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秘书工作中存在的问题
随着社会的发展，我国秘书行业已形成庞大的社会职业群体，凡是从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员，都可称为&秘书&。到目前为止，在全国众多的秘书大军中，真正受过系统培训的人员很少，大部分从业者都是转行做的秘书，并未受过专业训练。
秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本功做方式是处理信息和事务，由于这一工作的重要性，对从业人员也提出了较高的素质要求。尤其在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期，更需要一支政治强、业务精、作风好、纪律严明的秘书队伍。可以说，秘书素质的好坏是造就高素质秘书队伍，推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。
秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。首先，高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证；其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托；第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员贴近领导，直接为领导的工作服务，必须有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力，高速的办公效率，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，把&上情&与&下情&有机地结合起来，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。&
目前，我们看到，即使我们秘书人员如此的默默做好本份工作，但仍会遭到社会上一些人士的世俗偏见。诚然，是有一些心术正的秘书利用职务之便进行一些不法行为，不道德交易以获得自身利益。给社会，人们造成了极坏的影响，带给人们对这一职业的偏见，也给秘书带来极大的心理压力。
我们可以从以下的例子中看到造成这一偏见的原因：
1、时代发展到今天，有些秘书不是把工作重点放在文秘写作和其他工作上，而是一门研究领导的心理和爱好。他们还从前清奸臣和坤那里学习到一套吹拍哄骗的本领，把领导服侍的舒舒服服。有的还哄骗那些贪官进赌场，帮他们找&三陪女&，掩护&二奶&，变着法子的到下面索要贿赂，这样的秘书实际上已经成了腐败分子的走狗和帮凶。
2、还有一种变了味的秘书，那就是少数高官和大款用的女秘书。这种秘书靠的不是本事而是脸蛋，她们不干工作，只为领导提供全方位工作。正是这种人，亵渎了秘书的称号，贬损了这个职业的名声，让很多人一提起女秘书，就想到&三陪女&，&二奶&，&小蜜&这样的名词，也让一些真正能当好秘书的女性蒙受无端的歧视。
所以，秘书要想在这一行业中有所作为，打破人们对此存在的偏见，就要具备良好的素质，只有这样，才能充分发挥出秘书人员的作用和魅力。
版权所有 &#169　　摘 要 近些年来，文秘工作在办公室中的作用不断加大，因而国企办公室对文秘的要求也在不断提高，逐渐朝着多元人才的方向发展" />
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国企办公室秘书工作的常见问题及解决措施
2016年7期目录
&&&&&&本期共收录文章20篇
　　摘 要 近些年来，文秘工作在办公室中的作用不断加大，因而国企办公室对文秘的要求也在不断提高，逐渐朝着多元人才的方向发展。文章主要分析了国企办公室秘书工作应该具备的基本职业要求和办公室秘书工作中的常见问题，进而探讨办公室秘书工作常见问题的应对措施，以期为我国秘书业的发展提供参考依据。 中国论文网 /3/view-7464323.htm　　关键词 国企办公室 秘书工作 常见问题 解决措施 　　一、前言 　　所谓国企办公室秘书工作，就是指辅助国有企业办公、办事的工作。一般而言，国企办公室秘书工作有三个典型的特征，分别是：综合性、复杂性和全面性。秘书工作在国有企业中占有重要的位置，它不仅可以实现高层与基层的有效连接，而且还可以协调各个部门的工作。近些年来，随着我国国有企业改革力度的加大，秘书工作也面临着巨大的挑战。 　　二、国企办公室秘书工作应该具备的基本职业要求 　　（一）良好的品德 　　办公室秘书工作应该具备良好的品德，一方面，因为国有企业主要是由国家进行控制的，因此必要的政治素养是必不可少的，为了更好地贯彻落实党和国家的方针政策，秘书人员要有较高的政治素质，具备一定的马列水平和政策水平，始终与党中央和组织站在同一战线上。另一方面，品行直接关系到一个人的职业生涯。由于是国有企业，秘书工作直接与领导的权力挂钩，因此良好的品行和端正的态度是秘书人员应该具备的基本素质。在实际的工作中，秘书人员不仅要谦虚谨慎而且还要爱岗敬业、廉洁自律。除此之外，严谨的工作态度和强烈的保密素质也是秘书人员的基本职业要求。国有企业的工作与人民的利益息息相关，所以秘书人员要严谨的对待自己的工作，切不可因为时间紧迫或事务繁杂而草草了事。此外，在国有企业中，很多工作都具备保密性质，因此秘书人员在执行工作的过程中，要做到不出格、不越权。[1] 　　（二）较好的身体素质和心理素质 　　身体是革命的本钱，因此秘书人员只有具备良好的身体素质，才能保障工作的有效开展。秘书工作具有一定的复杂性，秘书人员在开展工作的过程中经常会遇到各种各样的问题，只有具备过硬的心理素质，秘书人员才能冷静应对，进而促进问题有效解决。[2] 　　（三）基本的职业能力 　　在国有企业中，各种公文类的文字性工作偏多，因此秘书人员应该具备较好的文字表达能力，行文流畅、语言表达清晰，能够灵活应对突发状况，沟通上下、协调左右。 　　三、国企办公室秘书工作的常见问题 　　（一）素质技巧化 　　随着人们生活节奏的加快，许多文秘培训机构为了获得更大的经济利益，大大缩短了文秘人才的培训周期，文秘人才的质量大幅度下滑，很多国企中的文秘人员难以达到领导工作的要求，由于能力不足，常常处于被动地位，进而延误工作的正常开展。 　　（二）万金油型 　　在国企中，无论是口才表达能力还是文字功底，对一个文秘人员来说都是必须具备的基本职业素质。近些年来，国企不断深化改革，逐步实现精细化的管理，国企内部的工作分工也在逐渐细化，因此对秘书人员的职业素质提出了更高的要求，但是很多秘书人员依然没有转变传统观念，在实际工作中，浅尝辄止的现象普遍存在，导致工作效率降低。 　　（三）缺乏主观能动性 　　国企内部的文秘人员存在的普遍问题，文秘人员缺乏工作的主动性，一切听从领导指挥，不去自主思索工作中的得失，进而导致文秘工作机械化，遇到突发事件，不能合理有效地解决。 　　四、国企办公室秘书工作常见问题的应对措施 　　（一）持续提高思想素质 　　党执政的重要物质基础是国有企业，因此国有企业是贯彻党的政治思想的重要阵地，对办公室秘书人员来说，思想政治素质是至关重要的。国有企业要加大对秘书人员的培训力度，使秘书人员掌握中国特色社会主义理论体系、“三个代表”重要思想等，不断提高秘书人员处理问题的能力，善于从政治角度观察和处理问题。除此之外，很多国企都涉及国家的重要机密，秘书人员要具备一定的保密意识，既要帮助领导做好保密工作，又要反思自己工作的保密性。[3] 　　（二）牢固树立全局思维，重视提升思考能力 　　国企秘书人员需要树立全局观念，一切从大局出发，将全局利益作为自己工作的最高价值追求，当个人利益与集体利益矛盾时，懂得舍小保大。其次，秘书人员要全面了解和掌握自身的工作情况，在实际工作中，不仅可以为领导决策提供参考信息，而且还可提供可供参考的建议，为领导分忧解难。最后，为了提高秘书人员的工作能力，应该不断提高秘书人员的思考能力，不断提高其理论和业务水平，进而促进领导工作的顺利开展。 　　（三）重视积累与反思，提升“化用”能力 　　国企秘书人员在实际的工作中，要注意积累经验和教训，坚持学习理论知识和业务水平，积极思考细小的问题，培养自己“说者无心、听者有意的能力”，厚积薄发，可以有效地提升自己的工作能力。除此之外，秘书人员的主要工作就是协助领导解决问题，因此“化用”能力是秘书人员做好自身工作的关键。一般而言，化用能力具有不同的要求，一方面它要求秘书人员可以有效地把领导的管理经验转化为自身工作的能力；另一方面，它要求秘书人员要善于转化领导的要求。“化用”能力强调的是秘书人员灵活的应用能力，只有在实际的工作中触类旁通，才能培养自身独特的思维习惯和工作能力，进而形成自己的职业优势。 　　（四）持续提高处事能力，做到自己满意、领导放心 　　首先，秘书人员应该不断提高自身的判断能力和应变能力。在国企工作中，秘书人员要处理很多突发事件，因此处事能力对秘书人员来说是至关重要的。在遇到紧急状况时，秘书人员要沉着应对、临危不乱，迅速合理地分析事情的因果，并找到相应的解决办法。其次，不断提升秘书人员听得清、听得快、记得牢的能力。使秘书人员能够井然有序的开展工作，搞好社交关系，合理调节上下级之间的关系。最后，秘书人员要具备大事不糊涂、小事不懈怠的工作态度。在工作中，既能够辅助领导处理好各种公务大事，又能够井然有序的处理每一件小事。 　　（五）克服浮躁和应付心理，持续提升抗压能力 　　国企办公室秘书人员，由于受到各种因素的影响，如升职等，很容易在实际的工作中产生浮躁的心理，因而难以高效地完成领导布置的任务，因此对秘书人员而言，具备自我调节情绪的能力是十分必要的。在国企内部，很多工作都与人民的利益息息相关，所以秘书人员要认真做好自己的本职工作，克服应付心理。一般而言，国企内部事务繁杂，秘书人员工作量大，在具体的工作中通常会面临巨大的压力，而压力是提升个人能力的一个因素，秘书人员要正确看待工作中的压力，不断开解自己，保持积极向上的工作态度，不断提升自身的抗压能力。 　　五、结语 　　秘书工作人员在国企中发挥着巨大的作用，但是在我国国企中，秘书工作依然存在很多问题，如工作被动、万金油等，严重影响了相关工作的顺利开展，因此采取相应的措施来应对秘书工作中出现的问题显得很有必要。 　　（作者单位为中国石油青海油田信息服务中心） 　　参考文献 　　[1] 陈杰兴.国有企业办公室管理工作中存在的问题与对策[J].技术与市场，2013（10）：158. 　　[2] 宁赞桥.浅析新形势下国有企业办公室秘书的职业要求[J].办公室业务，2012（23）：6-7. 　　[3] 晁阳.新时期国有企业办公室秘书的综合素质浅析[J].现代企业文化，2013（33）：116.
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xzbu发布此信息目的在于传播更多信息，与本网站立场无关。xzbu不保证该信息（包括但不限于文字、数据及图表）准确性、真实性、完整性等。　　随着IT技术的迅猛发展，特别是互联网走进千家万户，秘书工作的方式也开始发生革命性的变化。也许在未来的某一天，人们连&秘书&和&secretary&这样的称呼都不用了。不过，即使职务名称出现再大的变化，但上司们需要有人为自己&创造最佳的决策环境&这一点是不会改变的。
　　事实上，企业领导人对秘书的要求正在悄悄地发生变化。首先，对秘书知识的要求，已由过去强调打字、写作和存档这类基本技能向英语、办公自动化、财务这些更广泛的文秘知识拓展。很常见的就是过去招聘秘书，一般只要求&有一定的写作能力&或&良好的文档管理经验&这类基本技能，现在，而现在在一些企业，在招聘秘书时，不仅要求秘书在办公自动化方面会管理数据库，而且在财务、企业管理的知识方面也有了相当的要求。这是一个趋势。将来的秘书首先要会使用电脑来完成阅读和写作；有一定的经营意识、能够辅助上司处理业务方面的问题，并有相当的语言造诣，具备了必要的交涉能力，能熟练地与全球范围内的客户进行交流沟通。
　　其次，秘书不仅要注意秘书业务能力的提高，还要熟悉本公司所在的行业和专业的情况。过去的秘书工作往往只局限秘书工作本身，不去了解行业或专业方面的动态和最新进展，以为那只是职能部门的事情。现在一些企业的领导人不仅要求秘书熟悉公司的市场经营活动，而且还要有敏锐的市场洞察力；所以，现在的高新技术企业，特别是那些ＩＴ企业，对秘书的要求，一方面，要求秘书是通才，有相当的行业背景、经验和知识面，对新技术有一定的了解，有快速洞察竞争对手策略变化的能力；另一方面，要求秘书对本公司的产品性能和产品核心价值定位有深刻的理解和体验。如果从秘书是领导的助手和参谋这个高度来看，这要求是很正常的。如果你不懂公司的业务，不了解公司所在行业或专业的具体情况，你就不可能是名副其实的参谋或助手。
　　还有一点，那就是企业对秘书的非智力因素的要求，与对智力因素的要求一样同等看待。过去人们对秘书的要求，就是看会不会打字，或者会不会英语这些技能知识性的东西，而将来则会更重视协调沟通能力、团队精神、责任感、忠诚度这些非智力因素方面的东西。秘书在保持自己良好的人际关系的基础上，秘书的最大作用是帮助上司处理一些因误会等原因在交流沟通中生产的隔核，因为用电脑是处理不了这些人际隔核的。
　　美国秘书协会IAAP（International Association of Administrative Professionals）对于21世纪作为上司助理的秘书的能力，提出了以下要求：
　　经营方面的策划和管理能力
　　综合的计算机及其软件操作技能
　　能有效地执行上司指示和有管理上司日程的能力
　　会上网，并有利用因特网进行交流沟通和调查研究的能力
　　能起草文件并进行保存；能对以电子文挡为主的进行信息检索
　　对顾客热情服务，具备一定的公关能力
　　另外，作为上司的助理的典型业务还有以下几顶：
　　能利用电子表格起草生产报告
　　能利用图表、幻灯等介绍经营管理情况
　　能利用电话、传真和电子邮件等与世界各地的客户交流沟通
　　能利用因特网检索信息
　　能筹备电视会议
　　能利用因特网预订机票等物品和调整上司的日程
　　辅导新手
　　临时代理主持会议
　　随着秘书工作的范围越来越宽，在秘书部门内部也开始出现分工协作的趋势，那么，秘书到底是个多面手比较好，还是做一个有一技之长的&专家&比较好，现在存在许多不同的观点，当然，如果能合二为一，那是企业求之不得的，但社会要求秘书不断完善和充实自己则是一致的。如果从总体上看，许多上司更看中秘书作为多面手在辅助处理上司的人际关系方面的作用。
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秘书考试:自考秘书学概论问答题总结
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　　110.具体的调查方式有：开调查会、个别访问、问卷调查、实地考察、专家论证、特尔斐法、网络调查、电话调查、微服私访、蹲点调查 　　111.秘书协调方法的主要⑴沟通协调方法⑵变通协调方法⑶融合协调方法⑷政策法规协调方法⑸计划协调方法⑹节奏程序协调方法⑺会稿协调方法⑻会商协调方法 　　112.秘书运用法律方法应有的认识⑴要维护法律的尊严性，不允许以权代法⑵法律具有不可代替性，其他方法不能代替法律⑶法律具有规范性、确定性和稳定性的特点，法律面前人人平等⑷法律方法具有最高效力的特点⑸我国实行完全的法治的长期性，法律并非万能的 　　113.如何运用政策法规协调方法⑴了解需协调的问题，是由哪些政策法规的理解或执行中发生问题而失调的⑵全面研究正确理解政策法规的精神，对照问题，找出应如何理解⑶同协调的各方共同学习，分析矛盾，提高认识⑷在认识统一珠基础上，共同研究解决问题的办法⑸以政策规定为尺度，落实解决问题 　　114.对待秘书参谋作用的模糊认识⑴否定、贬低秘书参谋作用的倾向⑵夸大秘书参谋作用的倾向 　　115.秘书参谋作用的从属性原因⑴它从属于具体的领导人，是为具体的领导出谋献策，而不是社会性的有偿服务⑵它从属于领导思路，是补充、完善领导的工作思路，在，而不能离开甚至违背领导思路，另外自搞一套⑶它从属于领导的职能范围，离开了领导职能范围，再好的建议也失去参考价值与采纳的可能⑷从属于领导工作的整体功利目标，以提高领导效率、优化领导效果为目标 　　116.秘书参谋作用局限性的表现⑴认知深度的局限⑵认知广度的局限⑶创新方面的局限性 　　117.秘书参谋职能活动的特征⑴被动与主动结合，是说要力争主动参谋。这就要根据领导决策需要，根据环境变化情况，根据组织运转状况，抓住机遇，及时参谋⑵全面参谋与随机劝谏相结合。发展领导决策中有问题，可参谋提醒⑶谋略参谋与拾遗补缺结合。在大小事务中都大有发挥参谋作用的余地 　　118.参谋场是秘书部门参谋活动产生影响力的范围，是秘书参谋职能活动赖以存在的物质条件，是秘书发挥参谋职能活动的空间领域 　　119.参谋方向是指秘书的参谋建议对参谋对象的影响力方向 　　120.把握正确的参谋方向⑴加强政策意识、法治意识与事业功利意识⑵正确理解领导意图，从人民利益出发参谋⑶加强参谋的责任感，严格要求，严肃参谋 　　121.秘书参谋的途径⑴在办事办文办会，也就是日常工作中发挥参谋作用。秘书必须有这种在具体的、常规的业务工作中发挥参谋作用的思想⑵在辅助决策中发挥参谋作用⑶在信息服务中发挥参谋作用。参谋作用的基础，是依靠信息 　　122.秘书参谋注意事项⑴秘书个人能力有限，因此要密切联系各方面的专家学者和群众，起好中介、桥梁作用⑵平时多发挥好参谋提醒作用，也是参谋作用的体现 　　123.秘书职能环境层次包括⑴秘书机构的内部环境⑵秘书所在组织的内部环境⑶秘书所在组织的外部环境 　　124.秘书机构的内部环境包括由这个机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系、部分负责人的影响力、部门的团队精神（含凝聚力）、办公设备与条件等组成 　　125.形成与保持秘书机构内部良好的环境⑴要有好的负责人⑵要有健全的制度⑶要有科学的分工配合⑷要有灵敏的信息综合机构⑸要有和谐的人际关系⑹要有较好的物质条件 　　126.秘书所在组织内环境构成⑴组织的结构要素（如机构、人员、职责、制度）⑵组织动态运行要素（运转效率、协同状态）⑶组织生态发展要素（如反应力、创新力、力、凝聚力）⑷组织心态观念（心理、精神）⑸组织的物质条件 　　127.秘书所在外部环境：外部环境是一个庞大的、层次分明的开放的系统，从国家方针政策、法律法规到社会经济、文化、科技环境，以及周围部门环境，都属于外部环境，都是对秘书工作有密切影响。秘书部门是组织与外部沟通、交往的枢纽，应协助领导不断调整、密切与外部的关系 　　128.处理改善秘书部门与上级领导机关的关系⑴遵从其领导与指导⑵加强为其服务⑶是加强沟通与协调 　　129.处理改善秘书部门与职能部门的关系⑴有效提供综合服务（包括信息服务）⑵要做好协调工作⑶尊重和依靠各部门，不要超越职权，或包办代替 　　130.处理改善秘书与群众的关系：应在指导思想上以人民群众利益为出发点和归宿；在工作上把深入联系群众与贴近领导结合起来；在作风上，尊重与关心群众，甘当小学生 　　131.秘书职能环境的作用⑴职能环境对秘书工作的规定性，正确把握职能环境的规定性，有助于充分利用环境条件，规范工作行为，否则就会行为失范、难以称职⑵职能环境对秘书工作的导向性。 　　主要指秘书要遵从组织环境的目标及领导工作目标，适应职能环境变化的趋势⑶职能环境对秘书工作的促动性。体现为行政性促动、诱导性促动，比较性促动等⑷职能环境对秘书工作的机构性和风险性 　　132.秘书职能环境的影响⑴职能环境的信任度（信任度体现在许多方面，信任度越高，领导重用，群众依赖，自然是秘书充分发挥职能作用的前提），秘书要做好工作，提高形象，增强信任度⑵职能环境的和谐度。秘书要主动配合（各方），态度谦虚，加强沟通。如果处处不为别人方便着想，老死不相往来，工作也是搞不好的⑶职能环境的开放度。主要指信息要灵敏，广泛吸收信息与知识，才能提高参谋服务水平⑷职能环境自由度。可以充分调动秘书的积极因素。自由度是由体制、权力运用方式、制度、领导风格及作风等因素构成的，也与上述的信任度、和谐度、开放度有关　　133.适应职能环境各要素包括⑴适应环境特征⑵东路职能环境需要⑶顺应职能环境发展⑷开发职能环境资源 　　134.适应职能环境特征⑴要适应宏观环境特征与发展趋势⑵适应所在组织的行业环境特征⑶适应所在组织的环境特征⑷要适应秘书部门做为综合办公部门的环境特征⑸要适应具体岗位环境特征　　135.满足职能环境需要：秘书的职能环境决定了秘书必需时刻注意，满足领导工作的需要，包括日常工作、参谋辅助、随机跟踪的需要 　　137.顺应职能环境发展：包括长期、中期、短期规划与临时变化均要把握顺应 　　138.开发职能环境资源⑴开发领导资源，即要正确充分利益领导权威贯彻领导决策⑵开发信息智能资源，这是秘书智慧之源⑶通过协调，开发其他职能部门的资源，配合工作 　　138.秘书如何优化职能环境⑴立足点。是从客观实际出发，立足于做好本职工作，从现实需要着手⑵着力点。主要是从具体工作环境出发，关键是优化与领导主辅配合的关系，同时把优化与其他部门和群众的关系结合起来⑶主要途径。靠自身卓有成效的职能工作，取得信任与重视，构成改善环境与提高工效的良性循环 　　139.秘书对具体环境障碍的排除⑴信任障碍（工作失误、工作态度、思想动机不正、误会等造成的障碍）⑵理解障碍，要使领导和各方正确理解秘书工作⑶沟通障碍，如虚假信息、信息网络低效运转、人际关系隔阂均会造成沟通障碍⑷利益障碍，是当今危害最大的，又是客观存在的问题 　　140.优化秘书的物质环境⑴办公室①位置宜靠近主要服务对象附近②考虑不同岗位工种的需要③建筑条件宜宽畅、明亮、坚固、防水、防潮等④温度、湿度、通风度、采光度、噪声度、保密度诸因素⑵食宿、交通、通讯条件⑶办公自动化方面的设备 　　141.秘书职能环境中利益障碍的表现形式⑴有令不行，有禁不止⑵上有政策下有对策⑶只顾眼前利益，不顾长远⑷利益个人利益膨胀，贪赃枉法 　　142.秘书政治素质的内容⑴远大的人生理想⑵坚定的党性原则⑶较高构的特点和构建原则⑴特点是专与博的兼容性；广泛的适应性；强健的再生性⑵秘书知识结构的构建原则：一是目标原则，要有明确的为领导服务的目标；二是整体原则，知识结构有核心知识，有外围知识，边疆知识层层展开；三是动态原则，知识结构要随时调整更新，适应外界的发展变化 　　161.秘书知识结构的主要内容⑴基础层次。核心是马克思主义理论（哲学、政治经济学、科学社会主义理论）、社会学和语言逻辑学。围绕上述核心，两翼展开：社会科学有历史、文学、经济、法律等；自然科学有数理化生物等⑵中间层次指基础层次，核心是领导科学与管理学。围绕核心两翼展开的学科是：秘书学的姊妹科学如公共关系、决策、组织行为学等；另翼是同秘书学秘书相关的方法论工具学科，如系统论、信息论、运筹学等⑶最高层次即专业知识层次，核心是秘书学与秘书所在行业的专业知识。所展开的外围主要是秘书学的分支学科。如文书学、档案学、办公自动化知识等 　　162.秘书的智力结构⑴观察力⑵注意力⑶记忆力⑷思维力⑸想象力 　　163.秘书主要的几种能力⑴语言文字运用能力⑵协调能力⑶管理能力⑷处理信息能力 　　164.劳动部秘书职能技能的要求⑴基本技能，包括汉语读写能力、外语应用、计算机运用⑵专业技能，包括公文、档案、会务、办公室事务、公差及礼仪⑶相关技能，包括速记、其他（如办公自动化设备的使用维修） 　　165.秘书必须掌握的技能⑴电脑应用⑵双语言⑶速记与快读法⑷快读法 　　166.双语言的要求⑴现代至少应掌握本国语外的一门语言，并以首选能听为要⑵学习方法要从实际出发，以实用为目标，充分利用音像等有利条件，持之以恒⑶同时了解有关国家的历史文化背景 　　167.秘书必须掌握的其他业务技能⑴公共关系方面⑵业务通信程式⑶邮政知识⑷会计知识⑸电信与电传知识⑹旅行与出差事务⑺涉外业务实务⑻礼仪事项⑼其他（如摄影、驾驶等） 　　168.秘书特殊素质的内容⑴发挥智谋助手作用方面⑵发挥事务助手作用方面⑶数学应用与网络技术 　　169.发挥智谋助手作用方面应掌握的技能⑴思维敏捷，快速成文⑵高度认真，鉴别真伪⑶跟踪研究，模拟风格⑷鉴定灵活，谏诤劝阻 　　170.怎样做到快速成文⑴准确集会行文的目的意图，才能思维清晰，逻辑清楚，资料恰当，少走弯路。我们知识，文章写出后不合领导行文的意图，写得再漂亮也用不上⑵技术上初稿用速记或电脑打字机写，自然快得多⑶要能根本领导和同事们的意见，自己改好自己写的文章，这就比别人改快得多，这是需要长期功力才能达到的 　　171.如何鉴别资料真伪⑴看有无客观物证⑵看是否直接来源⑶看提供者的利害关系⑷多方比较⑸交群众检验⑹交实践检验 　　172.如何掌握谏劝领导的艺术⑴秘书谏劝劝阻，应针对重大问题（涉及方针政策和不合法、不道德的问题）⑵主要用摆事实、算利害账等方法，而少用讲空道理的办法，以利接受⑶谏劝一般事不过三，以免形成干扰 　　173.发挥事务助手作用方面应掌握的技能⑴准确判断，谢客挡驾⑵无私奉献，拒腐倡廉⑶维护团结，主动背过 　　174.秘书与领导关系的多维性表现⑴政治上的同志关系⑵人格上的平等关系⑶组织上是上下级关系（即下级服从上级的关系）⑷角色地位上是从属关系（先有领导，才有秘书）⑸工作上的主辅关系（秘书支持辅助领导决策及贯彻，但无决策权） 　　175.决策具有的性质特征⑴目标性（没有目标就用不着决策）⑵创造性（没有创造只能是按老经验办事，或者最好也只是经验性决策）⑶优选性（两个或两个以上方案，才能比较优选）⑷可行性（无可行性的方案就成为幻想、空想，或者好大喜功，劳民伤财而最终没有好结果，是领导与秘书的大忌） 　　176.决策的类型⑴根据目标性分为常规型（程序化）决策与非常规型（非程序化）决策⑵根据目标要求，可分为最优决策与满意决策两类⑶根据目标数量，可分为单目标决策和多目标决策⑷根据条件性质，可分为确定型决策和不确定型决策⑸根据涉及范围，可分为战略性决策与战术性决策⑹此外，按决策主体可分为个人决策与集体决策；按认识活动形式可分为经验决策、理性决策、直觉决策等 　　177.科学决策程序⑴发现问题，确定目标⑵集思广益，制定方案⑶分析评估，方案优选⑷实施方案，反馈调节 　　178.科学决策系统包括⑴情报信息系统，信息是决策的基础⑵参谋咨询系统，提供、谁论、追踪方案⑶决断系统，指领导决定的系统⑷决策执行系统⑸监督系统，应相对独立于执行系统，才能监督⑹反馈系统，收集反馈信息，提出修正方案等⑺评价与奖惩系统 　　179.制定正确战略的前提⑴科学预测（无预测就无战略）⑵界定最优化的最大值（即指主观能动性与客观规律性的最好的统一，绝对理想化的战略是没有的）⑶领导制定战略程序 　　180.领导制定战略的程序⑴确定战略目标。一般有调查目标。论证目标。确定目标四个步骤⑵制定战略规划。包括：一是对规划总目标的分解，使目标显示出单元性。层次性。阶段性，形成体系； 　　二是确定实施的方针；三是选定战略重点；四是制定战略对策；五是落实战略步骤；六是制定行动计划⑶战略的实施。一是要有具体的实施计划；二是组织动员力量；三是注意正确控制（包括追踪决策） 　　181.如何正确制定政策⑴马克思主义基本原理和党的基本路线，是制定政策的基本理论依据； 　　正确分析形式。阶段力量对比。国情国力。群众意志是制定政策的客观依据⑵制定政策应遵循：民主性原则。科学性原则。可行性原则⑶实施政策要原则坚定，又注意适当的灵活性（前已提及，没有区别对待也就没有了政策） 　　182.摆正位置自觉服务的要求⑴维护领导的威信⑵尊重领导的决策和意见⑶尊重领导的职权⑷体谅领导的困难⑸正确对待领导的错误 　　183.正确领导贯彻意图的要求⑴领导竭力的表达方式包括正式文件。口头要求，都要领导掌握其精神实质⑵秘书应通过收集信息。提供预案等积极辅助领导竭力的确定与完善⑶秘书应利用近身优势，深刻领导意图，领导竭力表达的方式有的直接，有的间接，还有的需要研究才能领导⑷传达贯彻领导竭力时注意四点：不延误时间；不打折扣；不歪曲变样；我做思想工作，使之为人接受 　　184.加强思想沟通的要求：方法上注意适时。适地。适人。适言 　　185.秘书处理与领导人的关系的方法⑴摆正位置，自觉服务⑵正确领导，贯彻竭力⑶自觉与领导联络个人感情（出于公心，是十分必要的） 　　186.秘书与领导班子的几种关系⑴要处理好为主要领导人服务与为领导班子服务的有关系⑵要处理好为中心工作服务与为日常工作服务的关系⑶处理好请求问题，一般不多头请求，以避免矛盾⑷对口请求，避免交叉请求⑸逐级请求，不要超级请示⑹平时加强沟通，避免产生误会⑺筛选信息，避免说是道非 　　187.越级请求的危害⑴可能造成上级干预下级正常处理权限范围以内的工作，影响下级的积极性，赞成上下级之间的关系失调⑵越级请示，直接领导人会认为是对自己不信任，思想感情上可能与请求者产生隔阂⑶可能造成管理系统的层次节制体系紊乱，上层领导人若在具体事实不甚清楚的情况下作出了指示，不仅不利于解决问题，而且可能产生更大的矛盾 　　188.女秘书的优势主要有仪表优雅。细致周到。语言文明。思维细腻等 　　189.女秘书保持自尊和自重应注意⑴树立靠自己自食其力的思想，不是依赖他人恩赐⑵自尊，也就是属守原则，不贪婪。不虚荣⑶人与人（秘书与领导）之间，保持人格平等⑷珍惜，爱护自己的名誉 　　190.秘书人际交往的类型⑴公务交往与私人交往⑵领导交往与群众交往⑶口头效往与书面交往 　　191.秘书人际交往的三性：即公务性。代表性和多向性 　　192.秘书人际交往的意义⑴有利于提高效率⑵有利收集信息⑶有利经贸往来⑷有利身心健康 　　193.秘书人际交往的原则⑴关系对等原则⑵互利互惠原则⑶诚实守信原则⑷宽容忍耐原则 　　194.互利互惠原则的含义：互利互惠是人际效的目的，交往要让双方都得到满足，才能持久⑴物质利益的共分⑵精神利益的共享 　　195.秘书人际交往的方法⑴加强感情投资（秘书应注意原则，在政策允许的情况下加强感情投资，而不是讲哥们义气）⑵坚持求同存异（人与人之间，不可能所有问题上都完全一致的，同是相对的，异才是绝对的）⑶注意换位思考（站在别人的立场上将心比心，化解矛盾，友好相处） 　　196.秘书人际效的禁忌⑴机要秘书封闭性强，效圈子宜小⑵高级首长的秘书，要考虑工作的特殊性。机密性与安全性等，不宜过宽交往⑶特定条件下要控制人际交往⑷秘书为之服务的上司不喜欢秘书有过多的人际交往时，秘书要加以考虑 　　197.秘书与同事关系的表现形式和处理方法：表现形式即合作与竞争两种；⑴相互尊重⑵防止忌妒⑶雪中送炭⑷求同存异⑸不讲私怨⑹善于自制⑺宽容大量⑻切忌多疑⑼学会超脱⑽及时道歉 　　198.秘书与部门关系的表现形式与处理方法：表现是辅助与协调（即要做好辅助协调工作）。 　　处理方法：强化部门观念（尊重。重视各部门）；体谅部门实情（乐于协助，少加压力）；促进部门协调（通过综合协调。政策协调。事务协调。步骤协调。纠葛协调。优化协作，排解分歧）　　199.秘书联系群众的方法：经服务观念，全心全意为人民服务，沟通领导与群众交流渠道（民意要能反映，上情要能下达），为群众排忧解难，做实实在在的事情 　　200.秘书处理与新闻媒介关系的方法⑴要友好热情，以礼相待⑵要实事求是，以诚相待⑶要一视同仁，平等对待⑷要迅速行动，改进工作⑸一要不一厢情愿，干扰记者⑹不要以利相交，送礼行贿⑺三不要广告为饵，交换要挟⑻不要被动消极，仓促应付 　　201.新闻媒介的作用⑴新闻媒介是塑组织形象的重要工具⑵新闻媒介能加大加快组织与公众的信息交流⑶新闻媒介能提高组织公共关系的效率⑷新闻信息与秘书信息可互相转化 　　202.新闻媒介对秘书工作的作用一是通过新闻媒介可实现公共关系目标；二是可从新闻出版物上了解。收集大量新的信息 　　203.秘书工作一般规律是：秘书在主辅配合中近身综合辅助与适应领导对秘书公务的需要 　　204.秘书工作一般规律的内容⑴从目标把握坚持主辅配合的正确方向⑵从主辅加深理解提高辅助的有效性⑶从主动配合协调提高综合辅助的效率⑷从主辅增强素质提高综合辅助的效能 　　205.三化规律的重要意义：揭示了秘书经常性工作，多有规范的程序，严格的管理制度（这些规范与制度应当是科学的），实行三化能够克服随意性，增强准确性，并适应办公自动化的要求 。　　206.秘书素质规律看秘书知识能力的广度与深度：广度为基础科学文化知识+&本行业管理知识+&电脑应用等技能+&社会交往技能；深度为：秘书专业知识技能+&辅助对象相匹配的技能 　　207.秘书工作的特殊规律⑴经常性工作规范化。制度化。科学化的规律⑵秘书素质与其职能要求相适应的规律⑶领导立意与秘书忠实完整准确表达的写作规律 　　208.秘书工作中矛盾现象的对立统一的内容⑴事务与政务⑵被动与主动⑶综合性与专业性⑷维持与适应⑸听命与劝谏⑹宣传与保密⑺谋划与执行全面与重点⑻规范性与随机性⑼规范性与随机性⑽间接性与直接性 　　209.正面效益准则的含义：秘书工作的价值取向必须符合事业公利。组织公利。必须有益于优化社会。组织效益。只有这样，才能自觉开拓进取，不断提高思想素质与业务能力，无私贡献，促进事业的发展 　　210.工作流程环闭运作的准则：这是管理学的一条原理，对秘书工作说，就是指在各项业务活动中，各秘书岗位。环节必须有序衔接，首尾相连，形成闭合回路与连续动作的环流，维护工作进程的有序性。稳定性和连续性⑴秘书职能的分解与目标体系相衔接一致⑵分工体系合理，组织上形成完成目标的保证⑶规范明确，人员高效满负荷 　　211.受权理事中双重角色的含义：是说秘书在受权理事时，既要代表领导，又是秘书，要处理好这两重角色的关系⑴准确把握领导授权范围⑵忠实代表领导，站在领导角度思考问题⑶行为方式。待人接物合乎秘书身份（不可以势压人）⑷把代表领导处理问题与秘书办具体事务结合起来，把受权办的事办好办完 　　212.秘书工作中的有关规律性准则⑴一般性准则①正面效益准则②以领导工作为核心的准则③具体工作淤积环闭运作原理⑵专门性准则①受权理事双重角色准则②综合协调强化整体功能准则③有效信息沟通原则 　　213.近代国外与海外秘书的特点⑴社会职业化⑵知识专业化⑶办公自动化⑷队伍女性化⑸学科发展较早，建立了多种秘书协会组织 　　214.秘书工作的光荣传统⑴一贯重视秘书工作⑵秘书人员埋头若干为革命献身的精神⑶严守党的机密 　　215.历史上重要的秘书思想理论⑴顽强的人生价值的追求⑵严格的职业要求⑶绝对的忠主爱国思想⑷实践中的刑名术法 　　216.秘书工作的发展趋势⑴一是服务对象的多元化⑵秘书职业的社会化⑶劳动成果的商品化⑷队伍的女性化⑸工作手段的现代
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