文书工作与档案管理_百度文库
两大类热门资源免费畅读
续费一年阅读会员，立省24元！
文书工作与档案管理
上传于||暂无简介
阅读已结束，如果下载本文需要使用0下载券
想免费下载更多文档？
定制HR最喜欢的简历
下载文档到电脑，查找使用更方便
还剩22页未读，继续阅读
定制HR最喜欢的简历
你可能喜欢文书与档案概述_百度文库
两大类热门资源免费畅读
续费一年阅读会员，立省24元！
评价文档：
文书与档案概述
上传于||暂无简介
大小：1.34MB
登录百度文库，专享文档复制特权，财富值每天免费拿！
你可能喜欢文书档案管理
第一节&& 文书档案管理
古代江苏的文书档案工作以收存簿籍案牍为主，档案为极少数人据有，对外“密不示人”。
民国时期，初步形成从文件点收到整理编目、典藏保管、检调利用、鉴定销毁一套较为完整的工作程序。但由于文书处理与档案工作界限划分不清，以致整理重于利用。
中华人民共和国成立后，全省各级机关、单位逐步建立和健全了文书处理和文书立卷制度，划分了文书处理与档案工作的职责范围，奠定了档案工作的基础。机关的全部档案基本上实行了集中统一管理，并按照《机关档案工作条例》，健全了机构，充实了干部，建立了各项规章制度，对档案资料进行了科学管理。同时，根据机关工作的需要，编制了各种检索工具和参考资料，在为机关领导和各项工作的服务中发挥了重要作用。
一、归& 档
(一)点收归档文卷
自古文书、档案同出一源。在相当长时期内，江苏各级机关的文书工作与档案工作没有区分，办毕的公文常常直接由承办官员或文秘人员收藏处理。
唐代，文书、档案两项工作始渐分离，逐步形成了文书归档保存的制度。唐尚书省规定，“凡文案既成，勾司行朱讫，皆书其上端，记年月日，纳诸库。”“凡天下制敕计奏之数、省符宣告之节，率以岁终为断。京师诸司，皆以四月一日纳于都省。其天下诸州，则本司推校，以授勾官。勾官审之，连署封印，附计帐，使纳于都省。常以六月一日，都事集诸令史对核，若有隐漏不同，皆附于考课焉。”①
& ①& 《旧唐书》卷四十三《职官制》。
宋代，地方官署架阁库的建立，标志着机关档案工作与文书工作分离而自成体系。点收归档文书，作为积累史料的必要方法受到重视。据《庆元条法事类》等史籍载，当时诸路、州、县地方官署的各种册籍和重要文书，都要移送架阁(存档)，例如关于地方民政的册籍，规定“诸户口增减实数，县每岁具帐四本，一本留县架阁，三本连粘保明，限二月十五日以前到州；州验实毕，具帐连粘，管下县帐三本，一本留本州架阁，二本限三月终到转运司；本司验实毕，具都帐二本，连粘州县帐一本留本司架阁，一本限六月终到尚书户部。”
明代继承了宋元的文书架阁和照刷、磨勘制度，凡已绝经刷文卷(处理完毕且经各级监察机关检查，无任何差错的文卷)，分别写明事目、首尾张数，按照年月顺序编次注籍，再经检勾人员亲自照过，然后依例送库架阁。此外，对人事文书、赋役黄册等归档保存，明王朝均有明确规定。洪武四年(1371)正月戊子，“令吏部月理贴黄。盖选官里氏履历，详黄纸上，贴于籍，玺识之，曰贴黄。月一更，岁终贮籍内库。”① 洪武十四年，“诏天下府、州、县编赋役黄册”，以作征收赋税徭役的依据，同时建立逐级上送归档保存制度。黄册每十年大造一次，造前由户部将官府榜文和册籍格式颁布全国，各地方官府依式攒造，“册成，上户部，而省、府、州、县各存其一以待会。”② 洪武二十六年，定兵部写黄续黄例：“凡除官，开写年籍从军脚色，赴内府清理明白，写黄仍写内外贴黄，与正黄关防走号，合同请宝钤记。正黄送铜柜收贮，内外黄各置文簿附贴，亦于内府收掌。”③
清代，江苏地方衙署的文书归档工作有了比较统一的制度。江苏巡抚丁日昌在其任内曾制定《本衙门办公条例》及有关规定，下发江藩、苏藩两司和臬司及其他所属衙门遵行。根据清廷规定，机密文书须由地方主官直接收存，“督抚提镇接到部院密封文书，务须亲拆收存；其各省督抚提镇以至州、县来往公文，亦将紧要事件密封投递，本官亲拆收存，不得令吏胥经手。”④
民国时期，中央和地方政府机关一般均有文书归档要求。但由于各机关对文书工作与档案工作的职责区分不一，有的规定文书处理部门立卷，有的规定档案室立卷。因此，出现了档案室点收的有已经整理装订的案卷和未经整理装订的零散文件两种情况。前者如1928年国民政府内政部《档案室办事细则》规定：“各处、司稿件缮发或签呈核阅后，仍发交原科办稿人员，查核汇订，编订本案文件目录送本司处档案室”；江苏省政府保安处《立卷保存规则》规定：“各科稿件归各科书记装订成卷，填明何案何类何号送交承办人认为应行归档，报由科长核定送入总管卷室归档。”后者如1932年6月立法院《秘书处办事细则》规定：“凡发出各项文书电报，均由收发股摘由编号填明月日分别登记后，即将正本封发。稿本送交掌卷股查收并于登记簿内盖章备查”。1933年，江苏省土地管理局《管理档卷调卷规则》规定：“各项文件办毕后均依照处理文书程序，由收发室送交管卷室，由管卷员点收。”江苏省民政厅公布的《县政府保存档案细则》、《区公所办事细则》均有类似规定。其时，档案室点收的程序一般是收到归档文件或案卷后，先点清附件，然后在档案总登记簿上依次编号、摘由、注明归档时间，并在归档簿上填注档案字号及日期，盖章退回。档案室若发现归档文卷有误，要将原件退回，并通知原单位查明检齐后再行归档。
& ①& 《国榷》卷四。
&&②& 《明书》卷六八。
③& 《明会典》卷一二二，兵部五。
④& 《清会典事例》卷七七。
30年代初，国民党政府机关为强化行政管理，提高办事效率，开展了以改革文书、档案工作为主要内容的“行政效率运动”，具体措施为推行“文书档案连锁法”。此法将文书工作、档案工作两者合一，由机关收发室按既定分类方案，将本机关全部收发文分类编号，采用三联单一次登记，然后把文件送至主办单位，经办完毕的公文，随即由机关档案室立卷归档。“文书档案连锁法”由国民政府内政部发端，后在中央机关试行，并逐渐推行到南京市政府机关和江苏省政府机关。据1935年《行政效率》杂志刊载《南京市政府档案管理调查报告》，时南京市政府秘书处、社会局、教育局、工务局、财政局、土地局等市级机关已全部采用连锁法。1948年12月修订公布的《江苏省政府公文处理办法》也明确规定：“收发股于府文发出后，以原稿件连同发文表送各承办厅处，转由各承办科室阅后即以原收发文总簿夹送归档。档案股收到归档文件，应先点清附件，对照收文表或发文表，于表上依次编号并注明归档月日后，将各科室原送发文总簿填注档案字号及月日盖章退回。”“文书档案连锁法”的推行，一定程度上简化了文件归档、分类、编号等手续，加速了公文运转，并使各机关文书档案工作趋于统一。但同时由于档案室直接收进大量未经整理的零散文件，加重了后期整理负担，影响了档案工作的发展。
20―30年代，中共江苏各级地方组织处于创建和艰难发展时期，文书工作、档案工作由秘书一人身兼，各项文件办理完毕统归秘书集中。1927年1月，中共江浙区委发出枢字通告第101号，要求各地委、部委、独支、党团及各种委员会，将每次会议记录写成数份，一份留底，一份送交区委集中保存。凡下级组织送交区委归档的文件，均由秘书负责点收。1930年，根据中共江苏省委关于“机关内的文件应经常集中在一起，妥当的收藏，以便有问题时易于移徙或销毁”的指示，各级党组织进一步重视加强了文件的归档工作。40年代中、后期，在抗日根据地和解放区的中共党政机关内，文书工作、档案工作一般仍由秘书兼任，但已基本建立正常的归档制度。1948年4月，苏皖边区第九行政公署公布《公文处理办法》，规定：“凡公文办理完毕后，即归卷保存”。1949年1月，华中行政办事处颁行《公文程式方案》，同样提出公文办毕归卷入档的要求。中共华中工委还作出电报集中保存的规定。
中华人民共和国建立初期，苏南、苏北党政机关形成的文件，除少数由承办人员按“一事一案”方法立卷归档外，多数采取随结随归或年终集中归档的办法，因而机关档案室点收的对象主要为零散文件。1952年9月，《苏南人民行政公署档案管理试行办法(草案)》强调，“点收工作为整个档案工作中最重要之关键，档案室管卷人在接到送档簿后，应逐件进行核对点收”。点收的具体要求是：检查来文、发文及附件有无缺少；文件是否为原件；文件号码和事由是否与原簿相符；收文或发文是否已经主管人批阅或判行；同一案中的文件有无脱节情况，等等。一俟发现问题，即退回经办人纠正或补办。
1953年后，中共江苏省委、省人民政府机关及下属地、市、县机关档案室基本沿用前苏南、苏北党政机关档案室点收零散文件归档办法。1953年6月，《江苏省人民政府档案管理试行办法》进一步明确了归档时间和范围，要求“公文处理终结，承办人应于7月内将全部文件汇齐送档”。此时，随着社会主义事业发展，各机关日常形成的文件材料迅速增多，逐渐暴露了由档案室大量点收零散文件再行集中立卷的弊端，因此，改革这种造成档案室常年囿于文书立卷，难以开展正常档案工作的制度势在必行。
1954年初，中共江苏省委、省人委组织全省党政机关文书、档案人员学习苏联档案工作经验，推行文书处理部门立卷，同时实行文电统一处理、统一立卷。具体方法、步骤为：(1)调整机构，建立制度；(2)确定立卷环节，划清职责；(3)档案室、文书处理部门和秘书部门负责人共同编制案卷类目。党委系统由省委办公厅率先试行；政府系统选择省卫生厅、江阴市(县)人民政府试点。在试点取得经验的基础上，全省党政机关分级逐步推行。到1957年底，省、地、市、县党政机关已全面推行文书处理部门立卷，从而实现档案室由点收零散文件到点收案卷的根本性转变。按照《中共江苏省委机关文书处理工作和档案工作暂行细则》和《江苏省人民委员会档案管理暂行办法》规定，机关内各部门的文件立成案卷后，须按一定顺序排列编号，制成案卷目录，于第二年度向机关档案室归档；案卷目录一式3份，归档时按照目录将案卷交接清楚，由双方交接人和负责人签字，两份存档案室，一份存原部门。在推行文书处理部门立卷过程中，各机关档案室承担了业务指导职责，采取抓住重点，指定专人，具体帮助的方法，发现问题及时研究解决，保证了立卷工作顺利进行和案卷的质量。1960年10月，省委办公厅秘书处档案资料室还补充规定：“凡收进零散的文件、资料，亦应办理交接手续，并摸清情况，填入《零散文件整理情况表》”。
1966年，“文化大革命”开始后，全省陷于无政府状态，机关、团体、企业、事业单位的工作、生产秩序遭到严重破坏，文书处理工作不能正常运转，档案室一年一度的点收案卷工作随之停顿。
1972年11月，江苏省革命委员会办公室档案组制发《关于江苏省省级机关文书档案工作暂行规定》，旨在恢复文书档案工作。该《暂行规定》虽提出省委、省革委各部、委、办、处、局、院、行和省属厂矿、大专院校为立档单位，但未明确文书立卷的责任单位，因而多数机关仍由档案室点收零散文件再行整理立卷。
“文化大革命”结束后，1977年，中共江苏省委办公厅向全省颁发了《文书档案管理工作暂行规定》和《关于文电处理和秘密文件管理的暂行规定》，重新确立了文书处理部门立卷归档制度和文电合一管理制度：“凡办理完毕具有保存价值的文件材料，应由文书处理部门或文书处理人员及时收集齐全，按照立卷归档的分工和要求，参照《机关文书档案保管期限表》，分别立成案卷。文书处理部门一般应于每年的上半年内，将上年度的案卷，移交给机关档案室归档。归档的案卷，应分别永久、长期、短期3种保管期限，编制案卷目录，一并向机关档案室移交”。
1979年至1981年，在全省文书档案工作恢复整顿中，文书处理部门立卷归档作为一项基本制度恢复建立。档案室除按制度每年点收归档案卷外，为保证案卷质量，加强了对文书处理部门立卷工作的指导与协助。80年代中、后期和90年代初，随着立卷、归档制度的逐步健全和完善，各机关、单位消除了文件积压、紊乱现象，档案室接收的归档案卷，基本符合“遵循文件形成规律，收集齐全、组卷合理、鉴定准确、拟题贴切、书写清楚、装订工整”的质量标准。
(二)收管旧政权档案
1927年春，国民政府定都南京后，即组织收管北洋政府的档案。当时，国民政府中央各部、院分别在北平设立了档案保管处，具体负责收管和南运北洋政府各部门的档案。由于整个收管工作缺乏全面统一的计划，加之急于挑选部分有直接利用价值的档案南运，使得收管工作仓促混乱。南运途中因管理不善又损失了部分。1933年至1936年间，国民政府各部、会驻北平档案保管处因经费支绌先后撤销，所遗档案仅留少数几人看管。个别单位因经费不敷曾将所谓“不重要”、“无价值”的档案变卖。1936年春，财政部驻北平档案保管处将所存清户部、度支部大批档案以废件为名报部销毁，实际招商出售，资卖图利。该处先后两次售出计53000余斤。其中有雍正、乾隆给户部的手谕、臣僚的奏折、与外国秘密借款合同、大清银行的股票，以及北洋政府的往来函件、公报等。后经发觉追查，仅收回18000斤，其余35000余斤已被商贩购去充作造纸原料，损失严重。而留存北平的北洋政府档案，至日寇入侵，才由国民政府组织运回南京。
1927年4月，民国江苏省政府成立后召开的第一次处务会议讨论了旧省署档案的收管清理问题，决定省政府清理档卷委员会统筹领导整理前北洋政府江苏省长公署档案事宜；各厅亦分别成立清理档卷委员会，具体负责整理收管前省长公署对口部门的档案。6月10日，省政府清理档卷委员会召开第一次会议，讨论确定了该会简章和清理档卷的方法、步骤。根据会议决议，省政府及各厅清理档卷委员会组织人员，对所收管的旧省署档案进行了为期一个多月的清理，凡经鉴定认为具有保存价值的档卷，分别由省府及各主管厅档案室收管，其余无关重要的，予以暂存或焚毁。
抗日战争爆发后，汪精卫公开投降日寇，于1940年3月在南京成立伪政权。1945年抗战胜利，汪伪政权垮台，其数万卷档案由国民政府各部门接管，其中包括汪伪国民党中央政治委员会、汪伪国民政府及所属行政院、立法院、军事委员会、内政部、外交部等40个军政机关和沦陷区其他日伪机构的档案。同年9月10日，国民党军事委员会南京先遣军司令部接管了在苏州的伪江苏省政府机关全部档案。嗣后，该批档案移交国民党江苏省政府。12月，省府秘书处通知民政、财政、建设、教育4个厅和田粮处、秘书处先各遣1人，持同原卷宗移交清册赴苏州分类清查，继用麻袋装运镇江，交由各厅、处接管。
1949年初，随着淮海战役胜利结束，苏北沿江地区均告解放。各城市军管会按照中共华中工委、华中办事处的指示，迅速组织接管了国民党政府在苏北各市县的政权机构档案。苏南和南京市地下党组织则在国民党中央和地方机关仓皇南逃之际，及时领导工人、学生、中下层公务人员保护档案，迎接解放。中共南京市委成立了公务员工作委员会，按国民党的党、政、军机关系统分成若干条工作线，负责在其机关内部搜集情报，保护档案资料，同时作好了接管档案的组织准备。
日，中国人民解放军渡江成功，南京宣告解放。不日，镇江、无锡、常州、苏州相继解放。各市军管会成立后，首先发布通令，接管国民党所属一切军事、政治、经济、文化机关的全部公产和档案。南京市军管会根据中共中央和华东局关于“各按系统，原封不动，自上而下，先接后分”的指示，设立军事、财经、交通、行政、文教5个接管委员会，各会下设若干部，采取分系统组织接管；国民党党、团、特、宪、警机关档案归公安部接管；南京市机关档案由5会1部先行统一接管。5月初开始，军代表分别到各机关、学校、研究机构宣布接管，同时派干部挑选部分留用旧人员成立档案资料接管组，将国民党弃留的凌乱残破档案资料全部集中，依其性质整理清点，登记封存。整个接管工作历时4月，接管档案数量为前所未有，仅接管国史馆和开国文献馆(国民党中央党史编纂委员会)保存的清代至民国档案就达180余万宗。此外，接管总统府档案2册又40捆8柜、法院档案15万宗、资源委员会及经济研究所档案资料1箱又601件。其他机关用箱、篓、架、捆、包、袋装置的案卷和零散文件无法确计。
日，中央人民政府政务院第二次会议决定：成立政务院指导接收工作委员会，统筹指导与处理有关国民党中央各机关人员、档案、图书、财产、物资等接收事宜。28日，第三次政务会议通过《政务院指导接收工作委员会工作条例》，规定“原属中央系统各机关之档案、图书、财产等，一般的应划归中央人民政府及其所属各部门所有，特殊的亦得经当地军政机关洽商，改归地方人民政府所有。”12月10日，以董必武副总理为团长的政务院指导接收委员会华东工作团抵达南京。该团经调查认为，国民党政府中央机关弃留档案甚巨，不便全部运京，建议由政务院各部门选择部分北运，或带回目录，档案全部留南京。29日，政务院指导接收工作委员会第三次会议作出决定：地方行政机构未清理的档案文件由华东区工作团负责清理，迫切需要者可运北京，清理后大部分暂存南京；国史馆档案全部不北运，清理后存南京。华东工作团在宁月半，共接管国民党政府中央机关残留档案3700箱又660多篓。该团结束工作后，政务院设立驻宁办事处，档案整理工作由该处所属档案组负责。1951年2月，这批档案移交中国科学院近代史研究所南京史料整理处(后改为中国第二历史档案馆)保管。
按照行政归属关系，解放初期由各城市军管会接管的民国江苏省政府、南京市政府及所辖各县政府机关和党团组织档案，分别交当地人民政府有关部门保管。如苏南行署办公厅接管民国江苏省政府档案144箱(麻袋)，存放于无锡、苏州两地。镇江专署接管了民国江苏省政府和汪伪江苏省政府档案16箱5麻袋。1953年，苏南、苏北两区和南京市合并建省后，苏南行署、镇江专署、南京市人民政府分别将有关档案移交江苏省人民政府(人民委员会)办公厅和各厅、局。据1956年统计，江苏省人民委员会18个厅、局，1个直属公司和全省16个市、县人委机关共接管前政权档案共计507438卷，1050箱，1252袋，252捆，552斤。民国江苏省政府、汪伪省政府所属67个机关和党团组织的档案，较集中地保存在省人委办公厅、省公安厅、省人民法院3个单位。其中，省人委办公厅接管民国省政府39个部门档案7905卷，零散文件3439份又520斤；省公安厅接管国民党省党部、三青团江苏支团部和特务、警察、司法、审判、人事等机关档案12471卷；省人民法院接管民国江苏高等法院刑事、民事档案204649卷。1958年，全省各级机关档案室接管的国民党政权档案经整理后重新统计，共有183个全宗，计621841卷又2049402件。此项接管工作至1959年改归全省各级地方档案馆承担。
二、管& 理
(一)整理编目
江苏历代凡有意识保存的文书档案材料，均从便于保管和利用的角度，进行过必要的整理。由于历史文献记载的局限，唐宋以前的情形已无从查考。但可知自宋代地方机关建立架阁库后，有关政策法令的重要文书，都要“置册分门编录”，“连粘元(原)本架阁”。整理的具体内容还包括盖骑缝印，写明年月、张数、封题和事目，按照时间顺序立号、登录、编排等等。① 明代规定地方官府编造黄册，必须用特制的原棉纸，册籍大小和书写行款必须按照统一的格式，粘贴时必须用加有矾末或椒末的防蛀浆糊，装订必须用牢固的粗棉白线。
民国时期，江苏省政府多数机关文件办毕后直接归档，由档案室集中立卷。30年代推行“文书档案连锁法”后，此种做法更为普遍。因此，档案室的整理工作，实际囊括了从文件分类、组卷、编目、装订到案卷整理排放的全过程。文件分类一般以组织机构和职掌为区分原则，分类的层级、名称因各机关内设机构和文件多寡不一而略有差别，如省政府归档文件按性质分类、项、卷、案、目5级；省公路局分类、目、宗、卷4级；省保安处设类、纲、目3级。南京市政府秘书处依组织法将市府所属8个局分为8类，另将不能包括者依主管机关分为国府、市府两类，其下再依事务性质分为科目。1935年8月，江苏省政府公布《江苏省各县整理档案办法》，明确规定整理档案采用“号码分类法”：“属于县府同一室科之案卷为一类，档案号码第一列以类之名称第一字代表之；属于同一室科同一职掌下之案卷为一目，以档案号码之第二单位数字代表之；属于同室科同一职掌之同一性质之案卷为宗，以档案号码之第三单位数字代表之；属于同一室科同一职掌同一卷宗之次序，以档案号码之最后单位数字代表之。”文件分类后，编列卷号，登入档案总目录簿，并编制分类目录。文件装订时，以同一案由的文件依其性质衔接次序，订成一卷。若件数太多不便装订时，可酌分成2卷或3卷。卷首附订案卷目录。外套卷夹面上书写分类项目、卷名及卷号。装订后的卷宗还要逐一加盖骑缝印，以防抽取。附件以不离原件为原则，如附件过多或面积过大不便附订，可另行编号分存，同时在该文件栏内注明分存号码，若归档文件牵涉数事，应将原文列入主要或关系密切之卷，同时另缮分存簿替代原文存于其他有关卷中。1929年12月，江苏省民政厅制定颁布《县政府保存档卷规则》，特别强调“各类案卷须用厚质纸张为封面，分别缀订成册，不得沿用旧折叠式”。1931年4月，该厅针对各县行政卷宗仍存在任意折叠不装订，随便包裹，壳面俱无等现象，发出《各县行政卷宗务须遵章办理令》，要求各县机关严加整顿。嗣后，行政卷宗一律附具壳面，装订成册，以照划一。
①& 《中国档案事业简史》，中国人民大学出版社。
中共江苏各级组织创建初期，归档文件的整理工作比较简单，主要是分类、登记，不强调立卷装订。整理编目的程序一般先将文件登录总号，然后按政治、组织、宣传、学运、工运、农运、青运、妇运、民校(统战)等类区分；关涉两类以上的文件归入内容较多的一类；分类后的文件按年月顺序排列，逐项登记编制分类目录。
抗日战争和解放战争时期，全省各级党、政、军、群机关仍实行文档合一的工作方式，但对文件的整理已提出立卷要求。各单位依照工作性质与工作内容设立若干卷宗，公文办毕即归卷保存，性质相同的并入一卷，并依收到发出时间先后排列，俟全部工作完成后即可装订成册，并将各种卷宗编排号码，列入档册。电报档案亦分类整理保存。
1949年江苏解放后，苏南、苏北党政机关文件多由档案室整理立卷。由于档案人员不熟悉机关业务和文件形成过程，不易掌握文件之间的历史联系，缺漏现象时有发生。加之各机关分类标准不一，除多数采用以类、纲、目、节四级分类，以十进数字编号的“十进分类法”外，还有按行政关系分类组卷和“一事一卷”方法整理等形式，也有个别单位不分类，仅将一堆文件装订起来，立卷质量普遍不高。此种状况至1953年建省初仍未有大的改观。
1954年，江苏省党政机关全面推行文书处理部门立卷，档案室从常年接收整理零散文件中解脱出来，开始转向对归档案卷和历年积存档案的整理。1955年12月、1956年3月，《江苏省人民委员会档案管理暂行办法》、《中共江苏省委机关文书处理和档案工作暂行细则》先后颁布，规定机关档案室的整理工作为：案卷按照年代结合组织机构或年代结合问题等原则分类整理；案卷经整理后，封面须加盖档案室(科)图章，并按照分类方案和案卷数量，把案卷目录汇集成册，根据案卷目录编定卷号。
1956年上半年，江苏省人委办公厅配合肃反运动，对所存敌伪政治档案组织清理，将13个敌伪组织机构的档案整理立成872卷，编制人名索引卡片24128张、组织机构目录索引379个。1956年9月，江苏省人委按照国务院提出的各级国家机关必须迅速整理开国以来的积存档案，积极收集整理革命历史档案和旧政权档案的要求，部署了全省档案整理工作。次年5月，省人委颁布《江苏省各级国家机关整理积存档案暂行办法》，指出，整理的重点是零散文件和虽经立卷但不合规范，不便利用的案卷。整理中须注意保持文件的历史联系，尽量利用原整理基础。省直机关、各专署和市、县人委按照省人委部署，分别研究制订计划，集中人力投入整理。到1958年，全省3项档案整理工作基本完成，共整理积存档案121万余卷、革命历史档案1800卷、旧政权档案457700卷，全部编制了分类目录。
1957年，省人委办公厅根据《国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则》，就档案的整理问题，提出《关于区分全宗的初步意见》，其核心内容是，各级国家行政机关、企业机关、事业机关为了统一集中管理档案材料，保持文件之间的历史联系，必须以“全宗”为单位进行整理和保管(全宗，系一个国家机构、社会组织、个人或同一个生产建设、科研活动形成的具有有机联系的文件整体)。此后，各机关档案室整理档案均能注意全宗的完整性，考虑全宗具体情况，灵活运用分类原则，较大的全宗按机构――年代分类排列，较小的全宗按年代――机构分类排列。有的档案室开始建立“全宗卷”，以汇存全宗历史情况(机关沿革、档案内容、收集整理情况、鉴定报告、销毁清册、检查记录等)。
1959年，全省党政机关档案工作实行统一管理，各机关档案室采取了将党、政、工、团档案分别整理的方法。档案室接收的案卷，一般采取组织机构――年代，或者年代――组织机构，或者年代――问题等方法分类排列，党委(党组)的档案作为全宗的一类单独整理。
1966年至1976年“文化大革命”期间，全省文书处理部门立卷归档制度被破坏，许多机关、单位的文件材料无人问津，随处堆放，形成大量杂乱无章的零散积存文件。已归档案卷的进一步整理编目工作也因此停顿。
“文化大革命”结束后，文书档案业务工作的恢复整顿首先从清理积存文件开始，省至县各级党政机关、人民团体、企事业单位均以档案人员为骨干，对“文化大革命”以来10多年(少数单位是建国以来)的积存文件进行分类、组卷、编目、装订。仅盐城地区1978年就调910人清理了公社以上机关文件材料9万余斤，立成73000多卷。1979年，全省县以上机关基本消灭了文件积存现象。1981年，文书档案“散、乱、少”的状况彻底改变，经整理归档的案卷全部编制了案卷目录，并按《机关档案工作通则》规定的分类原则合理排放。
1984年7月，江苏省档案局制发《年江苏省省级机关档案工作业务建设标准》，提出档案整理编目标准化、规范化的目标，具体包括：(1)本机关历年来应立卷归档的零散文件均已收集和立卷归档；(2)室藏档案、资料均已入库、入箱(橱、架)，并已全部按照全宗进行科学分类、排列、编号；(3)室藏全部档案已按不同保管期限编制案卷目录；(4)已对本机关的档案全宗编写了《全宗介绍》；(5)已对室藏资料进行分类、整理，编有资料总登记簿和分类目录。1987年以后，全省各级机关、单位档案室普遍贯彻国家档案局制定的《机关档案工作业务建设规范》。经过几年努力，到90年代初，全省文书档案的整理编目工作已基本达到“整理系统、排列有序、编号科学、目录完整”的水平。
(二)典藏保管
民国时期，国民党政府中央机关和江苏省及辖县机关的文书档案整理完毕，多用木质橱、柜、箱、架收贮，仅机密文件另用铁柜保存。这些贮具的形状、规格无统一标准，由各机关档案室自购或自制。档案排架规则以类码为标准，以年为别，顺序自左至右，自上而下，每柜每档不得混存不同种类的案卷。橱、架外面粘贴纸签或附插卡片，标明存放档案的类别与起止序号。若案卷有移动或增添情况，须相应改标橱面纸签卡片。档案排放的形式有平放式与直立式两种。民国前期，循古代旧法，采用平放叠垒。30年代，部分档案室改用直立横排新法。由于此法具有一目了然、便于取用和调整的优点，很快得到普及。此期各档案室采取的保护措施，主要有防盗、防火、防霉、防虫、修补等项，具体方法是：档案工作人员退值须锁闭门窗卷橱；机密档案由专人负责保管；档案室内绝对禁止吸烟及放置危险物品；库房保持卫生，日常开启门窗自然通风；档案文卷每年晾晒1至2次(至少夏季曝晒一次)。有的机关档案室规定每月清洁一次橱、架；有的建立读架制度，每周自第一架起，依次检读档案一遍；也有每月或每接收新档案时，由负责长官检阅所有文卷，其目的一是检查有无归类错误，二是及时发现霉烂耗损。对于脱页、折角、破损的档案，除少数大机关档案室以透明胶纸(进口)补贴，多数机关档案室采用桑皮纸或玻璃纸配以浆糊托裱。
抗日根据地党政军机关档案箱民国时期，江苏的中共组织和其他革命团体处于秘密斗争与战争环境中，档案文件能否妥善保管，与党的事业生死攸关，因此，注重保密乃是此期档案保管工作的重要特点。鉴于对敌斗争的严峻残酷，中共江苏省委、共青团江苏省委及下属各级组织对档案文件采取了隐蔽、机动的保管方式：机关文件不允许分散，要求集中保管，以便发生问题时易于移徙或销毁；档案文件有单独的存放地点，但不全集中一处，同样文件保留2至3份分存几处；机关驻地和负责人住处绝对不得存放文件刊物和人员名单；文件存放处严格保密，只限负责人知道，该处不准召开各种会议，亦不能用作办公或接头联络处；一切文件刊物收到后立刻设法送出，应留存的即送至文件存放处，不许滞留机关；各部的名单、地址加以伪装，分别填写在旧小说或字帖里面，选择安全之处存放；文件存放地点遇有可疑情况发生，立即转移另建新址；为保证文件存放地点的安全，负责保管档案文件的同志不得领导、参加公开的群众示威斗争活动。当时由于客观环境限制，档案文件的保管条件很差，为缩小目标且便于转移，多用木箱或皮箱装置存放于民房。40年代中后期，江苏各抗日民主根据地和解放区党政机关的档案保管工作，随革命形势的发展，外部环境得到改善，但保管档案的装具仍很简陋。到1949年初全省解放时，行署一级机关的档案保管只达到编号排放，置橱保存的水平。
50年代初期，江苏除行署级和部分专署级机关有专用档案库房外，多数基层单位仅有少量木制橱、箱存放档案。各单位的机要档案均单独保管。苏南、苏北行署曾分别行文，提出档案存放地点的基本条件为空气流通、光线充足、防避潮湿。苏南行署根据本地区气候特点，统一规定各机关档案应于每年夏季曝晒一次，以防霉蚀，平时要有防火、防鼠、防腐、防虫设备。案卷排放方法，苏南机关依组织系统分类入档，苏北机关按年度排列。档案贮具外面一律标明所藏档案的类别、年代和起止卷号。
1953年6月，《江苏省人民政府档案管理试行办法》颁布施行。该《办法》兼收了前苏南、苏北行署机关保管档案的方法，统一规定政府机关案卷排列应先按年度或组织系统，再按卷号放置卷橱保存。卷橱与格板上须标明卷号。同时提出保管档案的房屋应有通风、防水、防火、防虫、防鼠、防盗等设备，室内严禁存放易燃物品和吸烟。同年，中共江苏省委也作出规定，要求各级党委机关档案室(科)的库房必须门窗坚固、室内干燥，有防水、火、鼠、虫等必要物质设备。所有档案材料必须锁入橱柜，绝密档案指定专人负责单独保管。晚间实行值班制度，以保证安全。
1956年初，按照《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》的规定，江苏省各级党政机关档案室统一实行，按“组织机构结合年代”或“年代结合问题”的原则，进行档案的分类排放。1957年2月《国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则》颁布后，政府系统机关档案室全部实行按全宗保管档案。
60年代初、中期，全省机关档案室在贯彻《机关档案室工作通则》过程中，逐步建立起一套较为严密的档案保管制度，因地制宜开展了档案的技术保护工作，采取的主要措施和方法有：(1)整理完毕的档案资料依次放置固定地点，未经整理的文件材料不得进入正规库房。档案目录、参考工具、全宗材料集中存放。(2)绝密档案资料单独存放，指定专人负责保管。(3)照片、录音带档案另置安全设备保存。(4)非工作人员未经领导批准，不准带入库房。(5)库房保持清洁整齐。每天记录库内温湿度。经常检查消防器材、门锁等安全设备，做好防火、防盗、防虫、防尘、防潮和降温工作，如橱内放置樟脑丸防虫，橱下地面铺洒生石灰吸湿等。(6)档案资料每年重点检查一次，每3年全面检查一次，由两人同时进行。若发生影响档案安全的事故，随时组织检查。(7)档案保管人员调动工作，须认真办理交接手续。(8)对纸张破损、字迹模糊的档案进行托裱修补和抄写复制。
“文化大革命”期间，行之有效的档案保管制度和技术保护方法遭到废弃。因无人保管或保管不善，很多单位的档案发生霉烂、虫蛀、鼠咬，以至被盗窃的严重情况。
“文化大革命”结束后，特别是文书档案工作经过恢复整顿步入正轨后，档案的日常保管和技术保护重新得到重视，省至县、乡各级机关、团体、企事业单位普遍建立了比“文化大革命”前更科学、更完备的文书档案保管制度。80年代，随着全省经济、科技的发展，档案的保管条件不断改善，技术手段日趋先进，绝大多数档案室辟有专用库房。各单位新建办公楼用作库房的部分，全部按照档案保护要求加以特殊处理。档案装具基本淘汰木制，多数单位改用统一规格的5节一套铁箱和双开门铁橱。档案室均配备温湿度计和消防器械。新型防湿剂、驱杀虫剂取代了传统的去湿防虫法。部分有条件的档案室安装了防盗警报装置，使用了吸尘器、去湿机、空调机、温湿度自动记录仪等现代化设备，档案的复制也由手工抄写改为静电复印。1985年，江苏省档案局对省级机关、在宁高等院校和科研机构122个单位档案室检查结果表明，档案的保管工作已基本达到“安全保密、符合七防(防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温)”的要求。
(三)鉴定销毁
1927年，国民政府建立初期，中央和省、县机关对文书档案保存期限无统一规定，有的机关自行将卷宗划分为重要、次要、普通若干等级，也有不少机关不论档案内容重要与否或有无时间久暂性质，一概定为永久保存，以致数年后簿籍繁多，案卷杂乱，既苦于无处存放，又感到保管和调阅十分困难。
1933年春，在国民政府组织开展的行政效率运动中，教育部针对机关档案管理中出现的问题，向行政院提出了厘定文卷保管年限原则草案，认为“其有历史关系与性质重要应存备查考之文卷，应即周密保护，妥慎庋藏；其有在一定时间以后，即失去保存之意义者，应即详定保存年限，于每年度之末清理剔出，由主管长官核定加以销毁。”草案具体提出档案保存年限划分为永久保存、20年保存、10年保存、5年保存、1年保存5种。军政部制定实施的保管新案卷办法，将档案保存年限分为永久保存、10年保存、3年保存、1年保存4种。同年8月，行政院审查了教育、军政等部关于厘定文卷保管年限原则及改良保管档案办法案，并以第121次院议决议通过。嗣后，又颁布《文卷保存年限四项原则》，令中央机关并各省市政府遵行，即：(1)案卷应分为定期保存卷与永久保存卷两种；(2)定期保存卷之保存年限，应由各部会依其公文性质自行规定；(3)新案卷应由主管科长依照规定标准在稿面上加盖保存年限戳记，判行后即为决定；(4)应销毁之案卷，俟全部案卷整理完竣后，再开列清单，呈请各部会最高长官决定，并呈请行政院核准，然后销毁。根据此四项原则，江苏省政府各机关分别划定了本机关档案的保管年限，如同年12月9日公布的《江苏省土地局管理档卷调卷规则》中就明确规定：“凡案卷可为引证之例者须永远保存之，其余如例行及无关紧要之文件保存期为3年。”各机关档案保管期满，由档案室人员取出登记，会同有关科室审查案卷内容，然后呈机关长官核定，由档案室主任监督焚毁。
1934年5月，国民政府为筹建国立档案库，通饬《整理国史及档案办法》，规定中央及地方政府暨其附属机关、公共团体销毁档案卷宗，须先呈由上级机关送国立档案库核定。日，行政院召开有内政部、海军部、财政部、实业部、教育部、交通部、铁道部、卫生署、蒙藏委员会、侨务委员会、故宫博物院负责人参加的会议，就各机关已失时效档案处理问题，提出两点意见：(1)各部会署所有旧档及已失时效之档案，不必即行销毁或任意移动处置，将来由国家兴建总库集中保管。(2)在集中保管办法未实施以前，各部会署档案应于每一年度终了时清理一次。其可以公开的不用旧档及已失时效的档案，予处置时，应呈行政院核准后，拨交故宫博物院及其他学术机关检查处理。1941年5月，国民政府在关于废存旧挡移交国史馆筹备委员会保存的训令中重申：“国民政府五院所属各机关档案应注意整理保存。如本机关认为无须保存时，应通知国史馆筹备委员会备供采取；如该会认为无移送保管之必要者，方得焚毁。”同年10月，国民政府颁布《各机关保存档案暂行办法》，亦着重强调，“各机关应切实保存档案，不得任意焚毁。……国史馆筹备委员会退回清册内，未注明与国史有关之案卷，可由各该机关主管长官派员点明焚毁之，惟登记此类案卷之目录，仍须保存，以备查考”。
1937年7月，“芦沟桥事变”发生，国民政府军政部即作出《非常时期重要文卷存毁处置办法》，规定重要文卷分为随带、寄存、烧毁三类。后为随时减轻装备，便利抗战时期行动，又就文书处理规则发出训令：“凡无保存必要之案卷，应随时登记焚毁，其虽具有保存之价值，但如可以登记方式代替者，亦应妥善登记后将原卷焚毁。”8月，南京国民政府及所属中央机关将293箱重要档案转移重庆。11月淞沪会战结束，苏南地区失陷，江苏省政府机关迁往苏北，亦将大部分档案向重庆、福建两地转移。尽管明文在先，且已作准备，但“当仓皇搬迁之时，自国府以及各部院会档案闻亦有散佚弃去者，沦陷区之省府档案更无论矣”。① 各机关撤退途中，为减轻装备，临时清理、仓促焚毁公文的情况也时有发生。
1946年春，国民党党政军中央机关准备由重庆返回南京，“因还都期近，转运不易，往往以过时之档案，付之一炬”。② 同年5月和次年6月，江苏省政府转移重庆、福建的档案先后运回省会镇江。自渝运回的档案系用木箱和麻袋包装，因途中轮船渗漏，导致多数案卷受潮，加之档案多年保管不善，虫蚀严重，运回后虽经数次曝晒，许多已腐烂不堪，字迹难辨，仅民政厅领回的83麻袋档案中，就有49包已成废纸。1948年3月，经省政府主席王懋功批准，将这批报废的档案销毁。
中共江苏各级地方组织自建立至40年代，一直处于险恶环境之中，因此，各机关仅保存特别重要的文件，一般事务性函件或无重要内容的报告阅毕即予销毁。有时，为防止国民党特务突然袭击给党的事业造成损失，在情况紧急时不得不将档案文件销毁。1927年，蒋介石发动“四?一二”反革命政变前夕，中共江浙区执委会将以往发布的通告、宣传大纲、区秘书处通讯及各党团组织报告、会议记录文件材料尽行烧毁。1940年10月，抗日战争已进入相持阶段，在抗日武装力量与日顽战斗殊为激烈的形势下，华中军区向所属各单位发出关于机要文件处理的通知，规定电报只能摘记要点，不准全文抄录，原文应即烧毁；已执行的工作报告、会议记录、党内决定、指示，可摘要摘存，原文不保留，其他秘密文件随看随毁。1943年3月，中共苏中区委组织部发出《关于保持秘密文件的通知》，要求“各级党委、各机关单位对秘密文件不必留存者一律收回焚毁。秘密文件尽量口头传达，每个县委会只能保存必要的文件一份。遇紧急情况不便携带时则加以焚毁，不应打埋。”1944年4月，中共华中四地委鉴于党内秘密文件在缮印、收发、寄递、保管等方面存在疏忽大意现象，致使在过去一年中几乎90％的文件落入敌手的教训，作出《关于严密组织严守秘密的决议》，规定不必保存的文件应一律收回焚毁。秘密文件在战斗环境中不应打埋伏，倘不能携带则宁愿烧毁，以防遗失。1948年9月和1949年1月，至解放战争最后阶段，中共华东局秘书处和中共华中工委办公厅先后发出通知，特别强调电报集中保存，按时焚毁，即使重要电报也只能录存，以严守党的机密，保证革命战争的最后胜利。
& ① & 1939年1月国民党第五届中央执行委员会第五次全体会议原则通过张继等13人提议建立档案总库筹设国史馆案
② & 日，国民政府关于接收党政军机关旧档的训令。
1948年，人民解放战争进入战略反攻阶段。苏北部分县(市)的国民党党部、政府、三青团分团机关，先后于仓皇撤离前，焚毁了大量档案资料。3月10日子夜，华中第五分区武装收复阜宁城前夕，驻守该城的国民党第51师一部撤往淮安，而当地机关、社团事前未得到讯息无所准备，紧急撤离时惊慌失措。三青团阜宁分团除将印信取出外，公文卷宗及团员登记名册悉予焚毁。7月中旬，苏北兵团一部围攻泗阳城。毗邻的宿迁守敌闻讯连夜撤退。国民党宿迁县党部闻变，遂将大部文件卷宗烧毁，仅携带少量重要文件、党员名册及印信撤离。11月6日，淮海战役打响。是日凌晨，驻海州、连云港的国民党第九绥靖区奉命弃守，撤往徐州参加徐蚌会战，撤前将无法带走的档案文件全部烧毁。
1948年12月至1949年1月，国民党江苏省党部先后对东台、仪征、扬中县党部关于档案文件的处理意见予以批准：“(1)已失时效不重要文卷一律销毁；(2)非专案之机密文件及特种文件一律销毁；(3)销毁之文件抄留字号报省备查。”“必要时将所有各种文卷除保留党员名册一份外，尽行焚毁，以保机密。”1948年12月下旬，江苏省政府通知所属厅、处、局将重要的暂时不用的档案挑出，按原造目录顺序编号装箱，秘密运抵吴江县盛泽，视战事发展再予转移。先期运走的共有秘书处、人事处、财政厅、教育厅、省训团、会计处、民政厅、参议会、统计处10个单位的档案。与此同时，南京的国民党中央机关也将重要档案挑出分别运往上海、广州、台湾。而无法带走的大量档案资料，或弃之不顾，或集中销毁，仅铨叙部就动用80余人烧了6天，造成无法弥补的损失。
江苏解放后，1950年10月，苏北人民行政公署颁布《档案管理暂行办法(草案)》，明确指出，档案科每年将本年度保管期已满的文件资料检出销毁。销毁的档案文件须经审查委员会列销毁清单审查，呈主任批准后方得销毁。《暂行办法》还详细规定了案卷销毁审查委员会的人员组成、审查档案的标准、程序及销毁档案的手续等等。这标志着文书档案的鉴定与销毁制度开始在人民政府机关建立。与此同时，中共苏南、苏北两区党委机关也建立起文书档案鉴定销毁制度。1951年至1953年，两区党委档案室销毁的32203件档案资料，全部经过严格的鉴定、审批和监销手续。
1953年，恢复江苏省建制后，中共江苏省委办公厅、省人民政府办公厅分别制发文件，要求各机关建立正常的文书档案鉴定销毁制度。省委办公厅提出，销毁文件先经档案室初审，将超出应存数的多余文件和既无历史意义又无参考价值的文件逐件登记，送领导审核批准后，指定专人实行两人销毁制。省政府办公厅规定，档案室保管的档案每年清理一次，按其历史价值和使用时效，分别留存或销毁。案卷销毁由秘书部门负责组织有关单位代表进行缜密审查，造具销毁单，报经上级批准销毁。案卷销毁单由档案室永久保存。这一制度省级机关执行较好。但在部分基层单位由于认识不足，档案保管期限的确定缺少具体可行的标准，草率鉴定，随便销毁档案的情况时有发生。据调查，1954年以前，全省有29个专署、市县机关和直属单位销毁过现行机关档案文件，其中不少属不应销毁的，也有未经审批、未造清册就擅自销毁的。1954年3月，省人委致函各专署、市县机关，要求在未颁发文件保管期限标准前一律暂缓销毁，使擅自销毁档案文件的情况得到遏制。
1955年12月、1956年3月，省人委办公厅、省委办公厅先后制订了政府机关档案室、党委机关档案室鉴定、销毁档案的范围、方法、步骤，指出：保管期已满的档案资料，应每年检出销毁一次。销毁档案材料，由档案室根据党和国家批准的《档案材料保管期限表》(保管期限为永久、定期10年、5年、3年)提出初步意见，交由鉴定委员会(小组)按其历史价值和使用时效严密甄别审查，造具清单，报上级机关批准后实施销毁。经过两年实践摸索，1958年初，省人委正式颁布了《江苏省市、县机关档案材料保管期限表》、《江苏省人民委员会档案材料保管期限表》。
1960年，江苏省档案局成立后，对全省各级党政机关档案文件形成情况进行了调查，重新修订了《江苏省省级机关档案材料保管期限表》和《江苏省县(市)级机关档案材料保管期限参考表》，将文书档案保管期限改划为永久、长期(15年以上)、短期(15年以下)3种。该两表分别于1963年和1964年由省委办公厅、省人委办公厅批准执行。此后，各机关凡经过鉴定确无继续保存价值的档案文件，按全宗编制销毁清册，除报经本机关领导审批销毁外，并送同级档案管理机关备查。
1965年，根据中央关于备战工作的指示和国家档案局部署，全省县以上党政机关、大专院校、大中型厂矿开展了档案清理鉴定工作。文书档案的清理鉴定自3月中旬开始，年底基本结束，共清理鉴定县以上机关文书档案200多万卷。此次鉴定以适应平时保管利用和战时需要为指导思想，贯彻“少而全”、“少而精”的原则，强调确保重点，对永久保管的档案从严从紧掌握，无保存价值的一律剔除，并要求重要档案建立两套，分库保存。清理鉴定工作由各单位领导干部、业务部门、档案人员组成“三结合”鉴定小组，依据国家档案局颁发的《机关文书档案保管期限表(修订草案)》，分鉴定、组卷、复查3个步骤进行。经过清理鉴定，全省县以上机关的档案总数减少近半，仅留存1081876卷，其中定为永久保存的档案79265卷，占7.3％。省级机关46万卷档案经鉴定剔除三分之一以上，留存部分定为永久保存的约7％，长期保存的约20―30％，短期保存的60％多。此次鉴定由于以备战为指导思想，掌握标准从紧从严，出现了将仍有保存利用价值的档案误判误剔的情况。继市县机关文书档案清理鉴定之后，全省各地人民公社进行了简单的档案清理工作，主要把公社本身形成的文件材料收集齐全，划分为“重要”和“一般”两部分；1962年以前的上级文件，除保留少量需经常查用的外，其余或清退至县机关，或有监督地自行销毁。
“文化大革命”初期，档案管理工作严重混乱，全省一度出现了7种不同的档案保管期限表。许多机关正常的文书档案鉴定销毁制度遭废弃，随意销毁档案资料的情况时有发生。1972年11月，江苏省革命委员会办公室档案组制订了《江苏省省级机关文书档案工作暂行规定》，将档案保管期限由永久、长期、短期改为长期(25年以上)、短期(10年至25年)、暂存(5至10年)。
1975年4月，全省档案工作座谈会针对各级机关文书档案保管期限的划分和称谓不统一的问题，重新讨论修订了《机关文书档案保管期限参考表(试行草案)》，将文书档案的保管期限统一改为永久、长期(30年至50年以上)、短期(20年以下)。该保管期限表经省委办公厅批准，印发全省县以上机关试行。
1983年4月，在档案工作全面恢复的基础上，为进一步健全档案鉴定工作制度，使档案材料的鉴定与销毁工作能够有组织有监督地进行，国家档案局颁布了《关于文书档案保管期限的规定》，将“文化大革命”前修订的《机关文书档案保管期限参考表(试行草案)》修订为《文书档案保管期限表》，明确文书档案的保管期限分为永久、长期、短期3种，长期为16年至50年左右，短期为15年以下(含15年)。同年5月，江苏省档案局印发了《关于贯彻〈文书档案保管期限规定〉的通知》，要求全省各机关、各系统按照国家档案局颁布的统一标准，结合实际编制本机关、本系统的文书档案保管期限表。1987年12月，国家档案局重新制发了《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》。从日起，全省各级党政机关、人民团体和企事业单位文书档案的鉴定销毁均执行国家统一的规定，凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。机关要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作在机关办公厅(室)主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组，坚持历史唯物主义观点，全面分析档案材料的现实作用和历史作用，提出存毁意见。对确无保存价值的档案进行登记造册，经机关领导人批准后，由两人监督销毁。
三、利& 用
文书档案的利用工作有两种方式：提供档案阅览为基本的方式；开展主动服务，是利用工作的较高层次。此外，为便于提供利用，档案室还编有各种检索工具。
(一)调 阅 制 度
民国时期，南京国民政府中央机关和江苏省机关的档案调阅制度均各自订定，文字条款一般较简略，内容主要包括：(1)利用档案的范围、对象限于机关公务活动中“承办员拟办稿件”和“各科职员处理事务”；(2)利用档案的方式为调阅原件，并可视需要借出若干时日，一般不超过一星期；(3)利用档案须由调卷人填写调卷单，注明案由、收发文字号等项，签名盖章交档案室调取。调卷单由档案室保存，俟调卷人还卷时按号注销退还。(4)如有调出文卷久未归还情况，管卷人应及时查催。在各机关制订的档案调阅制度中，最早的见于1916年7月，《江苏省长公署政务厅暂行办事通则》，较详细的是30―40年代公布的《内政部档案管理办法》、《司法行政部文卷保存规则》、《财政部直接税处调卷规则》和《江苏省政府处理公文规则》、《江苏省政府土地局管理档案调卷规则》、《江苏省政府保安处文卷保存规则》、《江苏省各县整理档案办法》等。这些《办法》、《规则》除规定了机关内调阅档案的一般程序外，还提出了一些具体的保密措施和阅卷要求，如内政部规定“调阅案件应严密保管，不得私自拆取及遗失污损。档卷一律不准携出部会，其他机关借阅须备正式函件，经批准后交档案室照办”。财政部直接税处规定“密件或有特殊性之案卷，非经主管长官允许不得调阅”。江苏省政府规定，调阅档案“如为机密文件，并应将调卷单呈送各单位主管长官批准后，方得调阅，以昭慎重”。《江苏省各县整理档案办法》要求各县政府档案室“为慎重保管起见”，特设调卷簿、还卷簿，“以便日后稽考”。省土地局对调卷人提出“六不得”要求，即“不得污损遗失，不得删改抽换，不得拆散移动，不得任人翻阅，不得泄漏机密，不得转辗移送”。省政府保安处强调，“管卷员对于卷宗须负严密保管之责，非因公凭证不得私自泄漏或任人查阅以致遗失。如有违反按其性质轻重分别予以惩处。”
江苏中共早期组织在革命斗争中，对档案文件的利用工作十分慎重。1927年1月，中共江浙区委决定建立会议记录传观制度，由基层党团组织将各次会议记录上报区委集中，再通知各部负责同志前往传阅。1929年6月，中共江苏省委建立不久，为防止档案文件散失，特在秘书处下设立了“看文件处”。鉴于斗争形势严峻，当时对查阅档案控制极其严格，一般限于少数负责同志，档案文件原则不外借，阅后即收回。抗日战争和解放战争时期，随着革命形势的好转，江苏境内各抗日根据地和解放区党政机关的文书档案利用工作有了发展，在正常情况下机关工作人员可以根据工作需要，随时查阅有关档案文件。有的机关档案室还调取档案文件，供秘书部门汇编参考资料。但由于此时处在敌我对峙和战争环境中，各机关特别重视保密工作，对利用档案的范围、数量均控制很严。
1949年8月和1950年10月，苏南、苏北行政区党政机关逐步建立起较为全面、系统的档案调阅制度。苏南、苏北两行署先后公布了《苏南行署各处局档卷管理办法》、《苏北人民行政公署档案管理暂行办法(草案)》，从调档对象范围、调档批准程序、调还卷手续、调阅期限、案卷完整与安全要求等方面，作了具体规定：调阅档案限定本机关各单位工作人员办公需要，须填调卷单或调卷请求书，经部门负责人批准，加盖公戳；机密案卷须经机关领导人批准；调卷单或在还卷时退还，或注销后留存作统计用；阅卷通常在档案室(科)，当日归还；外借不得逾期，不得转借；利用者不得自行拆订、污损、涂改档案；工作人员对调出、收回的案卷须履行检查监督责任。1952年9月，两行署从改进工作、提高效率出发，对原有的档案调阅制度进行了修订，除重申“调阅案卷以与承办人业务有关者为原则”和“调卷人应负保密责任”外，还提出了方便利用的要求。苏南行署补充了调阅非本人经办案卷和部门之间调档办法。苏北行署办公厅要求档案科根据必要与可能，印发档案索引或设立阅览室定时开放。与此同时，南京市委办公厅资料档案组制订了《档案、资料借阅暂行简则》、《出借档案、资料、书刊注意事项》。
1953年，恢复江苏省建制后，中共江苏省委办公厅、江苏省人民政府办公厅进一步修订完善了机关的档案调阅制度。1956年3月和12月，分别制订颁布的《中共江苏省委机关文书处理和档案工作暂行细则》、《江苏省人民委员会档案管理暂行办法》，对进一步建立健全机关的档案调阅制度提出了明确要求。新增了调用档案一般不超过7天；翻印档案材料应经办公厅负责人批准；特别机密和贵重的档案材料除经部门领导人特许不得外借，亦不得供人阅览；发现违反规定抽取、污损档案或其他不符原卷的情况，立即追究责任等条款。1957年5月，省委办公厅档案室首先制订了《关于调阅省委机关档案室保管的档案材料的几项规定》。按照省委、省政府两个办公厅文件精神，地、市、县机关也普遍建立或修订了本机关的档案调阅制度。
1958年，“大跃进”运动中，全省机关、团体、企事业单位档案室贯彻“以利用为纲”的方针，大力开展主动服务，出现了开架阅览、送“货”上门、电话查档等多种形式，改变了传统单一的调档方式，活跃了文书档案的利用工作。但由于当时过分夸大了主观意志的作用，忽视了档案工作本身的基础条件和客观规律，一度出现了某些不恰当的口号和做法。1959年6月以后，全省在“进一步提高档案工作水平，积极开展档案资料的利用工作，为社会主义事业服务”方针的指导下，遵循“总结经验，巩固成绩，改进作风，提高水平”的要求，档案利用工作得到了健康的发展。
“文化大革命”中，档案室正常的提供利用工作被迫停止，合理的规章制度遭到废弃。一些档案机密被少数别有用心的人窃取，用以打击迫害老干部，反所谓“资产阶级反动路线”，进行派性斗争。在错误路线影响下，有的文书档案中领导人的讲话被断章取义，扣上“走资派”帽子，有的单位党委会记录被抄成“大字报”公开张贴，还有人为搞所谓“大批判”，随意抽取公布干部档案，甚至发生挖、撕、改档案的情况，造成了严重的后果。
1979年至1981年，全省机关、团体、企事业单位恢复建立文书档案工作，档案室的提供利用工作重新走上正常轨道。1983年4月，国家档案局制定的《机关档案工作条例》颁布后，各机关档案室结合实际进一步完善调阅制度，根据不同档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。随着党和国家的工作重心转向经济建设，80年代文书档案的利用工作发生了根本性变化，由主要为阶级斗争服务转向为经济建设和各项事业的发展服务。提供利用的方式也从客观需要和实际条件出发，不拘一格，灵活多样，除调阅档案外，还普遍新增了咨询服务、代查代摘、利用静电复印技术提供复制件等便利快捷的方式，并通过编印各种档案汇编和参考资料，变被动服务为主动服务，调档数量大幅度上升，为各项工作查考、领导决策、落实政策、编史修志发挥了重要的作用。据统计，1992年，全省省直机关、大型企业和省级、地市级文化、科技事业单位档案室共接待查档310918人次，提供档案资料484159卷次又107378件次。调档的数量和利用效果达到历史最好水平。
(二)检 索 工 具
民国初期，国民政府中央机关和江苏省、南京市政府机关的档案室，一般备有两种检索工具――《档案总目录》，依归档时间顺序流水登记；《档案分类目录》，将全部档案分类后，依时序编排登记。检索工具的形式多为簿册(书本)式，少数档案室同时备有卡片式检索工具。
30年代，在“提高行政效率”的口号下，机关档案室推行“文书档案连锁法”，直接以总收发文簿代替档案总目录簿，以分类簿作分类目录簿。有些基础条件较好的档案室，如省政府档案室、省人事处档案室编制了《档案索引簿》、《档案目录表》和《专题卡片》。1935年8月，省政府颁布《江苏省各县整理档案办法》，要求各县政府档案室必备4种登记簿表，即《档案分类登记簿》、《收文(或发文)号数与档案号码对照表》、《卷宗卡片》、《盗匪窃贼暨反动分子案件登记卡》。
40年代中、后期，各级机关档案室多数备有簿册、卡片两种形式的检索工具，其种类、数量则因各档案室情况差异而多寡不同，较齐全的如内政部档案室，有《总收发文簿》、《稿号及发文对照表》、《档案参见表》、《分类目录表》、《收发文及档号对照表》5种检索工具，江苏省政府档案室制有《档案总登记簿》、《档案总目录簿》、《档案分类卡片》3种检索工具。
中华人民共和国成立后，1949年至1952年，苏南、苏北党政机关初建档案工作，管理人员缺乏，档案未及系统整理，档案检索工具的编制因此滞后，多数单位仅有一至两种《案卷总目录》和《案卷分类目录》，查找利用档案甚感困难。
1953年，恢复省制后，江苏省政府对所属委、厅、局、院、署、行、社提出了编制4种档案检索工具的要求：(1)文件编制总号；(2)按分类目录编号，登录索引卡片。不使用卡片管理的部门，应登录案卷分类登记簿；(3)按卷内文件收发字号分别填制收发文号与卷号对照表；(4)按另存附件登录另存附件登记簿。
鉴于卡片式检索工具具有调整灵活、查找方便的优点，1956年初，省级机关档案室重点试行编制索引卡片。是年1月公布试行的《江苏省人民委员会档案管理暂行办法》为此专门规定：“档案科、室根据各单位工作需要或单位提出的要求，编制专题卡片、索引卡片，从档案中提供有关材料。编制专题索引卡片必须根据工作要求，拟订查找文件计划，进行编制，并拟订卡片系统化方案、排列卡片”。到60年代初，全省各级机关档案室已编有多种类型的专题卡片、目录和索引。
“文化大革命”中，初具规模的文书档案检索体系遭到人为破坏，损失殆尽。
1979年，文书档案工作恢复之初，除省、市级少数机关档案室编有两种以上检索工具外，多数档案室仅有《案卷目录》“一本帐”。进入80年代后，随着社会主义现代化建设事业的迅速发展，各项工作利用档案的需求不断增加。各级机关、团体和企事业单位档案室为了适应客观需要，做好档案的开发利用工作，按照国家档案局和省档案局提出的“检索工具系列化”、“著录标引规范化”要求，根据各自形成的文书档案的特点和实际利用需求，积极完善档案检索系统，普遍开展了文件级目录的编制，新增了以案卷目录加卷内文件目录编制的《全引目录》，以每年收发文簿加工编制的《文号与卷号对照簿》，以机构变动、任免奖惩或各项业务工作为专题编制的《专题案卷索引表》、《专题文件卡片》、《专题文件目录》，以介绍本单位全部档案内容为主的《全宗介绍》，以及《案卷分类索引》，《人物卡》等等。档案管理人员凭借检索工具，全面、系统地掌握本机关档案的主要成分与内容，查全率、查准率和调卷速度普遍提高。省委办公厅、省教委、省外事办公室、南京市委组织部、南京自动化研究所和南京大学、华东工程学院、南京师范大学、南京中医学院等单位开始把档案工作纳入机关办公自动化和信息管理系统，采用电子计算机进行档案信息存储和著录标引，检索手段已发展到科学化现代化水平。
(三)档 案 编 纂
1951年12月，苏北区党委召开直属机关收发、档案工作会议，决定对今后的档案工作采取5条措施，其中第一条要求区党委办公厅总档案室“着手建立档案工作，将现有工作提高到整理、编纂和主动向领导提供利用上”。当时，多数机关的档案工作刚刚建立，整理任务相当繁重，但在人员配备较齐，基础工作完成较好的区党委、行署机关档案室，编纂档案，主动服务，已提上工作日程。
1958年4月，全国档案工作会议提出“以多快好省地开展对档案资料的利用为纲”的工作方针。在这个方针指导下，全省各级机关、团体、企事业单位档案室把利用工作放在首要位置，纷纷开展档案资料的编纂，编发的种类有大事记、专题文件汇编、统计数字汇编、工农业生产概况、乡(镇)志、县志，等等。其中，虽然存在一些形式主义的东西，但在当时对活跃档案室的利用工作、主动为各项建设事业服务确实起了一定的积极作用。
1978年，中共十一届三中全会以后，档案工作的重心转向为经济建设服务。编纂档案作为开发利用档案信息资源，主动系统提供服务的有效形式得到大力提倡。开展编纂工作的档案室依照“紧密结合实际，从工作需要出发”的原则选题，力求针对性强，方便实用，编纂较多的有机关大事记、组织机构沿革等。
1984年10月，江苏省档案局制发《1984年―1985年江苏省省级机关档案工作业务建设标准》，提出省级机关档案室应编制5种以上参考资料(包括法规性文件汇编)。
1986年初，江苏省档案局总结了全省档案室编研工作发展势头好但不平衡的情况，进一步提出，省、市、县级机关和重要单位的档案室，必须每年编写本机关、单位大事记。同时，将其作为档案室业务建设的重要内容，纳入检查评比的范围。据不完全统计，到1992年，各级档案室编有大事记、沿革、概况、会议简介、专题史料、基础数字汇编、文件汇编、史志等8大类数千种档案参考资料。如“沿革”类有《机关历史沿革》、《主要领导人变动情况》、《组织机构沿革》等；“专题史料”有《地震史料》、《气象史料》、《优质名牌产品汇集》等；“基础数字汇编”有《全省国民经济和科技简况资料》、《历年固定资产总值》、《历年疾病、传染病发病率和死亡率情况表》、《三十年物价资料》等。苏州大学档案室根据室藏档案和人员力量，选择实用、急需的题目，花3年时间系统编辑了学校基础数字统计、学校基本面貌、学校政治和科技活动情况、学校各方面人事状况、学校现行规章制度共5类34个专题的参考资料。省、市、县的一些机关档案室直接参与了本部门、本系统、本行业的组织史、专业志、行业发展史的编纂工作。有的区、乡、镇档案室利用档案编辑区、乡(镇)志和年鉴，受到利用者好评。
四、移& 交
文书档案的移交有两种情况，在档案馆成立之前，机关撤销或合并，其档案移交上级主管机关或同级有关机关保存；档案馆成立之后，除撤销机关的档案须全部移交档案馆保存外，现行机关也要定期分别把具有永久和长期保存价值的档案向档案馆移交。
1912年1月，中华民国临时政府在南京成立。3月，临时政府大总统孙中山就撤销大本营一事指示参谋部：“民国统一，战事终息，大本营名目，应立即取消，所有关防、案卷等即交参谋部存储，以资查考。”①
①& 《南京临时政府公报》第四十九号。
日，国民政府为筹建国史馆，颁布《整理国史及档案办法》，规定：“中央及各地方政府暨其附属机关并公共团体所有档案，均应每年登记一次，并呈报上级机关转送国立档案库存查”。但该规定因种种原因，实际并未实施。
日，鉴于国史馆筹备委员会正式成立，并已开始征集史料，国民政府再次发出《关于废存旧档移交国史馆筹委会保存的训令》，要求各部、院、会及省市政府旧存档案，不限年代、类别及文件残完，凡本机关认为无须保存时，概移交该会保存。同年10月25日，国民政府又公布《各机关保存档案暂行办法》，规定各机关须在6个月内将全部档案造具有录由之登记目录一份，送国史馆筹委会备查。此后新归档案卷每半年造送目录一份。各机关认为无须保存的档案，先造具清册两份送会核查，凡与国史有关的均检出移交。据统计，自1942年至1946年，各机关档案室移交国史馆筹备处的档案有4000多捆又120多箱。
日，国民政府得悉党政军机关还都前发生擅行焚毁、抛弃档案事件，即发出《关于接收党政军机关旧档的训令》，通饬党政军所属各机关将所有无须保存的档案，尽于还都之前，一律造册移送国史馆筹备委员会、中央党史编纂委员会联合办事处，不得擅行焚毁或抛弃。各机关移送旧档时，须造具清册一式两份，内详编号摘由。交接清讫后，由联合办事处盖用印信，并由正副主任督同接收人员，会同移送人员，分别盖章，一份存办事处，一份还原机关。据1947年9月《国史馆接收各机关移送档案一览表》载，党政军机关移交旧档案共133272宗。
中华人民共和国建立后，随着社会主义革命和建设事业的发展，各级党政机关形成的文件材料日益增多，机关档案室受人员力量和保管条件的限制，不能作为长久集贮重要档案的基地。因此，日，《苏北人民行政公署档案管理暂行办法》提出：具有政治、科学与历史价值的文件资料和具有长期的实际意义的案卷，自处理完毕之日起，在档案科保存10年后，送交国立档案馆长期保存。
苏南、苏北行政区建制撤销后，按照集中管理档案的原则，并利于保持各项工作的历史联系，方便查找利用，前两区党委、行署机关的的档案和同时撤销的常州及1958年4月撤销的松江两地委、专署机关的档案，全部按照党、政系统归属，分别移交中共江苏省委办公厅、江苏省人民政府办公厅的档案室保存。两区党、政机关各职能部门的档案，相应移交给省有关部、委、厅、局档案室保管。据统计，两区党委移交省委办公厅的档案资料共23663件，两区行署移交省人民政府办公厅的档案资料共111747卷。
1955年3月，江苏省一届人大二次会议选出的省人民委员会决定调整工作机构，撤销原省人民政府所属政法、财经、文教3个委员会，设立政法、文教、工业、财粮贸、农林水、交通、国家资本主义7个办公室。为了保证撤销机构的档案资料不遭毁坏和散失，省人委专门发文，强调撤销的各委员会须将收到、发出的和内部使用的一切文件材料、电报、信件、印模、簿册、图表、照片等的原稿与印本全部清理，集中移交相关机构。同年4月27日，省人委为指导全省各级政府机关做好机构调整中的档案管理工作，向所属各工作部门、各专署、市、县人委颁布了《关于机关组织机构变动撤销后的档案管理办法》，规定机关部门撤销时，全部档案除干部档案材料应随干部转移外，均应整理移交同级政府的办公厅(室)或上级政府的办公厅(室)保管，不可分散；机关或部门撤销后有未办理结束的案件，应交由有关机关或部门继续办理，待结案后即作为该机关或部门的档案保管；临时设置的机构，当其任务终了时，其档案材料应集中移交同级政府的办公厅(室)或有关部门。此外，还规定了机关合并、分设、合署办公以及改变名称后档案的处理办法。
日，《江苏省人民委员会档案管理暂行办法》制定颁布。该《暂行办法》除对机关撤销、合并、分设、合署、改称后档案的移交处理办法作了正式规定外，还要求省人委所属各厅、委、局、专员公署档案室(科)必须按照规定，把长期保存的档案材料向指定的档案馆移交。日，《中共江苏省委机关文书处理工作和档案工作暂行细则》也要求部门撤销时，须将全部档案材料连同案卷目录移交省委机关档案室暂行保管，以便将来向党的档案馆移交；临时设置的机构当其任务终了时，其全部档案材料应立成案卷，连同案卷目录向省委办公厅移交。同时指出，各级党委机关档案室(科)的任务之一，是在中央和地方党的档案馆成立之后，按规定将长期保存的档案材料向档案馆移交。党、政两个档案管理法规的颁布实施，标志着江苏省党政现行机关和撤销机关的档案移交制度正式确立。
1957年，根据中央关于精简机构，减少层次，加强基层的精神，全省开展了撤(并)区并乡工作。省委、省人委先后发出《关于在撤(并)区并乡工作中档案材料处理问题的几项规定》和有关通知，及时作出部署和指导。各地实施区、乡撤并前，首先集中人员对档案材料进行清理立卷。撤销的区委、区公所，其档案分别上交县委办公室、县人委办公室；并乡时，档案移交给合并的大乡单独保存；一个乡被划分并入几个乡时，其档案统一保存在被并入地区较大的乡。撤销的区级企业、事业单位，其档案移交上级业务部门保管；合并的则移交有关部门单独保管。此次撤(并)区并乡虽涉及范围较广，但由于各级党委、政府缜密组织，严格检查，基本没有发生失泄密和损坏档案的情况。
1958年，江苏省开始分级筹建统一保管党政档案的地方档案馆。各级党政机关分别将各自保管的革命历史档案、旧政权档案、建国后撤销机关档案和部分现行档案集中清理，登记造册，分批向同级档案馆移交。据1959年底统计，省级机关移交省档案馆档案共有71个全宗63487卷、资料18000册。其中，革命历史档案32个全宗7300卷，旧政权档案31个全宗34295卷，建国后撤销的省级和地专级机关档案8个全宗21892卷。市、县机关建国前档案不多，移交的重点为建国后档案，据统计，各市、县党委、人委及所属部门档案室共向同级档案馆移交需永久和长期保存的档案共1319个全宗543094卷。同时还移交了大量报刊资料。
60年代初至中期，江苏全省开展了大规模的国民经济调整和党政机构精简工作。江苏省档案局先后于1962年4月、1965年12月发出通知，就调整、精简机构时档案材料的处理问题提出具体意见，要求撤销、调整的机关和“关、停、并、转”的企业、事业单位，分别将档案移交有关机关或同级档案馆保存。此项移交工作至1966年上半年基本完成。
1966年，“文化大革命”开始后，江苏省各级党政机关出现了大变动，有的被“夺权”，有的被合并。在“打、砸、抢”风盛行时，一些地方发生了冲击档案室的严重事件。而此时，按照中共中央办公厅批准发布的《机关档案工作通则》规定，“省级和地(市)级机关保存档案的年限为15年左右，县(市)级以下机关保存档案的年限为5年左右”，全省各级党政机关保存的档案，绝大多数已满或接近本机关保管年限，可以移交同级档案馆保存。为了确保党和国家机密的安全，1968年底，按照江苏省革命委员会办事组的意见，原中共江苏省委、江苏省人委的档案移交省档案馆。1969年1月，省革委会办事组又发出《关于认真做好文书档案材料清理移交工作的几点意见的通知》，要求原省级机关各部、委、厅、局将历年来的文书档案材料彻底清查，整理立卷，移交档案部门集中管理。1970年10月，省革委会办事组再次发出《关于进一步加强档案工作的通知》，要求各专区、市、县革委会办事组加强领导，认真做好撤销机关档案材料的交接工作。到1971年，全省“文化大革命”前党政机关的档案移交工作基本完成，移交总数达50多万卷，使一大批重要档案得到妥善保护。
80年代初，为适应新时期党的工作重心转移，加速社会主义现代化建设，江苏省先后进行了以经济体制改革为中心的一系列重大改革，包括党政机构改革、行政体制改革等。日，省委办公厅、省人民政府办公厅联合转发省档案局《关于在机构改革中加强档案材料管理工作的意见》指出，各有关机关、单位要认真做好档案的交接工作，防止散失和损毁，以确保档案的完整与安全。根据省委、省政府两办公厅指示和省档案局的具体意见，省、地、市、县撤销机关单位的档案，分别移交同级档案馆；各地党委、政府派驻外地的办事机构撤销后，其档案材料移交派出机关同级的档案馆保存；上级业务主管部门和当地党委、政府双重领导的机关撤销后，其档案材料原则移交所在地方档案馆；县以下行政机关撤销后，其档案材料移交县档案馆；合并的机关、单位，其档案材料经整理移交给合并后的机关档案室，以单独全宗保管；苏州、镇江、南通、徐州、扬州、盐城、淮阴7个地区的地委、行署机关与市合并后，其档案材料全部移交给合并后的市档案馆。此次移交档案虽然面广量大，但由于各级党委和政府高度重视，加强领导和协调，档案室、馆通力合作，保证了任务圆满完成。此后，各地配合中心工作建立的整党办公室、核查办公室、经济案件办公室、工业普查办公室等临时机构，在结束工作时，其档案材料全部经过系统整理，完整地移交给同级档案馆保存。
1983年4月，《机关档案工作条例》经中共中央办公厅、国务院办公厅颁布实施。全省各级党政机关、团体、事业单位在完成清理“文化大革命”以来的积存文件后，开始执行新的文书档案移交规定，将已在省级机关保存20年左右需要永久保存的档案，已在市、县级以下机关保存10年左右需要永久和长期保存的档案，连同案卷目录和有关检索工具、参考资料，有计划分步骤地向同级档案馆移交。仅1983年至1986年4年间，全省各级机关、团体、事业单位档案室移交同级档案馆的文书档案就达879096卷。为建国以来范围最广、数量最多的一次。