通达OA 周工作总结未及时保存文件提交信了没提交,在哪可以找到

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领导的决策提供支持。在日益激烈的市场竞争中,斯恩威还希望能够通过实施致远协同OA办公软件,通达oa在线,能够实现高效运作,快速流转,提升审批效率,快速响应业务需求斯恩威通过实施致远协同OA办公软件,实现了生成部门的预算控制,有效的控制了产力过剩或者不足 和下周工作计划上报国内营销中心销售管理部,通达oa试用,但全国30个办事处,通达oa,在每周一就要传回50~60份传真件,多的时候每周一有100多份各类总结计划传回总部。不仅费用高(初步统计,通达oa报价,公司前台传真费用平均24万/年,含办事处主任传真费用),
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All Rights Reserved通达OA案例 - 通达OA使用心得
通达OA使用心得
姓名:侯岳红,性别:女,年龄:33岁,现任广州智航电子科技有限公司PMC部经理及信息部主管;从事电子行业工作十余年,对工厂生产流程相当熟悉,工作强项生产管理、仓库管理与PMC生产计划与物料计划管理;对ERP运用精通,协助推动公司ERP上线,主导了公司OA系统的选型、培训、上线使用等全过程。自2012年4月底公司有意向导入OA系统,了解了多家OA系统软件,从功能介绍到实际应用。自2012年5月份开始了解和知道了通达OA,通达OA的应用与使用客户群体较为广泛,系统给人整体简单、易操作、易沟通的感觉。
公司名称:广州智航电子科技有限公司
成立时间:2006年
公司人数:1000余人
年销售额:数亿元
广州智航电子科技有限公司是一家集产品研发,生产,销售于一体的高新科技企业,成立于2006年4月,坐落于广州永和开发区新建工业园。从事车载DVD,车载GPS导航。车载数字电视,车载PC等汽车电子产品的研发,制造与销售,公司拥有强大的自主研发队伍和出色的制造能力,在全国各地建设了客户服务中心。
智航拥有雄厚的自主开发能力。同时公司注重高科技人才的纳入,并长期与国内外大中型企业,高等院校的科研机构开展有效的技术合作,努力提高公司的技术开发能力和产品的科技含量。智航凭借在开发汽车数码产品方面的技术积累,以及专业的团队精神,合理有效的管理模式,公司秉承“服务至上,信誉第一”的经营理念,不断地为汽车驾驶者提供最前卫,最尖端,最经济的车载数码产品。
OA选型过程:
自2012年4月底公司有意向上OA,经过多方了解OA系统,通过朋友使用过的介绍及上网查询一些资料及有影响的OA软件的客户群体,选型了研硕、万户、用友(2家)、网御通、通达等6家公司软件,选型过程中,通达OA的客户群体较广泛,适应较为普遍,特别是“不限制用户数”,“平台升级容易”,“对电脑要求配置不高”很吸引人,通过产品介绍,通达给人整体感觉:简单、实用、功能广泛、能够快速上线是我司选择通达的基本原因。
目前通达OA的使用情况:
我司5月底配置了OA服务器,6月19日已全面导入使用OA系统;目前公司人员使用已经普及,因为刚上线还不熟的原因,技术工程师之类的人员使用较少,目前公司统一明确使用OA的表单都已经在用,每天同时在线使用的人数在70人左右;为方便于我司上线,在上线前对OA系统原配置的模块进行了整理,现用的模块有:个人事务,工作流,行政办公,档案管理,附件程序,系统管理。
通达OA功能与实际应用举例:
工作委托比较新颖:
信息提示可以减少工作遗漏:
会议通知与提醒特别方便,便于提醒管理人员及高级管理者的时间分配,及时与会:
目前我司只用了公告通知管理,公告通知可以把重要的、紧急、全厂性的通知事情做通告,可以设置有效时间,对于一些重要的、紧急的事项可以做及时的公告通知,而且可以直接在线阅读公告内容。
我司对各部门使用的签核表单做了评审,明确了使用OA的表单,OA工作流可以提升签单流程的时间,同时也可以减少人工成本,节约纸张,信息及时化,使我们的工作沟通也提升了一个新的台阶。工作审批流走完后,发送给对方的时候,有信息提示;有对方查阅的时间和人名,可以检测到被传阅文件的阅读情况;附件可以在阅读,下载到本地电脑速度也较快,比较方便;工作监控的功能较好,可以检查未完成的工作,起到监督作用。
工作监控可以体现经办人的时间与办理状况,也可以查询工作内容:
刚上通达OA系统,为方便于各人员的使用,分模块上线使用,目前我司只对管理员开通了知识管理的模块使用权限,还未全面上线使用知识管理的模块,计划待现有的模块使用一段时间顺畅后再全面导入。
内部讨论区
内部讨论区目前我司未对用户名进行开放,计划待现有的模块使用一段时间顺畅后再全面导入使用。
报表组件目前未使用。
其它功能模块
工作日志、日程安排在使用中,可以让员工总结自己的工作,给自己制定工作指标,同时提醒自己未完成的工作目标,可以帮员工做好时间管理、分配工作的作用。电子邮件,OA系统自带的个人邮件在邮件传输上和附件的传输上,速度比专业的邮件软件稍差一点,根据企业需要我司规范了电子邮件的使用,目前我司未使用OA软件内的电子邮件功能。
产生的效益
1. 减少了纸张的使用,提升了信息化管理。
2. 减少了人工递呈签单的时间,减少员工的工作量。
3. 管理人员可以更好的监控本部门人员工作进展的状态,也可以通过工作监控提前预知一些将要执行的工作。
4. 信息签核、分发速度更快、更高效、更准确。
5. 简化了文件管理,减少人工存储纸档的时间,节省了存储文件的办公用品成本。系统存储更有利于文件长时期的保存、查找文件更快捷、更方便。
6. 规范了公司签单乱的情况,更加明确了各部门文员的职责,整合了文员的工作,让文员的工作更系统性。
7. 规范了公司表单,统一了表单格式,使公司所使用的表单更确化、标准化。
8. 规范了公司表单签核流程,明确了各岗位签核的职责。
提出的建议,望通达OA软件公司能加以改善:
1. 工作查询内接收到外部传阅过来的资料,系统未按接收到的时间进行排序,是按起草人的起草时间来进行排序,给收件人查阅工作造成很大困扰,很多工作是没有在当天起草当天起草完成的,会误导员工的工作查询,从而也会漏执行工作,造成工作失误。
2. 信息提示微讯里,接收以的信息,第一次系统提示的时候是体现未查阅的状态,如附图:
但是在未查阅之前如果先刷新了一下桌面,这个微讯提示会 自然变成已阅的状态,如附图:
从以上微讯里同样不能明确已阅与未阅的文件,也会造成工作漏执行,造成工作失误。
3.信息管理员将审批完成的表单传阅一次后,不可以重复传阅或补传阅。文件在传阅时是由信息
管理员来分配,因为是人工操作难免会漏传阅和少传阅人的现象,但目前系统是无法进行再次传阅,欠缺灵活性。
4.流程设计后,系统不能根据起草人的职称来辨识下一个审批节点,例:PMC部,PMC部下属两个组别,物控组主管有周武,生管组主管有黄玲,PMC部有经理侯岳红,文员梁珊珊,设计部门主管的时候,物控组设主管周武,生管组设主管黄玲,PMC部设主管黄玲、周武,上级主管侯岳红。但是在起草文件时,如是侯岳红起草的文件,系统会先将审批流流转到周武(黄玲)处,再流转到侯岳红处;如是周武起草的文件,系统会先将审批流流转到周武(黄玲)处,再流转到侯岳红处。虽然流程是没有问题,但是系统无法根据起草人的职称来选更高一层的管理人员审批,造成管理人员起草的文件自己要重复审批。
5.权限及辅助角色,例:用户侯岳红,职称是经理,设置了辅助角色是OA系统管理员,但是在侯岳红在行使权限的时候,系统管理员的权限有部份是不能行使的,例如工作监控,侯岳红的用户名就不能看到公司所有的工作监控内容;用侯岳红的用户名也不能在工作监控中删除一些错误提交的单据。
例:下图是用系统管理员角色进入后可看到的工作监控:
下图是用侯岳红角色进入后可看到的工作监控,从下图可以看出系统管理员的这个角色没有体现。
因为侯岳红的职称有两个,既要行使PMC经理的权限,同时要充当系统管理员的角色进行系统维护,虽然给侯岳红的用户增加了辅助角色OA系统管理员,但是在使用侯岳红的用户名操作的时候无法全权也同时使用OA系统管理员的权限,给管理工作造成不便,每日需要开通两个用户名同时进入方可到所有完成的所有工作。
6.起草人填写表单提交后,经领导确认可以不提交表单审批就可以完成的工作,被审批人退回后,起草人需要将该份文件取消,起草人是无法删除的,只有系统管理员的权限方可删除,此点可以灵活给起草人来掌握。
7.起草人在做表单时,只能起草上一级的签核人员,后面的签核流程全部要靠上级领导进行一级级选择,审批人无法完全判定该表单所需要核准的人员,会造成单据审核流程未走完。建议是否在起草人起草表单的时候就由起草人选定好需要审批的人员,比较能明确此表单的审批流程。
8.在微讯提醒里,一个表单的信息提示两次提醒功能,可以减少为一次提醒即可。
活动已结束,点评功能已停用!通达OA案例 - 我的通达OA使用总结
  我的通达OA使用总结
注:所有案例文章均选自“我与Office Anywhere”征文投稿,全部由通达OA正式用户撰写。其版权归作者及通达科技共同所有,任何单位或个人,未经版权所有者同意均不得转载,版权所有者将保留相关法律权利。
作者:大连华氏流体设备有限公司 胡传明
  大连华氏流体设备有限公司是一家以制造加工介质过滤器为主的美资公司,创建于2000年,公司坐落在美丽滨城大连辛寨子由家工业园区。它属于传统的劳动密集型制造企业,公司的信息化水平受行业限制,大大落后于其他企业。在未上OA系统之前,内网员工常用RTX联络和收发文件,外埠子公司只能用Email和传真联络!每个部门仅仅限于处理自己日常事务,专业性较强,但没有部门间的协调机制存在。许多工作仍然停留在手工的、通过纸张和电话处理的水平上,中间的操作环节错综复杂,往往大部分功夫都是花费在重复劳动上;再就是,外埠公司交办的一件事情,无法知道办理的具体情况,无法监督和查询;员工之间的交流渠道相当有限,已有的经验形不成知识与大家共享,一个项目方案出来后不知道在什么地方讨论等等。
  从总体上来讲,在未上通达OA前,公司的信息化水平相当的低,内外部的信息化都要加强:内部网内没有一个先进的信息发布平台,有的只是一个文件服务器,部门之间交换文件只能到文件服务器上翻找,非常之麻烦;对于平时的订单下发,生产,控制,监督,查询没有一个合适的手段;新员工进入公司之后,公司要花费很大的培训成本进行大量的培训,费时费力——基于此,公司决定建立企业内部的信息发布平台。
  经过近半个月的试用和对比分析,通达OA的效果良好,性价比较为符合大连华氏的现实情况,其中的工作流模块也是引起我们关注的重要因素。所以在10月结束试用,正式与北京通达成协议,决定购买、实施北京通达OA系统。
  大连华氏流从正式应用北京通达OA系统至今,已历时5个月,在此过程中,员工从不了解甚至是排斥OA到现在的日常办公都离不开OA,经历了相当长的一段时间,系统实施工作也经历了一番周折和痛苦。对于毫无信息化知识的人来说,使用OA信息系统的初期无疑是增加了其工作负担,若没有领导的大力推行,这种类似与变革的工作将面临尴尬境地。
一、系统准备
  1、信息化小组的成立,OA项目实施小组的成立
  从开发和测试各种适合本公司软件开始,兼对网络安全,数据安全等方面。对OA准备工作,包括客户机器的环境调查,网络测试,清除上网助手等拦截程序等。保证OA开始阶段一切OK!
  2、初始数据录入
  初始数据的录入,包括部门的划分和人员数据的录入。部门的划分 我们是按照公司现行的组织架构进行的,部门的代码具有唯一性,我们是采用数字进行的,
如,工程事业部100,工程事业部 工业一部110,上下级部门数字差10,这样足够分配了,也保证了部门间的顺序排列。人员数据的录入。由于刚开始我们就从人力资源得到了各个角色,所以添加人员来就很轻松了!我们一般都让员工重设初始密码和个人信息,这很重要!
二、用户培训
   基于公司OA用户水平的参差不齐,重视程度也有差别,为了共同提高效率,故坚持先着重培训一部分部门的骨干,由点带面,全面地、有计划、有步骤地实施OA。
  1、 部门负责人的培训
   OA的实施,不仅仅是一套软件的安装与应用,更是先进的管理理念的引入和灌输,借OA软件为管理手段,提高管理水平、管理效率和生产效率,在一定程度上强化团队协作精神,以此提高企业在行业中的整体竞争力。因此,OA系统的实施应首先从培训中高层管理人员开始。我们是这样进行的:首先由做为系统管理员的我,认真学习OA的基本知识、基本的发展历史以及如何理解通达OA系统,并大致讲了如何应用通达OA系统,然后培训中高层管理人员,让他们感受到进的管理理念的冲击。事实证明这样培训所起到的作用是十分显著的。在具体的实施过程中,由公司付总的直接领导和倡导积极应用OA,使得OA的应用深入人心。
  2、 部门OA实施骨干培训
各个部门的工种都不相同,比方:财务,人事,生产,市场,文职等等,对于他们,我们先讲授基本的OA知识,然后听取他们对OA使用的看法和心得,并鼓励他们对目前的OA系统提出修改意见,并积极联系通达进行妥善处理。
  3、 部门普通用户培训
  OA的使用,以普通员工为主,可以不定期组织一起培训。但是由于我们公司员工比较多,子公司在外地的情况,这种方法不是很妥。我采用了电话、OA讨论区、通告发布使用说明以及msn或skype视频通话,OA骨干等多方面的支持!基本上解决了日常问题。特别的问题,反馈给通达等待解决。
三、工作流等重点模块
  为了满足多个子公司和多个人都能在一个表格上实施工作记录,我在工作流模块挖掘最大的潜力!
  我们按照公司为单位,共建设了30多个流程,包括:工作卡、出差计划、资金支出、项目讨论、订单、生产以及发货流程等。每个流程,每个表格,我们都专门和相关人员做过讨论,并听取修改意见,做到最完美状态。记得有一次,一个流程的表格少了一个单元格,我直接就修改了,但是发现关于此流的所有信息,数据都窜行了,当时真的郁闷了,没有经验,干着急。
  工作流试用的时候,好多人都抵触,特别是财务,感觉这样不踏实,只相信手写的凭据。经过我们多次沟通,大家都做了妥协:打印流程中的部分字据,然后让当事人手写签字备案,这样才顺利通过!现在的工作流,不论是领导还是员工都用的基本满意,感觉方便,特别是正规,跳过了不少上下楼签字的环节,流程下去就知道你处理的情况了!协同办公效率挺高的!老板在家就可以审批资金,项目等重大事情了! 现在好多同事说起工作来,大多都说写个“工作流”来,你的“工作流”还没有到我这!看来公司的业务基本上都转到工作流上了,管理的思想已经渗透进来了!你知道对于一个民营企业来说,一个人领几杆枪打天下的时代已经过去了,管理必须正规化,标准化!当然老板和领导都碍于情面,但是对于OA来说,没有一点面子可讲!
四、合理利用
  我们在获取部分源代码的基础上,添加了自己的特色模块。比如我们在考勤的页面里,加入了天气预报的代码,在桌面模块样例页面里加入了公司宣传动画等等,都收到了良好的效果。网络硬盘,个人文件柜、公共文件柜我们都做了标准和规范,并指定了专门的管理和上传人员,把文件写说明、编号,当成是一套文档管理系统来对待!
五、其他和不足
  对于之外的功能:日程安排,内部邮件,内部讨论区,固定资产,会议申请等其他的功能我不一一多说了,我们领导说了一句话:能熟练掌握通达OA的1/3功能,员工的工作效率就会提升一大半!
  当然,我们在使用中也逐渐发现了一些问题:人力资源和销售管理模块有点简单了;工作流感觉还是有点不灵活,能否加上必填项目;当多个人参与填写意见的时候,能否以不同颜色的记录区分开;节日、生日能否自动发送贺卡之类的;能否把客户端换个更好的。希望在通达和我们客户一起努力下,使OA一直处于良好的、不断完善的状态。
  以上是本人对通达OA的基本看法,希望能给使用和正要使用通达OA的同行人以借鉴!
  真诚希望通达和使用通达的公司或单位,信息畅通,事业发达!为企业信息化添砖加瓦!
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