因为工作原因，经常做PPT，俗话说：熟能生巧，巧能生精。加之平时又有学习、总结的习惯。所以把自己日常用的最为顺手的一些操作，整理成文，以飨读者。原文首发于公众号【石敬之PPT笔记】，喜欢PPT的朋友可以多关注，欢迎一起交流~共同进步~这各个回答内容主要会介绍PPT的一些操作技巧，其中可能有你已经知道了的，但我相信，肯定也有你不知道的。内容有点长，希望大家能耐心阅读，对今后做PPT肯定大有裨益，这是我的切身体会！多学一个技能，就少说一句求人的话语。好，闲言少叙，咱们，走起~第一招：设置空白版式我们刚打开PPT的时候，PPT页面有默认的版式，就像这样：也许大家觉得无可厚非，但是对于PPTer而言，这无疑会限制接下来的排版思维；即使不影响思维，那也会影响效率，毕竟，每次新建一页PPT都要删除它们，也是挺费时间的，想想都让人头大。如果，改成没有任何文本框的空白版面，就可以任由我们发挥了，仿佛在没有任何污染的白纸上作画一样，看着就会清爽许多。所以，可以将默认版式设置成为【空白版式】，而且之后新建的PPT时就会自动新建空白页面，非常省事。操作方法：在页面空白处【右键】→【版式】→【空白】。第二招：设置默认文本框/图形格式众所周知，PPT的默认字体是宋体，2016版以后的默认字体是等线体，但我们日常用的最多的还是微软雅黑。对于PPT新手来说，每次插入一段文字之后，都要重新调整字体、调整字号，想想都让人头大。但是，像我这样的老油子，就会成天琢磨怎么偷懒，呸，是怎么节省时间，比如设置默认文本框，以后插入的所有文本框，都得遵守我的设置。操作方法：【插入文本框】→【输入文字】→【调整字体、字号】→【右键选中文本框】→【设置为默认文本框】。设置完成后，再插入文本框，此时输入文字，就是按照我们设置好的字体、字号显示啦。你想想，一份几十页上百页的PPT需要插入多少段文字，这一步就能节省之后所有文本的设置时间，这得少加多少班啊，你如果不会节tou省lan时间，还有什么脸说你没有时间陪女朋友？同样的，对于插入的形状，也可以进行类似设置。操作方法：【插入形状】→【设置形状颜色、边框】→【右键选中形状】→【设置为默认形状】。第三招：秒速插入图片大多数新手朋友在做PPT的时候，如何插入图片呢？我们来梳理一下，通常是【插入】→【图片】→【打开文件夹】→【选中目标图片】→【确定】。这一套操作下来，尤其是【打开文件夹】这一步，如果图片所在的文件夹层级比较深的情况下，一个文件夹、一个文件夹地找下来，想想都让人头大。而作为PPT老油子会怎么操作？当然是直接脱……哦，不对，是直接拖啊！就像这样，在文件夹内，要用哪张图，按住鼠标左键，暴力拖拽，完美插入！（呃，我说的是插入图片……反正，你懂我意思的吧）这一步，看似暴力，实际上简直就是做PPT的福音，保准你用完一次以后，绝对不会再用PPT里面的【插入图片】，不信，您试试？第四招：快速放大缩小字体先看放大字体，想一想，如果要从这么小放大到这么大，怎么办？我的天，你在逗我？这尼玛还需要问？当然是选中字体，在【开始】功能区，找到【字体】设置栏，然后就增大字号、增大字号、增大字号啊。这虽然没有问题，但如果需要放大缩小的内容比较多，每一次都要这样操作，未免麻烦了些，想想都让人头大。而PPT老油子会怎么做呢？操作方法：“Ctrl+】”，嗯，你没看错，就是ctrl+中括号右键，直接放大字体；相对应的，“Ctrl+【”就是缩小字体。这个操作简单实用又装逼吧~第五招：等比放大缩小图片/形状看过了字体，再来看看图片和形状的放大/缩小，我相信，大家肯定见到过PPT中一张好好的图片被折磨成不成样的，甚至有部分兄dei自己就干过这事儿。就像这样：好好的帅老胡，要么被扯胖了，要么被挤瘦了。然后还要根据原图的比例，进行反复调整，忙活了半天，还不一定能调成原比例大小,，想想都让人头大。你把老胡的帅照拉扯变形还好说，毕竟老胡脾气好，可你如果是把你老板的照片拉扯的这么变形，那你在你们公司的职业生涯基本就快到头了。其实，我们在调整图片的时候，只需要按住一个键【Shift】，然后再调整，就可以实现等比例缩放了。形状的放大缩小，操作和图片一样，不再赘述。小彩蛋：同时按住Shift+Ctrl，图片可以实现同心等比例缩放，自己可以试试哈。第六招：放大缩小PPT工程界面我们在做PPT的时候，有时候需要在调整一些细微元素的时候，如果界面太小，不太容易进行细微调整，此时就需要放大PPT工程界面。两种操作方法：第一种：在右下角，左右滑动指针，进行界面的缩小放大；第二种：按住Ctrl，滑动鼠标滚轮，进行界面的缩小放大。最小比例可以缩小到10%；最大比例可以放大到400%。这一操作虽然很少用到，但是一旦用到，那对于调整一些细微元素，简直就是好用的不要不要的。第七招：快速对齐设计里有句话是这样说的：“掌握了对齐，就掌握了设计的一半。”所以你看，对齐是多么的重要，啊~因为，没有对齐的PPT，简直没眼看啊。比如这样：那么，如何才能实现对齐呢？很多人在做PPT的时候，基本都是靠第六感来实现的，也就是俗称的“感觉齐了”就行了。且不说这种靠感觉、费视力的方法准不准，就说这操作起来有多累人，想想都让人头大。那么，如何简单、高效、精准的实现对齐？其实PPT本身就自带这个功能。操作方法：选中对齐的元素，然后依次选择【格式】→【对齐】，在下拉列表中执行【对齐命令】。自动对齐完成之后，就变成了这样：是不是看着舒服很多。除了自动对齐之外，如果我们实在需要自己手动对齐某些元素，也千万别靠第六感硬对。在【视图】窗口下，勾选【标尺】、【参考线】，可以调出参考线，方便手动对齐操作。（页面中的灰色虚线就是参考线）手动对齐的时候，如果元素较为微小，也可以配合第六招，放大缩小工程界面来打一套组合拳。第八招：随时保存钱，只有到了我们的口袋才是我们的钱，否则就是张纸；PPT，只有保存了才是我们的PPT，否则就是个屁。因为它很可能就随着电脑卡机、死机、断电等一切不可控因素而就此烟消云散，我们吭哧吭哧一晚上的成果就此化为乌有。这种痛苦程度，比脑袋被门夹了还要让人崩溃。所以，为了避免体验脑袋被门夹的痛苦，养成随时保存的习惯，随时随地按一下【Ctrl+S】。再重复一遍，这组快捷键非常重要！！！随时随地按一下，准没错。当然，如果有兄dei就不愿意按，或者经常忘记按，怎么办？那就只能以不变应万变了——设置自动保存。操作方法：【文件】→【选项】→【保存】→【自动保存时间间隔】我这里设置的是5分钟，5—10分钟都是相对比较合理的，看个人喜好。如果时间太短，会一直自动保存，要是电脑配置不够强大，会很卡。如果时间太长，比如30分钟，那一旦丢失，就相当于你这30分钟白忙活，想想都让人头大。第九招：快速复制看到这一招，估计有不少人要在心里开骂了，快速复制也算一招？搞得跟谁不会似的，不就Ctrl+C、Ctrl+V嘛。嗯，是的，这确实能完成复制粘贴。大家看过武警格斗嘛，人家讲究的是啥？一招制敌！明明一招可以搞定的事儿，绝对不会用两招。所以，咱们在做PPT的时候，能按一次键可以实现的效果，绝对不按两次键。为嘛？省时间啊！为了实现这样的酷帅效果，下次大家复制的时候，按【Ctrl+D】就可以了。当然，有些兄dei如果连Ctrl+D都不想按，怎么办？看在你我这么有缘的份上，其实，只要加钱，我也可以告诉你第二种方法。选中要复制的对象，按住Ctrl，然后鼠标直接拖拽就可以了，想往哪里拖就往哪里拖。小彩蛋：如果拖拽的时候，按住Ctrl+shift，还可以实现水平或垂直方向的拖拽，复制完成之后，连对齐这一步都省了，你说神奇不神奇？第十招：秒速复制格式上一招讲的是复制对象，这一招讲的是复制对象的格式。首先，我们理解一下什么叫对象的格式？比如，文字的字体、字号、效果；图形的颜色、边框、阴影、三维等，就属于对象的格式。如果这样说不容易理解的话，那再简单一点。就相当于对象的“衣服和造型”。我们在调整好第一个对象的格式，有阴影、有三维旋转、对应的效果也设置了合适的参数，如果其他对象也要实现同样的效果，怎么办？还能怎么办？大部分人都是先骂一顿老板，然后一点一点调咯。当调整步骤少、对象少的情况下，一个一个地调整，那也还好。但如果单一对象的调整步骤是10步，有100个对象要实现统一效果，那你还一点一点调的话？你不加班谁加班，想想都让人头大。所以，为了避免加班、没时间陪女朋友这样的情况发生，我们大胆的逃岗吧！哦，不对，是大胆的用【格式刷】吧。操作方法：选中对象，在【开始】选项卡找到【格式刷】，点击一次之后，光标旁边会多出一个小刷子，然后将光标在目标对象上单击一次，这个目标对象就换上了想要的“衣服和造型”啦。如果等着换衣服的对象比较多，每次都这样操作一次吗？可以是可以，就是太费事，对象等不及。所以，当对象比较多的时候，嘿嘿，对象比较多？想想都开心。呸，好渣！有点跑偏，言归正传哈，即使对象很多，但没有什么是一次格式刷解决不了的，如果有，那就两次。所以，对象比较多的时候，我们就需要【单击两次格式刷】，然后你会发现，这时将格式复制到目标对象之后，小刷子还在，还可以继续刷刷刷刷刷……第十一招：重复上一步操作大家看过《倚天屠龙记》吧？哦，没看过，那也不要紧，可以听我说嘛，张无忌学会乾坤大挪移第六重之后，就多了一项逆天的本领——快速复制对手的武功。这是一个什么概念？无论多复杂的招式，只要你演练一次，然后我就会了。用到咱们PPT来说，也有这么一项骚技术，可以一键复制上一步操作，这一剑，哦不，这一键就是F4。不是那个花美男的F4，是键盘最上面一排的那个F4。无论你上一步执行的是前面讲的格式刷、Ctrl+D，还是改换颜色、格式设置，总之，只要你前面有操作，然后按F4，就能快速复制上一步操作。刚开始我觉得这一项操作非常鸡肋，直到后来，我做了一套200页PPT的时候，就深深理解到这项骚操作，简直太骚、太好用了。第十二招：后悔药前两天，我一朋友欧阳铁蛋跟我聊人生，说所有发生过的事情，都不能再重来，这世上唯一没有的就是后悔药。我听他讲完，轻轻地打开PPT，然后进行了一番演示，告诉他，你看，PPT的世界里就有后悔药。我们在做PPT的时候，有时候做完一些操作之后，发现还是前面的效果好，怎么办？重新再设置一遍吗？想想就让人头大。其实非常好办，反悔就可以了。按住Ctrl+Z，可以返回上一步操作，再按，还可以返回。一共可以返回多少次，取决于我们的设置。设置方法：【文件】→【选项】→【高级】→【最多可取消操作数】这个数字最大可以设置150步，但不建议设置太大，一般30-100步之间也就足够了。设置数值太大，有些电脑会可能变得卡顿。另外，Ctrl+Z，在返回上一步之后，如果你突然觉得不该返回，又想回到刚才的样子，怎么办？再按Ctrl+Z是一直往前返回的，稳住，莫慌，你只需要按一次Ctrl+Y就可以回到返回之前的状态啦。演示完了之后，我告诉朋友，你看，不光有后悔药，还有后悔药的后悔药，你说神奇不神奇？我的朋友铁蛋看完之后，感觉非常神奇，于是，不再跟我讨论人生，开始跟我探讨格斗。哎，人生好累，生活好艰难。第十三招：快速组合/取消组合咱们在做PPT的时候，有时为了让一些独立的元素组合成为一个元素，方便对齐与调整等后续操作，怎么办？PPT新手的操作就是，选择要组合的元素，然后右键选择【组合】，然后在下拉对话框再选择【组合】。取消组合的话，同样要选择对象，右键选择【组合】，然后选择【取消组合】。如果要组合或取消组合的对象比较少还好说，可是，如果面对一个200页的PPT，每一页都有元素需要这样操作？想想就让人头大。所以，为了提高效率，有时间陪女朋友，答应我，下次千万别这样干了。以后如果再遇到需要组合的时候，按住Ctrl+G，一步到位；如果需要取消组合，按住Ctrl+Shift+G，同样一步到位。珍惜女朋友，从不加班开始。避免加班，从提高工作效率开始。第十四招：快速访问工具栏细心又认真的朋友，如果看到前面的截图，估计可能会发现一些问题。比如，我的PPT界面，快速访问工具栏，和你们的好像有些不一样，因为，我的是这样的：红框标记的部分就是快速访问工具栏。这玩意有啥用？比如，你需要对齐对象的时候，怎么操作？是不是要先选中对象，然后打开【格式】选项，然后选择【对齐】，下拉列表框在选择【对齐命令】。这一套操作下来，黄瓜菜凉了不说，女朋友埋怨你就知道工作，老板责备你工作效率太低。你说你咋整？找谁诉苦去?但是，像我这种PPT老油子就不一样啦，女朋友就绝对不会埋怨我，因为……我没有女朋友，啊哈哈哈哈哈哈……嗯好，言归正传。如果我们学会设置快速访问工具栏，就会大大简化我们的操作流程，就像这样：选中对象之后，直接选择对应的对齐命令，三步并作一步，你说这得节省多少时间啊。那么，如何设置快速访问工具栏？操作方法：打开PowerPoint选项，点击【快速访问工具栏】，选择【命令】，然后添加到【自定义快速访问工具栏】，最后【确认】即可。小彩蛋：有些朋友的快速访问工具栏默认显示的位置是功能区上方，建议将快速访问工具栏设置在功能区下方显示。因为在选择的时候，鼠标的滑动距离会缩短很多，也是可以省下不少时间滴。第十五招：特殊字体保存在之前有一期，我们讲过，有时候为了提高PPT的表现力，我们会用到一些特殊的字体，来赋予PPT独有的灵魂与气质。不清楚的朋友可以看这一期《字体是PPT的灵魂》。但是，特殊字体虽然好，但并不是每一台电脑上都有安装这个字体的呀，一旦我们的PPT文件换一台电脑演示的时候，好好的内容可能就变成了默认字体，比如这样：表现力大打折扣，你说尴尬不尴尬？所以，为了避免这样的尴尬发生，解决办法就是将文字转换为不受影响的对象。比如图片，毕竟，图片是任何时候都可以显示的。操作方法：选中文字内容，先复制一次（Ctrl+C），然后右键选择【粘贴为图片】即可。如果觉得这种方法限定了以后的内容编辑，我们还可以有一种解决办法，就是嵌入字体。操作方法：打开PowerPoint选项，点击【保存】，勾选【将字体嵌入文件】。这里有两个选项，第一种“仅嵌入演示文稿中使用的字符”，就是说你文件中用了哪些字，就嵌入哪些字，比如这里用了“毕业答辩”，就只嵌入这四个字。这种嵌入的优点是不会过度增加文件体积。第二种是“嵌入所有字符”，就是说会把你用的特殊文字的字体库直接嵌入，比如这里的“毕业答辩”用的是尚魏手书字体，选择这个选项就会嵌入尚魏手书字库。优点就是，以后还可以在这个文件里修改其他内容；缺点嘛，会让文件变大很多，而且每次保存的时候都比较慢，电脑配置一般的话，甚至还会有些卡。小彩蛋：其实还有其他的保存方法，我怕讲多了大家反而乱了，以后再讲，好嘛~好的。第十六招：保存防篡改我们做好PPT之后，有时候发给客户或者其他用户的时候，出于各种原因，我们是不希望对方进行修改的。但是PPT又不能不发给对方，怎么办？这个时候，就可以用这一招了。将文件另存为PPT图片演示文稿就可以了。操作方法：【另存为】→选择保存类型为【PowerPoint图片演示文稿】→【保存】即可。保存好的文件，就是这样的：发现没？现在整页PPT就是一张图片的形式。这样，别人就没法修改你的PPT了。不过，这样保存之后，你的PPT文件的所有动画、切换效果就全都失效了，所以一般适合于阅读型PPT，比如企业介绍、产品推介等。这一招好像只是增强了文件保护性，与节省时间没关系？一份PPT几十上百兆，保存为图片形式之后，可以压缩到几兆，压缩率高达90%，发送对方的话，得节省多少时间啊？何况有些公司的网络，何止是一个“慢”字了得。小彩蛋：除了这种类型，保存为pdf也是可以的哦，感兴趣的朋友可以试试哦~第十七招：保存第一稿如果大家在公司经常做PPT或者做设计的话，就会知道第一稿的重要性。它的重要性可以重要到什么程度？毫不夸张地说，有的时候是可以救命的。因为你不知道客户或者老板在让你改了六七八九稿之后，会不会发神经的跟你说一句：小X啊，你把第一稿给我看看，我觉得还是第一稿比较好一些。这个时候，你如果没有保存第一稿，怎么办？重做一遍吗？简直把烟灰缸砸对方脸上的心都有啊。所以，为了避免刑事案件的发生，听我一句劝，好好保存第一稿。最好的方法就是，给每一稿都认真命名保存，就像这样：谨记，一定要记得保存第一稿，认真命名，不要等到客户或老板要回第一稿的时候，再追悔莫及。毕竟，重做这种事儿，不仅耗时间，还耗命！第十八招：快速放映当我们忙里忙外，终于把PPT做完之后，就要上场演讲或提案啦。尤其是台下坐着诸多客户，或者公司一众高管/老板的时候，你怎么进入放映界面，就非常有讲究了。大部分朋友常用的做法是：点击【幻灯片放映】，找到【从头开始】或【当前幻灯片开始】，就像这样：有小部分朋友，稍微了解PPT的，可能会直接点击放映按钮，就像这样：但是，你想想，台下坐着那么多客户，或者公司高管/老板，你拿着鼠标在那咔咔咔地一顿划拉，是不是有点不太好啊？此时，如果你能神不知鬼不觉，一键进入放映页面，是不是出场就比其他人要高出一丢丢了呢？所以，以后在放映的时候，轻轻敲击一下F5，直接就是【从头开始放映】；如果想从当前页开始放映，直接敲击Shift+F5即可。这么简单实用又装逼的小技巧，你确定下次不要试试嘛？好啦，至此，两大章内容，将PPT常用的18个能够大大提升效率的技巧已经讲完。当然，PPT作为一款强大的演示工具，提升效率的技巧肯定不止18个。还是那句话，罗马不是一天建成的，胖子也不是一口吃成的。咱们慢慢来，每天学一点。只要大家勤加练习，很快就能做到像我一样，一顿操作猛如虎，工资只有两千五。这是一个小尾巴~感觉有帮助、喜欢PPT的朋友可以关注公众号【石敬之PPT笔记】，在那里我会和大家分享我所有的学习笔记。欢迎来撩哦~