为保障梅莲苑 小区业主在小区日常管理中投诉和建议的权利，规范业主委员会受理及处理的方式，特制定本业主委员会接待制度。

一、业委会接待业主采取以下方式

二、业委会受理及处理业主的投诉和建议，应当以国家法律、法规、政策和小区《业主大会议事规则》《管理规约》《专项维修资金管理规约》为依据

三、业委会对业主的投诉和建议依照下列原则进行受理及处理

（一）涉及受聘物业公司履行合同不到位的问题，由业委会转交物业公司处理，要求物业公司整改并加强监督；

（二）涉及其他业主违反《管理规约》的问题，由业委会依照管理规约的规定进行处理；

（三）涉及业主共同利益的重大事项，经业委会研究决定后召开业主大会表决决定；

（四）涉及业委会自身存在的问题，由业委会研究改进解决；

（五）不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题，告知业主通过其他渠道反映解决；

（六）业委会专门设置业主意见登记簿，由接待人员进行书面记录和登记。能够当即回复的问题，当即回复；不能当即回复的问题，在 3 日后回复。

梅莲苑小区业主委员会会议制度

梅莲苑 小区业主委员会为更规范地开展业委会工作，履行业委会职责，特制定本会议制度如下：

1、时间：原则上每月召开一次工作例会（参照业主大会议事规则），经三分之一以上业委会委员提议或者业委会主任认为有必要时，应当及时召开业主委员会会议。

2、召集人：会议由主任负责召集；主任因故不能召集的，由副主任召集；主任、副主任因故不能召集的，由三分之一以上的委员联合召集；也可由居民委员会指定一名委员召集。

3、参会对象：全体业委会委员。

4、列席对象：居委会工作人员；物业经理、四保（保安、保洁、保修、保绿）负责人；小区业主；相关行政职能科室工作人员等。

1、拟定需提交业主大会讨论审议决定的各类计划、制度、方案。如：选聘物业服务企业的方案、业主委员会的年度财务预算、决算方案、业主大会议事规则和管理规约修改方案报业主大会决定；小区物业管理范围内公共秩序和环境卫生维护等方面的规章制度的方案、共有部分和共用设施设备的使用、收益方案、专项维修资金使用、续筹方案、改建、重建建筑物及其附属设施的方案等。

2、审核决定《专项维修资金管理规约》授权范围内的小区维修事项，审核决定物业企业报送的紧急维修事项。

3、业委会总结上月小区物业服务管理工作，并根据听取的业主意见和建议，制定下个月物业服务管理工作计划。

4、定期进行物业管理相关法律法规及业务知识的学习，提高业委会小区管理的能力。

1、召集人提前7日将会议通知及有关材料送达每位委员；

2、委员因故不能参加会议的，提前1日向业委会召集人请假；

3、会议有过半数的委员出席方为有效，作出决定须经全体委员人数半数以上同意方为有效；

4、做好会议书面记录，由出席会议的委员签字后存档。各委员按照会议内容落实监督小区物业管理服务工作；

5、会议作出的决定须3日内在物业管理区域内公告。

二、业主（召集人）会议制度

小区内重大事项的处理，经业委会讨论决定，需业主（召集人）共同协商讨论的，或者召开业主大会需要业主（召集人）共同参与、协助工作的事项，则召开业主（召集人）会议。

（一）会议安排：由业主委员会负责召集，必要时可以提请小区居委会协助召集。（召集通知包含：会议时间、地点、与会人员、讨论内容）

（二）会议流程：根据会议内容拟定。

梅莲苑 小区业主委员会信息公开制度

为更好地接受业主的监督，让业主了解业主大会、业主委员会运作信息、物业管理事项重要信息， 梅莲苑 小区业主委员会秉着“公开、透明”的原则，制定本信息公开制度。

一、业主委员会委员、业主（召集人）信息公开

（一）业主委员会委员信息公开：在小区业委会公告栏公开业主委员会委员信息（信息包含：姓名、性别、分管内容、联系***等，同时附个人照片）。

（二）业主（召集人）信息公开：在楼道公告栏公开本楼道业主（召集人）信息（信息包含：姓名、性别、地址、联系***等，同时附个人照片）。

二、业主委员会制度、档案信息公开

（一）业主委员会制度信息公开：业委会办公室上墙公开、微信公众号、业主论坛、（由业委会自行确定）。

（二）业主委员会档案信息公开：档案资料在业主委员会委员的监督下，接受业主查询，涉及其他业主隐私的档案不予查阅。

三、业主委员会工作信息公开

根据规定，下列信息、资料应当向业主公布和接受业主查询。

（一）每 3 个月（一年内至少两次，由业委会自行确定）在小区业委会公告栏公布《业主大会收支汇总表》、《门牌幢收支汇总表》、《业主大会公共账户收支汇总表》、《欠款情况汇总表》、《日常收益明细表》、《资金增加明细表》、《资金减少明细表》、《维修更新明细表》、《活动经费明细表》、《欠款明细表》共十张表。

（二）管理规约、业主大会议事规则，以及业主大会或者业主委员会的决定及会议记录。业主大会决议在形成后3天内在小区公告栏公示。

（三）业委会成员资格终止情况（已不是本物业管理区域的业主、被司法部门认定有犯罪行为的、为本小区物业服务企业工作的），应及时在小区业委会公告栏公示。业委会成员以书面形式向业委会提出辞呈的，业委会须将委员辞职情况及时在小区业委会公告栏公示。

（四）共有部分的使用和收益情况（一年内至少两次，由业委会自行确定）在小区业委会公告栏公布。

（五）物业服务合同、物业管理范围内用于停放汽车的车位、车库的管理情况。

（六）小区重大事项的公示、公告在业委会公告栏公开。

（七）其他应当向业主公开的情况和资料。

小区业主委员会印章管理制度

为加强印章管理，严格文书制度，明确公章使用办法，完善工作规范，现对本小区业主大会公章、业主委员会公章及业主大会财务专用章的保管和使用作如下规定：

（一）印章（包括业主大会公章、业主委员会公章、业主大会财务专用章）分别由主任史晓、副主任陈晓群 及分管财务的委员 妥善保管，正副主任印鉴章由正副主任个人保管。所有保管的印章平日随用随锁，假日加封，确保印章安全。

（二）印章如不慎遗失，应及时向业委会主任报告，并报主管部门按照规定程序重新刻制。

（三）印章管理人员如有变更应及时上缴印章，由业委会重新确定管理人员。

（一）使用印章应符合《小区业主大会议事规则》的规定，事先须经主任、副主任批准，凡未经批准，一律不能使用印章。

（二）印章使用实行审批登记制度。建立《印章使用表》和《印章使用登记本》，所有用印须填写《印章使用表》，并在《印章使用登记本》上登记，同时将相关文件资料存档备查。禁止在空白纸上加盖公章。

1、印章使用申请人填写《印章使用表》。

2、业委会主任和副主任核对《印章使用表》，确认无误后签字批准。

3、印章保管委员根据业委会主任和副主任签字批准的《印章使用表》使用公章，并在《印章使用登记本》上做好登记。

4、紧急情况必须使用印章时，业主委员会委员需与业委会主任、副主任***联系，向其说明情况，得到业委会主任和副主任的口头答复，并做好***记录后，使用印章。事后，业主委员会委员要负责提醒业委会主任和副主任在一周内完成补签工作。业委会主任和副主任必须亲自核实情况，确认属实后方可在《印章使用表》上进行补签。

（四）业主委员会主任、副主任应每月核对印章使用登记本登记情况，确保印章使用登记本与印章实际使用情况相符。

（一）业主大会印章使用范围：业主大会对外行使权利需要使用印章，经业主大会表决通过后使用。（如业主大会各项决议、订立的物业管理合同、签订利用共有部分的协议等）。

（二）业主大会财务专用章使用范围：物业维修、更新和改造要动用专项维修资金或者公共收益的银行划拨。必须经业主大会或者业委会决定后用印。

（三）业主委员会印章使用范围：处理小区内部公共事务需使用业主委员会印章，由业主委员会会议决定后使用。（如业委员会会议决议、各项公示、公告、通知、提醒，日常与物业公司的书面文书等）。

（四）凡违规使用印章，造成经济损失或严重不良影响的，由责任人承担法律责任。

（五）业主委员会的所有印章使用，均不得超越业主委员会的职责范围。

（一）业主委员会应当自换届改选小组成立之日起十日内，将其保管的所有印章移交街道房管办事处保管。业主大会、业主委员会依法需要使用印章的，及时向街道房管办事处提出使用申请。

（二）业主委员会应履行正常移交义务，拒不移交印章的，新一届业主委员会可以请求街道房管办事处督促移交，公安机关协助督促移交。

（三）业主委员会委员资格终止的，应当自终止之日起三日内将其保管的印章移交业主委员会。拒不履行正常移交义务的，业主委员会可以请求街道办事处督促移交，公安机关协助督促移交。

梅莲苑小区业主委员会档案管理制度

为保障梅莲苑 小区业主委员会的各项工作顺利进行，依据有关法律法规和《业主大会议事规则》，特制定本档案管理制度。

（一）《业主大会议事规则》、《管理规约》、《专项维修资金管理规约》文本；

（二）业主委员会、业主大会会议记录、纪要；

（三）业主委员会、业主大会作出的决议、决定等书面材料、公示、公告及图片、照片；

（四）各届业主委员会备案证等材料；

（五）业主清册及联系方式；

（六）订立的物业服务合同以及共有部分利用形成的协议；

（七）与物业服务企业之间业务往来的文件；

（八）业主和使用人的书面意见、建议书；

（九）维修资金收支情况清册、账目公告文本及审计报告；

（十）公共收益收支情况清册、帐目公告文本及审计报告；

（十一）经业主大会表决审定的改建、重建建筑物及其附属设施的方案；

（十二）其他涉及到业主共同利益的有关材料。

档案资料包括一切文字资料，影像资料和实物；委员同意签字的各类原始文件和盖章文本或复印件。

三、档案使用后需及时移交

业委会各委员在工作当中形成的文件在使用完毕后应及时移交档案管理人员。

本届业委会由陈晓群 负责档案管理工作。档案管理人员要忠于职守、自觉遵守档案管理制度，做好档案收集、整理、归档工作。

五、档案借阅实行登记制度

不可将档案借离业委会办公室，借阅完毕后要及时归放至档案柜原存放位置。由于借阅人原因造成文件损毁的，由借阅人承担相应责任。

档案管理人员按照保管期限或类别项目进行保管，并应排列有序，柜门上锁。

新一届业委会选举产生后，在十日内办理档案移交手续，同时做好移交清单，交接双方应当面按移交清单逐一清点清楚。拒不履行正常移交义务的，新一届业主委员会可以请求街道办事处督促移交，公安机关协助督促移交。

梅莲苑小区业主委员会成员廉洁自律制度

廉洁自律是***败的一道重要防线，是业主对业委会成员的基本要求，为保证业委会成员廉洁奉公，正确行使业主赋予权力，公正开展工作，特制定以下规定：

一、严格遵守《中华人民共和国物权法》、《中华人民共和国物业管理条例》、《上海市物业管理规定》。

二、不得接受物业公司及维保单位的各种馈赠或收受贿赂，不准利用工作之便大吃大喝、公款娱乐、健身活动或提出非分要求。

三、严禁收受现金、有价证券、购物卡、支付凭证和礼物；严禁用公款搞相互走访、相互送礼、相互宴请等活动。

四、不得默许、纵容、授意亲友利用业委会的名义谋取私利。

五、坚持热情服务方针，正确对待业主的不同意见和申诉，做到公正、客观、热情。

六、不得因行政干预和经济利益而违反有关规定或弄虚作假。

七、不准参与物业服务企业及相关承包单位的各项经济活动，或以咨询、顾问之名收取各种“服务费”。

八、违反《廉洁自律规定》各条款情节较轻的，予以批评指正。情节严重且证据确凿的移交司法部门处置。

梅莲苑 小区业主委员会

二○一七 年 五月 八 日