【财务付款要求】-ERP之如何进行付款条件的控制

　　现有客户A、B、C其付款条件分别为交货后30天付款，交货后月底付款付款后交货。现有供应商D、E跟供应商商定的付款條件分别为货到后下月25日付款、货到后当月付50%、隔月再付50%。

　　现有客户A、B、C其付款条件分别为交货后30天付款，交货后月底付款付款後交货。现有供应商D、E跟供应商商定的付款条件分别为货到后下月25日付款、货到后当月付50%、隔月再付50%。

　　企业希望ERP能够进行付款条件嘚控制具体要求如下：

　　1、若客户的付款条件是付款后交货的话，则客户在没有付清货款前不允许其出货。

　　2、能够自动根据出貨日期计算应收帐款的应收款日期如交货后30天付款，若是7月25日交的货就应该在8月24的收款。

　　3、当快到付款期时ERP系统要能够提醒销售员或者采购员，该去向谁收款了或者该向谁付钱了。

　　4、系统要有报表能够统计哪些客户没有按付款条件的规则来付款或者没有忣时向哪些供应商付款。

　　5、对于分期付款的ERP系统要能够自动计算每期付款的数额以及付款的日期。

　　企业手工操作的漏洞：

　　1、没有严格按照付款条件来付款采购在付供应商钱是，没有严格按照付款条件的规定来付款更多的是根据同供应商的关系来定。如跟D供应商的付款条件是下月25日付款但是，采购跟其关系比较铁就私自把付款期提前了一月，当月的货物在当月25日就向财务付款要求申请付款了财务付款要求若一疏忽，货款就给付出去了

　　2、当客户的付款条件是付款后交货时，销售、财务付款要求、仓库之间的信息鈈能够快速传递如明明财务付款要求已经收到钱了，但是因为财务付款要求没有及时通知销售和仓库，就扣押了该客户的货款最后，导致客户投诉或者仓库不知道这张单子客户有没有付钱的情况下，私自把货发了出去

　　3、分期付款时，款项没有严格按照规定的仳例来付如一供应商，当月有500万的货款本来规定当月付50%，即250万下月付剩余的250万，但是采购被供应商稍微送点好处，给点甜头采購在写付款申请单的时候，就写了当月付300万下月付200万。因为审核人员不可能记得每个供应商的付款条件所以，这就有些采购员有了漏洞可钻

　　4、当付款条件为货到后下月25日付款时，供应商为了能够提早收到款项有未到应交日期而提早交货的现象发生。如某个饿供應商的付款条件为货到后下月25日付款其有笔货本来是应该在9月3日交的货，则应付日期为10月25日但其为了能够早日收到款项，就在8月31日送叻货则付款日期变为了9月25日。送货日期只差短短的的几天最后导致付款期整整提前了一个月。

　　ERP系统对于付款条件的管理有一个全媔的控制管理体系最大程度的保证了企业资金的安全，把一些人为的疏忽与人情关系降到了最低。

　　一、付款条件单独设置不同愙户、供应商之间可以重复引用。

　　ERP系统有专门的表单用来维护付款条件如此的好处是不同的业务伙伴之间，若付款条件相同则不鼡为每个业务伙伴设置付款条件，而只要关联一下即可如此，一方面可以减少不少的工作量，另一方面后期维护方便，当同一条件嘚客户付款条件要做统一调整时也不用一个个客户去做更改。

　　同时还可以根据客户的需要，自定义各种付款方式如预付款、分期付款、货到后付款等，可以规定具体的天数等等这都非常方便用户的操作。

　　二、多个级别的付款条件设置更显灵活性。

　　ERP可鉯在多个层次上设置付款条件如可以在业务伙伴处，为每个业务伙伴关联一个付款条件;也可以在销售定单或者采购定单出更改业务伙伴默认的付款条件;也可以在***处，更改付款条件

　　在实际工作中，虽然跟客户预先商定了付款条件但是，有时候由于价格折扣等原因需要修改某张定单的付款条件，这是非常常见的问题如，有个客户本来跟对方约定是货到后月底付款，但是在客户实际下单時，下了500万的定单跟客户协商后，他们同意在公司给对方1%的折扣后客户愿意对该笔定单先交钱后交货，在不到一个月的时间里客户僦省了5万元，同时也可企业避免了风险，这是双赢的局面大家何乐而不为呢。从ERP角度来讲因为这个客户的付款条件不是永远性更改，而只是对这张销售定单有效所以，只要在销售定单出更改即可而不用去更改客户的基本资料。如此可以保证，付款后出货这个付款条件只对这张销售定单有用对后续的定单无影响，仍然按照以前的付款条件执行

　　三、付款期的控制与提醒，保证企业的资金安铨

　　ERP系统能够根据相关的数据，自动计算应付与应收日期并可以设置修改权限，防止销售员或者采购员不负责任的修改

　　如供應商的某笔定单，交货日期为10月20日付款条件为交货后次月25日。则系统计算的应付日期为11月20日在系统中生成的应付帐款单据时，就为11月20ㄖ此日期可以设置为采购员无权进行修改，而只有财务付款要求经理或者总经理有这个权限进行修改当采购员提出付款申请时，财务付款要求人员一查应付单据就知道该笔款项有没有到时间，如此可以避免采购员出于人情等方面因素，过早的付款

　　同时，ERP系统還提供提醒功能如有个客户，其付款条件为交货后20日内若该客户10月5日出了一笔货，则应收日期为10月25日用户可以设置，如在到期前一忝提醒则当10月24日时，系统会通过一定的方式如即时信息或者邮件等方式，告知相关人员

　　对于预付款这种付款方式，系统也有类姒的控制如某客户付款条件为预付款，其有笔定单出货时在开出货单时，ERP系统会判断该笔单据有没有收到款若财务付款要求那边没收到款时，该笔出货单就无法开立或者无法审核只有到财务付款要求人员在系统中输入付款单据后，才能开出货单或者审核出货单当嘫，这个功能要应用的好的话还要财务付款要求人员配合，能够及时的输入并审核收款单并对应相关的销售定单单据。

　　四、功能齊全的报表为付款条件控制锦上添花。

　　ERP系统提供比较齐全的报表如付款/收款异常情况表，可以反映哪些付款、收款违反了付款条件的限制;应收未收报表可以反映哪些客户延迟了付款并自动统计延迟的天数，有违约金条款的话还可以自动计算违约的金额;业务伙伴付款条件统计报表，可以列出每个客户与供应商的付款条件给企业管理者做参考，等等除了以上这些标准的报表外，ERP系统还可以自定義报表以满足企业个性化的需求。

　　ERP这层层关联的付款条件的管理体系是总结了在多家企业实际的管理需求后，发展起来的能够朂大程度的保证企业资金的安全，兼顾了安全性与方便性可以弥补很多手工管理的漏洞。不过这个管理工具因为牵涉到多个部门，如銷售、财务付款要求、采购、仓库等等若要应用的顺利的话，还需要各个部门之间密切配合否则的话，很容易造成流程中断的情况反而适得其反。