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在型号研制中如何做好标准化工作
作者单位：
母体文献：
中国航空学会标准化专业委员会2001年年会论文集
会议名称：
中国航空学会标准化专业委员会2001年年会
会议时间：
会议地点：
主办单位：
中国航空学会
在线出版日期：
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万方数据电子出版社【图文】工作标准化_百度文库
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工作标准化
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办公室工作规范与技巧培训班
培训专题内容
文本框: 第一专题：公文写作基本规则
第二专题：常用公文起草要领
第三专题：办公室建设与管理
第一专题：公文写作基本规则第一专题：公文写作基本规则
第二专题：常用公文起草要领第二专题：常用公文起草要领
第三专题：办公室建设与管理第三专题：办公室建设与管理
第一专题：公文写作基本规则
一、认识公文写作的特点
公文写作的根本特点：规范性强
受领导之命，代机关立言。““以文辅政以文辅政””
..目的：目的：为处理公务服务，排斥个性化写作。为处理公务服务，排斥个性化写作。
..内容：内容：真实地反映事实，排斥文学手法。真实地反映事实，排斥文学手法。
..格式：格式：具有规范体式，符合公文格式标准。具有规范体式，符合公文格式标准。
..表达：表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。采用应用文体，恰当运用公文术语。
..时限：时限：在领导规定的时间内完成任务。在领导规定的时间内完成任务。
二、遵循公文格式规范
依据国家机关公文格式标准（GB/T)
眉首：发文机关标识；发文字号；密级与保密
期限；缓急时限；签发人标识；份号。
主体：标题；主送机关；正文；附件；生效标
识；成文日期；附注。
版记：主题词；抄送机关；印发机关；印发日
期；印数。
三、公文写作基本步骤与方法
（一）做好准备工作
思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行
文目的？主题？文种？公文重点？
材料准备：围绕主题收集材料。
方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方
式，拟制提纲，确定各部分的基本
三、公文写作基本步骤与方法
（二）正式起草阶段（操作要领）
拟写规范标题；设计好开头和结尾；
安排主体结构；确定表达方式。
注意事项：
（1）接受任务后抓紧办理。
（2）根据提纲有条理地写作。
（3）联合发文做好协商工作。
（4）处理好材料和观点的关系。
（5）遵循公文格式规范。
（6）符合文字表达规范。
三、公文写作基本步骤与方法
（三）加工修改阶段
..作用：作用：保障文稿更加准确、鲜明、简练。保障文稿更加准确、鲜明、简练。
..范围：范围：
审读内容：主题、观点、材料、数据等。
推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒
..方法：方法：
拟稿人读改法；
请人代改法；
集体讨论法；
冷处理法。
四、公文写作的基本要求
（一）目的明确，行文有据，主旨单一。
11、、明确明确““为了为了……”……”；；
22、明确、明确““根据根据……”……”；；
33、明确、明确““干什么干什么””。如：请示何事？通知何事？。如：请示何事？通知何事？
（二）内容合法、务实、符合领导意图。
11、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章，、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章，
这是制定决策和发文的根据。
22、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。
33、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）
四、公文写作的基本要求
（三）文字表达准确、鲜明、简练、得体。
准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）
鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）
简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）
得体（文体要求、书面语言、术语规范）
（四）合理组织语言。
表意清晰；合乎事理；搭配合理；
成分完整；语序得当。
五、把握公文写作的基本规律
（一）提高逻辑思维水平。
常用思维方法如下：
..模式化思维（从不同文种角度思考）模式化思维（从不同文种角度思考）
..对象化思维（从收文机关角度思考）对象化思维（从收文机关角度思考）
..辩证思维（全面、发展、变化地思考）辩证思维（全面、发展、变化地思考）
..散点思维（多角度地思考）散点思维（多角度地思考）
..求同存异思维（思维与领导趋同）求同存异思维（思维与领导趋同）
五、把握公文写作的基本规律
（二）找好角色定位与行文角度
总原则：受领导之命，代机关立言。
..代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；
..对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；
..区别文稿应用范围，内外、上下有别。区别文稿应用范围，内外、上下有别。
五、把握公文写作的基本规律
（三）符合行文的逻辑（严谨性）要求（三）符合行文的逻辑（严谨性）要求
..题文题文相符相符，首尾呼应，前后贯通，首尾呼应，前后贯通
..横向（并列）结构横向（并列）结构
没有严格的顺序要求，重要内容前排。没有严格的顺序要求，重要内容前排。
..纵向（递进）结构纵向（递进）结构
务虚到务实务虚到务实或或务实到务虚务实到务虚
提出问题提出问题————分析问题分析问题————解决问题解决问题
为什么为什么————干什么干什么————怎样干怎样干
..纵横结合结构纵横结合结构（总结、领导讲话稿）（总结、领导讲话稿）
..因果结构因果结构（查清问题的调查报告）（查清问题的调查报告）
..总分结构总分结构（外在的表达形式）（外在的表达形式）
五、把握公文写作的基本规律
（四）认真处理好三种关系
..作人和作文的关系作人和作文的关系
先作人，后作文。文如其人，人如其文。
..有定法和无定法的关系有定法和无定法的关系
文有定法：符合公文法规与约定俗成的规则。
文无定法：具体问题具体分析，在实践中学习运
用和掌握规则。
..文中无我和文中有我的关系文中无我和文中有我的关系
代表机关发言，不能有“我”的看法。
反映个人修养，有时要突出体现“我”的看法。
第二专题：常用公文起草规范
..请示的起草请示的起草
..报告的起草报告的起草
..通知的起草通知的起草
..怎样编写计划怎样编写计划
..怎样起草总结怎样起草总结
..编写会议纪要的要领编写会议纪要的要领
..领导讲话稿的起草领导讲话稿的起草
请示的起草
（一）应用范围
11、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位
情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、
指示与认可。
22、请求审批或批转本机关制定的重要文件。、请求审批或批转本机关制定的重要文件。
33、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预
算以及对人员或事故的处理。
44、、请求协调解决本机关无法解决的问题。请求协调解决本机关无法解决的问题。
5、根据规定必须履行审批手续的事项。
（二）请示的分类
1.请求指示：
解决““我们请求该怎样做我们请求该怎样做””的问题。的问题。接接接
2.请求批准：
解决““请求批准我们这样做请求批准我们这样做””的问题。的问题。接接接
3.请求批转：
解决““我们请求有关单位这样做我们请求有关单位这样做””的问题。的问题。接接接
（三）请示正文的写作方法
（1）开头：说明请示的根据、目的，需要时明确
交代请示事项的背景或理由。
（2）主体：明确提出请示事项。针对请示事项提
出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种
可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮
助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。
（3）结尾：恰当使用结语。
““以上请示妥否，请指示。以上请示妥否，请指示。””
““以上请示如无不妥，请批准。以上请示如无不妥，请批准。””
““以上请示如无不妥，请批转以上请示如无不妥，请批转&&&&执行。执行。””
（四）起草请示的注意事项
1、行文之前要与主管领导充分沟通；
2、请示理由要充分，要求和建议要具体；
3、严格执行一文一事制度；
4、按照隶属关系逐级行文；
5、请示与报告不能混用。
报告的起草
（一）报告的用途
用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复
上级机关的询问。
注意：报告与请示的联系与区别。接
（二）报告的分类
..按照内容划分：按照内容划分：
综合报告；专题报告。
..按照目的划分：按照目的划分：
工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；
建议报告；检讨报告。
（三）工作报告正文的写作方法
开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包
括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总
体效果评价等。
..主体主体
..重点回顾工作进展情况和主要成绩；重点回顾工作进展情况和主要成绩；
..提炼工作中取得的经验和体会；提炼工作中取得的经验和体会；
..找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，
提出改进意见与办法；提出改进意见与办法；
..提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。
结尾：使用下列公文术语
特此报告，请审阅。
以上报告如有不当，请指正。
（四）注意事项
..采用记叙为主的表达方式。采用记叙为主的表达方式。
按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概
述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。
..重点突出，点面结合。重点突出，点面结合。
突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙
述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适
当引用数据材料，增强说服力。
..实事求是，如实报告成绩和不足。实事求是，如实报告成绩和不足。
..节俭篇幅。节俭篇幅。
..报告中不能写请示事项。报告中不能写请示事项。接
通知的起草
（一）熟悉用途
用于批转下级机关的公文，转发上级机关和
不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和
需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（二）把握特点
1.内容单纯，行文灵活简便。
2.表述具体，可操作性强。
3.时效性强，需要及时周知或执行。
（三）明确分类
1. 1. 指示性通知指示性通知
2. 2. 规定性通知规定性通知
3. 3. 知照性通知知照性通知
4. 4. 事务性通知事务性通知
批转、转发、公布性通知批转、转发、公布性通知
6. 6. 任免性通知任免性通知
（四）事务性通知（会议通知）
篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议
要素：时间、地点、参加人、会议名称等。接
分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重
..导语部分：导语部分：会议目的、根据、名称等。会议目的、根据、名称等。
..主体部分：主体部分：分项说明时间、地点、参加人、内分项说明时间、地点、参加人、内
容、注意事项、联系方式等。
..结尾部分：结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语提出准时到会的要求，或用结语
“特此通知”。接
（五）指示性通知（分层表达式）
说明指示事项产生的背景、强调发文目的、
依据；或说明问题的现状、严重性与危害性。
注意：针对性、表述政策与法规依据。
围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知
晓、执行、承办的事项。
通常包括：基本原则、指导思想、工作任
务、政策措施、方法步骤、注意事项等内容。
1.意尽言止。
2.请认真贯彻执行。
3.围绕主题发出号召。
4.说明注意事项。
（六）撰写通知的注意事项
1.事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。
讲究政策法规依据，增强发文的权威性。
2.指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。
3.讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。
4.注重发文时限，
怎样编写计划
（一）计划与管理职能密不可分
管理有四大基本职能：计划、组织、领导、
控制。计划是管理职能中的首要职能。计划的
制定与执行的好坏，决定一项工作的成败得
失，决定着事业的兴衰存亡。
计划的种类、称谓很多。
（二）计划的重要功能
1、指明努力方向，协调行动步调。
2、预测未来变化，减少不利因素影响。
3、减少浪费现象，避免利益损失。
4、加强行为控制，避免无序状态。
（三）计划的编写方法
1、标题：单位名称、适用期限、内容事项、文种
例如：&&区人事局
2002年军队转业干部培训工作计划
2、正文写法（5 W，1 H）
做什么？为何做？何时做？
何地做？谁去做？如何做？
开头：阐明计划的依据（指导思想；现状分析；计
划的总任务；做好工作的意义）
主体：制定计划的“三要素”。
目标（做什么：具体工作内容）
措施（怎么做：工作方式方法）
步骤（何时做：工作时间安排）
结尾：说明注意事项或检查落实方法。
描绘前景，鼓舞士气。
（四）主体内容表述方式
开列式：把工作事项逐项列出，分项编写。
（适合于大型综合性计划）
展开式：围绕中心工作，将具体目标、措施要
求、实施步骤、依次展开编写。
（适合于单项计划）接
阶段式：按工作阶段或时间顺序编写。
（适合于阶段性明显的工作）接
图表式：将计划内容列成图表的主要项目，依
次填写。（单独或作为附件均可）
（五）如何增强计划的操作性
..内容方面：内容方面：制定科学合理的目标和指标。制定科学合理的目标和指标。
总目标明确、具体、合法、方向正确。
任务的数量和质量要求要合理；
任务的指标要能够考核和控制；
任务指标要相对稳定，可以衡量；
任务指标要符合实际，可以实现；
任务指标要有明确的时间限制。
（五）如何增强计划的操作性
..形式方面：形式方面：
要做到表达简要、条理清晰、要素完整
..程序方面：程序方面：
坚持民主集中制原则，自下而上，自上而
下相结合，要发挥上下两方面的积极性；
善于听取专家意见。
..注意制定预案，以防不测。注意制定预案，以防不测。
怎样起草总结
（一）含义目的与实质
总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面
形式表达的事务性文件。
..目的：目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。摸索事物发展规律，做好今后工作。
..实质：实质：对人类社会实践的再认识。对人类社会实践的再认识。
（二）功能
1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策；
2.有助于推广先进经验，提高管理水平。
3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。
怎样写总结
一、含义目的与实质
总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以
书面形式表达的事务性文件。
目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。
实质：对人类社会实践的再认识。
1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策；
2.有助于推广先进经验，提高管理水平。
3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导
（三）总结写作要领
..做好写前准备做好写前准备
1.调查研究，占有资料；
2.归纳整理，筛选材料；
3.学习理论，掌握政策；
4.总体构思，拟制提纲。
.总结正文的起草要领总结正文的起草要领
前言：前言：
概括工作的基本情况，交代总结针对的背概括工作的基本情况，交代总结针对的背
景、时间、工作事项、点明中心思想。景、时间、工作事项、点明中心思想。
主体内容主体内容
.回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩
.提炼工作中的经验体会。提炼工作中的经验体会。
.指出存在的不足之处。指出存在的不足之处。
.今后的努力方向。今后的努力方向。
结尾：结尾：简要说明今后工作的意见。简要说明今后工作的意见。
（四）主体内容表述方式
1.两段式写法（采用叙述＋议论方式)
2.概述式写法（情况——成绩成绩——经验经验——问题问题——意见）意见）
3.阶段式写法（分阶段总结，注意各阶段特点）
4.经验式写法（略写工作内容，重点论述工作经
验，以便发挥总结的指导作用）
（五）如何发挥总结的指导作用
11、避免为了总结而总结的做法。、避免为了总结而总结的做法。
22、明确重点，即工作中的成功做法与体会，取、明确重点，即工作中的成功做法与体会，取
得成绩的主观因素。这是总结的重点。
33、在反应新思想、新做法、新材料上下功夫。、在反应新思想、新做法、新材料上下功夫。
44、领导机关的总结应当少写干了什么工作，多、领导机关的总结应当少写干了什么工作，多
写工作中的理性思考。
55、加强总结交流工作。、加强总结交流工作。
66、从群众中来，到群众中去，资源信息共享。、从群众中来，到群众中去，资源信息共享。
77、注重经验的传播、注重经验的传播，不能以归档为目的。，不能以归档为目的。
（六）写好总结的注意事项
1、真正重视总结工作。克服““例行公事例行公事””思思
想，自下而上与自上而下相结合。只有上级想，自下而上与自上而下相结合。只有上级
认真读，才有下级认真写。认真读，才有下级认真写。
2、运用辩证分析的方法。坚持两点论，反
对绝对化，要实事求是地总结机关工作。
3、努力做好材料工作，做到观点和材料的
统一。既要有丰富材料，又要发现工作中的
闪光点，善于运用新材料，掌握全面情况和
整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。
4、注重理性分析。抓住重点问题，注意提
炼规律性认识。
编写会议纪要的要领
（一）会议纪要的用途与类型
会议纪要用于记载和传达会议的基本情
况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯
彻执行的依据。
按照会议纪要性质分：
1、决议性纪要；2、部署性纪要；
3、学术性纪要；4、消息性纪要。
按照会议纪要内容划分
1、综合性会议纪要
2、专题性会议纪要
（二）会议纪要的格式要素
文头部分：
纪要名称、编制单位名称、编制日期。
主体部分：
标题、正文。
文尾部分：
主题词、报送单位、印制部门、印发日期。
（三）衡量会议纪要质量的基本标准
1、会议基本概况交代得清楚；
2、会议主要精神传达得完整。
抓住领导人和权威人士的发言。
注意听取主持人的总结性意见。
区分讨论性意见和表态性意见。
以多数人意见为结论性意见。
学术性纪要，要写清一致意见和重要不同意见。
3、会议决定事项记载得准确。
（四）会议纪要正文写作要领
开头：说明会议概况：时间、地点、主持人、
参加人、议题等。（概述或分项式）
主体：介绍会议主要精神和决定事项：
包括会议研讨的主要问题、会议意见、
会议取得的成果、决定事项等。
结尾：1、号召干部群众落实会议精神；
2、强调落实会议精神的关键问题；
3、对会议作简要说明。
（五）正文主体部分表述方式
概述式：将会议主要精神归纳为几个部分概述。
适合内容较简单的办公会议。
条款式：将会议决定事项用条款方式简要说明，
以便会后检查落实，明确责任。
适合现场办公会和协调会。
归纳分类式：根据会议讨论内容进行归纳集中，
分列标题。适合专题会议或理论研讨会。
发言记录式：根据发言记录整理而成，较多保
留发言原貌，以备查考。
适合日常办公会、例会。
（六）编写会议纪要的注意事项
1、写作之前做好必要的准备工作。
2、忠实于会议内容，准确反映会议决定事
项和主要精神。
3、抓住要点，体现““要要””字。字。
4、语言简明，讲究逻辑性和条理性。接
领导讲话稿的起草
（一）讲话稿的性质与文体特征
讲话稿是领导人在会议或相关公务活动
中，发表正式讲话的直接依据，是为了集中
而有条理地表达思想、传达信息、部署工
作、阐明观点、增进友谊等目的，事先撰制
的具有特定效用的讲话文稿。
领导讲话稿的起草
..（一）起草讲话稿的几个重点问题（一）起草讲话稿的几个重点问题
11、准确把握领导意图是关键、准确把握领导意图是关键
领导意图是秘书思维的原点和立意根据。
把握领导意图，主要包括几个方面的内容：
（1）领导的整体工作思路及基本的思想观
点和意见。
（2）讲话所要达到的基本目的。
（3）领导者对行文的具体要求。
（一）起草讲话稿的几个重点问题
22、做好资料收集工作是基础、做好资料收集工作是基础
收集资料应注意的几点：
（1）勤于收集
（2）善于收集（重点突出、分门别类）
（3）及时整理
收集整理资料范围包括以下几个方面：
（1）国内外、本行业本地区经济社会发展情况。
（2）有关领导人的重要讲话。
（3）有关会议重要信息和相关网络信息。
（4）图书报刊上的重要理论文章及其有关资料。
做好资料收集工作是基础
..要力争要力争““全全””，包括以下七点要求：，包括以下七点要求：
（1）客观与主观材料相结合
（2）感性与理性材料相结合
（3）正面与反面材料相结合
（4）内部与外部材料相结合
（5）直接与间接材料相结合
（6）全局与局部材料相结合
（7）纵向与横向材料相结合
（一）起草讲话稿的几个重点问题
33、加强个人修养是必要条件、加强个人修养是必要条件
（1）注重理论学习和政策学习。
（2）既要博览群书，又要针对工作需要，突
出学习重点，不断开拓视野，作到厚积薄发、
运用自如。
（3）注重广泛涉猎各种知识。
（4）注重积累工作阅历。
（二）掌握写作要求与技巧
11、、全面正确地把握领导意图，明确全面正确地把握领导意图，明确讲话的背讲话的背
景，务必求得与领导意图的一致性。景，务必求得与领导意图的一致性。
2、主动丰富和完善领导意图，体现参谋助手
3、认真构思和锤炼提纲，征询领导意见。
4、努力增强措施和要求的可操作性，突出体
现现行效用。
5、站在领导角度考虑问题，主动换位思考。
如何站在领导角度考虑问题
.从现实的角度看问题。（当前存在的主要问题）从现实的角度看问题。（当前存在的主要问题）
.从全局的角度看问题。（与其他单位的差距）从全局的角度看问题。（与其他单位的差距）
.从未来的角度看问题。（今后发展的独到见解）从未来的角度看问题。（今后发展的独到见解）
.从实践的角度看问题。（目前可以立即解决的问从实践的角度看问题。（目前可以立即解决的问
题，怎样解决问题）
..从上下结合的角度看问题。（与上级要求相衔从上下结合的角度看问题。（与上级要求相衔
接，明确主要差距）接，明确主要差距）
（三）讲话稿的格式规范与文体特征
..11、、讲话标题讲话标题
..22、讲话日期、讲话日期
..33、讲话人姓名、讲话人姓名
..44、称谓、称谓
..55、正文（前言、主体、结尾）、正文（前言、主体、结尾）
符合讲话稿的文体特征
明显的口语化特征
饱满的感情化特征
多彩的艺术化特征
符合不同场合讲话需要
第三专题加强办公室建设与管理
一、办公室人员岗位认知与基本职责
二、加强办公室建设
三、办公室办会工作基本规范
四、加强办公室的日常管理
一、办公室人员岗位认知与基本职责
（一）办公室的地位与职能
重要地位：
中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、
会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。
枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
联结各职能部门的纽带。
窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作
人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表
社会组织的形象。
职能定位：
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
一、办公室人员岗位认知与基本职责
（二）办公室工作内容与特点
..工作内容：工作内容：
按性质分：
程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
按内容分：
办文；办会；办事。（简称“三办”）
..工作特点：工作特点：
综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
一、办公室人员岗位认知与基本职责
（三）办公室人员角色定位
办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
（四）办公室工作对人员的要求
月在中央办公厅工作会议上，王
刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
一、要讲事业心和责任感；
二、要认真细致；
三、要讲究程序(不要打乱仗)；
四、要讲工作效率。
（四）办公室工作对人员的要求
1、思想素养
热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，
处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
责任感强。将自己的工作职责与单位的发
展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的
一种表现。
踏实肯干。舍得为工作投入。
（四）办公室工作对人员的要求
2、业务素养
..具备较高的政策水平。具备较高的政策水平。
..具有较强的综合分析能力。具有较强的综合分析能力。
调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
思维能力。善于思考问题，抓住关键。
表达能力。能准确简明地阐述己见。
..良好的协调能力。良好的协调能力。
..较强的应变能力。较强的应变能力。
（四）办公室工作对人员的要求
3、心理素养
心理素养，指人对环境及其相互关系的适应
.注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对
事物具有职业的注意力。
.调控力(控制情绪的能力)。
（四）办公室工作对人员的要求
4、角色意识
做好办公室工作，必须强化以下角色意识：
..服从意识服从意识全局意识全局意识责任意识责任意识创新意识创新意识
..奉献意识奉献意识信息意识信息意识程序意识程序意识学习意识学习意识
（五）领导对办公室人员的期待
领导测评办公室人员的20道题目
1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗? ? 他他
是否了解你的目标和意向是否了解你的目标和意向? ? 他怎样将目标和意向同他怎样将目标和意向同
组织的总目标相结合组织的总目标相结合??
2．你外出22～～33周，是否深信他仍能认真负责地处理周，是否深信他仍能认真负责地处理
你交办的各项工作你交办的各项工作??
3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期
践约，一切不用你催促? ? 他是否很会安排时间他是否很会安排时间??
4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务??
领导测评办公室人员的20道题目
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌? ? 能尊重能尊重
人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗??
6．他是一个富有想象力和创造力的人吗? ?
能否提出能否提出
一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方
法改进工作法改进工作? ? 能否制订新的工作制度或工作程序能否制订新的工作制度或工作程序? ?
他的工作有条理吗他的工作有条理吗??
7．他是一个机智的人吗? ?
能否主动地解决一些问题能否主动地解决一些问题
而不麻烦你而不麻烦你??他害怕困难吗他害怕困难吗??
8．他能否提高文件运转效率? ?
能否及时发现你办公能否及时发现你办公
桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件? ? 能否能否
及时地从其他领导那里取来你正需要的文件及时地从其他领导那里取来你正需要的文件??
领导测评办公室人员的20道题目
9．他所具备的办公技能((例如电脑操作、文字处理、例如电脑操作、文字处理、
文件归档、接打电话、接待服务等文件归档、接打电话、接待服务等))是否无可指责是否无可指责??
1010．他在危急关头是否沉着冷静．他在危急关头是否沉着冷静? ?
当你承受压力而当你承受压力而
沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作? ?
1111．他对你的忠诚值得信赖吗．他对你的忠诚值得信赖吗? ?
你能把一些机密信息你能把一些机密信息
资料委托给他吗资料委托给他吗?
1212．他是否有较广的阅读面和知识面．他是否有较广的阅读面和知识面? ?
是否经常提醒是否经常提醒
你注意本单位及与你个人有关的出版物你注意本单位及与你个人有关的出版物?
领导测评办公室人员的20道题目
1313．他是否成为本单位有价值的信息来源．他是否成为本单位有价值的信息来源? ?
而这些信而这些信
息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
1414．他是否有个人学习计划．他是否有个人学习计划? ?
是否学习管理方面的知是否学习管理方面的知
识或参与管理活动识或参与管理活动? ? 是否愿意更多地了解你的工是否愿意更多地了解你的工
作、你的同事、你的顾客，你的行业作、你的同事、你的顾客，你的行业?
1515．他语言表达是否清晰．他语言表达是否清晰? ?
能否以书面或口头方式简能否以书面或口头方式简
要汇报情况要汇报情况? ? 能否准确地传达你的指示能否准确地传达你的指示? ? 能否了解能否了解
你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达
给别人给别人?
1616．他是否按时完成每天的工作．他是否按时完成每天的工作? ?
是否根据需要自愿是否根据需要自愿
在休息时间加班在休息时间加班?
领导测评办公室人员的20道题目
1717．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委
托他人，并督促他人完成托他人，并督促他人完成?
1818．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的
例行公事例行公事?
1919．在调研工作中他是否称职．在调研工作中他是否称职? ?
能否收集资料、调查能否收集资料、调查
事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查
2020．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期
(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等))，代你，代你
为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动??
启示…………
二、加强办公室建设
（一）办公室建设方向
1、不断优化硬件和工作环境
2、积极推进建章立制工作
3、努力营造和谐人文氛围
4、大力倡导团队精神
（二）建设““形象工程形象工程””————办公室礼仪常规办公室礼仪常规
良好的礼仪形象
良好的电话形象
良好的文字形象
良好的语言形象
二、加强办公室建设
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
5、随时让同事知道你对他的感激；
6、尊重个人隐私，公私之间分明；
7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
8、不居功自傲，有容人雅量。
三、办公室办会工作基本规范
（一）会议服务的基本内容
会前准备工作
11、设立会议承办部门和服务机构、设立会议承办部门和服务机构
22、协助领导确定会议目标和议题、协助领导确定会议目标和议题
（1）确定会议目标
（2）拟订会议议题
3、拟订会议财务预算和会议方案
（1）拟订会议财务预算
（2）拟定办会方案
（一）会议服务的基本内容
会前准备工作
44、确定会议的议程、日程和程序、确定会议的议程、日程和程序
55、分工撰写会议文件、分工撰写会议文件
66、确定与会人员名单以及会议编组方案、确定与会人员名单以及会议编组方案
77、会场的布置工作、会场的布置工作
营造会议气氛
会场格局与座次
主席台的布置
88、食宿、交通、医疗、保健等准备。、食宿、交通、医疗、保健等准备。
（一）会议服务的基本内容
会中服务工作
1、报到与接待工作
2、会议签到
3、会场服务与管理
会前检查会场
引导座位、维护秩序
做好会场事务工作
会后检查会场
4、做好会议记录
5、编写会议简报
6、安全保密工作
（一）会议服务的基本内容
会议善后工作
11、做好相关文字工作、做好相关文字工作
整理会议记录
编写会议纪要、简报
会议文件制发
文件整理与保管
22、认真做好会议总结、认真做好会议总结
33、做好会议的宣传报道工作、做好会议的宣传报道工作
44、会议决定事项的催办工作、会议决定事项的催办工作
55、会议收尾工作、会议收尾工作
（二）做好会议服务工作的技巧
其一：领会““一个精神一个精神””
..指的是领导对于举办会议的指示精神。办会人员指的是领导对于举办会议的指示精神。办会人员
要主动、全面了解领导的指示意见、思想意图，要主动、全面了解领导的指示意见、思想意图，
了解得越透彻、越准确、越详细越好，切实做到了解得越透彻、越准确、越详细越好，切实做到
全局在胸。全局在胸。
其二：构思““一个方案一个方案””
..指的是筹办会议的具体依据。方案要思路清楚，指的是筹办会议的具体依据。方案要思路清楚，
详细周到，简洁明快，科学可行。详细周到，简洁明快，科学可行。
1．整体性原则
2．动态性原则
3．超前性原则
（二）会议服务技巧
其三：拟定““一个程序一个程序””
.是指把握整个会议进程，确保会议环环相扣，合理
有序，开得紧凑，开出气氛。要把握好三个环节：
1、把握重点程序。
2、把握会场布置。
3、把握会议细节。
其四：准备““一套文件一套文件””
.是指准备好会议文件，这是筹办工作的重要内容，
也是会议成功召开的主要标志，应尽早准备。
其五：保证““一支队伍一支队伍””
.有一支素质高、业务精、作风好、善合作的队伍。
（三）会议服务与管理要求
.1．准备工作要细致充分
.2．组织工作要严密协调
.3．服务工作要周到热情
.4．善后工作要及时稳妥
.1．要精简可开可不开的会议
.2．要提高会议效益与效率
.3．要努力改变会议作风
.4．要努力降低会议成本
四、加强办公室的日常管理
（一）办公室管理的三维空间
办公室管理的实施环节
办公室管理的基本方式
办公室管理的条件保障
改进和完善办公室的管理，提高办公室管理
水平，必须围绕上述三个维度思考和实践。
四、加强办公室的日常管理
（二）严格按照领导意图办事
1、领导意图的含义
领导意图：领导在布置工作、下达任务、发出指
令时的本意及其希望达到的标准或目标。
2、获取领导意图的途径
从主动询问中获得；
从领导批示中领会；
从平时言谈中捕捉；
从讲话材料中把握；
从积零为整中综合。
3、明确领导对于办公室人员的期待
四、加强办公室的日常管理
（三）处理与领导关系的原则、方法与艺术
办公室人员既要为领导者服务，也要为领
导集体服务。他们与领导者形成了一种特定的
人际关系。要为领导提供满意的服务，就必须
善于处理与领导关系。要讲究的方法与要领：
.了解上级领导
.适应上级领导
.尊重上级领导
.支持上级领导
四、加强办公室的日常管理
（四）加强机要管理，保证安全运转
（五）加强时间管理，实现双效合一
（六）办公室工作的基本规则
衷心感谢各位领导和同志
欢迎大家批评指正
愿与大家更多交流
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