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档案统计教学技术方案.ppt 48页
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格式如下：总 登 记 薄 案卷目录号 案卷目录名称 所属年度 案卷收入 案卷移出 （或销毁） 目录中 现有数量 备注 移入日期 目录中数量 实收数量 移出日期 移往何处 移出原因与文据 数量 米 卷 米 卷 米 卷 米 卷 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 4．档案收进移出登记表 日期 部门名称 经办人姓名 变动原因 （收进或移出） 变动案卷数 库存案卷累计数 永久 长期 短期 合计 永久 长期 短期 合计 二、档案馆的登记和统计工作 档案馆常规统计工作有： （一）收进登记薄
顺序号 收到日期 移交单位 接收材料依据 全宗名称 所属年代 数量 档案状况说明 全宗号 备考 卷 米 （二）全宗名册 全宗名册是用来统计档案馆保存档案的全宗数量，并固定全宗顺序号的登记表册发。格式如下：
全宗号 全宗名称 案卷目录起止号 起止年代 档案数量 其
中 存放位置 初次入馆日期 移出说明 卷 米 永久 % 长期 % （三）案卷目录登记薄 案卷目录登记薄是用来统计档案馆内各个全宗案卷目录的数量，固定案卷目录顺序号的表册。格式如下：
全宗号 案卷目录号 目录 名称 所属 年代 案卷 数量 目录 页数 目录 份数 保管 期限 移出 说明 备考 （四）档案馆基本情况表（即国家档案局制发的档统3表） 用表格的形式将档案馆的基本情况统计出来，上报上机主管部门，以指导下一年的档案工作。 比如：馆藏全宗187个，馆藏档案95米，按件归档案2米。声像档案64盘，照片档案13164张，底图7589张，光盘138张，缩微卷片10000幅（438米），图书资料14453册（其中地方资料1131册）。破产转制企业寄存档案112991卷（册）。2007年度，县档案馆共接待利用档案2425人次、7936卷（件）次，其中，公民个人利用1500多人次、2500卷（件）次。
三、统计报表的编制 统计报表就是档案室、档案馆以及下级档案事业管理机关，按照统一的规定向上级以表的形式报送档案统计资料。 下面以国家档案局制发的档统4表为例，说明编制统计报表的方法。
大型工业企业档案工作基本情况表 档统4表 制发机关：国家档案局 20
国家统计局 填报单位：
机构 定编 现有专职人员（人） 兼 职 人 员 保存资料 现有库房面积m2 总计 年龄 文化程度 档案专业程度 干部专业技术职务 种 册 五十一岁以上 三十六岁至五十 三十六岁以下 大学毕业 高中 初中及以下 大学毕业 中专 职 业 高 中 训 练 班 研究馆员 副研究馆员 馆员 助理馆员 管 理 员 中专 普通高中 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 合计 档案室 档案馆 另外，还有档案数量、档案借约利用情况、本年编研档案资料、设备（台）等。统计时注意： 1．要认真阅读说明和指标解释，了解指标的含义、范围、计算方法，指标之间的关系，等。如表中“现有专职人员”是指企业档案部门的全部固定职工； 2．使用的计量单位应该符合要求，如“现有库房面积”“档案数量”的内容和计量单位都作规定和说明。 3．以前档案数量常用“卷”来计量，但由于卷的厚度不同，因此不太准确，现逐渐采用国际做法，采用“米”做单位
四、档案事业管理机关的统计工作 各级档案事业管理机关对所属业务指导工作范围以内的档案材料、档案工作情况和档案工作人员构成等基本情况，应该具体、精确、系统地了解，以便根据上级的指示结合所属地区、单位的实际情况，进行业务指导工作。 档案事业管理机关的统计工作，一方面依靠所属档案馆（室）填报登记、统计报表和卡片，另一方面也可以根据填报来的材料进行综合分析，按照工作需要拟制填写其他统计表。 档案事业管理机关的统计工具主要是全宗卡片和全宗变化情况年度报表等，以后随时补充。还可以进行综合统计：档案机构、人员情况、档案数量与状况、档案提供利用情况等等。
限 备 注 卷 张 永
期 小计 （1）全宗卡片。它是档案事业管理机关掌握本行政区域内各档案馆保存的全宗状况和全宗分布情况的一种登记形式。卡片由档案馆填写，并向档案事业管理机关报送。档案事业管理机关收到全宗卡片后，要进行全面检查，然后按档案馆集中，以全宗顺序号排列保管。 （2）全宗变化情况年度报表。档案馆向档案事业管理机关报送全宗卡片后，每年应向档案事业管理机关报送全宗变化情况年度报表，说明每一全宗内档案增减变化情况，档案事业管理机关将报表反映的情况填在全宗卡
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39页40页38页40页68页205页63页43页37页51页无法找到您所访问的页面细“数”档案事业发展成就
——从统计数据看党的十八大以来砥砺奋进的辽宁档案事业
作者：辽宁省档案局馆长 许桂清
来源：中国档案报
辽宁省各类档案馆馆藏电子档案数量
辽宁省各类档案馆档案编目情况（机读目录）
党的十八大以来，辽宁省各级档案部门在省委、省政府正确领导和国家档案局精心指导下，紧紧围绕贯彻党的十八大精神和服务辽宁老工业基地全面振兴的中心任务，认真贯彻落实省委、省政府工作部署,主动适应经济发展新常态，目标明确、主线清晰、积极作为、勤勉务实，全省档案事业取得了辉煌成就。
在档案机构保持稳定方面。党的十八大以来，全省档案事业机构发展总体保持稳定。其中，各级档案行政管理部门及国家综合档案馆、国家专门档案馆个数保持稳定；由于破产转制等原因，企事业单位档案馆数量略有变化；随着档案工作的大力推进，各级机关、部门档案意识的提高，2012年，档案室数量为6176个，2016年年底，全省的档案室数量为6569个，较2012年增长6.36%。
在档案人员文化程度提高方面。党的十八大以来，全省档案专职人员数量略有减少，但队伍结构更趋合理。2016年，全省专职档案人员中，大专以上文化程度人员所占比例为95.62%，相比2012年的93.43%有所上升；中专、普通高中、初中及以下人员所占比例进一步下降。这表明，全省档案专职人员的文化素质逐年提高。
在档案资源日益丰富方面。2016年，全省各级各类档案馆馆藏档案2014.5万卷、932.3万件，馆藏资料141.6万册，分别比2012年增长了21.6%、65.2%和11.1%。其中，国家综合档案馆保管档案1086.3万卷、831.3万件，馆藏资料123.4万册，分别比2012年增长了10.9%、68.9%和1.6%。全省各级各类档案馆馆藏照片131.5万张，比2012年增长了19.6%。其中，国家综合档案馆馆藏照片82.6万张，比2012年增长了27.9%，各级各类档案馆保管录音录像档案6.2万件，比2012年增长了28.9%。全省各级各类档案馆馆藏文书类电子档案3412.7万件，比2012年增长了688.6%；馆藏档案数字化副本197.8万卷、190.3万件，分别比2012年增长了186.5%和78.7%。其中，国家综合档案馆馆藏文书类电子档案838.7万件，比2012年增长了407.2%。由此可见，党的十八大以来，全省各级各类档案馆馆藏进一步丰富，其中，以件为保管单位的档案以及电子档案等增长迅速，这与文书立卷改革的推行和档案信息化建设的发展有关。此外，各级各类档案馆更加注重照片档案、录音录像档案等多门类档案的接收和征集，档案资源更加齐全完整。
在档案馆基础业务工作加强方面。一方面，档案接收征集工作稳步开展。党的十八大以来，全省综合档案馆共接收档案151.2万卷、467.3万件。此外，全省综合档案馆广泛开展社会征集工作，将家谱、名人、婚姻、财会、诉讼等具有地方特色以及与人民群众利益密切相关的文件资料征集进馆，共征集4万卷（件）。档案馆馆藏进一步丰富，馆藏结构进一步改善。另一方面，档案编目工作有序进行。截至2016年年底，全省各类档案馆已录入案卷级机读目录1899.63万条、文件级机读目录6336.93万条，比2012年分别增长了113.7%、25.5%。数据显示，党的十八大以来，机读目录的著录条目增长明显，为档案的开发利用提供了便利条件。
在档案数字化工作持续推进方面。党的十八大以来，各级档案部门持续推进档案数字化工作，“存量数字化、增量电子化”战略目标在全省得到坚决贯彻；严格执行《纸质档案数字化技术规范》等国家标准和行业标准，确保纸质档案数字化成果的标准化。2016年，全省综合档案馆馆藏档案数字化副本达到12456.1万画幅，比2012年增长了290.9%。其中，省档案馆自2013年以来，持续将档案数字化作为中心工作，4年间累计完成馆藏档案数字化7300余万画幅，超额完成数字化工作任务。
在档案科研教育工作健康发展方面。党的十八大以来，档案科研工作进一步加强，全省有10项成果获国家档案局科技成果奖，省档案局共评出155项省级优秀科技成果奖；全省档案人员接受岗位培训、继续教育、专题培训等多种形式的在职培训教育，努力提升档案专业素养与工作能力，5年间累计培训档案人员12746人次。
在加快档案馆舍建设步伐方面。在国家和省有关部门的支持下，党的十八大以来，档案馆舍建设步伐进一步加快。建筑面积8万余平方米的省档案馆新馆于日正式开馆运行，极大地改善了档案服务软硬件设施，提升了综合服务水平；大连市扩建了档案馆，盘锦市等新建了档案馆，沈阳市辽中区、法库县，大连普兰店区，锦州黑山县等17个县（市、区）新建、扩建了档案馆。截至2016年年底，全省综合档案馆建筑面积达到35.8万余平方米，库房面积达到14.1万余平方米，分别比2012年增长了42.4%和45.5%。党的十八大以来，全省综合档案馆建设共得到中央、省级财政支持31328万元；全省档案事业投入年均增长35.0%。2016年，全省综合档案馆事业费达到13581.59万元，是2012年的3.3倍。
在完善档案馆服务功能方面。党的十八大以来，全省各级档案部门加强了服务窗口建设，竭诚为百姓查阅档案提供便利。各级各类档案馆共接待利用者722.9万人次，提供利用档案资料993.5万卷、件、册；全省各级各类档案馆公开出版80种出版物，总字数达到约4000万字；全省各级档案馆继续围绕党委和政府中心工作，发挥爱国主义教育功能，共举办572个展览，64.6万人次参观了展览；各级综合档案馆纷纷设立政府信息查阅服务中心，共接待查阅者3.6万人次，提供已公开现行文件6万件次。
近年来，根据全省优化营商环境工作部署，落实省委、省政府关于开展“优化营商环境建设年”的决定，省档案局制定了《辽宁省档案局（馆）优化营商环境　开展专项整治工作实施方案》。2015年，省档案局成为首批进驻省政务服务大厅开展对外审批服务的41家单位之一，确保所有行政审批事项实现“一站式”服务，做到“中心之外无审批”。截止到2016年年底，共完成行政事项审批23件。
在省委、省政府的重视和支持下，全省档案事业发展环境得到进一步改善，许多制约档案事业发展的瓶颈问题正在逐步解决。全省各级档案部门狠抓档案基础业务工作，更加注重发挥档案工作服务大局、服务社会、服务群众的作用，全省档案事业已初步形成档案资源日益丰富、布局相对合理、管理利用逐步走向现代化的良好局面。然而，全省档案工作仍存在一些亟待解决的问题：档案事业未能与国民经济社会发展同步；基础设施建设投入不足的问题依然存在；档案资源开放利用工作有待进一步加强；档案人员专业素质不适应档案事业发展需要，档案干部队伍建设需要持续加强。
站在新的历史起点，全省各级档案部门仍将以更加科学、更加有效的思路举措，围绕省委、省政府中心工作和人民群众的需求，进一步夯实基础业务工作，充分发挥服务功能，纵深推进全省档案事业发展。
（本文图表由辽宁省档案馆提供）
原载于《中国档案报》日 总第3133期 第三版
责任编辑：王亚楠
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档案文件查阅
县档案馆馆藏档案的价值鉴定
作者：秦立丽&&来源：/&&更新时间：
县档案馆馆藏档案的价值鉴定
档案价值鉴定,是指档案工作者主体在档案价值认识的基础上对档案有无价值和价值大小的评估和预测。档案价值鉴定是档案工作的核心内容,也是整个档案工作赖以存在的基础。鉴定工作搞不好,就会造成馆藏档案的良莠不分,影响馆藏档案的优化。因此,搞好馆藏档案价值鉴定是当务之急。档案价值鉴定工作是一项十分严肃的科学劳动,没有科学的理论作指导,没有高素质的鉴定工作人员,没有严格的组织管理,就不能搞好。&　　一、根据国家档案局新制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,制定馆藏档案价值鉴定的新标准&　　制定档案价值鉴定的标准,是做好档案价值鉴定工作的第一步。按照之前使用的档案保管期限表“对号入座”的方法鉴定档案价值,可能产生有的档案过量保存或档案价值划分不当的现象。例如在鉴定平谷区政府档案过程中,依照之前的文书档案保管期限表,工人转正定级审批表、招收录用退休工人子女的证明申请表、干部介绍信存根等涉及个人的档案的保管期限都是长期。而新的《平谷区机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则(试行)》(以下简称《实施细则》)中,贯彻了科学发展观中的以人为本原则,凡是涉及个人的档案,如职工录用、转正、定级、辞职、离退休等文件材料以及职工调动、工资、党团组织关系介绍信及存根保管期限都定为永久。这样看来,之前的文书档案保管期限表确实存在档案价值划分不当的现象。再例如工会永久档案81号卷中,《平谷县工会副主席1986年在经委、科协联合召开全县生产技协会议上的讲话和单位发言》,按照新的《实施细则》划定保管期限10年即可。由此可见,由于保管期限不当造成的过量保存情况也是存在的。&　　为解决这个问题,笔者认为,既然是开展档案价值鉴定工作,就应以最新的文书档案保管期限为准则,避免档案价值划分不当的现象发生。因此,笔者在档案价值鉴定中以《实施细则》为鉴定标准,在档案价值鉴定工作中,边工作,边实践,边总结。&　　二、遵循档案价值鉴定大原则不变,根据实际情况对馆藏档案价值鉴定的原则进行补充&　　档案价值鉴定的原则,除遵循从国家和人民的整体利益出发,坚持全面的、历史的、发展的观点,以文件来源、形成机关在社会结构中的职能作用和档案承载的内容信息为基本要素,准确、客观判定档案保存价值的大原则外,根据实际情况,还需遵循以下几条鉴定原则:&　　1、以人为本原则。科学发展观的核心就是以人为本。因此,在鉴定过程中,要始终以科学发展观为指导,把广大人民的利益放在首位。对档案中涉及个人的信息,延长其保管期限。例如涉及个人的录用、转正、聘任、调资、定级、离退休、死亡、抚恤等文件保管期限全部由长期改为永久。&　　2、高龄档案受到尊重原则。对形成时间相对久远的档案其保管期限适当提高保管期限的原则。例如对解放前及新中国刚刚成立时期的档案,由于年代久远,基本上采取永久保存。&　　3、物以稀为贵原则。对保存数量较少的档案应采取保管期限适当提高的原则。例如对文革、四清等政治运动中形成的档案,由于数量较少,基本上也采取永久保存。&　　4、从低复审原则。对其价值难以把握,保管期限可长可短的档案首先确定最低保管期限,实行重点复审的原则。对有疑问的档案进行登记,由鉴定验收小组共同探讨决定该档案的保管期限。&　　5、以“我”为主原则。“我”即立档单位,鉴定过程中,鉴定人员进行换位思考,把自己放在立档单位的位置上考虑问题,确定案卷的保管期限。例如本单位对一些重要问题的请示,虽然上级单位没有批复,本单位的保管期限也应定得长一些,以后出现问题就可以分清责任。&　　6、集中讨论原则。对保管期限有疑问的档案,由鉴定小组研究讨论后,确定其保管期限。参与鉴定的工作人员在遇到问题时要共同探讨,以求得最佳解决方案。例如鉴定长期档案过程中,发现有些长期档案需要转永久,有些长期档案需要转短期,这样登记起来比较乱,容易出现差错。经鉴定小组工作人员共同协商,决定只将长期档案中需要转永久的档案挑出来,其余保管期限不变,到期后再做这部分档案的到期鉴定。通过集中讨论,解决鉴定工作中遇到的难题。&　　三、以立档单位的职能为标准,确定档案的重要程度&　　根据《实施细则》规定,对于普发性文件、同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料以及机关联合行文的文件材料,重要问题的永久保存,一般业务问题按10年保存。这里对重要问题和一般问题没有明确的解释,要靠鉴定工作人员自己判断。针对这一问题,笔者认为,在鉴定中要以发展的眼光看待问题,一要依据立档单位的职能,凡是立档单位职责范围之内的,针对本机关主要业务并要执行的,就是主要问题,否则就是一般问题;二是以人为本的,凡是涉及个人切身利益的,就是主要问题,保管期限就应从长。例如平谷县政府批转县公安局《关于城关镇,城关公社暂住人口调查和处理意见的报告》卷属于政府职责范围之内问题,其保管期限就应从长。再如《1983年平谷县政府加强和改革农村统计工作的通知》就属于年度性专项通知,原保管期限即可,就不必转永久保存。
四、根据档案鉴定销毁制度,确定档案鉴定完成后实体档案的处理&　　鉴定工作完成后,会产生大量需转期档案。对这批档案如何处理,是一项非常重要的工作,只有将这项工作做好,档案价值鉴定工作才算圆满完成。但转期档案如何处理,是一个较难解决的问题。针对这个问题,笔者认为,应从以下几方面入手:&　　 (一)复审:成立档案鉴定工作领导小组。由主管档案工作的档案馆馆长、管理科科长、指导科科长、法制科科长等组成。每一个全宗的档案鉴定完成后,就召开鉴定工作会议,由该全宗鉴定人员汇报鉴定情况,鉴定小组讨论需转期档案的保管期限是否适宜,最终确定其保管期限。&　　 (二)审批:每一个全宗的档案鉴定完成后,全宗鉴定人员撰写该全宗鉴定工作报告,并将该全宗所有转期档案进行详细登记,登记内容包括全宗号、目录号、案卷号、案卷内容、原有保管期限、鉴定后保管期限、转期理由等内容,制作成转期档案统计表,由档案鉴定工作领导小组对档案鉴定工作报告及转期档案统计表进行审批。为增强鉴定领导小组成员对复审工作的责任感,每一位鉴定领导小组成员都须在鉴定工作报告及转期档案统计表上签字。&　　 (三)调整实体卷:实体卷的调整,分为以下几种情况:1、永久档案中的转期档案,由于原保管期限定为永久,有一定的历史原因,不宜马上转为短期销毁,根据《实施细则》规定以30年期限为准进行保管。原有位置不变,在案卷目录中注明转短期。到期后再做到期鉴定销毁。&　　2、长期档案转永久保存的档案,如原来招工、党组织关系介绍信、职工调动手续等方面的档案,由于原有保管期限为50年,保管期限本身就较长,为了尽量保持该全宗原貌,同时减少工作量,档案位置暂不变动,在目录中注明该卷转永久,在该卷卷皮上同样注明转永久。3、长期档案中不转永久的档案,按原保管期限不变,到期后再做鉴定销毁。4、在需要销毁的案卷内发现个别重要的档案,则必须将其取出另行保存,其他档案可以销毁。取出的个别档案,如与其他相同年份的档案有关联,可与其他相同保管期限的档案合并定卷,抄写卷内目录,修改案卷封皮,并在备考表中写明具体情况;如与其他相同年份的档案没有关联,可单独立卷,排在案卷所属年代的相同保管期限的最后一卷,用小号标注,并在备考表中说明。&　　五、通过对参加鉴定工作人员的培训,提高鉴定工作质量&　　由于档案鉴定工作是一项难度较大的技术性工作,档案工作人员的知识背景、认识能力、工作经验等方面都有一定的差异,因此他们对同一份档案所做出的价值判定往往有很大的不同,使档案鉴定工作带有极大的人为因素。为解决这一问题,档案工作人员随着档案事业的发展,要不断充实自己,学习新知识、新技能,不因循守旧。&　　在实际鉴定工作进行之前,要组织全体鉴定人员集中统一学习。一是学习和掌握档案价值鉴定的原则;二是学习和掌握档案工作政策法规和标准,并要求在工作实践中用心研究和探索;三是学习档案价值鉴定基本方法,把握好保存价值尺度。在学习过程中,可以选一个具有代表性的全宗,全体鉴定工作人员按照培训内容鉴定相同内容。鉴定完成后,一起讨论鉴定结果有什么不同,找出造成差异的原因,尽量减少人为因素,提高鉴定工作的质量。&
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