产或批量较大的销售业务，一般是从签订销售合同输入销售定单开始的。（二）销售发货单的输入一般根据销售订单自动生成，小额现货销售可以从输入发货单开始 。（三） 销售发票输入销售发票是单位内部确认销售实现的依据。该销售发票不是给客户开出的发票，而是企业进行系统内部数据处理的依据。给客户的发票应手工填制税务机关提供的发票。销售发票原则上由发货单自动生成。（四） 收款单的输入收款单是确认收到货款的凭证。收款单的输入主要用于处理延期付款和分期付款的业务。对于销售时已钱货两清销售业务直接根据销售发票自动生成。（五） 退货单的输入输入退货单时首先根据原销售发票号调出销售发票，用户只须输入退货数量。二、销售与应收子系统的输出销售与应收子系统的输出主要是各种有关统计、分析报表和向库存管理和账务系统输出记账凭证。销售系统生成的记账凭证必须是相关子系统可以接受的凭证格式。第五节销售与应收子系统的数据处理一、生成记账凭证的处理根据凭证模板生成 。凭证模板的设置是在设置交易方式和结算方式时设置的 。根据销售发票或收款单生成记账凭证 。可以在输入销售发票或收款单时直接由系统自动生成,也可以先输入发票或收款单,以后再生成凭证 。销售收入的核算：借：现金 （ 或银行存款,应收账款 ）贷：产品销售收入 --- XX产品应交税金 ― 应交增值税 ― 销项税二、往来账的处理（一）核销处理1．自动核销：系统自动根据收款单的发票号和销售发票的发票号进行核销。2．手工核销：对于自动核销后尚未建立对应关系的销售发票和收款单，可以通过手工核销人为指定收款单和销售发票的对应关系。二、往来账的处理（二）坏账处理1．计提坏账准备的处理计提坏账准备的方法包括应收账款余额百分比法、销售余额百分比法、账龄分析法和直接转销法 。坏账计提方法的设置计提坏账准备二、往来账的处理（二）坏账处理2．坏账发生与收回的处理已经确认为坏账的应收款项，如果又被收回，则需要在系统中指定哪张收款单为坏账收回单，并与已经确认为坏账的发票进行核销。本章小结销售业务流程组织计算机系统的数据流程。系统从初始设置、数据输入到数据处理和输出的基本设计和使用方法、工作内容和注意事项。为了保证数据输入的正确和可靠，在系统的输入设计中采用的针对性措施。
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